Buchungskreise in Agenda FIBU

Transkript

1 Buchungskreise in Agenda FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 3. Details 3.1. Vorhandenen Buchungskreis ändern 3.2. Art des Buchungskreises 3.3. Optionen für die Buchungskreise 3.4. Erfassungszeile in den Buchungskreisen 3.5. Buchungskreise sperren 3.6. Automatischer Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen 3.7. Fremdwährungsbuchungskreise 3.8. Buchen im Dialog bzw. Buchen im Stapel 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie einen Buchungskreis anlegen. Außerdem erläutert es wichtige Optionen, die im Zusammenhang mit dem Thema Buchungskreis stehen. Folgende Vorteile bringt das Buchen mit Buchungskreisen: Vorteil Weniger Erfassungsaufwand Getrennt laufender Saldo pro Buchungskreis Optionen pro Buchungskreis extra speichern Buchungszeile (Erfassungszeile) pro Buchungskreis individuell gestalten und speichern Buchungskreise für weitere Bankkonten kopieren Buchungskreise können in Fremdwährungen geführt werden Beispiel In den Finanzbuchungskreisen (Bank, Kasse) ist das Feld»Konto«bereits gefüllt. Kein Erfassen von Gruppensummen nötig. Damit kann jederzeit an verschiedenen Stellen weitergearbeitet werden. Beispielsweise zur Minuskontrolle in der Kasse. Wie etwa: kein Skontofeld in der Kasse. Buchungskreise können kopiert werden (z. B. für weitere Bankkonten, die getrennt voneinander erfasst werden sollen). Buchen Sie ein Fremdwährungskonto in der entsprechenden Währung. Die Umrechnung in Euro erfolgt automatisch. Hinweis In einen Fremdwährungsbuchungskreis können keine Dateien eingelesen werden.

3 Seite 3 2. Vorgehensweise Wir empfehlen: Kopieren Sie einen geeigneten Buchungskreis als Grundlage für einen neuen Buchungskreis. Die Eigenschaften eines Buchungskreises sind entscheidend für die Funktionen beim Buchen. Legen Sie für jedes Finanzkonto einen eigenen Buchungskreis an. Verwenden Sie bei Bank-Buchungskreisen das gleiche Fibu-Konto, wie es in der jeweiligen Hausbank hinterlegt ist. Dadurch können Sie Buchungen aus Agenda ZAHLUNG in die FIBU importieren und den Kontoauszugs-Manager nutzen. Buchungskreis anlegen Beispiel In der Buchhaltung Ihres Mandanten gibt es zwei Bankkonten. Diese Bankkonten sollen in zwei getrennten Fibu-Konten und in zwei getrennten Buchungskreisen gebucht werden. Lösung 2. Buchungskreis markieren. 3.»Bearbeiten Kopieren«.

4 Seite 4 4. Nummer für den neuen Buchungskreis vergeben und Schaltfläche <Starten>. 5. Doppelklick auf den neuen Buchungskreis und Anpassungen vornehmen: Bezeichnung des Buchungskreises ändern. Finanzkonto ändern und.

5 Seite 5 3. Details Überblick 1. Vorhandenen Buchungskreis ändern 2. Art des Buchungskreises 3. Optionen für die Buchungskreise 4. Erfassungszeile in den Buchungskreisen 5. Buchungskreise sperren 6. Automatischer Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen 7. Fremdwährungsbuchungskreise 8. Buchen im Dialog bzw. Buchen im Stapel 3.1. Vorhandenen Buchungskreis ändern Vorhandenen Buchungskreis ändern Die Bezeichnung eines Buchungskreises oder das hinterlegte Fibu-Konto ändern Sie in einem Buchungskreis so: 2. Buchungskreis durch Doppelklick öffnen. 3. Änderungen vornehmen und.

6 Seite Art des Buchungskreises Art des Buchungskreises 2. Buchungskreis durch Doppelklick öffnen. Art Freie Erfassung Rechnungseingang Rechnungsausgang Rechnungssplitt Zahlungssplitt Beschreibung Alle Buchungssätze können unabhängig von den bebuchten Konten erfasst werden. Aufgrund der Abstimmungssummen in den Buchungskreisen sollten jedoch Finanzkonten nicht über diesen Buchungskreis gebucht werden. Erfassen von Eingangsrechnungen Erfassen von Ausgangsrechnungen Mit dem Rechnungssplitt werden Rechnungspositionen im Zuge einer Buchung auf unterschiedliche Konten aufgeteilt. Sobald die Funktion zum Buchen eines Rechnungssplitts verwendet wird, bildet Agenda FIBU den Buchungskreis automatisch. Die manuelle Anlage eines Buchungskreises für Rechnungssplitts ist nicht sinnvoll. Mit dem Zahlungssplitt werden Sammelzahlungen im Zuge einer Buchung auf unterschiedliche Konten aufgeteilt. Sobald die Funktion zum Buchen von Zahlungssplitts verwendet wird, bildet Agenda FIBU den Buchungskreis automatisch. Nicht sinnvoll ist die manuelle Anlage eines Buchungskreises für Zahlungssplitts. Beispiel: Auf einem Bankkonto wird nur ein Betrag ausgewiesen, hinter dem sich eine Vielzahl unterschiedlicher Zahlungen verbergen. Finanzkonto/Konto Für jedes Finanzkonto sollte ein eigener Buchungskreis anlegt werden. Bei Bank-Buchungskreisen verwenden Sie das gleiche Fibu-Konto wie es in der jeweiligen Hausbank hinterlegt ist. Dadurch können Buchungen aus ZAHLUNG in FIBU importiert und der Kontoauszugs-Manager genutzt werden.

7 Seite Optionen für die Buchungskreise Optionen für die Buchungskreise 2. Buchungskreis durch Doppelklick öffnen. Option BU und Gkto in einem Feld Beschreibung Der Steuerschlüssel und das Fibu-Konto werden in einem Feld erfasst. Da der Steuerschlüssel bei vierstelligen Sachkonten immer die sechste Stelle von rechts belegt, erfassen Sie ggf. eine Füllnull. Beispiele: Buchung mit Sachkonto Sachkonto: 4530 Steuerschlüssel: 9 Eingabe: Buchung mit Personenkonto Personenkonto: Steuerschlüssel: 1 Eingabe: Personenkonten- Kontrolle Sachkontenkontrolle Beleg 1 hochzählen Prüflauf in Erfassung Spaltenanordnung merken Während der Buchungserfassung wird geprüft, ob das Personenkonto angelegt ist. Während der Buchungserfassung wird geprüft, ob das Sachkonto angelegt ist. In jeder neuen Buchung wird das Feld automatisch um eine Ziffer erhöht. Logische Prüfungen mit Anzeige eines Hinweises in der Stapelerfassung. Die individuelle Spaltenanordnung bleibt erhalten. Negative Beträge rot darstellen Ein negativer Umsatz wird in der Primanota-Ansicht in der Buchungserfassung rot dargestellt.

8 Seite 8 Buchungstext mit Listenfeld Beleg 2 hochzählen Chronologie-Prüfung Bei der Eingabe von Buchungstexten in der Erfassungszeile wird automatisch ein Text vorgeschlagen, der bereits in einer Buchung verwendet wurde oder in den»stammdaten Buchungserfassung Buchungstexte«erfasst ist. Bei der Eingabe eines neuen Buchungstextes wird dieser automatisch in die Liste der Buchungstexte aufgenommen. Mehr dazu: Nr Buchungstexte in Agenda FIBU. In jeder neuen Buchung wird das Feld automatisch um eine Ziffer erhöht. Die Belege müssen in der zeitlich richtigen Reihenfolge erfasst werden. Das Datum muss gleich oder höher sein als das Datum des letzten Buchungssatzes. Ist die Option nicht gesetzt, können Buchungen chronologisch durcheinander erfasst und anschließend sortiert werden. Minuskontrolle Automatischer Buchungstext Meldungen anzeigen USt-Identnummer immer erfassen Saldoanzeige Gegenkonto/Konto darstellen Es wird geprüft, ob der Bestand durch eine Buchung negativ ist. Die Minuskontrolle erfolgt auch beim Korrigieren oder Löschen einer Buchung. Die Minuskontrolle findet vor allem bei der Kassenerfassung Anwendung. Bei der Erfassung von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen kann gewählt werden, ob die Bezeichnung des Personenkontos automatisch als Buchungstext vorbelegt werden soll. Mehr dazu: Nr Buchungstexte in Agenda FIBU. Es werden Hinweismeldungen wie z. B.»Kostenbuchung ohne Steuerschlüssel«angezeigt. Bei EU-Buchungen wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus dem Personenkonto ermittelt und in der Erfassungszeile vorgeschlagen. In der Buchungserfassung wird unter der Erfassungszeile das erfasste Gegenkonto, Konto und der jeweilige Saldo auf dem Konto angezeigt. Über das Symbol öffnet sich die Erfassungsmaske für die Sachoder Personenkonten. Somit können die Stammdaten komfortabel während der Buchungserfassung bearbeitet werden. Über das Symbol wird das jeweilige Fibu-Konto geöffnet. Wird die Saldoanzeige trotz aktivierter Option nicht angezeigt, kann es zwei Ursachen haben: Sie buchen im Stapel: Die Buchungsart kann in den Mandanten-Programmdaten geändert werden:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«Es sind nicht alle Perioden verarbeitet: Führen Sie eine Periodenverarbeitung aller Perioden durch:»bearbeitung Periodenverarbeitung«.

9 Seite Erfassungszeile in den Buchungskreisen Erfassungszeile anpassen Die Erfassungszeile der Buchungserfassung wird über die Erfassungsvorbelegung pro Buchungskreis individuell angepasst. 2. Buchungskreis durch Doppelklick öffnen. 3. Änderungen im Register»Erfassungsvorbelegung«vornehmen und. Optionen Schleppfeld Mussfeld. Kannfeld Unsichtbar Geschütztes Feld Beschreibung Der Inhalt des Felds wird z. B. für das Konto oder das Datum in den nächsten Buchungssatz kopiert, d. h. geschleppt. Die Felder»Beleg 1«bzw.»Beleg 2«dürfen nicht gleichzeitig als Schleppfeld und als»belegfeld hochzählen«geschlüsselt sein. Eine Eingabe ist zwingend erforderlich, z. B. Betrag oder Konto. Eine Eingabe ist nicht erforderlich, z. B. Buchungstext. Ein Feld mit dieser Einstellung erscheint nicht mehr in der Erfassungszeile. Ein geschütztes Feld wird in der Erfassungszeile angezeigt. Eingaben sind nicht möglich. Damit können beim Einlesen von Buchungen (z. B.: Bankdaten-Import) einzelne Felder (z. B.: Beleg 2) vor Veränderung geschützt werden.

10 Seite Buchungskreise sperren Benutzer für Buchungskreise sperren 2. Buchungskreis durch Doppelklick öffnen. 3. Änderungen im Register»Berechtigung«vornehmen und. Voraussetzungen Die Benutzerverwaltung Agenda BENUTZER muss aktiviert sein. Nur Benutzer mit Administratorenrechten können Berechtigungen verändern. Mehr dazu: Nr Schnelleinstieg BENUTZER. Was können gesperrte Benutzer nicht? Für gesperrte Benutzer gilt: Der Buchungskreis ist unter sichtbar.»stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«nicht Der Buchungskreis kann in der Buchungserfassung nicht mehr geöffnet werden. Bei der Suche nach Buchungen werden keine Buchungen der gesperrten Buchungskreise gefunden. Das können gesperrte Benutzer tun! Gesperrte Benutzer können: Buchungen auswerten (Kontenauskunft, Kontenblätter, Kassenbuch usw.). Buchungen in den gesperrten Buchungskreis einlesen (»Transfer Daten einlesen«). Buchungen aus dem gesperrten Buchungskreis auslesen (»Transfer Daten auslesen«). Benutzer mit Administratorenrechte Für Benutzer mit Administratorenrechte gilt: Sie haben immer Zugriff. Buchungskreise können für Administratoren nicht gesperrt werden. Der Benutzer mit Administratorenrechten kann zwar in den Bereich der gesperrten Benutzer übernommen werden, doch greift die Sperre für den Benutzer nicht.

11 Seite Automatischer Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen Automatischer Anfangsbestand»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Bei aktivierter Option <Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen automatisch ermitteln> wird der Endbestand des Vormonats automatisch als Anfangsbestand im Folgemonat eingetragen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass in der Buchungserfassung immer der laufende Bestand angezeigt wird. Manuelle Änderung des Anfangsbestands»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Bei deaktivierter Option <Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen automatisch ermitteln> wird der Anfangsbestand nicht mehr automatisch aktualisiert. Sie können ihn manuell anpassen Fremdwährungsbuchungskreise Nr Fremdwährungen in Buchungen erfassen 3.8. Buchen im Dialog bzw. Buchen im Stapel»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Hinweis Diese Einstellung gilt für alle Buchungskreise des Wirtschaftsjahres. Buchen im Dialog bzw. Dialogerfassung Mit dem Speichern wird die Buchung geprüft, berechnet und in den Auswertungen berücksichtigt. Buchen im Stapel bzw. Stapelerfassung Geeignet zur Erfassung umfangreicher Buchungsvorfälle. Beim Speichern der Buchung wird nur die Buchungslogik geprüft. Die endgültige Prüfung, Berechnung und Verfügbarkeit in den Auswertungen wird erst durch die anschließende manuelle Periodenverarbeitung vorgenommen. Tipp Empfehlung bei Erfassung von Massendaten mit Parameter»Buchen im Stapel«: Zusätzlich die Option <Prüflauf in Erfassung> im Buchungskreis verwenden (»einfache«prüfung):

12 Seite Auswahl des Buchungskreises durch Doppelklick. 4. Wichtige Informationen Nr Schnelleinstieg BENUTZER Nr Fremdwährungen in Buchungen erfassen Nr Stammdaten (z. B. individuelle BWA) in anderen Mandanten kopieren