Schnelleinstieg LEISTUNG

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1 Schnelleinstieg LEISTUNG Bereich: OFFICE - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Einrichtung zum Start 2.1. Kanzlei als Mandant 2.2. Stammdaten 2.3. Gegenstandswerte 3. Arbeitsablauf 3.1. Leistungen erfassen 3.2. Aufträge bearbeiten 3.3. Arbeiten mit PC-TERMINAL Allgemein Stammdaten aus LEISTUNG Leistungen erfassen Leistungen von PC-TERMINAL nach LEISTUNG übergeben Auswertungen 9 4. Hilfe 11

2 Seite 2 1. Zweck der Anwendung Zweck der Anwendung 6 Mit» Leistungserfassung und -analyse«bzw.» Dezentrale Leistungserfassung «können die Mitarbeiter der Steuerkanzlei ihre Tätigkeiten für die einzelnen Mandanten erfassen. In» Leistungserfassung und -analyse«stehen alle Leistungen für alle Mitarbeiter z. B. für Auswertungszwecke zur Verfügung. 6 In» Dezentrale Leistungserfassung «hat jeder Mitarbeiter seine aktuell erfassten Leistungen im Zugriff. Sobald die Leistungen an» Leistungserfassung und -analyse«übergeben wurden, können sie nur noch dort bearbeitet werden. Im AGENDA ARBEITSPLATZ muss die gewünschte Kanzlei mit den Stammdaten zu den Mandanten und Kanzleimitarbeitern angelegt sein/werden. In der» Leistungserfassung und -analyse«wird dann diese Kanzlei über»bestand Kanzlei Kanzlei-Auswahl«gewählt. Produktbeschreibung Agenda LEISTUNG Einrichtung zum Start Kanzlei als Mandant Um für die Kanzlei die Kanzleibuchhaltung und auch den Zahlungsverkehr erstellen zu können, muss die Kanzlei auch als Mandant angelegt werden. 1. Mandant anlegen in Agenda ARBEITSPLATZ Navigationsschaltfläche <Mandant>»Neuanlage & Bearbeiten«Schaltfläche <Mandant neu> 2. Kanzleimandant in HONORAR wählen Meldung bestätigen: Mandant auswählen. Sollte der Kanzleimandant eine»person mit Firma«sein, wird die Firma als Kanzleimandant verwendet. Es ist darauf zu achten, dass die gewünschte Bankverbindung bei der Firma hinterlegt wurde.

3 Seite 3 Achtung Beim Kanzleimandant müssen bei den gewünschten Bankverbindungen (im Register»Bank«) - jeweils im Feld»Hausbank«- eindeutige Nummern verwendet werden Stammdaten Als Grundlage für die Erfassung werden verschiedene Stammdaten benötigt: 1. Mandanten Die Mandanten (»Stammdaten Mandanten«) können im ARBEITSPLATZ erfasst und verwaltet werden. Ein Abgleich der Mandantendaten erfolgt automatisch. In der Mandantenerfassung von» Leistungserfassung und -analyse«können sog. Mandantenaufträge mit der Zuordnung von Mitarbeitern angelegt werden - siehe Aufträge bearbeiten Kanzleimitarbeiter Auch die Erfassung der Kanzleimitarbeiter erfolgt im ARBEITSPLATZ (»Bearbeiter Neueanlage & Bearbeiten«). In» Leistungserfassung und -analyse«(»stammdaten Kanzleimitarbeiter«) kann dann bei den Mitarbeitern ein Stunden- bzw. Kostensatz erfasst oder eine Kostenstelle zugeordnet werden. Außerdem ist die Angabe der täglichen Sollzeiten bzw. des Wochen-Soll möglich. 3. Tätigkeitenkatalog Es sind bereits Standard-Tätigkeitenkataloge (»Stammdaten Tätigkeiten«) z. B. zur StBVV hinterlegt, die jederzeit vom Anwender angepasst werden können. 4. Auftragsgruppen Die vorhandenen Tätigkeiten werden in Auftragsgruppen (»Stammdaten Auftragsgruppen«) zusammengefasst. Wird mit dem Programm» Honorarabrechnung«gearbeitet, können in jeder Auftragsgruppe Erlöskonten für die Übergabe an die Finanzbuchführung zugeordnet werden. 5. Perioden Perioden (»Stammdaten Perioden«) sind die Zeiträume, denen die erbrachten Leistungen zugeordnet werden. In der Stammdatenerfassung erfolgt nur die Anlage z.b. des Monats; die Jahreszahl wird dann während der Leistungserfassung angegeben, z.b. 01/2013.

4 Seite 4 6. Berater Unter»Stammdaten Berater«können unter frei vergebbaren Beraternnummern Unterschriftszeilen hinterlegt werden. Die Beraternummern können jedem Mandant in der Mandantenerfassung der» Zentrale Mandanten- und Institutionsverwaltung«zugeordnet werden (»Bestand Mandanten Register: Mandat Berater«). Die Beraternummer wird dann bei der Leistungserfassung für den entsprechenden Mandanten automatisch vorgeschlagen. Durch die Zuordnung der Beraternummer können die erfassten Leistungen danach ausgewertet werden. Die Unterschriftszeilen erscheinen beim Arbeiten mit» Honorarabrechnung«auf den zu druckenden Ausgangsrechnungen. 7. Mandantenaufträge 5 Zu den Mandantenaufträgen siehe Aufträge bearbeiten Gegenstandswerte Der Pool der Gegenstandswerte wird über die Leistungserfassung (»Bearbeitung Leistungen erfassen«) oder die direkte Erfassung der Gegenstandswerte (»Bearbeitung Gegenstandswerte bearbeiten«) gefüllt. Außerdem können die Werte aus den AGENDA-Programmen» Finanzbuchführung«,» Lohn- und Gehaltsabrechnung«und den Programmen aus dem Bereich»Steuerberechnung«bereitgestellt werden. Eine Beschreibung zum Import der Gegenstandswerte befindet sich im Schnelleinstieg des Programms» Honorarabrechnung«: Nr Schnelleinstieg HONORAR Arbeitsablauf Leistungen erfassen Leistungen erfassen Der Punkt»Bearbeitung Leistungen erfassen«enthält zwei Register. Im Register»Erfassung«sehen Sie je nach Definition im Register»Erfassungsvorbelegung«die entsprechenden Leistungen und Erfassungsfelder. Zusätzlich zur Erfassungsvorbelegung können über die Symbole die Erfassungsfelder in ihrer Reihenfolge verändert werden. Mit Hilfe des Symbols bestimmen Sie die Breite Ihrer Erfassungsschiene (ob mit oder ohne Erläuterungen zu den einzelnen Eingaben). Die Vorgabe von Einstellungen im Register»Erfassungsvorbelegung«können mit»admin«-rechten (Programm BENUTZER) über die Punkte»Optionen Kanzleieinstellung speichern«für alle anderen Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Jeder Benutzer muss sich diese bereitgestellten Einstellungen dann über»optionen Kanzleieinstellung laden«aktivieren.

5 Seite 5 Leistungen bearbeiten Im Punkt»Bearbeitung Leistungen bearbeiten«werden alle vorher über eine Selektionsmaske ( ) ausgewählten Leistungen angezeigt und können evtl. korrigiert werden. Auftragsbezogene Leistungserfassung Das Programm LEISTUNG arbeitet auftragsbezogen. D. h. wird eine Leistung erfasst, wird diese in einem Auftrag gespeichert. Der Auftrag wird vom Programm automatisch angelegt, wenn er noch nicht vorhanden ist. Ein Auftrag entsteht über die Informationen aus den Feldern»Mandant«,»Jahr/Periode«und»Auftragsgruppe«. Die Auftragsnummer wird bei der Leistungserfassung im Feld»Auftrag«angezeigt. Alle Leistungen, die eine bestimmte Tätigkeit für einen bestimmten Mandanten und Zeitraum betreffen, werden damit in einem Auftrag zusammengefasst. Beispiel: Für den Mandant werden Tätigkeiten für die Buchführung im Zeitraum Januar 2011 ausgeführt. Alle Leistungen die mit diesen Informationen erfasst werden, werden in einem Auftrag gesammelt: Leistungen: Mitarbeiter 1 - Zeit 2:00 - Mandant Tätigkeit 3301 Buchführung einschl. Kontieren d. Belege - Zeitraum 2014/01 Mitarbeiter 1 - Zeit 1:00 - Mandant Tätigkeit 3340 Laufende Überwachung der Buchführung - Zeitraum 2014/01 Mitarbeiter 2 - Zeit 0:30 - Mandant Tätigkeit 3310 Kontieren der Belege - Zeitraum 2014/01 Alle diese Leistungen werden im Auftrag /01-33 gespeichert Aufträge bearbeiten Hinweis Bei der Leistungserfassung wird aufgrund der Angabe von Mandantennummer, Periode und Auftragsgruppe automatisch ein Auftrag aus diesen drei Kriterien erstellt (Beispiel: /01-33 = Mandant XY, 2011, Januar, Buchführung). Das Anlegen von Aufträgen vor der Leistungserfassung ist nicht zwingend notwendig, aber möglich. Es kann z. B. gewünscht sein, weil bereits vorher festgelegt werden soll, welcher Mitarbeiter welche Aufträge zu erledigen hat oder weil mit dem Mandanten individuelle Vereinbarungen getroffen wurden (individueller Stundensatz eines Mitarbeiters):

6 Seite 6 1. Manuelle Anlage von Aufträgen»Bearbeitung Aufträge bearbeiten«auswahlmaske mit <Esc> verlassen es werden alle vorhandenen Aufträge angezeigt»datei Neu«Mandantennummer, Jahr/Periode und die Auftragsgruppe wählen. Es wird vom Programm ein Vorschlag für die Auftragsnummer erstellt (dieser Vorschlag kann vom Anwender verändert werden, Empfehlung ist jedoch die Verwendung dieses Vorschlags). Ein Planbeginn bzw. -ende des Auftrags kann außerdem angegeben werden. Die Markierung für»auftrag erledigt«kann nach Fertigstellung des Auftrags hier oder in der Leistungserfassung (Feld»Erledigt«) gesetzt werden. 2. Mandantenaufträge Mandantenauftrag anlegen»stammdaten Mandanten«Mit Doppelklick auf einen Mandanten wird die Auftragsgruppenzuordnung aufgerufen. Wenn für den Mandant z. B. die Buchführung durchgeführt wird, muss die Auftragsgruppe 33 aus dem Bereich»Nicht zugeordnete Auftragsgruppe«in den Bereich»Zugeordnete Auftragsgruppe«verschoben werden. Bei Doppelklick auf eine Auftragsgruppe im Bereich»Zugeordnete Auftragsgruppe«kann festgelegt werden, in welchem Intervall dieser Auftrag auftritt, z. B. monatlich und über das Register:»Mitarbeiter«welcher Mitarbeiter an diesem zukünftigen Auftrag mitwirkt. Eine Übersicht der bereits angelegten Mandantenaufträge erhalten Sie über»stammdaten Mandantenaufträge«. Auftrag aus Mandantenauftrag erzeugen»stammdaten Mandantenaufträge«In diesem Programmpunkt erfolgt die Erzeugung der eigentlichen Aufträge (Mandantennummer- Jahr/Periode-Auftragsgruppe) aus den Mandantenaufträgen (Mandantennummer und Auftragsgruppe). Gewünschte Aufträge markieren»bearbeiten Aufträge anlegen«die Mandantenaufträge können auch verwendet werden um individuelle Gebührenvereinbarungen zu hinterlegen. Dies erfolgt im Register»Gebühren«. Bei einer Abrechnung der erfassten Leistungen im Programm HONORAR werden die Gebührenvereinbarungen automatisch berücksichtigt Arbeiten mit PC-TERMINAL Allgemein Jeder Mitarbeiter kann im Programm» Leistungserfassung und -analyse«alle Datensätze bearbeiten und verändern. Im Programm» Dezentrale Leistungserfassung«hat der Mitarbeiter nur Zugriff auf die von ihm erfassten Leistungen. Diese Einschränkung ist möglich durch die Vergabe einer 7 Terminalnummer für jeden Benutzer.

7 Seite 7 Zur Einrichtung der Terminals für die einzelnen Kanzleimitarbeiter beachten Sie bitte folgende Beschreibung: Nr Dezentrale Leistungserfassung einrichten Je nach Installation besteht für den Datenaustausch zwischen» Dezentrale Leistungserfassung«und» Leistungserfassung und -analyse«eine direkte Verbindung bzw. eine indirekte Verbindung: 1. Direkte Verbindung Die direkte Verbindung zwischen den beiden Programmen besteht, wenn sie sich auf dem gleichen Laufwerk und im gleichen Verzeichnis befinden (z. B. F:\Agenda\Winkorg\Prog\). 2. Indirekte Verbindung Als indirekte Verbindung wird bezeichnet, wenn sich beide Programme auf unterschiedlichen Laufwerken und/oder in unterschiedlichen Verzeichnissen befinden (z. B.» Leistungserfassung und -analyse«auf F:\Agenda\Winkorg\Prog\ und» Dezentrale Leistungserfassung«auf C:\Agenda \Winkorg\Prog\). Hinweis Wurden in» Leistungserfassung und -analyse«noch keine Terminalnummern für die einzelnen Benutzer angelegt bzw. bei indirekter Verbindung, in» Dezentrale Leistungserfassung«noch nicht importiert, erscheint beim Aufruf von» Dezentrale Leistungserfassung«eine Meldung, dass dem Benutzer noch keine Terminalnummer zugewiesen wurde. Gehen Sie dazu bitte wie im Punkt 7 Stammdaten aus LEISTUNG beschrieben vor. Achtung Für die Terminalerfassung ist die Verwendung von» Benutzerverwaltung«zwingend! Dabei muss» Benutzerverwaltung«auch aktiviert werden, wenn» Dezentrale Leistungserfassung«ohne direkte Verbindung zu» Leistungserfassung und -analyse«verwendet wird Stammdaten aus LEISTUNG Um Leistungen erfassen zu können werden die Stammdaten aus» Leistungserfassung und - analyse«benötigt. Zuerst muss dazu in» Leistungserfassung und -analyse«unter»transfer Terminal Terminals bearbeiten«- unter Berücksichtigung von» Benutzerverwaltung«- für jeden Benutzer, der die Terminalerfassung verwenden soll, eine Terminalnummer mit seinem Benutzernamen angelegt werden (z.b. 100 admin). Achtung Die Schreibweise des Terminalnamen und des Benutzernamen müssen identisch sein (auch auf Groß- und Kleinschreibung achten!). Zur Bereitstellung der Stammdaten für» Dezentrale Leistungserfassung«gibt es folgende Wege:

8 Seite 8 1. Direkte Verbindung Bei direkter Verbindung (d. h. beide Programme sind auf dem gleichen Laufwerk und Verzeichnis installiert): Durch die direkte Verbindung erkennt» Dezentrale Leistungserfassung«beim Programmaufruf sofort die Terminalnummer zum angemeldeten Benutzer. Es stehen damit die Stammdaten bereit und es kann sofort mit der Leistungserfassung begonnen werden. 2. Indirekte Verbindung Bei indirekter Verbindung (d. h. beide Programme sind nicht auf dem gleichen Laufwerk und/oder Verzeichnis installiert): Mit Hilfe von»transfer Terminal Terminal laden«werden die Stammdaten aus» Leistungserfassung und -analyse«für» Dezentrale Leistungserfassung«bereitgestellt. Diese bereitgestellten Daten müssen dann in» Dezentrale Leistungserfassung«importiert werden. Zur Bereitstellung wählen Sie das gewünschte Laufwerk und/oder Verzeichnis (z.b. bei Diskette A:). Nach dem Export stehen zwei Dateien zur Verfügung; eine Datei mit der Endung.AZI und eine mit der Endung.INF. Beide Dateien werden für den Import benötigt. Der Import erfolgt in» Dezentrale Leistungserfassung«über»Transfer Terminal laden«. (Der Punkt Transfer ist nur bei indirekter Verbindung sichtbar!) Es muss das in» Leistungserfassung und -analyse«für den Export verwendete Laufwerk und/oder Verzeichnis gewählt werden (z.b. bei Diskette A:) und der Dateiname der.azi-datei muss angegeben werden. Empfehlung: Wählen Sie die Datei über aus. Nach dem Import kann mit der Leistungserfassung begonnen werden Leistungen erfassen Die Erfassungsmaske von» Dezentrale Leistungserfassung«entspricht der von» Leistungserfassung und -analyse« Leistungen von PC-TERMINAL nach LEISTUNG übergeben Auch die Datenübernahme der Leistungen von» Dezentrale Leistungserfassung«nach LEISTUNG hängt von der direkten bzw. indirekten Verbindung zwischen den beiden Programmen ab.

9 Seite 9 1. Direkte Verbindung Bei direkter Verbindung (d. h. beide Programme sind auf dem gleichen Laufwerk und Verzeichnis installiert): 1. Möglichkeit: Das Programm» Leistungserfassung und -analyse«holt die Daten von den einzelnen Terminals ab Da» Leistungserfassung und -analyse«bei direkter Verbindung Zugriff auf die Daten von» Dezentrale Leistungserfassung«hat, braucht in» Leistungserfassung und -analyse«nur der Punkt»Transfer Terminal Terminal abrufen On-Line«aufgerufen werden. Über die Wahl des Terminals/Benutzers werden dessen erfasste Leistungen angezeigt und können über das Symbol importiert werden. 2. Möglichkeit: Die einzelnen Terminals übergeben die Daten an» Leistungserfassung und - analyse«die erfassten Leistungen können direkt von» Dezentrale Leistungserfassung«nach» Leistungserfassung und -analyse«übergeben werden. Dazu gibt es in» Dezentrale Leistungserfassung«im Punkt»Bearbeitung Leistungen erfassen / bearbeiten«die Funktion»Bearbeiten An Hauptdatenbank «. Voraussetzung:» Leistungserfassung und -analyse«und» Dezentrale Leistungserfassung«sind auf dem gleichen Laufwerk und im gleichen Ordner installiert (z.b. C:\Agenda\). 2. Indirekte Verbindung Bei indirekter Verbindung (d. h. beide Programme sind nicht auf dem gleichen Laufwerk und/oder Verzeichnis installiert): Über»Transfer Leistungen exportieren«werden die erfassten Leistungen für LEISTUNG bereitgestellt. Diese bereitgestellten Daten müssen dann in» Leistungserfassung und -analyse«importiert werden. Zur Bereitstellung wählen Sie das gewünschte Laufwerk und/oder Verzeichnis (z.b. bei Diskette A:). Nach dem Export stehen zwei Dateien zur Verfügung; eine Datei mit der Endung.AZI und eine mit der Endung.INF. Beide Dateien werden dann zum Import benötigt. Der Import erfolgt in» Leistungserfassung und -analyse«über»transfer Terminal Terminal abrufen Off-Line«. Es muss das in» Dezentrale Leistungserfassung«für den Export verwendete Laufwerk und/oder Verzeichnis gewählt werden (z.b. bei Diskette A:) und der Dateiname der.azi-datei muss angegeben werden. Empfehlung: Wählen Sie die Datei über aus. Nach dem Import stehen die Leistungen in» Leistungserfassung und -analyse«unter»bearbeitung Leistungen bearbeiten«zur Verfügung Auswertungen 1. Noch nicht übertragenen Leistungen drucken Eine Liste der aktuell erfassten Leistungen kann über den Listendesigner erstellt werden. Bezüglich der Möglichkeiten des Listendesigners beachten Sie bitte das Info für Anwender Nr.» Schnelleinstieg zum Listendesigner«(»Hilfe - Infos für Anwender«, Bereich»Allgemein«).

10 Seite Bereits übertragene Leistungen drucken Wird die Erfassungsmaske verlassen, können über den Programmpunkt»Auswertungen Leistungsauswertung Hauptdatenbank«die bereits an das Programm» Leistungserfassung und - analyse«übertragenen Leistungen ausgewertet werden. Es wird bei der Auswertung automatisch auf die Mitarbeiternummer des Benutzers gefiltert. Eine Änderung der bereits übertragenen Leistungen ist nicht möglich.

11 Seite Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.

12 Seite 12 Empfehlungen für Agenda LEISTUNG»Hilfe Infos für Anwender«Nr Schnelleinstieg Listendesigner»Hilfe Häufige FragenHilfe Online-Seminare«HONORAR/LEISTUNG»Hilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.