Dokumentation Bonuspunkteverwaltung. Verfasser(in) / Autor: Check it Consulting

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1 Dokumentation Bonuspunkteverwaltung Verfasser(in) / Autor: Check it Consulting Stand 05/2006 1

2 In Jack können die erreichten Bonuspunkte je nach Vorgabe und Bedarf des Büros automatisch berechnet werden. Die Bonuspunkteverwaltung wurde als Jack-Zusatzmodul entwickelt. Durch die flexiblen Einstellungen in Jack kann jedes Reisebüro weitgehend sein eigenes Kundenbindungsprogramm umsetzen. Die Bonuspunkteverwaltung kann über die Jack Paßwortrechte geschützt werden, so daß der Zugriff pro Mitarbeiter gesteuert wird. In der Buchhaltung wird alles automatisch berechnet und auch direkt gebucht. Hierfür wird eine separate Bonuspunktewährung mit einem möglichen Fremdwährungskurs sowie in der Kontenverwaltung ein separates Bonuspunktekonto hinterlegt. Zur Verrechnung der Bonuspunkte wird eine eigene Kundenzahlungsart eingerichtet, die sich auf die neue Fremdwährung bezieht. Das Reisebüro kann dem Kunden jederzeit anhand eines speziellen Kontoauszugs Auskunft über den Bonuspunktestand geben. Für eine sinnvolle Arbeit und Verbuchung muß Jack zuerst eingestellt werden: <Buchhaltung Stammdaten Kontenverwaltung> Definieren Sie in der Kontenverwaltung das Konto, mit dem in der Buchhaltung mit den Bonuspunkten gearbeitet werden soll. 2

3 <Datei Parameter Parameter Vorgang Zahlungen> In den Vorgangsparametern definieren Sie eine neue Kundenzahlungsart mit dem neu erfaßten Konto, die ausschließlich für eine Zahlungsart mit Bonuspunkten genutzt wird. Diese zusätzliche Zahlungsart wird benötigt, da oftmals nicht der gesamte Reisepreis mit Bonuspunkten zu zahlen ist. Ohne diese separate Zahlungsart kann man nicht erkennen, was der Kunde tatsächlich zahlt, wieviele Bonuspunkte verwendet werden, welches der korrekte Kassensaldo ist. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen> Zwingende Einstellungen: <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Buchhaltung Kundenzahlung Einstellung Bonuspunkte Zahlungsart> Hier muss die Zahlungsart für Bonuspunkte gemäß den Vorgangsparametern eingegeben werden, so daß die bereits verbrauchten Bonuspunkte in der Bonuspunkteverwaltung ermittelt und korrekt verrechnet werden. Kann Einstellungen: <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Buchhaltung Kundenzahlungen Einstellung Bonuspunkte Minimum> Die Verrechnung von Bonuspunkten ist erst möglich, wenn mehr als die hier definierten Punkte angesammelt wurden. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Buchhaltung Kundenzahlungen Einstellung Bonuspunkte Zahlungsminimum> Die Bezahlung mit Bonuspunkten ist erst ab diesem Mindestpreis möglich. 3

4 <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Buchhaltung Kundenzahlungen Einstellung Bonuspunkte Zahlungsmaximum> Maximal der hier definierte Prozentsatz des Reisepreises darf mit Bonuspunkten bezahlt werden. Bleibt dieses Feld leer, werden auch mehr Bonuspunkte in der Kundenzahlung akzeptiert und verrechnet, als der Kunde überhaupt gesammelt hat. In <Kunden Bonuspunkteauswertung> zeigt Jack dann in <Verfügbar> einen negativen Bonuspunktebetrag. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Buchhaltung Kundenzahlungen Einstellung Bonuspunkte Verrechnung> Die Bezahlung mit Bonuspunkten ist nur in Vorgängen möglich, in denen auch Bonuspunkte erfaßt wurden. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Buchhaltung Kundenzahlungen Einstellung Bonuspunkte direkt verfügbar> Bonuspunkte können direkt im aktuellen Jahr verwendet werden. Ohne diese Einstellung können Sie sie immer erst im Folgejahr verrechnen lassen. <Kunden Erfassen Privat> Natürlich möchte das Reisebüro seine Kunden individuell auswählen, die am Bonuspunkteprogramm teilnehmen. Dies kann direkt im Kundenprofil hinterlegt werden. Soll ein Kunde nicht am Bonuspunkteprogramm teilnehmen, kann dies unter <Kunden Erfassen Attribute Keine Bonuspunkte> aktiviert werden. Sie können Bonuspunkte manuell in <Kunden Erfassen> über <Bonuspunkte> anlegen: 4

5 <Vorgang Reiseanmeldung> <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Global Einstellung Rundung für Bonuspunkte> Beim Erreichen von Bonuspunkten anhand des Leistungspreises kann hier angegeben werden, wie gerundet werden soll: z.b. Faktor 10 rundet 136 Punkte auf 130 ab. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Global Einstellung Grundlage für Bonuspunkteberechnung> Gibt an, ab welchem Leistungspreis die Bonuspunkte berechnet werden sollen. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Global Einstellung Kurs für Bonuspunkte> Gibt an, mit welchem allgemeinen Umrechnungskurs die Bonuspunkte zum Leistungspreis errechnet werden sollen. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Global Sonstige Optionen Ausdruck Monatsauszug Bonuspunkte> Hier kann der Ausdruck von Monatsauszügen der Bonuspunkte über die Buchungsliste aktiviert werden. 5

6 <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Kunden Allgemein Einstellungen Bonuspunkte verfallen> Hat der Kunde in einem Jahr keine Bonuspunkte erhalten, verfallen für die folgenden Jahre alle bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht verwendeten Bonuspunkte auch aus den Vorjahren. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Anmeldung Einstellungen Bonuspunkte nicht anzeigen> Mit diesem Eintrag kann unterdrückt werden, daß auf der 1. Karteikarte einer Reiseanmeldung der Stand der Bonuspunkte aus dieser Reise angezeigt wird. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Preise Einstellungen Bonuspunkte aktualisieren> Ist dieser Punkt gesetzt, werden bei jeder Preisänderung einer Leistung die Bonuspunkte automatisch neu berechnet und aktualisiert. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Preise Einstellungen Erfassung negativer Bonuspunkte möglich> Im Leistungspreis können auch negative Bonuspunkte erfaßt werden. <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Druck-Parameter Rechnung/ Bestätigung Einstellungen Bonuspunkte ausweisen> Hier können Sie einstellen, ob die gesammelten Bonuspunkte der Reise auf die Rechnung/Anmeldung/Bestätigung gedruckt werden sollen. <Basisdaten Veranstalter> Bonuspunkte können abhängig von einzelnen Reiseveranstaltern oder für bestimmte Veranstalter gemeinsam vergeben werden. Einen Veranstalter muß man dafür erst freischalten. In <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Global Einstellung Kurs für Bonuspunkte> wird der Kurs definiert, mit dem die Bonuspunkte auf die aktivierten 6

7 Veranstalter angerechnet werden. Soll für einige Veranstalter ein anderer als in den Anwendungsgrundlagen hinterlegter Kurs gelten, definieren Sie diesen in <Basisdaten Veranstalter Parameter>. Jack greift dann zuerst auf diesen Kurs zu. Möchten Sie zu einem einzelnen Veranstalter eine abweichende Berechnungsstruktur der Bonuspunkte erfassen, können Sie in <Basisdaten Veranstalter Produktart> eine Berechnungsgrundlage je Produktart hinterlegen. 7

8 Ist z.b. der Reiseveranstalter für die Bonuspunkte freigeschalten und als Kurs 0,20 eingetragen, berechnet Jack für je 100 Reisepreis 20 Bonuspunkte. Sobald ein Veranstalter für die Bonuspunkte aktiviert ist, erscheint in der Reiseanmeldung in den Preiszeilen eine zusätzliche Spalte <Bonus> für die Bonuspunkteerfassung dieser Leistung, die Jack automatisch anhand der hinterlegten Kurse errechnet. <Vorgang Kundenzahlung> Gesammelte Bonuspunkte zu einer Reise werden in der Kundenzahlung verrechnet. Dabei muß ein Bonuspunkt nicht zwangläufig einem Euro entsprechen. 8

9 Arbeiten Sie mit dem Fremdwährungsmodul, können Sie unter <Buchhaltung Fremdwährung Währungstabelle und Kurstabelle> eine separate Währung für die Bonuspunktezahlung anlegen. Der Wert der bisher vergebenen Bonuspunkte wird dem vorherigen Bonuspunktebestand des Kunden automatisch angepaßt. Arbeiten Sie mit der Bonuspunktefremdwährung, muß in der Reiseanmeldung in der Karteikarte <Zusatz> zuerst die Fremdwährung in <Währung> gewählt werden. Erst wenn im Vorgang eine Fremdwährung ausgewählt ist, erscheinen die Kursfelder in der Kundenzahlungsmaske. Bei Eingang der Zahlung prüft Jack Ihre Definitionen unter <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen>. Sind eines oder mehrere Kriterien nicht gegeben, wird die Zahlung ggf. abgewiesen, und der Anwender erhält eine entsprechende Fehlermeldung. Wählen Sie die neu angelegte Zahlungsart für die Bonuspunkte aus und erfassen die Zahlung. 9

10 Ist im Vorgang die Bonuspunktefremdwährung hinterlegt, erscheinen die zusätzlichen Felder <Kurs> und <FW>. Ist ein FW-Kurs von z.b. 0,33 hinterlegt, werden 151,52 Bonuspunkte für die Zahlung eines Reisepreises von 50,00 benötigt. Ist der Eintrag in <Datei Parameter Anwendungsgrundlagen Buchhaltung Einstellungen Inlands Betragsfeld sperren> nicht aktiv, sind beide Felder editierbar und aktualisieren sich sofort, wenn z.b. der Betrag geändert werden muß. <Kunden Bonuspunkteauswertung> Hier erhält man eine separate Auswertung über den aktuellen Stand der Bonuspunkte. Diese Tabelle informiert über das Buchungsjahr, den Umsatz, die Anzahl der Bonuspunkte und deren Verfügbarkeit unterteilt in die einzelnen Jahre. Klicken Sie auf <Kontoauszug>, können Sie Ihrem Kunden jederzeit einen Ausdruck seiner gesammelten Bonuspunkte erzeugen. 10