ACHTUNG: Voraussetzungen für die Nutzung der Funktion s-exposé sind:

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Margarethe Esser
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1 ACHTUNG: Voraussetzungen für die Nutzung der Funktion s-exposé sind: - Upgrade auf FLOWFACT Version Performer CRM 2014 R2 (ab Juli erhältlich) - Mindestens SQL Server vorhandene Installation von.net vorhandene Installation von FLOWFACT API/mobile - für die Funktion s-exposé muss die FLOWFACT API von außen erreichbar sein HINWEIS: Die FLOWFACT AG übernimmt keine Garantie und Haftung für die Rechtssicherheit des beschriebenen Workflows und die darin enthaltenen Mustertexte.

2 1 2 Einleitung 3 s-exposé und Widerrufsbelehrung der Ablauf Word- oder HTML-Offerte erstellen Zustellung der Offerte mittels Einschreiben Öffnen des zugestellten Einschreibens Protokollierung der Zustimmung 7 3 Fragen & Antworten Sind die Funktion des s-exposé und die Widerrufsbelehrung rechtssicher? Reicht es aus, dass der Interessent zur Bestätigung nur auf einen Link klickt? Können die Texte innerhalb des s-exposé angepasst werden? Kann der Kunde die Widerrufsbelehrung auch ablehnen? Ist es möglich bei der automatisch erzeugten Vorab- verschiedene Vorlagen auszuwählen oder noch einmal jeweils individuellen Text zu ergänzen? Können auch bei Verwendung des pdf-angebotstools s-exposé verwendet werden? 9 4 Kontakt 10

3 Mit dem s-exposé sichern Sie den Nachweis auf die schlaue Art. Die Rechtslage zum Fernabsatzvertrag bedroht die Provisionen. Denn: Nun fallen auch Dienstleistungsverträge unter das Fernabsatzgesetz. Damit muss bei Zustandekommen eines Vertrages über die Widerrufsmöglichkeiten belehrt und eine Vereinbarung über die Rechtsfolgen des Widerrufs geschlossen werden. Wird dies versäumt, können alle Maklerverträge widerrufen werden. Dies kann durch die einfache technische Lösung secure-exposé, kurz s-exposé, ausgehebelt werden. Mit dem s-exposé werden mit nur einem Mausklick Offerten aus Performer CRM heraus als s-exposé versendet. Das macht das s- exposé nicht nur nachweissicher. Indem hier zusätzlich noch Klauseln eingefügt werden, die der Interessent bestätigen muss, ist das juristische Problem hinfällig. Die Klauseln enthalten den Hinweis auf das Widerrufsrecht und die Pflicht zum Wertersatz bei Widerruf. Erst nach Bestätigung dieser Klauseln bekommt der Kunde das Exposé.

4 Der Ablauf gestaltet sich dabei im Performer CRM 2014 R2 wie folgt: 2.1 Word- oder HTML-Offerte erstellen Zunächst wählen Sie wie gewohnt die Immobilien aus, die Sie dem Interessenten anbieten wollen und erstellen dann eine Word- oder HTML-Offerte. Bei der Versandart der Offerte definieren Sie dann allerdings noch, dass Sie die Offerte explizit als S-Exposé versenden wollen:

5 2.2 Zustellung der Offerte mittels Einschreiben Haben Sie die Offerte explizit zum Versand als S-Exposé markiert, so wird nicht die ursprüngliche Offerten- an den Interessenten geschickt, sondern eine automatisierte (im Vorgang verknüpft), welche zudem die Widerrufsbelehrung und wenn gewünscht die AGB des Unternehmens enthält. Die nachfolgende Abbildung zeigt, wie das Ergebnis beim Empfänger aussieht.

6 Der Text der Widerrufsbelehrung ist in die integriert somit erfolgt die Belehrung wie vorgeschrieben auf einem dauerhaften Datenträger. Der zusätzliche Hinweis auf die AGB ist nur enthalten, wenn Sie in den Grundeinstellungen/Firmendaten des FLOWFACT-Systems die AGB als Datei hinterlegt haben und stellt einen rein informativen Nutzen dar. Möchten Sie diesen nicht in der Vorlage haben, dann hinterlegen Sie in den Firmendaten einfach keine AGB-Datei.

2.3 Öffnen des zugestellten Einschreibens Wenn der Interessent nun auf den Link Ja, ich stimme zu und möchte das Exposé öffnen klickt, dann öffnet sich für ihn eine Vorabansicht des ursprünglichen

7 2.3 Öffnen des zugestellten Einschreibens Wenn der Interessent nun auf den Link Ja, ich stimme zu und möchte das Exposé öffnen klickt, dann öffnet sich für ihn eine Vorabansicht des ursprünglichen Offerten-Inhalts in welchem auch die Offerte als PDF angehangen ist. Parallel dazu wird nun die ursprüngliche Offerten- gesendet, damit er diese auch für eine spätere Ansicht noch in seinem Posteingang hat. 2.4 Protokollierung der Zustimmung Wenn der Kunde auf den Link Ja, ich stimme zu und möchte das Exposé öffnen klickt, dann wird dieser Klick im FLOWFACT System protokolliert. Hierzu wird im -Header der ursprünglichen Offerten- hinterlegt von welcher IP-Adresse aus, an welchem Datum und um welche Uhrzeit der Link angeklickt wurde. Die Information ist sehr technisch gehalten und wird im nicht bearbeitbaren -Header festgehalten, um im Falle einer Rechtsprüfung deutlich zu machen, dass dieser Inhalt nicht vom Makler selbst erstellt werden konnte.

8 3.1 Sind die Funktion des s-exposé und die Widerrufsbelehrung rechtssicher? Die FLOWFACT AG unterstützt durch die Funktion des s-exposé den Anwender dabei, den gesetzlichen Ansprüchen im Rahmen des Fernabsatzgesetzes gerecht zu werden. Da die Rechtsprechung nicht eindeutig ist und kurzfristigen Änderungen in den Anforderungen unterliegt übernimmt die FLOWFACT AG keinerlei Garantie für eine absolute Rechtssicherheit. Dies gilt für die Funktion des s- exposé als solche wie auch für die darin enthaltenen Mustertexte und die Art der Protokollierung. Die FLOWFACT AG empfiehlt daher dem Anwender eigenständig eine Rechtsberatung hinzuzuziehen. 3.2 Reicht es aus, dass der Interessent zur Bestätigung nur auf einen Link klickt? Um die Hürde für den Interessenten so gering wie möglich zu halten, hat sich die FLOWFACT AG zum aktuellen Zeitpunkt für die Lösung über einen einzelnen Klick entschieden. Müsste der Interessenten zunächst vier verschiedenen Checkboxen seine Zustimmung geben, wäre die Hürde für ihn so hoch gesetzt, dass er unter Umständen das Exposé gar nicht mehr öffnet. Auf dem schmalen Grad zwischen Rechtskonformität und Geschäftserfolg wird dadurch der Schwerpunkt auf die Interessen des Maklers gelegt. 3.3 Können die Texte innerhalb des s-exposé angepasst werden? Ja, dies ist möglich. An dieser Stelle werden -Mustervorlagen zur Verfügung gestellt. Diese befinden sich im Ordner Vorlagen.mus/aktivi/Einschreiben und können wie gewohnt auch manuell angepasst werden. Ebenso kann die HTML-Seite (Vorabansicht der Offerte) bei Bedarf angepasst und ebenso in diesem Ordner abgelegt werden. Hierzu sind allerdings HTML-Kenntnisse notwendig. 3.4 Kann der Kunde die Widerrufsbelehrung auch ablehnen? Der Erhalt der Widerrufsbelehrung gilt so lange nicht als bestätigt/angenommen, so lange der Interessent nicht explizit auf den Link geklickt hat, dies in der ursprünglichen Offerten- protokolliert wurde (siehe oben) und sie den Status

9 auf Einschreiben (gelesen) bzw. Einschreiben (gesendet) gewechselt hat. Passiert dies nicht, so sollten Sie die 14-tägige Frist abwarten bis Sie weitere Vermarktungsaktivitäten im konkreten Fall unternehmen. Auf welchen Wegen der Kunde von seinem Widerrufsrecht Gebrauch machen kann ist in der Widerrufsbelehrung selbst beschrieben. 3.5 Ist es möglich bei der automatisch erzeugten Vorab- verschiedene Vorlagen auszuwählen oder noch einmal jeweils individuellen Text zu ergänzen? Die Vorlage für die automatisch erzeugte Vorab- befindet sich ebenfalls im Ordner Vorlagen.mus/aktivi/Einschreiben dort kann sie global angepasst werden. Eine Verwendung und Auswahl unterschiedlicher Vorlagen ist nicht vorgesehen. Ebenso wenig die jeweilige individuelle Ergänzung beim Versand des jeweiligen s-exposé. Die Inhalte innerhalb der automatisch erzeugten Vorab-E- Mail sind von rechtlicher Relevanz und sollten daher nicht von jedem Mitarbeiter direkt zu individualisieren sein. Individuelle Inhalte und Ansprache gehören nach wie vor in die Offerte selbst. Die Vorab- verhält sich selbst eher wie ein Briefumschlag in welchem die ursprüngliche Offerte zugestellt wird. 3.6 Können auch bei Verwendung des pdf-angebotstools s-exposé verwendet werden? Ja, auch im pdf-angebotstool wird es die Möglichkeit geben eine erstellte Offerte vor dem Versand als s-exposé zu definieren. Hierzu ist die Installation einer aktuellen Version des pdf-angebotstools notwendig.

10 FLOWFACT AG Holweider Straße 2a Köln Telefon Telefax

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