TradeWare Jahreswechsel

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1 TradeWare Jahreswechsel Einleitung In der Finanzbuchhaltung ist ein Jahreswechsel durchzuführen. Bei diesem Jahreswechsel wird ein neuer Mandant für das neue Jahr angelegt. Es werden die Eröffnungsbuchungen für diesen Mandanten durchgeführt. Alle Rechnungen, die das neue Jahr betreffen, werden auf diesen Mandanten gebucht. Grundsätzlicher Ablauf Falls der Jahreswechsel bei einem Kunden durchgeführt werden muss, sind bei den meisten Kunden im Prinzip nur die folgenden Punkte relevant Das Anlegen eines Mandanten Übernahme des Mandantenstamms Übernahme des Kontenstamms Ändern von Systemparametern / Einstellungen im Mandanten Durchführung des Jahreswechsels 1.) Vorbereitung Jahreswechsel 1.1) Überprüfen der Mandanteneinstellungen Es ist zwingend erforderlich, folgende Konfigurationen im Mandantenstamm (altes und neues Jahr) bzw. Systemparameter zu überprüfen: In der Unterlasche "EB-Konten", welche sich im Steuerungsbereich des Mandantenstamms befindet, muss das korrekte Eröffnungsbilanzkonto für Sach- und Personenbuchungen (Debitor/Kreditor) hinterlegt sein. Beim Systemparameter EB_KONTOTP der Gruppe FIBU mit Status User muss der Kontotyp Eröffnung (10) des Eröffnungsbilanzkontos hinterlegt sein. Im Kontenstamm des neuen Mandanten sind die im Mandantenstamm angegebenen Eröffnungsbilanzkonten zu überprüfen. Sie müssen vorhanden sein und der Kontentyp muss auf "Eröffnungsbil." stehen. Ist dies nicht der Fall, können die Eröffnungsbilanzbuchungen nicht richtig ausgeführt werden. Ist eine Änderung des Kontotyps notwendig, so muss dies vor dem ersten Bebuchen erfolgen, da später eine Änderung des Kontotyps nicht mehr erfolgen kann. Art der Eröffnungsbuchungen: Beim Systemparameter BUCHJAHRW der Gruppe FIBU mit Status Supervisor ist einzustellen, wie die Eröffnungsbuchungen erstellt werden: o o o Wert 0: Jeder OP wird einzeln auf die entsprechenden Sammelkonten verbucht. Wert 1: Es wird eine Buchung über die Summe der OP an die entsprechenden Sammelkonten gebucht. Wert 2: Es wird nicht auf die Sammelkonten, sondern direkt auf Eröffnungsbuchungskonten gebucht. Diese werden im Mandantenstamm hinterlegt oder können in der Jahreswechselmaske angegeben werden. 1.2) Kontieren von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

2 Für den Jahreswechsel ist es erforderlich die Kontierung im alten Mandanten entsprechend vorzunehmen und einen neuen Mandanten anzulegen und einzurichten. Dazu stehen verschiedene Module zur Datenübernahme aus dem Mandanten des alten Jahres zur Verfügung. Kontierung der Eingangsrechnungen Die Eingangsrechnungen werden aus den Wareneingängen bis einschließlich des abgelaufenen Jahres erstellt. Die Eingangsrechnungen sind zu überprüfen, ob Sie mit dem tatsächlichen Zahlbetrag übereinstimmen und sind ggf. zu korrigieren. Die erstellten Eingangsrechnungen werden nun kontiert: In der Maske Stapelkontierung ist der alte Mandant mit Hilfe der Auswahl Mandant [F5] auszuwählen. Es ist auszuwählen, ob auf einen Stapel oder direkt verbucht werden soll. Sicherheitshalber sollte die Verbuchung auf einen Stapel in Periode 12 des abzuschließenden Jahres erfolgen, so ist später eine eventuell notwendige Korrektur einfacher möglich. Mit Hilfe der Angabe des Intervalls für das Rechnungsdatum ist sicherzustellen, dass keine Eingangsrechnungen aus dem neuen Jahr in das abgelaufene gebucht werden! Weiter ist die Auswahl zu treffen, welches Buchungsdatum verwendet werden soll. Das Buchungsdatum muss dabei im abzuschließenden Jahr (z.b. November oder Dezember) liegen, sonst wird die Periode in der Finanzbuchhaltung nicht korrekt ermittelt. Kontierung der Ausgangsrechnungen Die Ausgangsrechnungen werden aus den Lieferscheinen bis einschließlich des abgelaufenen Jahres erstellt. Die Ausgangsrechnungen sind zu überprüfen, ob Sie mit dem tatsächlichen Zahlbetrag übereinstimmen und sind ggf. zu korrigieren. Die erstellten Ausgangsrechnungen werden nun kontiert:

3 In der Maske Stapelkontierung ist der alte Mandant mit Hilfe der Auswahl Mandant [F5] auszuwählen. Es ist auszuwählen, ob auf einen Stapel oder direkt verbucht werden soll. Sicherheitshalber sollte die Verbuchung auf einen Stapel in Periode 12 des abzuschließenden Jahres erfolgen, so ist später eine eventuell notwendige Korrektur einfacher möglich. Mit Hilfe der Angabe des Intervalls für das Rechnungsdatum ist sicherzustellen, dass keine Ausgangsrechnungen aus dem neuen Jahr in das abgelaufene gebucht werden! Weiter ist das Buchungsdatum einzugeben. Das Buchungsdatum muss dabei im abzuschließenden Jahr (z.b. November oder Dezember) liegen, sonst wird die Periode in der Finanzbuchhaltung nicht korrekt ermittelt. 1.3) Erstellung des neuen Mandanten Um die Informationen eines Mandanten in den Mandanten des neue Jahres zu übernehmen, muss zunächst ein neuer Mandant angelegt werden. Danach können die gewünschten Daten übernommen werden. Anlage des neuen Mandanten über das Menü Finanzbuchhaltung - "Stammdaten" Mandant :

4 Per F9 einen neuen Datensatz anlegen und den Mandanten und das Jahr eintragen. Dabei dringend darauf achten, dass unten bei Geschäftsjahr-von/-bis das neue Jahr eingetragen wird: 1.4) Übernahme des alten Mandantenstamms Öffnen eines alten Mandanten vorzugsweise der Mandant des Vorjahres: Per Shift+F9 öffnet sich die Maske Mandant kopieren :

5 Auswahl des neu angelegten Mandanten als Zielmandant: Der neue Mandant wurde korrekt angelegt; es wurden alle Strukturen, Kontenhinterlegungen, Konfigurationen und die Adressdaten übernommen:

6 1.5) Übernahme des alten Kontenstamms Für den Jahreswechsel sollten auch die Konten aus dem alten Jahr mitkopiert werden. Dazu in einen alten Mandanten einloggen (vorzugsweise der Mandant des letzten Jahres!), unter Kontenstamm ein Konto auswählen, dann mit [Shift] + [F9] die Funktion Konten kopieren aufrufen. Öffnen des Kontenstamms über Finanzbuchhaltung "Stammdaten" - Konten und Öffnen eines Kontos: Per Shift+F9 öffnet sich die Maske Konten kopieren :

7 Auswahl des zuvor neu angelegten Mandanten: Überprüfen Sie nach dem Kopieren des Kontenstamms, ob die neuen Konten auch mit dem Kontenrahmen korrespondieren. Dazu können Sie im Kontenstamm einige Konten aufrufen und im Feld Kontonummer mit Enter bestätigen. Wenn die Meldung erscheint: "Kann keinem Kontenrahmen zugeordnet werden", dann überarbeiten Sie den Kontenrahmen im Mandantenstamm. 2.) Jahreswechsel durchführen 2.1) Abschluss des alten Jahres Ein spezieller Jahresabschluss für den Mandanten des alten Jahres ist nicht erforderlich, da der Abschluss des zwölften Monats dem Jahresabschluss entspricht. Die Perioden 13 bis 15 stehen für Jahresabschlussbuchungen zur Verfügung. Wird die Periode 12 abgeschlossen, so können in der Periode 13 noch weitere Abschlussbuchungen vorgenommen werden. Selbst nach einem Abschluss der Periode 13 stehen noch zwei weitere Perioden für Buchungen zur Verfügung. Soll der Jahreswechsel später erneut

8 durchgeführt werden um die Buchungen ab Periode 13 nachzuziehen muss der Jahreswechsel auf einen getrennten Stapel durchgeführt werden. Dieser Stapel muss vor dem erneuten Jahreswechsel gelöscht werden. Möchte man dies nicht, müssen alle Buchungen nach dem Jahreswechsel parallel in beiden Jahren gebucht werden. 2.2) Jahreswechsel Sachkonten Beim Jahreswechsel der Sachkonten werden Eröffnungsbuchungen für die Sachkonten erstellt. Als Buchungsdatum wird der des neuen Jahres verwendet, als Buchungstext "Jahreswechsel Sachkonten" mit angehängter Kontonummer aus dem alten Mandanten. Eine Eröffnungsbuchung wird für ein Sachkonto nur ausgeführt, wenn der Endbestand des Kontos ungleich Null ist. Es besteht hier die Möglichkeit beim Jahreswechsel die Verbuchung in einen Stapel zu nutzen. Dies erlaubt dann eventuelle Änderungen in beiden Jahren noch einzuarbeiten bzw. eine Saldenübernahme aus einer späteren Periode des Vorjahres durchzuführen, bevor endgültig gebucht wird. Eine erneute Saldenübernahme setzt die manuelle Stornierung der aus der ersten Saldenübernahme erstellten Eröffnungsbuchungen voraus. Beispielbuchungssatz Übertrag des Kassenbestandes: Konto KZ Betrag an Gegenkonto Buchbetrag Betrag Kasse E 1.000,00 EB-Konto 1.000, ,00 2.3) Jahreswechsel Debitoren Beim Jahreswechsel der Debitoren werden Eröffnungsbuchungen für die Debitoren erstellt. Ein Sammelkonto für Debitoren muss im neuen Mandanten vorhanden sein. Als Buchungsdatum wird der des neuen Jahres verwendet, als Buchungstext "Jahreswechsel Debitoren" mit angehängter Kontonummer aus dem alten Mandanten. Eine Eröffnungsbuchung wird für einen Debitor nur ausgeführt, wenn der Endbestand des Kontos ungleich Null ist. Nicht erledigte Offene Posten, deren Betrag ungleich Null ist, werden in den neuen Mandanten übernommen. Die Verbuchung der Debitoren beim Jahreswechsel sollte direkt erfolgen, da nur so die Zuordnung von Offenen Posten erhalten bleibt. Andernfalls käme es zur Vergabe von verschiedenen OP-Nummern. Dies führt später zu Problemen beim Ausziffern. Beispielbuchungssatz bei Forderung an einen Debitor (Systemparameter BUCHJAHRW steht auf 1/2): Konto KZ Betrag an Gegenkonto Buchbetrag Betrag Debitor E 1.000,00 Forderungen 1.000, ,00 Forderungen 1.000,00 Beispielbuchungssatz bei direkter Verbuchung auf das debitorische Eröffnungskonto (Systemparameter BUCHJAHRW steht auf 3): Konto KZ Betrag an Gegenkonto Buchbetrag Betrag Debitor E 1.000,00 Eröffnungskonto debitorisch, z.b , ,00 Eröffnungskonto debitorisch, z.b ,00 2.4) Jahreswechsel Kreditoren Beim Jahreswechsel der Kreditoren werden Eröffnungsbuchungen für die Kreditoren erstellt. Ein Sammelkonto für Kreditoren muss im neuen Mandanten vorhanden sein. Als Buchungsdatum wird der des neuen Jahres verwendet, als Buchungstext "Jahreswechsel Kreditoren" mit angehängter Kontonummer aus dem alten Mandanten. Eine Eröffnungsbuchung wird für einen Kreditor nur ausgeführt, wenn der Endbestand des Kontos ungleich Null ist. Nicht erledigte Offene Posten, deren Betrag ungleich Null ist, werden in den neuen Mandanten übernommen. Für die Verbuchung der Kreditoren beim Jahreswechsel gilt das gleiche wie bei den Debitoren. Da hier die korrekte

9 Zuordnung der Offenen Posten allerdings nicht ganz so wichtig ist, besteht die Möglichkeit manuell einen Vorgang in beiden Jahren zu buchen. Beispielbuchungssatz bei Verbindlichkeiten gegenüber eines Kreditors (Systemparameter BUCHJAHRW steht auf 1/2): Konto KZ Betrag an Gegenkonto Buchbetrag Betrag Verbindlichkeit E 1.000,00 Kreditor 1.000, ,00 Verbindlichkeit 1.000,00 Beispielbuchungssatz bei direkter Verbuchung auf das kreditorische Eröffnungskonto (Systemparameter BUCHJAHRW steht auf 3): Konto KZ Betrag an Gegenkonto Buchbetrag Betrag Kreditor E 1.000,00 Eröffnungskonto kreditorisch, z.b ,00d> 1.000,00 Eröffnungskonto kreditorisch, z.b ,00 2.5) Übernahme der Offenen Posten Beim Jahreswechsel Debitoren und Kreditoren werden auch die Offenen Posten in den neuen Mandanten übernommen. Dabei werden die Nummern der Offenen Posten neu vergeben. Wurde ein Offener Posten im alten Jahr schon zum Teil ausgeziffert, so wird im neuen Jahr der Offene Posten nur in Höhe des noch offenen Restbetrages angelegt. Die Informationen über die letzte Zahlung und den bereits bezahlten Betrag werden nicht übernommen. Über die Belegnummer werden bereits vorhandene Offene Posten identifiziert und auf diese erneut gebucht. Das heißt in diesen Fällen wird keine neue OP-Nummer vergeben. Für Anwender mit vielen Teilzahlern empfiehlt es sich daher, vor dem Jahreswechsel die Offenen Posten zu bereinigen. 2.6) Bedienung des Jahreswechselmoduls Beim Jahreswechsel werden die Saldenvorträge und Offene Posten in den neuen Mandanten übernommen und automatisch entsprechende Eröffnungsbuchungen für den neuen Mandanten erstellt. Dazu in den alten Mandanten einloggen und das Modul Buchung -> Jahreswechsel aufrufen:

10 In der Maske Jahreswechsel ist der Zielmandant und das Jahr einzugeben. Es muss ausgewählt werden, für welche Konten der Jahreswechsel durchgeführt werden soll. Es können getrennt Sachkonten, Debitoren, Kreditoren oder einzelne Konten getrennt übernommen werden. Für jeden Typ kann ein eigener Stapel gewählt werden. Wählt man Stapel 0 wird direkt ins Journal gebucht. Sollte der neue Mandant oder Konten nicht vorhanden sein werden diese nach Start des Jahreswechsels automatisch angelegt. Ist im Kontenstamm z.b. bei Sammelkonten das Kennzeichen "Bebuchbar" nicht gesetzt, werden diese beim Jahreswechsel trotzdem richtig bebucht. Eine zweite Variante der Erstellung von Eröffnungsbuchungen (Systemparameter BUCHJAHRW auf 2) bucht nicht mehr nur auf die Sammelkonten, sondern direkt auf Eröffnungsbuchungskonten. Diese werden im Mandantenstamm (Lasche Steuerung, dann Unterlasche EB-Konten) hinterlegt und können in der Jahreswechselmaske auch nochmal angepasst werden: 2.6) Optional: Jahreswechsel der Kassenbücher Gibt es im alten Mandanten Kassenbücher, die im neuen Jahr weitergeführt werden sollen, muss die Option "Jahreswechsel der Kassenbücher durchführen" gesetzt sein. Dies kann entweder zusammen mit den anderen Optionen oder nachträglich durch eine Einzelauswahl und -durchführung geschehen. Durch diese Funktion werden im neuen Mandanten die Kassenbücher angelegt und der Nummernkreis auf 1 zurückgesetzt, so dass die Zählung wieder von vorne beginnt. Weiterhin werden die Endbestände der Kassen des alten Mandanten als Anfangsbestände in den neuen Kassen gesetzt. Die Buchungssätze bzgl. der Kassenkonten wurden bereits durch den Jahreswechsel der Sachkonten erstellt, so dass es hier ausreicht die Bestände zu setzen.

11 3.) Übergang zum neuen Mandanten Nach erfolgtem Jahreswechsel und Übergang zum neuen Mandanten als Standardmandanten sind noch Systemparameter der Gruppe FIBU anzupassen. Diese Systemparameter dienen als Vorschlagswerte für den Bereich Finanzbuchhaltung aber auch im Bereich Materialwirtschaft, z. B. beim Kontieren von Rechnungen. Sind die Parameter angepasst, entfällt beim Bearbeiten der Schritt der Auswahl des jetzt aktuellen Mandanten, da der aktuelle Mandant bereits vorgeschlagen wird. 3.1) Systemparameter Beim Systemparameter MANDANT der Gruppe FIBU mit Status Supervisor ist der neue Mandant einzutragen. Dies ist nur nötig, falls der Name des Mandanten bei der Anlage geändert wurde (im Beispiel sind keine Änderungen nötig, da der Mandant SKR_03 gleich bleibt) Aktuelles Jahr Beim Systemparameter JAHR der Gruppe FIBU mit Status Supervisor ist das aktuelle Jahr einzutragen. Kontieren im neuen Mandanten Im neuen Mandanten werden nun die Ausgangsrechnungen des neuen Jahres und die Eingangsrechnungen mit Wareneingang ab des neuen Jahres kontiert. 3.2) Einstellungen Mandantenstamm Im Mandantenstamm müssen, falls noch nicht vom Vorgängermandanten vorhanden, bestimmte Standardkonten in der Lasche Konten hinterlegt werden. Diese sind: Skontokonten debitorisch und kreditorisch Sammelkonten debitorisch und kreditorisch EB-Konto Sach- und Personen debitorisch und kreditorisch Stapel für Buchungsvorlagen