Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0

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1 Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0 FiBu-Export-Handbuch Version 1.4 des Handbuchs HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet:

2 Inhalt 1. Fibu Exportschnittstelle Schnittstelleninformationen Kostenträger-Zwischenkonten Konfiguration Bewohnerstammdaten Kostenträgerstammdaten Systemkonfigurationsparameter Allgemeine Parameter Parameter für den Export von Forderungen Kontonummern für Ertragskonten Parameter für den Export von Zahlungseingängen Fibu-Export ausführen Bewohnerbuchungen anzeigen/exportieren Fibu-Exportvorschau Fibu-Exportdateien erstellen Nachberechnungen Altes Rechnungsmodul Neues Rechnungsmodul FiBu-Export-Handbuch Seite 2

3 1. Fibu Exportschnittstelle Die HVP Fibu-Exportschnittstelle ermöglicht einen automatischen Datenaustauch mit einem Finanzbuchhaltungssystem. Für die Bewohnerrechnungen werden alle Buchungen eines Rechnungsmonats in eine Exportdatei geschrieben. Die Exportdatei kann über die Funktionen der entsprechenden Buchhaltungssoftware eingelesen und verarbeitet werden kann. HVP unterstützt zwei Prozesse beim Export von Rechnungen: 1. Die Rechnungen werden erst nach Ablauf eines Monats und Eintragung aller möglichen Nachberechnungen an die Finanzbuchhaltung übertragen. In dem Export sind immer alle aktuellen Rechnungsdaten inklusive bereits getätigter Nachberechnungen enthalten. 2. Die Rechnungen werden sofort nach der Erstellung an die Finanzbuchhaltung übertragen. Nachberechnungen für einen bestimmen Rechnungsmonat können gesondert in einer eigenen Exportdatei an die Fibu übertragen werden. Hinweis: Nach dem Export von Rechnungsinformationen eines Monats, werden alle Rechnungen dieses Monats gesperrt. Es können danach keine manuellen Änderungen an den Bewohnerkosten mehr vorgenommen werden. Sofern auch Zahlungsinformationen exportiert werden, lassen sich auch keine Zahlungseingänge mehr eintragen. Die Nachberechnung von Bewohnerrechnungen aufgrund von Abwesenheiten, Pflegestufenänderungen oder Beitragssatzveränderungen werden auch nach dem Export an die Finanzbuchhaltung noch in den jeweiligen Rechnungsmonaten eingetragen. Diese Änderungen können im Änderungsprotokoll eines Monats eingesehen werden und können entweder über den Export der Nachberechnungen übermittelt werden oder müssen manuell in der Finanzbuchhaltung nachgetragen werden. FiBu-Export-Handbuch Seite 3

4 1.1. Schnittstelleninformationen Sie können auswählen, ob nur Forderungsbuchungen der Bewohner oder auch Zahlungseingänge der Kostenträger in der Schnittstelle enthalten sein sollen. Bei den Forderungen werden alle Kosten in der Schnittstelle als Buchungen übergeben. Die Kosten werden nach Kostenarten auf die einzelnen Ertragskonten aufgeteilt. Das Debitorenkonto kann entweder ausschließlich das Konto des Bewohners sein (bzw. ein Standard-Debitorenkonto) oder zusätzlich die Debitorenkonten der jeweiligen Kostenträger (Pflegekassen und Sozialämter) verwendet werden. Bei den Forderungsbuchungen werden Buchungen der folgenden Form erstellt: - Debitorenkonto an Ertragskonto (X-Buchungen für die verschiedenen Ertragskonten) Bei den Zahlungseingängen werden die Buchungen in der folgenden Form erstellt: - Bankkonto an Debitorenkonto 1.2. Kostenträger-Zwischenkonten Sofern für die Kostenträger keine eigenen Debitorenkonten verwendet werden, können optional für die Zahlungseingänge Zwischenkonten der Kostenträger verwendet werden, die eine Aufteilung der Zahlungen auf die verschiedenen Kostenträger ermöglichen. In diesem Fall werden zwei Buchungen erstellt, eine Buchung vom Bankkonto auf das Zwischenkonto des Kostenträgers und von diesem Zwischenkonto eine Buchung an das Debitorenkonto. - Bankkonto an Privatzahler/Pflegekasse/Sozialamt Zwischenkonto - Privatzahler/Pflegekasse/Sozialamt-Zwischenkonto an Debitorenkonto FiBu-Export-Handbuch Seite 4

5 2. Konfiguration Damit die Fibu-Schnittstelle eingesetzt werden kann, muss Sie in der Systemkonfiguration aktiviert und alle notwendigen Einstellungen eingetragen werden Bewohnerstammdaten In den Bewohnerstammdaten müssen im Reiter Kosten das Fibu-Debitorenkonto des Bewohners, sowie zusätzliche Informationen zu den sonstigen Kosten sowie im Reiter Eingänge zu den Sozialamteingängen eingetragen werden. Abbildung 1: Zusätzliche Bewohnerstammdaten FiBu-Export-Handbuch Seite 5

6 Damit eine Aufteilung der sonstigen Kosten eines Bewohners auf die jeweiligen Ertragskonten möglich ist, muss für jeden Kostensatz eine Kostenart ausgewählt werden. Dabei kann zwischen den folgenden Kostenarten der sonstigen Kosten gewählt werden: - Zusätzliche Pflegekosten - Zusätzliche Kosten für die Unterbringung und Verpflegung - Zusätzliche Investitionskosten - Persönlicher Barbetrag - Zusätzliche Kosten für Pflegehilfsmittel - Sonstige Kosten - Fahrtkosten - EAB-Kosten Damit die geplanten Eingänge des jeweiligen Sozialamts den richtigen Ertragskonten zugewiesen werden können, müssen diese ebenfalls den zugehörigen Kostenarten zugeteilt werden. Dabei kann zwischen den folgenden Kostenarten des Sozialamts gewählt werden: - Heimkosten (Kosten für Pflege oder Unterbringung und Verpflegung) - Investitionskosten (z.b. Pflegewohngeld) - Persönlicher Barbetrag 2.2. Kostenträgerstammdaten Bei den Kostenträgerstammdaten kann im Reiter Allgemein ebenfalls ein Fibu-Konto eingetragen werden. Dieses Konto wird entweder als Debitorenkonto des Kostenträgers verwendet, wenn für die Kostenträger Debitorenkonten verwendet werden sollen. Optional kann das Konto als Zwischenkonto für die Buchung von Zahlungseingängen verwendet werden. Abbildung 2: Fibu-Konto des Kostenträgers FiBu-Export-Handbuch Seite 6

7 2.3. Systemkonfigurationsparameter In der Systemkonfiguration werden alle notwendigen Informationen für die Fibu-Schnittstelle eingetragen. Die Konfigurationsparameter sind unterteilt in allgemeine Parameter, Werte für den Forderungsexport und Werte für den Zahlungseingangsexport Allgemeine Parameter Abbildung 3: Allgemeine Fibu-Systemparameter Fibu-Export aktvieren Damit die Daten für die Finanzbuchhaltung exportiert werden können, muss als erstes die Schnittstelle aktiviert werden. Wenn Sie keinen Export durchführen wollen, deaktivieren Sie die Schnittstelle und der Menüpunkt für den Fibu-Export wird nicht angezeigt. (Hinweis: Wenn Sie keine Daten exportieren wollen, jedoch die Funktion für die Sperrung von Rechnungen nutzen wollen, können Sie den Fibu-Export aktivieren und als Schnittstellennamen "Standard" auswählen.) Export des aktuellen Monats Wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann auch der aktuelle Monat exportiert werden. Darin sind ggfs. noch nicht alle Nachberechnungen enthalten, so das diese getrennt exportiert werden müssen. Schnittstellenname Hier wird der Name der Schnittstelle eingetragen. Jede Finanzbuchhaltungssoftware benötigt eine eigens dafür erstellte Schnittstelle. Wenn Sie keine Dateien exportieren wollen, können Sie als Schnittstellenname Standard eintragen. Exportpfad In diesem Feld wird der Pfad eingetragen, in den die Dateien exportiert werden sollen. Existieren in dem angegebenem Pfad bereits Dateien aus einem vorherigen Export des Monats, werden die bestehenden Dateien überschrieben. ASCII-Exportformat In diesem Feld kann das Format für einen ASCII-Export eingestellt werden. Die Tags der zu exportierenden Felder werden in entsprechender Reihenfolge aufgeführt. FiBu-Export-Handbuch Seite 7

8 Des Weiteren können bis zu drei Schnittstellenabhängige externe Nummern vergeben werden (z.b. kundenspezifische Mandantennummer), die in der Schnittstelle exportiert werden soll. Abbildung 4: Allgemeine Fibu-Systemparameter Rechnungssperre beim Fibu-Export Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden die Rechnungen nach einem Fibu-Export gesperrt, so dass keine Kostenänderungen mehr eingegeben werden können. Hinweis: Die Eingabe von Zahlungseingängen ist weiterhin möglich. Nachberechnungen einzeln exportieren Wenn diese Checkbox aktiviert ist, können im neuen Rechnungsmodul Nachberechnungen einzeln exportiert werden. Hinweis: Nachberechnungen werden in diesem Fall immer als Pflegkosten exportiert. Nachberechnungen einmalig exportieren Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden beim Nachberechnungsexport keine Rechnungen exportiert, für die schon einmal Nachberechnungen exportiert wurden. Neue Rechnungen in Nachberechnungen exportieren Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden beim Nachberechnungsexport auch vollständig neue Rechnungen mit exportiert. FiBu-Export-Handbuch Seite 8

9 Parameter für den Export von Forderungen Abbildung 5: Fibu-Systemparameter zum Forderungsexport Forderungen im Export Nur wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden Forderungsbuchungen im Export übertragen. Bewohner-Debitorenkonten verwenden? Wenn Sie in der Finanzbuchhaltung für jeden Bewohner ein eigenes Debitorenkonto verwenden, aktivieren Sie bitte diese Funktion. Die Forderungsbuchungen werden dann auf das in den Bewohnerstammdaten angegebene Debitorenkonto gebucht. Andernfalls wird auf das Standard-Debitorenkonto gebucht. Kostenträger-Debitorenkonten verwenden? Wenn Sie in der Finanzbuchhaltung für jeden Kostenträger (d.h. Pflegekasse und Sozialamt) ein eigenes Debitorenkonto verwenden, aktivieren Sie bitte diese Funktion. Die Forderungsbuchungen werden dann auf die Debitorenkonten der jeweiligen Kostenträger der Bewohner gebucht. Andernfalls werden alle Kosten ausschließlich gegen das Debitorenkonto des Bewohners gebucht. Standard-Debitorenkonto Das Standard Debitorenkonto wird für alle Forderungsbuchungen verwendet, wenn die Buchungen nicht auf die Debitorenkonten der Bewohner gebucht werden sollen. Dieses Konto muss immer eingetragen werden! Hinweis: Bei der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung Geteco wird die erste Ziffer dieses Debitorenkontos als Kontoart für die Debitorenkonten verwendet. FiBu-Export-Handbuch Seite 9

10 Buchungsdatum Bitte geben Sie an welches Buchungsdatum bei den Buchungen verwendet werden soll - (1) Datum der Rechnungsstellung - (2) Datum des Exports an die Finanzbuchhaltung - (3) Festes Datum des Rechnungsmonats Festes Datum des Rechnungsmonats Wenn Sie beim Buchungsdatum die Option 3 gewählt haben, geben Sie hier bitte den Tag des Monats ein, der als Buchungsdatum verwendet werden soll. Anzahl Tage Zahlungsziel Für die Berechnung des Zahlungsziels wird das Rechnungsdatum + diese Anzahl Tage in der Buchungsschnittstelle eingetragen. Bewohnernamen im Buchungstext Aktivieren Sie diese Option, wenn im Buchungstext der Bewohnername enthalten sein soll. Bewohnernummer im Buchungstext Aktivieren Sie diese Option, wenn im Buchungstext die Bewohnernummer enthalten sein soll. Bewohnernummer im Buchungstext Aktivieren Sie diese Option, wenn die U+V-Kosten auf getrennte Konten exportiert werden sollen. Soll-/Haben-Kz. verwenden Manche Fibu-Schnittstellen verwenden ein sogenanntes Soll-/Haben-Kennzeichen, welches hier aktiviert werden kann. FiBu-Export-Handbuch Seite 10

11 Kontonummern für Ertragskonten Es können Forderungen für verschiedene Ertragskonten gebucht werden. Es müssen alle Konten (vgl. Kontenrahmen SKR 45) der möglichen Ertragskonten eingetragen werden. Abbildung 6: Fibu-Systemparameter zu den Ertragskonten Folgende Ertragskonten müssen eingegeben werden: o Pflegkosten Pflegestufe 0 (keine Pflegestufe) Privatzahler o Pflegkosten Pflegestufe 0 (keine Pflegestufe) Pflegekasse o Pflegkosten Pflegestufe 0 (keine Pflegestufe) Sozialamt o Pflegkosten Pflegestufe 1 Privatzahler o Pflegkosten Pflegestufe 1 Pflegekasse o Pflegkosten Pflegestufe 1 Sozialamt o Pflegkosten Pflegestufe 2 Privatzahler o Pflegkosten Pflegestufe 2 Pflegekasse o Pflegkosten Pflegestufe 2 Sozialamt o Pflegkosten Pflegestufe 3 Privatzahler o Pflegkosten Pflegestufe 3 Pflegekasse o Pflegkosten Pflegestufe 3 Sozialamt o Pflegkosten Härtefälle Privatzahler o Pflegkosten Härtefälle Pflegekasse o Pflegkosten Härtefälle Sozialamt o Unterbringungs- und Verpflegungskosten o Zusätzliche Pflegekosten o Zusätzliche Unterbringungs- und Verpflegungskosten o Kosten für zusätzliche Pflegehilfsmittel o Investitionskosten o Kosten für Bewohner mit erheblichem allgemeinem Betreuungsbedarf (EAB) o Bewohner-Barbeträge o Sonstige Kosten Dabei existieren diese Ertragskonten einmal für die Konten der stationären Pflege und noch einmal für die Konten der Kurzzeitpflege. FiBu-Export-Handbuch Seite 11

12 Parameter für den Export von Zahlungseingängen Abbildung 7: Fibu-Systemparameter zu den Zahlungseingängen Zahlungseingänge in Exportschnittstelle? Aktivieren Sie diese Option, wenn in dem Export der Fibu-Schnittstelle auch die Buchungen für die Zahlungseingänge enthalten sein sollen. Kontonummer der Bankkontos Tragen Sie hier die Kontonummer (aus der Finanzbuchhaltung) des Bankkontos ein. Alle Zahlungseingänge werden gegen diese Konto gebucht. Zwischenkonten für Kostenträger verwenden? Wenn Sie keine Kostenträger-Debitorenkonten verwenden, können die Zahlungseingänge optional auf kostenträgerabhängige Zwischenkonten aufgeteilt werden. Aktivieren Sie diese Option, um die in den Stammdaten der Kostenträger angegebenen Zwischenkonten der einzelnen Kostenträger zu verwenden. Bei dem Einsatz von Kostenträger-Zwischenkoten, werden für jede Eingangszahlung zwei Buchungen in der folgenden Form erstellt: - Kostenträger-Zwischenkonto an Debitorenkonto - Bankkonto an Kostenträger-Zwischenkonto Ohne die Verwendung von Zwischenkonten wird die Buchung des Zahlungseingangs direkt gegen das Bankkonto durchgeführt: - Bankkonto an Debitorenkonto Buchungsdatum für Zahlungseingänge aus Bemerkungstext? Wenn Sie diese Option aktivieren, wird versucht für den Zahlungseingang das Buchungsdatum aus dem Buchungstext zu übernehmen. Das Datum muss im Bemerkungstext an erster Stelle in der Form TT.MM. stehen. Dies ist das Format das bei der automatisierten Eintragung von Zahlungen verwendet wird. FiBu-Export-Handbuch Seite 12

13 Als Buchungsjahr wird das Jahr der Rechnung verwendet, wenn der eingetragene Monat größer oder gleich dem Rechnungsmonat ist. Andernfalls wird als Buchungsjahr das Folgejahr verwendet. (Beispiel: Eine Rechnung für den Dezember 2008 wurde am bezahlt. Als Buchungsdatum wird eingetragen. Wurde diese Rechnung am bezahlt, wird das Buchungsdatum verwendet.) Kontonummern für die Zwischenkonten der Kostenträger Die Buchung von Zahlungseingängen kann von verschiedenen Konten gegen das Debitorenkonto vorgenommen werden. Wenn Sie lediglich ein Bankkonto verwenden, können Sie in allen Feldern die gleiche Kontonummer für das Bankkonto eintragen. - Kontonummer des Standard-Zwischenkontos für Zahlungen von Privatzahlern - Kontonummer des Standard-Zwischenkontos für Zahlungen von Pflegekassen - Kontonummer des Standard-Zwischenkontos für Zahlungen von Sozialämtern Wenn Zwischenkonten verwendet werden, wird entweder gegen das beim Kostenträger eingetragene Zwischenkonto gebucht oder bei fehlendem Zwischenkonto gegen das Standard Zwischenkonto des Kostenträgertyps. Hinweis: Wird das Zwischenkontos für Zahlungen von Privatzahlern nicht eingetragen, werden Privatzahlereingänge immer direkt vom Bankkonto gegen das Debitorenkonto gebucht. FiBu-Export-Handbuch Seite 13

14 3. Fibu-Export ausführen Die Funktionen zum Fibu-Export sind im Rechnungsmenü zu finden. Abbildung 8: Fibu-Export ausführen 3.1. Bewohnerbuchungen anzeigen/exportieren Zur Kontrolle und dem Vergleich der Buchungen eines Bewohners mit der Finanzbuchhaltung können zu jedem Bewohner alle Buchungen für einen auswählbaren Zeitpunkt angezeigt oder exportiert werden. Abbildung 9: Anzeige von Bewohnerbuchungen In der Liste werden immer die Buchungen basierend auf den aktuellen Rechnungen ausgeben. FiBu-Export-Handbuch Seite 14

15 3.2. Fibu-Exportvorschau Vor der Durchführung des tatsächlichen Fibu-Exports empfiehlt es sich, über den Menüpunkt Fibu-Exportvorschau sich den Export in Listenform ausgeben zu lassen. Diese Übersicht kann auch als Begleitdokument für den Steuerberater zusammen mit der Exportdatei übergeben werden. In der Exportvorschau werden alle Buchungen mit Ihren Soll- und Haben-Konten, dem Betrag und dem Buchungstext angezeigt Fibu-Exportdateien erstellen Der Fibu-Export wird über die Menüfunktion Fibu-Export durchführen... im Menü Rechnungen ausgeführt. Es wird eine Rechnungsmonat ausgewählt, der exportiert werden soll. Im Standard können nur vergangene Monate exportiert werden, um sicherzustellen, dass alle Abwesenheiten des vergangenen Monats vollständig abgerechnet werden können. Dies kann in der Systemkonfiguration geändert werden, so dass auch der aktuelle Monat exportierbar ist. Nach Auswahl des Monats startet der Fibu-Export und erstellt die Fibu-Dateien in dem in der Konfiguration angegebenen Laufwerkspfad. Abbildung 10: Monat für den Fibu-Export auswählen Während des Fibu-Exports werden alle Rechnungen des Monats gesperrt. Sofern auch Zahlungseingänge exportiert werden, wird die Zahlungseingabe ebenfalls gesperrt. Ein Administrator kann die Rechnungssperre wieder aufheben, um nachträglich noch Veränderungen in einer Rechnung einzutragen. Allerdings müssen diese Veränderungen manuell in der Finanzbuchhaltung nachgetragen werden. Aktiviert man beim Export die Checkbox nur Zahlungseingänge exportieren werden ausschließlich die Zahlungseingänge der Rechnung des ausgewählten Monats exportiert. FiBu-Export-Handbuch Seite 15

16 Aktiviert man beim Export die Checkbox nur Nachberechnungen exportieren werden ausschließlich die Änderungen der Rechnung seit Erstellung exportiert. Alle Änderungen können im Rechnungslogbuch eingesehen werden. Abbildung 11: Fehlerprotokoll des Fibu-Exports Nach Abschluss des Fibu-Exports wird ein Fehlerprotokoll angezeigt. Bewohner, die beim Export einen Fehler hatten, wurden nicht in den Exportdateien aufgenommen. Die Fehler können korrigiert und die Fibu-Dateien jederzeit erneut exportiert werden. FiBu-Export-Handbuch Seite 16

17 3.4. Nachberechnungen Nachberechnungen, die sich aufgrund von Abwesenheiten, Pflegestufenveränderungen oder nachträglichen Beitragssatzänderungen ergeben, können nachträglich an die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Wenn in den Einrichtungsdaten der Parameter Abwesenheiten automatisch nachberechnen aktiviert ist, werden alle offenen Abwesenheiten nach Ablauf des Monats entweder beim Fibu-Export oder beim Erstellen der Folgerechnung automatisch nachberechnet Altes Rechnungsmodul Im alten Rechnungsmodul können alle Änderungen zur Originalrechnung (d.h. zum Zeitpunkt der Erstellung) einmalig als Nachberechnungen an die Fibu exportiert werden. Bitte beachten Sie, dass dieser Export der Nachberechnungen nur einmalig durchgeführt werden kann, da immer alle Änderungen zur Originalrechnung enthalten sind. Somit ergeben sich für das alte Rechnungsmodul folgende mögliche Vorgehensweisen: - Der Export wird erst nach Eintragung aller Änderungen und Nachberechnungen mit zeitlicher Verzögerung einmalig exportiert, so dass dieser einmalige Export bereits alle Nachberechnungen enthält. - Der Export wird nach Ablauf des Monats durchgeführt. In diesem Export sind alle Abwesenheitsvergütungen bereits enthalten. Andere Nachberechnungen können manuell in der Finanzbuchhaltung nachgetragen werden. Alle Informationen zu diesen Nachberechnungen können dem Änderungslogbuch entnommen werden. - Alle Rechnungen werden sofort nach der Erstellung der Rechnung an die Fibu exportiert. Alle Nachberechnungen werden einmalig nach Eintragung aller Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt exportiert Neues Rechnungsmodul Im neuen Rechnungsmodul können Nachberechnungen immer basierend auf der letzten exportierten Rechnung ermittelt und an die Fibu exportiert werden. Auch für dieses Rechnungsmodul wird jedoch empfohlen eine klare und einheitliche Vorgehensweise für den Export zu verwenden. Die Rechnungen sollten entweder sofort nach der Erstellung oder nach Ablauf des Monats inklusive der Abwesenheitsnachberechnungen exportiert werden. Ein Export von Nachberechnungen sollten mit zeitlicher Verzögerung nur einmalig pro Abrechnungsmonat vorgenommen werden. FiBu-Export-Handbuch Seite 17