Die elektronische Rechnung als Fortsetzung der elektronischen Beauftragung so einfach geht es:

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1 Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter Anleitung Die elektronische Rechnung als Fortsetzung der elektronischen Beauftragung so einfach geht es: Inhalt 1 Hintergrund zur elektronischen Rechnung und was passiert Zusammenstellung der elektronischen Rechnung über den Versandassistenten Versand zusätzlicher Anhänge zusammen mit der elektronischen Rechnung Nach dem Versand Erstellen der Reparatur- und Servicerechnung über den Drucken -Reiter des Auftrags Rechnungsübersicht

2 1 Hintergrund zur elektronischen Rechnung und was passiert Der Versand der elektronischen Rechnung ist erst möglich, nachdem ein Kostenvoranschlag an die Versicherung geschickt wurde (Abb. 1). Abbildung 1: Versand der elektronischen Rechnung erst nach Versand des KVA Beim Versand der elektronischen Rechnung werden die Daten des Kostenvoranschlags als Vergleichsdaten zusammen mit den Rechnungsdaten über AudaNet an die Versicherung gesendet. Der Rechnung muss die unterschriebene Leistungsvereinbarung beigefügt werden. Je nach Festlegung in der Leistungsvereinbarung können der Rechnung auch die Servicerechnung (bei der HUK i.d.r. eine Pauschale für Abschlepp-, Hol- und Bringservice) und - bei Kostenübernahme durch die Versicherung - auch die Mietwagenrechnung beigefügt werden. Service- und Mietwagenrechnung können aber auch separat zu einem späteren Zeitpunkt, nie jedoch ohne vorherigen Versand der elektronischen Rechnung gesendet werden. 2 Zusammenstellung der elektronischen Rechnung über den Versandassistenten Die Zusammenstellung der elektronischen Rechnung wird über einen Versandassistenten gesteuert (Abb. 2). Der Versandassistent zeigt Ihnen alle Optionen, die Ihnen zum derzeitigen Stand zur Verfügung stehen. Im ersten Gruppenrahmen sieht man, ob und wann der KVA an die Versicherung versendet wurde. Über die entsprechende ComboBox kann die Versandhistorie des KVA eingesehen werden. Der zuletzt versendete KVA steht dabei immer in der aktuellen Zeile. Im zweiten Gruppenrahmen geht es um die unterschriebene Leistungsvereinbarung. Falls dies bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt ist, kann hier über eine Checkbox das Einscannen veranlasst werden. Danach folgen Gruppenrahmen für die Reparatur-, die Mietwagen- und die Servicerechnung. Die jeweiligen Checkboxen sind nur aktiv, wenn die jeweilige Rechnung bei dem Vorgang zulässig ist 2

3 und noch nicht erstellt bzw. versendet wurde. Im vorliegenden Fall trägt die Versicherung die Kosten für die Servicearbeiten, nicht aber für den Mietwagen. Folglich sind in Abb. 2 die Checkboxen für die Mietwagenrechnung inaktiv, wohingegen die Checkboxen für die Servicerechnung aktiv sind. Die Checkboxen für Mietwagen- und Servicerechnung werden aber auch erst dann aktiv, wenn zuvor die Reparaturrechnung erstellt und versendet bzw. deren Erstellung und Versand in den entsprechenden Checkboxen gewählt wurden. Abbildung 2: Versandassistent für die elektronische Rechnung Nach Festlegung der zu erledigenden Aufgaben im Assistenten-Dialog erscheint ein weiterer Dialog, der Sie sukzessive bei der Umsetzung der anstehenden Aufgaben unterstützt (Abb. 3). Als Aufgaben wurden im Assistenten-Dialog Erstellung und Versand der Reparaturrechnung sowie Erstellung und Versand der Servicerechnung festgelegt. Danach wurde im AudaNet- Versandoptionen-Dialog festgelegt, die Akte zu erstellen und an die Versicherung zu versenden. Folglich zeigt der Assistent in Abb. 3 die notwendigen Schritte in ihrer logischen und zeitlichen Reihenfolge. Im Ablauf-Assistenten kann der Vorgang jederzeit gestoppt werden (Schaltfläche Abbrechen ), ansonsten wird nach 5 Sekunden automatisch die anstehende Aufgabe begonnen. Der Assistent führt Sie in der Folge Schritt für Schritt durch die festgelegten Vorgänge. 3

4 Abbildung 3: Assistent zur Abarbeitung der anstehenden Aufgaben Als erste Aufgabe steht die Erstellung der Servicerechnung an. Dazu muss gemäß Einstellung in den Stammdaten zunächst eine Rechnungsnummer ermittelt werden. Dann folgt der Druck der Servicerechnung, wobei Sie über die Druckvorschau sehen, was da gedruckt und versendet werden soll (Abb. 4). Abbildung 4: Druckvorschau für den Druck der Servicerechnung 4

5 Danach geht es mit dem Druck der Reparaturrechnung weiter. Die Aufgabe Servicerechnung erstellen wird als erledigt markiert und die nächste anstehende Aufgabe Reparaturrechnung erstellen ist hervorgehoben. Wir befinden uns schon bei der Festlegung der Rechnungsnummer, danach folgt auch hier die Druckvorschau des Rechnungsdrucks (Abb. 5). C4C GmbH Kuhlenstr Bruchsal Abbildung 5: Druckvorschau zum Druck der Reparaturrechnung Hinweis: Bitte prüfen Sie vor dem ersten Versand einer elektronischen Rechnung in der Druckvorschau, ob alle erforderlichen Pflichtvorgaben auf der Rechnung enthalten sind, um eventuelle spätere Diskussionen im Rahmen einer Steuerprüfung zu vermeiden. Sind nicht alle Pflichtangaben enthalten, setzen Sie sich mit Ihrem C@risma-Betreuer oder der Audatex-Hotline in Verbindung. Danach erscheint wieder der Ablaufassistent (Abb. 6) mit den erledigten und anstehenden Aufgaben. Hier werden zwar mehrere einzelne Aufgaben genannt ( die Reparaturrechnung der Akte beifügen bis Vorgang hochladen und versenden ), da sie in dieser logischen Reihenfolge vom Programm erledigt werden, faktisch werden die restlichen Aufgaben aber scheinbar in einem Schritt erledigt. Sie sehen danach vor allem den Wartedialog während des Uploads der Schadenakte bzw. die Quittung nach erfolgreichem Aktenversand (Abb. 7). 5

6 Abbildung 6: Assistent vor dem abschließenden Aktenversand Abbildung 7: Meldung nach dem Versand der elektronischen Rechnung Zum Abschluss des Vorgangs erscheint wieder der Assistent mit einem Statusbericht über die erledigten und eventuell nicht erledigten Aufgaben (Abb. 8). So hätten Sie sich im vorliegenden Fall zum Beispiel dazu entschließen können, die Servicerechnung vorerst nicht zu drucken, sondern sie erst zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Dann würde in der zweiten Zeile der Text die Servicerechnung konnte nicht erstellt werden stehen und die sechste Zeile würde fehlen. 6

7 Abbildung 8: Statusbericht des Versandassistenten 3 Versand zusätzlicher Anhänge zusammen mit der elektronischen Rechnung Um zusammen mit der elektronischen Rechnung Anhänge versenden zu können, wurden im Versandoptionen-Dialog die Listbox Anhänge und die entsprechenden Schaltflächen zum Hinzufügen verschiedener Dokumente aktiviert. Alle Dateien und Dokumente, die vor dem Aufruf des Versandassistenten bereits automatisch oder manuell ausgewählt waren, werden nach Einstellen der Versandart digitale Rechnung aus der Liste entfernt. Interne Dokumente (aus der C@risma- Dokumentenverwaltung) und externe Dateien können über die entsprechenden Schaltflächen Dokumente beifügen und Dateien beifügen als Anhänge hinzugefügt werden (Abb. 9). Abbildung 9: Versandoptionen nach dem Versandassistenten Hinzufügen von Anhängen 7

8 4 Nach dem Versand Nach erfolgreichem Versand kann die Akte mit ihren Anhängen über den Schadenmeldungsdialog angezeigt werden (Abb. 10). Abbildung 10: Schadendialog mit elektronischen Rechnungen und Anhängen Sie können jederzeit über den Versandassistenten noch offene Aufgaben im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung erledigen. Für den vorliegenden Fall zeigt Abb.11, dass alle notwendigen Aufgaben erledigt sind. Hier ist auch zu sehen, wann welche Aufgaben erledigt wurden. Abbildung 11: Versandassistent nach Erledigung aller Aufgaben 8

9 5 Erstellen der Reparatur- und Servicerechnung über den Drucken -Reiter des Auftrags Das Erstellen der Reparatur- und Servicerechnung über den Versandassistenten ist nicht zwingend. Falls Sie lieber in der gewohnten Vorgehensweise über den Drucken -Reiter des Auftrags vorgehen wollen, können Sie dieses auch weiterhin tun. Abb.12 zeigt die Drucken-Seite nach erfolgtem Druck und Versand der entsprechenden Papiere, es wäre aber genauso möglich, die Papiere hier auszudrucken und gegebenenfalls zu fakturieren. Wählt man diesen Weg und erstellt die Service- und die Reparaturrechnung auf herkömmlichem Weg, dann bietet der Versandassistent die Möglichkeit, die zuvor erstellten Rechnungen der Schadenakte beizufügen. In Abb.13 zeigt der Assistent in diesem Fall, welche Rechnungen wann erstellt wurden, und der Anwender hat nur noch die Optionen, diese Rechnungen der Versandakte hinzuzufügen. Abbildung 12: Drucken-Seite des Auftrags Abbildung 13: Versandassistent bei bereits erstellten Rechnungen 9

10 6 Rechnungsübersicht Egal, ob die Rechnungen herkömmlich oder über den Assistenten erstellt wurden, stehen sie anschließend in der Rechnungsübersicht zur Verfügung und können dort bei Bedarf erneut gedruckt, storniert oder gutgeschrieben werden. Abbildung 14: Erstellte Service- und Reparaturrechnung in der Rechnungsübersicht 10