WinWerk. Prozess 4 Akonto. KMU Ratgeber AG. Inhaltsverzeichnis. Im Ifang Effretikon

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1 Prozess 4 Akonto WinWerk 8307 Effretikon Telefon: Telefax: Internet: Inhaltsverzeichnis 1 Akonto Allgemein Akontobeträge berechnen Akontorechnungen erstellen... 5

2 WinWerk Prozesse Akonto Seite 2 1 Akonto 1.1 Allgemein In WinWerk werden Akonto-Rechnungen wie Vorauszahlungen behandelt. Alle Akonto-Zahlungen seit der letzten Abrechnung werden bei der Schlussrechnung (siehe Fakturierung ) als Vorauszahlungen in Abzug gebracht. Es können beliebig viele Akonto-Rechnungen innerhalb einer Periode erstellt werden. In WinWerk können Akonto-Mahnungen erstellt werden. Ist sind aber keine Mahnspesen vorgesehen. Für jedes Objekt kann ein Akontobetrag für die Perioden Sommer und Winter erfasst werden. Ist für eine oder beide Perioden kein Betrag erfasst (bzw. 0 zugeteilt), wird dementsprechend keine Akonto- Rechnung erstellt. (Stammdaten/Objekt/Bearbeiten) In der Systemverwaltung kann zudem ein Akonto-Minimalbetrag festgelegt werden. Es werden nur Rechnungen für diejenigen Objekte erstellt, deren Akontobetrag gleich oder grösser ist. Dies ist vor allem für berechnete Akontobeträge vorgesehen (siehe nächsten Abschnitt).

3 WinWerk Prozesse Akonto Seite 3 2 Akontobeträge berechnen Die Akontobeträge können jederzeit aufgrund des früher in Rechnung gestellten Verbrauchs der selben Periode (Sommer oder Winter) neu berechnet werden. Hierzu können die gespeicherten Faktura-Abschlüsse ausgewählt werden. Standardmässig werden die Faktura-Abschlüsse der selben Periode im Vorjahr ausgewählt. Im Formular zur Berechnung der Akonto-Beträge kann angegeben werden, wie viele Akonto-Rechnungen zwischen den einzelnen Schlussrechnungen erstellt werden. Zudem ist es möglich, einen generellen Zuschlag zum errechneten Mittelwert anhand des Verbrauchs sowie eine Rundung des errechneten Betrags auf 1 oder 10 Franken festzulegen. Hier eine Beschreibung, wie die Akontobeträge berechnet werden: 1. Durchschnittlicher Rechnungsbetrag pro Objekt berechnen Es werden alle Rechnungen pro Objekt in der angegebenen Periode totalisiert, anschliessend wird der Durchschnitt bere<chnet. 2. Akontobetrag für die Periode berechnen Nun wird der Durchschnitt durch die Anzahl Akontorechnungen plus 1 geteilt. Das heisst bei einer Akontorechnung innerhalb der Periode wird der Rechnungsdurchschnitt durch 2 geteilt, bei 2 Rechnungen durch 3 etc. 3. Zuschlag berechnen und Rundung Falls ein Zuschlag festgelegt wurde, wird dieser nun zum errechneten Akonto-Betrag hinzugerechnet. Anschliessend wird der Betrag auf die festgelegte Einheit aufgerundet.

4 WinWerk Prozesse Akonto Seite 4 Der so berechnete Betrag wird dann temporär den Objekten zugeteilt und in einer Arbeitsdatei abgespeichert. Diese Beträge können über den Button Akonto-Beträge bearbeiten eingesehen und bei Bedarf angepasst werden. Hierzu wird eine Liste der Objekte mit dem aktuellen Akontobetrag sowie dem neu berechneten Wert angezeigt. Es kann nur der berechnete Wert bearbeitet werden. Die Funktion Neue Werte verbuchen speichert die neuen Werte definitiv auf den Objekten ab.

5 WinWerk Prozesse Akonto Seite 5 3 Akontorechnungen erstellen Selektion der Kunden Zur Erstellung der Akontorechnungen werden zunächst die entsprechenden Kunden ausgewählt. Dabei wird geprüft, ob der Kunden Objekte besitzt und ob die Objekte einen Akonto-Betrag für die gewählte Periode besitzen. Es werden nur Kunden selektiert, welchen mind. ein Objekt mit einem Akontobetrag zugeteilt wurde. Ebenso werden Kunden aus der Selektion entfernt, denen eine Akonto- Sperre gesetzt ist. Die Selektion kann noch zusätzlich von Hand überarbeitet werden bzw. es können Kunden aus der Liste entfernt werden. Ausdruck und Abschluss Im Anschluss werden die Akonto-Rechnungen für die selektierten Kunden ausgedruckt bzw. die Datenträger für LSV und/oder BAD erstellt. Nach erfolgreichem Druck muss der Akonto-Abschluss durchgeführt werden. Dabei wird der Akonto-Zähler für jedes Objekt um 1 erhöht. Dies wird für die Berechnung der Akonto-Mahnungen verwendet. Da WinWerk Akonto-Zahlungen als Vorauszahlungen ansieht, werden beim Abschluss der Akonto-Rechnungen keine Debitoreneinträge erstellt. Nur Zahlungen werden in den Debitoren verbucht. Jeder Akonto-Abschluss kann im Rechnungs-Journal eingesehen werden. WICHTIG: Nachdem der Ausdruck erfolgte, muss unmittelbar der Abschluss durchgeführt werden. Die Akonto-Selektion darf nicht geändert werden, da sonst der Abschluss ein falsches Resultat ergibt. Ausnahme: Falls gedruckte Rechnungen vor dem Versand vernichtet werden, müssen diese Kunden aus der Selektion entfernt werden.

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