Ablaufbeschreibung über das Erfassen von Zahlungsein-/ausgängen

Transkript

1 Lavid-F.I.S. Ablaufbeschreibung über das Erfassen von Zahlungsein-/ausgängen Dauner Str. 12, D Mönchengladbach, Tel , Fax -15,

2 1. Inhalt 1. Inhalt Verwendbar für: Aufgabe Voraussetzungen / Entscheidungen Einschränkungen Konfiguration / Vorbereitungen Konfiguration / Vorbereitung Bankkonten anlegen Anwendung Manuelle Erfassung von Zahlungsein-/ausgängen Automatische Erfassung von Zahlungsein-/ausgängen Importierte Zahlungsein-/ausgänge zur Buchung freigeben

3 2. Verwendbar für: Lavid-F.I.S. 3. Aufgabe Wie sieht die Vorgehensweise bei der Erfassung von Zahlungsein-/ausgängen aus? 4. Voraussetzungen / Entscheidungen Benötigte Module: - Lavid-F.I.S. Basis - Lavid-F.I.S. OP-Verwaltung / Mahnwesen - Modul Abrechnung Benutzerrechte: - Benutzerrechte für offene Posten - Benutzerrechte für Bankkonten - Benutzerrechte für 5. Einschränkungen - Das Erfassen der ist auszugsorientiert, nicht rechnungsorientiert. 6. Konfiguration / Vorbereitungen - Die Bankkonten müssen erfasst werden

4 7. Konfiguration / Vorbereitung 7.1. Bankkonten anlegen Öffnen Sie über das Menü Einstellungen den Programmpunkt Bankkonten. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 7 Schritt 4 Schritt 3 Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU um ein neues Bankkonto anzulegen. Geben Sie hier die relevanten Daten des anzulegenden Bankkontos ein. Klicken Sie in einen Bereich um ein Feld hinzuzufügen. Klicken Sie auf den Button FELD EINFÜGEN, es öffnet sich der Dialog Bitte wählen Sie das einzufügende Feld

5 Schritt 5 Schritt 5: Markieren Sie das Feld das Sie einfügen möchten und klicken Sie auf OK. Schritt 6: Wiederholen Sie Schritt 3 bis 5 für alle Felder die Sie einpflegen möchten. Schritt 7: Klicken Sie zum Abschluss Ihrer Eingaben auf OK oder F

6 8. Anwendung 8.1. Manuelle Erfassung von Zahlungsein-/ausgängen Öffnen Sie über das Menü Daten den Programmpunkt Offene Posten. Schritt 1 Schritt 1: Klicken Sie auf den Schalter ZAHLUNGEN ERFASSEN, es öffnet sich der Dialog

7 Schritt 1 Schritt 10 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 9 Schritt 7 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 8 Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Schritt 5: Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU um einen neuen Kontoauszug zu bearbeiten. Geben Sie hier die Kontonummer, Auszugnummer, Auszugdatum, Buchungsdatum und den Buchungsbetrag Ihres Kontoauszuges ein. Tragen Sie in dieses Feld den Verwendungszweck der Buchung ein. Geben Sie hier die Kontaktnummer für die Sie eine Buchung vornehmen möchten ein. Klicken Sie auf das Lupensymbol, es öffnet sich eine Maske mit allen offenen Rechnungen des ausgewählten Kontaktes. Schritt 6 Schritt 6: Schritt 7: Schritt 8: Schritt 9: Markieren Sie die Belegnummer für die eine Zahlung eingegangen ist und klicken auf übernehmen. Klicken Sie in das Feld BUCHUNGSBETRAG, der Betrag wird automatisch übernommen. Ist nur ein Teilbetrag der Rechnung auf Ihr Konto eingegangen müssen Sie in dem Feld BUCHUNGSBETRAG den entsprechenden Teilbetrag eintragen. Geben Sie hier die Nummer des Finanzbuchhaltungskontos ein. Wählen Sie Zur Buchung freigeben wenn die Buchung verbucht werden soll (Nach dem abspeichern, ist der Buchungssatz nicht mehr editierbar). Ansonsten wird der - 7 -

8 Buchungssatz nur erfasst aber nicht weiter berücksichtigt (Der Buchungssatz kann nach dem Speichern weiter bearbeitet werden). Wählen Sie Zahlungsavis (NICHT ausbuchen), wenn Sie eine vorgemerkte Zahlung haben, diese aber nicht ausgebucht werden soll (Die Zahlung bleibt in den Offenen Posten stehen) und die Rechnung nicht mehr angemahnt werden soll. Schritt 10: Haben Sie alle Buchungen vorgenommen bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK oder F12. Die von Ihnen vorgenommenen Buchungen werden automatisch gegen die offenen Posten gebucht. HINWEIS: In dem Feld NICHT VERBUCHT wird Ihnen die Differenz zwischen dem in Schritt 2 eingetragenen BUCHUNGSBETRAG und der bereits verbuchten Beträge angezeigt Automatische Erfassung von Zahlungsein-/ausgängen Umsatzübersichten können als sog. CSV-Datei (Comma Separated Values) importiert werden. Wenden Sie sich bitte an Ihre Bank um eine solche Datei zu beziehen. Öffnen Sie über das Menü Daten den Programmpunkt Offene Posten. Schritt 1 Schritt 1: Klicken Sie auf den Schalter ZAHLUNGEN ERFASSEN, es öffnet sich der Dialog

9 Schritt 2 Schritt 2: Klicken Sie auf IMPORTIEREN, es öffnet sich der Dialog importieren

10 Schritt 7 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 3: Schritt 4: Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Geben Sie im Feld KONTO die Kontonummer Ihres Bankkontos ein. Unter DATEI wählen Sie die zu importierende Datei aus. Im Feld AUSZUGSNUMMER können Sie Angaben zu Ihrem Kontoauszug hinterlegen. Geben Sie hier bitte das Datum des Kontoauszuges ein. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK oder F

11 Unter PROTOKOLL können Sie sehen, ob alle Buchungen ordnungsgemäß übernommen wurden. Schritt 8 Schritt 8: Verlassen Sie den Dialog mit einem Klick auf ABBRECHEN

12 8.2.1 Importierte Zahlungsein-/ausgänge zur Buchung freigeben Hinweis: Zur besseren Kontrolle müssen die importierten Daten erst zur Buchung freigegeben werden bevor sie gegen die offenen Posten gebucht werden. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Klicken Sie auf ÄNDERN. Markieren Sie den Datensatz den Sie bearbeiten möchten. Hier sehen Sie noch mal alle relevanten Daten zu dieser Buchung. Wie Sie aus dem Beispiel ersehen können hat der Kunde hier vergessen die Rechnungsnummer mit anzugeben. Aus diesem Grund kann das Programm die Zahlung nicht automatisch einer Rechnung zuordnen, die Zuordnung muss manuell vorgenommen werden. Klicken Sie auf die LUPE unter Rechnungsnummer um sich alle offenen Posten des Kontaktes anzeigen zu lassen

13 Schritt 6 Schritt 5 Schritt 5: Schritt 6: Sie müssen nun entscheiden für welche der offenen Positionen die eingegangene Zahlung sein könnte. Zur Bestätigung Ihrer Auswahl klicken Sie auf ÜBERNEHMEN. Schritt 13 Schritt 9 Schritt 12 Schritt 7 Schritt 8 Schritt 7: Setzen Sie bei ZUR BUCHUNG FREIGEGEBEN ein Häkchen. Schritt 8: Geben Sie hier die Nummer des Finanzbuchhaltungskontos ein. Schritt 9: Markieren Sie den nächsten Datensatz den Sie zur Buchung freigeben möchten. Schritt 10: Wiederholen Sie Schritt 7 und 8. Schritt 11: Wiederholen Sie Schritt 9 und 10 bis Sie alle Datensätze bearbeitet haben. Schritt 12: Zum Abschluss klicken Sie auf OK oder drücken F12. Schritt 13: Verlassen Sie diese Maske mit einem Klick auf das rote Kreuz

14 Wie Sie jetzt in der offenen Posten Liste sehen können ist der Teilzahlungsbetrag verbucht und die restlichen Posten sind ausgebucht