Inventur. Bemerkung. / Inventur

Transkript

1 Inventur Die beliebige Aufteilung des Artikelstamms nach Artikeln, Lieferanten, Warengruppen, Lagerorten, etc. ermöglicht es Ihnen, Ihre Inventur in mehreren Abschnitten durchzuführen. Bemerkung Zwischen dem Erstellen der Inventurdatei und dem Zählen der Bestände dürfen im Programm keine Warenbewegungen (Wareneingänge, Auftragsbelege, Bestandsveränderungen) gebucht werden. Das Löschen von Lagerbeständen nach Erstellen der Inventurdatei hat keine Einfluss auf den Inhalt der Inventurdatei und führt zu Bestandsdifferenzen, wenn anschließend die Daten aus der Inventur in den aktuellen Bestand übernommen werden. Nach dem körperlichen Erfassen der Bestände (Punkt 3) kann wie gewohnt weitergearbeitet werden. Die weiteren Schritte können dann beliebig durchgeführt werden, der zeitliche Ablauf hat keinen Einfluss auf das Inventurergebnis. Die Durchführung der Inventur ist von Ihren spezifischen Anforderungen abhängig. Darum können sich für Ihr Unternehmen Abweichungen zu den hier erklärten Abläufen ergeben. Sollen die Bestände von Fremdlägern erfasst werden, so geschieht dieses über die Funktion» Fremdlagerverwaltung Listen Lagerbestände drucken ( )«. Diese Bestände werden in der normalen Inventur nicht berücksichtigt. 1

2 Ablauf der Inventur 1. Anlegen Inventur Beim Erstellen der Inventurdatei werden die Bestände in der Datei festgehalten, die zu diesem Zeitpunkt in der EDV geführt werden. Erstellen Sie mehrere (Teil-) Inventurdateien, so beachten Sie, das sich die ausgewählten Artikel nicht überschneiden, da sonst Buchungen für den gleichen Artikel doppelt vorgenommen werden. Die Sortierung die beim Erstellen der Inventur ausgewählt wird, kann nachträglich, z.b. für den Ausdruck der Listen, nicht mehr geändert werden. Nur bei der "schnellen Ist-Aufnahme" und bei den "Berichtigungen" können in den Schnellverarbeitungsmasken die Sortierungen für die Bearbeitung geändert werden. 2

3 2. Drucken Aufnahmeliste oder Drucken Aufnahmeliste mit Soll- / Ist- Bestand Der Ausdruck der Listen erfolgt über die Druckverwaltung. 3. Körperliche Erfassung der Bestände Alle Wareneingänge bzw. ausgänge zwischen dem Zeitpunkt des Erstellens der Datei und der Bestandserfassung müssen separat erfasst werden und dürfen erst nach dem Zählen im Programm verbucht werden. Daher sollte der Zeitraum zwischen diesen beiden Aktionen möglichst kurz sein. 4.a Schnelle Ist-Aufnahme Die Eingabe der gezählten Bestände erfolgt (für jede Inventurdatei) in der gleichen Reihenfolge wie auf den Zähllisten ausgedruckt. Eine Unterbrechung der Eingabe ist jederzeit möglich. Bei Wiederaufnahme der Eingabe setzen Sie einfach bei der nächsten unbearbeiteten Artikelnummer wieder auf. Nicht in der Inventurdatei vorhandene Artikel können hinzugefügt werden. In der Schnellverarbeitungsmaske können die Daten in einer tabellarischen Ansicht eingegeben werden. 4.b Übernahme Ist-Aufnahme von MDE-Erfassung Alternativ kann die Erfassung mit einem MDE-Gerät erfolgen und die Bestände vom MDE-Gerät in die Inventurdatei übertragen werden. Sie wählen die Übergabedatei vom MDE-Gerät aus, anschließend kommt die Maske in der Sie die (vorher erstellte) Inventur auswählen. Nach Auswahl der Inventur kommt eine Abfrage, ob die nicht in den MDE-Daten vorhandenen Artikel auf Null gesetzt werden sollen (gilt nur für den Inhalt der Inventur nicht für Ihren aktuellen Lagerbestand! ). Wenn Sie nicht alle Artikel, die nicht mit dem MDE-Gerät erfasst worden, aber in der Inventur vorhanden sind, manuell bearbeiten wollen, müssen Sie hier JA auswählen. Anschließend werden die Bestände aus de MDE-Datei in die ausgewählte Inventur übernommen. 3

4 5. interne Inventur mit Bestandsberichtigung Mit dieser Funktion werden die Bestände korrigiert und ein Protokoll über die Bestandsveränderungen erstellt. Es werden nicht die gezählten Bestände übernommen, sondern das Inventurprogramm errechnet die Differenz aus dem in der Inventurdatei gespeicherten Bestand und den eingegebenen gezählten Beständen. Diese Differenz wird auf den aktuellen Bestand in der EDV aufgerechnet. Zum besseren Verständnis der internen Abläufe bei der Bestandskorrektur hier ein Zahlenbeispiel: Vorgang Bestand im Bestand Bewegung Programm real Inventurbestand 1. Anlegen Inventurdatei (Soll) 3. Erfassung Bestände (Aufnahme) Wareneingang nach Bestanderfassung = Verkauf nach Bestanderfassung = Eingabe erfasster Bestände 5. interne Inventur mit Bestandsberichtigungen* * Differenz zw. 1. und = = -5 (Differenz Zählung / Soll) Egal welche Bestands- Ab-/Zubuchungen in nach der Bestandserfassung erfolgen, nach Abschluß aller Programmpunkte stimmen realer Lagerbestand und der Bestand in der EDV überein. Dadurch kann nach dem Erfassen der Bestände normal weitergearbeitet werden, die weiteren Punkte der Inventur können ohne Zeitdruck durchgeführt werden. Werden bereits bearbeitete Positionen noch einmal aufgerufen und der Zählbestand ein weiteres Mal geändert, so wird nur diese Änderung zur bereits bestehenden Differenz gerechnet. 4

5 6. Berichtigungen eingeben Diese Funktion dient dazu, um einzelne Inventurpositionen zu bearbeiten. (Mengenänderungen, EK-Änderung, Bonus) Werden Bestände über Berichtigungen korrigiert, dann muss danach der Schritt 5 erneut durchgeführt werden (dabei werden nur die Differenzen aus den neuen Bestandseingaben übernommen!) In der Schnellverarbeitungsmaske können die Daten in einer tabellarischen Ansicht eingegeben und geändert werden. 5

6 7. Abschreibung / Bonus Abschreibungen / Boni können für die Inventur erfasst werden. Die Abschreibungen können geändert und wieder neu übernommen werden. Es ist jedoch nicht möglich, eine einmal übernommene Abschreibung mit 0,00 zu überschreiben. Dieses ist nur für jeden Artikel einzeln möglich über die Funktion - Inventur / -Berichtigungen. Es kann aber ein Wert von 0,01 eingegeben und übernommen werden. Die Abschreibungen werden in folgender Reihenfolge angewendet: 1. je Jahr des letzen Einkaufs 2. je Warengruppe/Jahr 3. je Artikel aus den Berichtigungen Die Abschreibungen je..letzen Einkauf.. beziehen sich dabei auf das im Artikelstamm gespeicherte Datum, wann der letzte Warenzugang/Einkauf für den jeweiligen Artikel erfolgt ist. 8. Übernahme Bonus / Abschreibung Die Abschreibungen/Boni werden in die Inventur übernommen. 9. endgültige Inventur Eine bewertete Inventurliste wird erstellt. Die Liste kann mit allen Artikel oder als Warengruppenaufstellung erzeugt werden. Solange die Inventurdatei nicht gelöscht wird, kann diese Funktion, z.b. nach erfolgten Korrekturen, beliebig oft durchgeführt werden. Minusmengen werden in der endgültigen Inventur mit negativem Lagerwert berücksichtigt! 6