Verträge erstellen. Ihr Name:

Transkript

1 Verträge erstellen Ihr Name:

2 Willkommen bei winvs next! Spezifikation um Verträge zu erstellen. Inhalt 1. Einleitung 3 2. Erstellung eines Vertrages Einen Vertragsentwurf erstellen Hinzufügen von Vertragszeilen zu einem Vertrag Erstellen einer Rechnung für einen Vertrag Vertrag kündigen Einen Vertrag zurückstellen, erneuern oder freigeben 8 4. Dokumente im Vertrag ablegen Selektierter Suchfilter 11 Seite 2 / 12

3 1. Einleitung Verträge werden von einer Vorlage erstellt, die durch eine Sprache definiert ist. Ein Vertrag ist eine Gruppe von Services und Produkten, die Sie an einen Kunden während einer bestimmten Zeitspanne verkaufen. Zudem sind Verträge nützlich, um Serviceverpflichtungen zu verwalten. Mit einem Vertrag können Sie definieren, ab wann und bis wann Sie einem Kunden Services bereitstellen. Beide Daten sind erforderlich, wenn Sie einen Vertrag erstellen. Jedem Vertrag sind ausserdem Abrechnungsinformationen zugeordnet, beispielsweise welcher Kunde eine Rechnung erhält, an welche Adresse Rechnungen gehen und wie häufig (monatlich, vierteljährlich, jährlich usw.) die Rechnungslegung erfolgt. Die verkauften Produkte sind in Form von Vertragspositionen definiert, in die Sie Produktdetails die Menge, die für Supportanfragen aufgewendete Zeit sowie Gesamtpreis und Rabatte eingeben können. 2. Erstellung eines Vertrages 2.1. Einen Vertragsentwurf erstellen Gehen Sie zu Service -> Verträge und klicken Sie auf +Neu. Wählen Sie im geöffnetem Dialogfeld eine geeignete Vorlage aus, auf der der neue Vertrag basieren soll. Seite 3 / 12

4 Geben Sie nun Informationen in den Textfeldern ein, oder ändern Sie diese: 1. Geben Sie im Abschnitt Kopfzeile die Details des Vertrags ein, z. B. Vertragsname, Kunde, Start- und Enddatum des Vertrags. 2. Beim Speichern des Vertrags wird in winvs next die Vertrags-ID automatisch zugewiesen und die Dauer, in Tagen, basierend auf dem Start- und Enddatum des Vertrags automatisch berechnet. Seite 4 / 12

5 3. Im Bereich Rechnungsinformationen werden die Felder automatisch vom System ausgefüllt. Sie können die Informationen jedoch nach Bedarf eingeben oder ändern. Eine Rechnungsadresse wird benötigt, damit der Status des Vertrags in Rechnung gestellt geändert werden kann. 4. Im Abschnitt Historie werden die folgenden Felder automatisch ausgefüllt: - Ursprungsvertrag: Dieser wird festgelegt, wenn Sie einen vorhandenen Vertrag erneuern. - Vertragsvorlage: Dies wird anhand dessen festgelegt, was Sie im Dialogfeld Vorlage auswählen. - Besitzer 5. Klicken Sie auf Speichern. HINWEISE - Ein Vertrag besitzt den Status Entwurf, bis er in Rechnung gestellt wird. - Sie können die Vertragsvorlage ändern bis der Vertragsstatus geändert wird. - Jeder neue Vertrag erhält eine eindeutige ID, die nicht für einen anderen Vertrag verwendet werden kann, es sei denn dieser wird erneuert. - Ein erneuerter Vertrag wird als Entwurf mit der ID gespeichert, die dem ursprünglichen Vertrag entspricht. - Aktive, abgerechnete, abgelaufene oder zurückgestellte Verträge können nicht bearbeitet werden. Es können nur Vertragsentwürfe angepasst werden Hinzufügen von Vertragszeilen zu einem Vertrag Geben Sie nun Informationen in den Textfeldern ein, oder ändern Sie diese. Seite 5 / 12

6 1. Unter Allgemein können Sie Details zu dem Vertragszeilenelement eingeben, z.b. den Vertragsnamen des Kunden. Das Start- und Enddatum werden automatisch anhand der Datumsangaben des Vertrags übernommen. Sie können diese Angaben jedoch bei Bedarf ändern. 2. Unter Preisberechnung können Sie Informationen des Vertrags eingeben oder ändern, wie z.b. Menge des Produkts oder Services, Gesamtpreis und Rabatt. 3. Unter Verwaltung wird der Kundenname des Vertrages automatisch übernommen. Sie können diese Angabe bei Bedarf ändern. Geben Sie noch die Seriennummer eines Produkts ein. 4. Klicken Sie auf Speichern. HINWEISE Eine Vertragszeile kann nur storniert werden (nicht gelöscht), wenn sie auf aktiv festgelegt ist. Wenn Sie Vertragszeilen stornieren und nicht löschen, können Sie die Vertragszeilen später erneut verwenden, wenn Sie den Vertrag verlängern, oder basierend auf den Vertragszeilen einen neuen Vertrag erstellen. Öffnen Sie in der Liste der Vertragszeilen die gewünschte Vertragszeile aus, und klicken Sie in der Befehlszeile auf VERTRAGSZEILE STORNIEREN. Seite 6 / 12

7 2.3. Erstellen einer Rechnung für einen Vertrag Sie müssen mindestens eine Vertragszeile für den Vertrag definieren, damit der Status des Vertrags von Entwurf zu in Rechnung gestellt geändert werden kann. Für jeden Vertrag können mehrere Vertragszeilen definiert werden. Der Vertragsstatus lautet In Rechnung gestellt, bis das Startdatum verstrichen ist. Anschließend wird der Status in Aktiv geändert. Sie können keinen Vertrag löschen, der den Status "In Rechnung gestellt" oder "Aktiv" aufweist. Um den Vertrag zu aktivieren / in Rechnung zu stellen, müssen Sie den Vertragsdatensatz öffnen und im Menü den Befehl Rechnung (Vertrag) auswählen Vertrag kündigen Verträge können via dem Button Vertrag kündigen storniert werden. Seite 7 / 12

8 Geben Sie danach das Kündigungsdatum ein und bestätigen Sie diese Eingabe. Der Status des Vertrages wird nun automatisch auf storniert gesetzt. Falls Sie den Vertrag wieder aktivieren möchten, können Sie dies via dem Button Vertrag erneuern auslösen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im nächsten Kapitel. 3. Einen Vertrag zurückstellen, erneuern oder freigeben Wenn Sie Änderungen an einem aktiven oder in Rechnung gestellten Vertrag vornehmen möchten, müssen Sie ihn entweder stornieren oder zurückstellen. Ein stornierter Vertrag kann erneuert und Seite 8 / 12

9 dann bearbeitet werden. Wenn ein Vertrag zurückgestellt ist, können keine Anfragen zum Vertrag geöffnet werden. Sie können einen Vertrag beispielsweise zurückstellen, falls es Probleme mit der Rechnung gibt. Sobald das Problem geklärt ist, können Sie die Zurückstellung wieder aufheben. Ein zurückgestellter Vertrag ist sozusagen für eine gewisse Zeit blockiert. - Um einen in Rechnung gestellten Vertrag zurückzustellen, wählen Sie auf der Befehlsleiste in der Entität Vertrag Vertrag zurückstellen aus. - Um einen zurückgestellten Vertrag freizugeben, wählen Sie auf der Befehlsleiste im Vertragsdatensatz Zurückstellung aufheben aus.. - Um einen stornierten Vertrag zu erneuern, wählen Sie auf der Befehlsleiste im Vertragsdatensatz Vertrag erneuern aus. Beim Erneuern eines Vertrags wird eine Entwurfskopie mit derselben ID-Nummer wie der des abgelaufenen Originals erstellt. Sie können Änderungen am neuen Entwurf des Vertrags vornehmen, z. B. Vertragspositionen hinzufügen oder ändern. Sie haben die Möglichkeit, Vertragszeilen aufzunehmen, die im Originalvertrag storniert wurden. Nach Ablauf des Originalvertrags können Sie den erneuerten Vertrag in Rechnung stellen und aktivieren. Seite 9 / 12

10 Ein erneuerter Vertrag weist dieselbe ID wie der Originalvertrag auf, und der Erneuerungsvorgang ist in der Vertragshistorie festgehalten. Das Startdatum wird automatisch auf den Tag nach dem Ablauf des vorhandenen Vertrags festgelegt. In winvs next wird für den erneuerten Vertrag automatisch dieselbe Laufzeit wie im Originalvertrag festgelegt. Diese kann jedoch manuell geändert werden. Ursprungsvertrag: Vertrag, welcher erneuert wurde: Seite 10 / 12

11 4. Dokumente im Vertrag ablegen Unterschriebene Verträge können Sie unter Dokumente, im jeweiligen Vertrag, ablegen. 5. Selektierter Suchfilter Der selektierte Suchfilter hilft Ihnen, um Verträge nach Ihren Bedürfnissen zu sortieren. Erstellen Sie dafür eine persönliche Ansicht. Seite 11 / 12

12 Sie könnten beispielsweise eine Selektion aller Verträge machen, welche die gleichen Produkte haben oder zusätzliche Spalten wie z.b. Vertragsstartdatum und Vertragsenddatum einfügen. Wie Sie persönliche Ansichten erstellen können, erfahren Sie in einer separaten Dokumentation. Seite 12 / 12