WinWerk. Prozess 8 Fibutransfer. KMU Ratgeber AG Im Ifang Effretikon. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 Prozess 8 Fibutransfer WinWerk 8307 Effretikon Telefon: Telefax: info@kmuratgeber.ch Internet: Inhaltsverzeichnis 1 Fibutransfer Allgemein Detaillisten für die Verbuchung Buchungstexte Erfassungsjournal Debitoren Rechnungs-Journal Mahnspesen-Journal Akontorechnungen-Journal Abschlüsse Monatsabschluss Jahresabschluss... 7

2 WinWerk Prozesse Fibutransfer Seite 2 1 Fibutransfer 1.1 Allgemein Mit WinWerk werden Strom-Rechnungen erstellt und deren Debitorenverwaltung. Dabei fallen Buchungen an, welche in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Für die Erfassung von Daten stehen den WinWerk Benützern verschiedene Varianten zur Verfügung. 1. Pragmatische Variante - Verbuchung der Kundeneinzahlungen als Umsatz - Anpassung des Debitorenkonto gemäss der Saldoliste Debitoren 2. Journal Variante - Die Journale werden gemäss 1.2 erstellt und die Totalisation einzeln in der Finanzbuchhaltung verbucht - Monatlich werden die Bilanzkonten abgestimmt 3. Fibu-Transfer Variante - Pro Woche oder Monat wird der Fibu-Tranfer erstellt und die Totalisation wird in der Finanzbuchhaltung verbucht oder der Buchungsfile eingelesen - Monatlich werden die Bilanzkonten abgestimmt Für den Übertrag der Totale in die Finanzbuchhaltung stellt WinWerk verschiedene Journale zur Verfügung. Für den Übertrag in die Finanzbuchhaltung wird jeweils neben den Detailbewegungen eine Totalisation ausgegeben. Für die Zuordnung der Zahlen zu den einzelnen Konti der Finanzbuchhaltung stellt WinWerk für jeden Buchungstext bzw. für jede Debitoren-Gruppe ein "Vermerk für die Buchhaltung" erfasst werden. Dieser Vermerk enthält das Gegenkonto zum Debitorenkonto. In der Totalisation oder dem Fibu-Transfer wird dieses Konto sichtbar.

3 WinWerk Prozesse Fibutransfer Seite Detaillisten für die Verbuchung Bereich Unterbereich Verbuchungsart Fibu Transfer 1 Hauptmenu Debitoren Jeweils nach dem Einlesen der VESR Datei wird der Abschluss erstellt und die Totalisation verbucht. Mit Vorteil wird einmal pro Woche eine VESR-Datei eingelesen und danach gleich die Totalisation verbucht. 2 Hauptmenu Mahnungen Nach jedem Mahnlauf der Rechnungen werden die Mahnspesen verbuch (max. ein Journal pro Tag). Nach dem Mahnlauf der Akontorechnung steht keine Journal zur Verfügung, da keine Mahnspesen anfallen können. 3 Strom Akonto Die Akontorechnung können nach bedarf erstellt werden Der Akontoabschluss muss erstellt werden, wenn die Akontorechnungen korrekt aufbereitet worden sind und versendet werden. 4 Strom Faktura Sofern Rechnungen durch den Tag erfasst worden sind, und ein oder mehrere Abschlüsse im Tag erstellt worden sind, wird die Totalisation pro Tag erstellt (max. ein Journal pro Tag). JA JA Nein Nein JA

4 WinWerk Prozesse Fibutransfer Seite Buchungstexte Die Buchungstexte werden im Stammdaten-Modul von WinWerk verwaltet (Button "Debitorencodes"). Für jeden Buchungstext sollte sofern notwendig im Feld "Vermerk für die Buchhaltung" die Information der Fibu-Konti in der Form <Soll-Konto> / <Haben-Konto> eingetragen werden. Dabei bezieht sich der Typ immer auf das Debitorenkonto (Soll = Zugunsten Werk / Haben = Zugunsten Kunde). Hier eine Liste der Standard-Buchungstexte mit möglichen Fibu Konten: Buchungstext Debitor Typ Fibu Gegenkonto zu Debitor Abschreibung Haben 3000 Ausgleich Kundenguthaben Soll 3000 Gutschrift Haben 3000 Gutschrift Kundenguthaben Haben 3000 Mahnspesen Soll 3961 Rechnung Soll 3000 Rückzahlung Kasse Soll 3000 Rückzahlung PC Soll 1010 Storno Mahnspesen Haben 3961 Storno Rechnung Haben 3000 Zahlung Kasse Haben 1000 Zahlung Mahnspesen Kasse Haben 1000 Zahlung Mahnspesen PC Haben 1010 Zahlung PC Haben 1010 Zahlung Bank Haben 1020 Zahlung Rechnung VESR Haben 1010 Zahlung Akonto VESR Haben 1010 Zahlung aus Kundenguthaben Haben 3000 Überschuss Rücklieferung Haben 3000

5 WinWerk Prozesse Fibutransfer Seite Erfassungsjournal Debitoren Vor jedem Abschluss der provisorischen Buchungen (z.b. beim Einlesen der VESR- Zahlungen oder nach Erfassung von Handbuchungen) wird das Erfassungsjournal ausgedruckt. Für die Erfassung in der Finanzbuchhaltung wird die Totalisation verwendet. Der Abschluss sollte Periodisch, jedoch immer nach dem Einlesen eines VESR Files, durchgeführt werden. Die Erfassung eines Vermerks für die Buchhaltung hilft dabei um die Zahlen einfach den entsprechenden Konti in der Finanzbuchhaltung zuzuordnen. Das Journal kann erstellt werden für: Provisorische Buchungen (Handbuchungen/VESR-Einlesung) o Hier kann ein Erfassungsjournal aller provisorischen Buchungen erstellt werden. Definitive Buchungen hier werden alle Buchungen, die mit WinWerk erstellt worden sind sichtbar. Journal kann pro frei wählbare Periode erstellt werden: o Handbuchungen o VESR-Einlesung o erstellte Rechnungen o Mahnspesen Im Debitorenmodul kann ein Journal in einer frei wählbaren Periode erstellt werden, z.b. pro Monat für die Verbuchung oder um ein Konto abzustimmen. 1.5 Rechnungs-Journal Nach jedem Rechnungslauf muss der Rechnungsabschluss durchgeführt werden. Es können mehrere Abschlüsse pro Tag durchgeführt werden. Das Journal fasst die Vorfälle pro Tag zusammen sofern ein Vorfall am Datum X stattgefunden hat. HINWEIS: Die Journale können auch noch nachträglich gedruckt werden. Die Totalisation kann einzeln in der Finanzbuchhaltung erfasst werden oder periodisch gemäss Sammelbeleg (Stammdaten Debitoren). Bitte achten Sie auf mögliche Doppelerfassungen.

6 WinWerk Prozesse Fibutransfer Seite Mahnspesen-Journal Nach jedem Mahnlauf für Schlussrechnungen können die Mahnspesen verbucht werden. Wie beim Rechnungs-Journal wird das Mahnspesen-Journal ebenfalls NACH dem Verbuchen der Mahnspesen (Mahnlauf Abschluss) ausgedruckt. Für die Erfassung in der Finanzbuchhaltung wird ebenfalls diese Totalisation oder die Totalisation verwendet. HINWEIS: Nach jedem Verbuchen von Mahnspesen sollten das Mahnspesen-Journal ausgedruckt und die Totale in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. So werden Doppelerfassungen vermieden. 1.7 Akontorechnungen-Journal Nach der Aufbereitung der Akontorechnungen kann ein Journal erstellt werden. Dieses Journal dient als Protokoll und wird abgelegt. Die Aktorechnungen werden erst verbuch, wenn die Einzahlung durch den Kunden auf das Bank-/Postkonto erfolgt ist.

7 WinWerk Prozesse Fibutransfer Seite 7 2 Abschlüsse 2.1 Monatsabschluss Beim Monatsabschluss werden die Salden der Bilanzkonti abgestimmt. Insbesondere die Bankenkonti und die Kasse. Dabei werden die Buchungsvorfälle gemäss der Totalisation aus dem WinWerk herbeigezogen. Man bucht die Konten Kasse/Bank/Umsatz und den verbleibenden Saldo auf das Debitorenkonto. Beispiel: Konto Soll Haben Kasse 195 Bank 5650 Umsatz 7592 Saldo Debitoren 1747 Total Das Debitorenkonto wird am Monatsende mit der Debitoren Saldoliste verglichen und es sollte den gleichen Saldo aufweisen. Bei den Handbuchungen bitte auf das Datum achten, sofern man eine Periode bereits verbucht hat. 2.2 Jahresabschluss Beim Jahresabschluss werden folgende Konten abgestimmt: Bankkonten Kassenkonto Offene Debitoren o Kontoauszug Debitoren Kontoauszug Liste (Detail pro Kunde) o Kontoauszug Debitoren Saldoliste muss mit Konto übereinstimmen Umsatzkonten (Detail gemäss WinWerk Gebiet Strom) o Verbrauchsstatistik o Gebührenstatistik Insbesondere die Bilanzkonti Debitoren ist mit Debitoren Saldoliste von WinWerk abzustimmen.