DATEV-FIBU-Schnittstelle

Transkript

1 Partner mit einer DATEV-Fibu können sich nun von Ihrem Systembetreuer die Schnittstelle für Debitoren-, Rechnungs- und Kassendaten freischalten lassen. Die Schnittstelle ist wie im Folgenden beschrieben einzurichten: Szenario 1 FIBU-Konfiguration allgemein (1) Cips: Navigieren Sie nach Freischaltung der Schnittstelle zu <System> <FIBU Einstellungen>. Folgende Maske wird nun angezeigt: (2) Definieren Sie das Exportverzeichnis. Anmerkung: Wenn Sie von mehreren Arbeitsplätzen aus Überleitungen durchführen, sollten Sie hier einen UNC-Pfad wie z.b. \\server\fibudaten\ verwenden, um auf eine Ordnerfreigabe auf einem Serverrechner zuzugreifen. (3) Hinterlegen Sie Ihre FIBU-Mandantennummer sowie Beraternummer und ändern Sie gegebenenfalls den Beginn des Wirtschaftsjahres entsprechend Ihrer DATEV- Einstellungen. (4) Mit dem Parameter Kopfzeilen unterdrücken optimieren Sie die Importvorgänge in DATEV. Aktivieren Sie diese Option nach vollendeter Testphase. (5) Dem Parameter Buchungsschlüssel unterdrücken kommt eine wichtige Bedeutung zu. Verwenden Sie in DATEV sogenannte Automatikkonten müssen Sie diese Option aktivieren, um die Übergabe des Buchungsschlüssels (= Mehrwertsteuercodes) zu unterdrücken. Dies hat Auswirkungen auf die Kontendefinition in Cips. Verwenden Sie z.b. ein Automatikkonto für mehrere Buchungsschlüssel, müssen Sie in der WGR/Erlöskonten- Definition diese Konten mit vorangestelltem Buchungsschlüssel hinterlegen. Bsp.: Aus Erlöse WGR Buch 10 % wird aus 4100 dann , wenn der Buchungsschlüssel für 10%ige Erlöse den Wert 80 hätte.

2 Gleichzeitig hat die Unterdrückung des Buchungsschlüssels Auswirkungen auf den Importvorgang in DATEV. Anstelle des Standard-Importformates müssen Sie ein eigenes definieren, in dem Sie dieses Standardformat geringfügig abändern: Die Spalte Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) ist auf Gegenkonto (mit BU-Schlüssel) zu ändern. (6) Sollten Sie Cips für mehrere Filialen von einem zentralen Server aus betreiben, benötigen Sie gegebenenfalls die Einstellung für filialspezifische Konto-Suffixe. Damit können Sie einzelnen Kontotypen (Debitoren, Aufwands-/Erlöskonten, Kassenkonten) ein filialspezifisches Suffix am Ende des Kontos hinzufügen. Szenario 2 Kontendefinition in Cips (1) Cips: Navigieren Sie zu <System> <Firmendaten> <Firmenstamm>. In der Maske finden Sie folgenden Bereich zur Definition allgemeiner FIBU-Konten: Hinterlegen Sie hier Ihre Standarderlöskonten mit vollem Mehrwertsteuersatz sowie die für Kassendatenüberleitungen spezifischen Konten für Fehlbeträge bzw. Überschüsse. (2) Cips: Navigieren Sie zu <System> <Firmendaten> <Warengruppen Erlöskonten>. Folgende Maske wird nun angezeigt: Hinterlegen Sie für jede 1-stellige Warengruppe abweichende Erlöskonten für Ziel-, Bar- und Auslandszielerlöse. 2- oder 4-stellige Warengruppenzuordnungen für bestimmte Mehrwertsteuersätze übersteuern gegebenenfalls Einstellungen für überge-

3 ordnete Warengruppen. Sollten Sie Automatikkonten verwenden und die Notwendigkeit haben, den Buchungsschlüssel zur Unterscheidung des jeweiligen Kontos nach dessen Mehrwertsteuer heranziehen zu müssen, tragen Sie die betroffenen Konten mit dem Buchungsschlüssel als Präfix in diesen beiden Konfigurationsmasken ein. Szenario 3 Kontendefinition in Cash (1) Cash: Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Kassen> und wählen Sie den Reiter Schalter. Folgende Maske wird nun angezeigt: Definieren Sie je Kasse das jeweilige (oder jeweils ein gemeinsames) Kassenkonto sowie ein Konto für die jeweilige Abschöpfung. (2) Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Zahlungsarten>. Folgende Maske wird nun angezeigt: Hinterlegen Sie je Zahlungsart das entsprechende FIBU-Konto.

4 (3) Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Ein-/Auszahlungstexte>. Folgende Maske wird nun angezeigt: Hinterlegen Sie je Zahlungsgrund ein eigenes Konto. Anmerkung: Viele Partner werden hier beispielsweise Privatentnahmen der Eigentümer hinterlegt haben. Sollten Sie für mehrere Personen unterschiedliche Konten führen müssen, müssen Sie diese als eigene Zahlungsgründe anlegen und mit einem eigenen Konto versehen. Anmerkung: Sollten Sie Automatikkonten verwenden, beachten Sie bitte auch in Cash bei betroffenen Konten die Hinweise wie in Szenario 2 im letzten Punkt beschrieben. Szenario 4 Buchungsüberleitung Zielrechnungen (1) Cips: Navigieren Sie zu <Auftragswesen> <Rechnungsübergabe FIBU>. Folgende Maske wird nun angezeigt:

5 (2) Definieren Sie die an die FIBU überzuleitenden Rechnungen anhand ihres Nummernund Datumskreises. Mit der Option Übergabe wiederholen können Sie bereits früher einmal übergeleitete Rechnungen dieser Auswahl erneut übergeben. (3) Bei Aufruf der Funktion wird eine Buchungsliste gedruckt sowie die angezeigten Rechnungs- und Debitorendateien im FIBU-Verzeichnis angelegt. Szenario 5 Buchungsüberleitung Kassendaten (1) Cash: Initiieren Sie den Druck eines Kassenberichts (entweder nach Abschluss einer Kasse oder über das Menü unter <Auswertungen> <Kassenbericht>). Folgende Maske wird nun angezeigt: (2) Definieren Sie die gewünschten Auswertungsparameter. (3) Wählen Sie die Option Buchungsliste drucken. (4) Anschließend können Sie bei aktiver Schnittstelle die Option DATEV Buchungsstapel erstellen aktivieren. Wird der Druck mit dieser Option aktiviert ausgeführt, wird im Zielverzeichnis für FIBU-Daten (s. Szenario 1) eine Datei mit folgender Namensgebung angelegt: EXTF_Buchungsstapel_Kassa_<Datum>_<Uhrzeit>.csv Bsp.: EXTF_Buchungsstapel_Kassa_ _ csv (5) Die Überleitungsdatei kann nun in DATEV importiert und archiviert werden.

6 Szenario 6 Buchungsüberleitung Debitoren (1) Cips: Navigieren Sie zu <Kommunikation> <Import / Export> <Kunden an FIBU überleiten>. Folgende Maske wird nun angezeigt: (2) Standardmäßig würde mit der Voreinstellung der gesamte Kundenstamm an die FIBU übergeben werden. Wenn Sie nur einzelne Kunden oder Kundennummernbereiche übergeben möchten, schränken Sie den Bereich entsprechend ein. (3) Nach Aufruf des Starten-Buttons wird die Kundendatei im FIBU-Verzeichnis angelegt und kann nun in DATEV importiert werden.