Rechnungssplittung Version 8.4 Stand

Transkript

1 Rechnungssplittung Version 8.4 Stand

2 INHALTSVERZEICHNIS Vorbereitung... 3 Funktion freischalten...3 Default-Artikel anlegen...3 Ablauf... 5 Basis-Auftrag anlegen...5 Rechnungssumme und Rabatte aufteilen...5 Lieferschein erzeugen...8 Einzel-Aufträge und Rechnungen erzeugen...8 Gutschreiben und stornieren...9 Schnelles Navigieren...11 Individuelle Anpassungen Kopfzeile auf Rechnungen und Gutschriften ändern...12 Übergabe an die Finanzbuchhaltung Auswertungen KNV 2 von 13

3 Über die Funktion Rechnungssplittung haben Sie die Möglichkeit, den Gesamtbetrag eines Auftrags auf mehrere Rechnungsempfänger aufzuteilen: Interessant ist diese Funktion zum Beispiel im Schulbuchgeschäft, wenn sowohl der Schulträger als auch die Schule einen Teil der Rechnung bezahlen, die Lieferung jedoch komplett an die Schule geht. Vorbereitung Funktion freischalten Rechnungssplittung ist eine Funktion innerhalb der Auftragsverwaltung. Um diese zu aktivieren, wird der Parameter Rechnungssplittung auf -1 gesetzt. Nun kann jeder neue Auftrag als Rechnungssplittungsauftrag angelegt werden. Default-Artikel anlegen Für die Rechnungsschreibung der Einzelaufträge ist es notwendig, Texte für die Rechnungspositionen im System zu hinterlegen. Erzeugen Sie dafür in der Artikelverwaltung, für jeden im System vorhandenen Mehrwertsteuersatz einen Default-Artikel. Dieser kann z. B. wie folgt aussehen: KNV 3 von 13

4 Folgende Felder sind dabei relevant: Titel frei wählbar; wird auf der Rechnung angezeigt, z. B. anteilige Rechnungsposition ISBN/EAN wird vom System beim Speichern generiert Artikelgruppe wenn Sie hier eine eigens für die Rechnungssplittung erstellte Artikelgruppe hinterlegen, kann diese zum Beispiel in der Umsatzstatistik oder der KER separat ausgewiesen werden Lieferant MwSt.-Satz wenn Sie hier einen eigens für die Rechnungssplittung erstellten Lieferanten hinterlegen, kann dieser zum Beispiel in der Umsatzstatistik oder der KER separat ausgewiesen werden. legen Sie für jeden Mehrwertsteuersatz einen Artikel an; hinterlegen Sie hier den entsprechenden MwSt.-Satz. Hinterlegen Sie auf der zweiten Karteikarte Artikelzusätze bei Lagerhaltungstyp die Option None : Tragen Sie die Artikel dann in der Auftragsverwaltung als Default-Artikel für die Rechnungssplittung ein. Rufen Sie dazu den Menübefehl Beleg-Rechnungssplittung-Defaultartikel auf. KNV 4 von 13

5 Ablauf Basis-Auftrag anlegen Legen Sie den Auftrag wie gewohnt über die Bibliografie oder direkt in der Auftragsverwaltung an. Hier sind nur einige Einstellungen zu beachten, wenn der Auftrag zur Rechnungssplittung vorgesehen werden soll. Der Auftrag läuft auf den Kunden, an den die Lieferung gehen soll (im Beispiel: Schule 1). Aktivieren Sie die Funktion Lieferschein und hinterlegen Sie gegebenenfalls eine Lieferadresse. Alle Rabatte und Nachlässe werden über den neuen Menüpunkt Beleg-Rechnungssplittungverwalten detailliert konfiguriert. Hinterlegen Sie im Auftrag selbst weder Positions- noch Gesamtrabatt. Setzen Sie vor dem Speichern des Auftrags den Haken bei Rechnungssplittung. Nun ist der Menüpunkt Beleg Rechnungssplittung verwalten freigeschaltet. Rechnungssumme und Rabatte aufteilen Über den Menüpunkt Beleg Rechnungssplittung verwalten, verwalten Sie die einzelnen Rechnungsempfänger, legen also fest auf wen der Rechnungsbetrag verteilt werden soll und zu welchen Konditionen. KNV 5 von 13

6 Lieferadresse/Basisadresse des Auftrags Rechnungskunden suchen und hinzufügen, bzw. löschen V = Vorlage für den Kunden gespeichert A = Einstellung für den Auftrag gespeichert Wählen Sie über die Schaltfläche Lupe zunächst die Rechnungsempfänger aus und übernehmen Sie diese durch Klick auf hinzufügen in die Liste. Definieren Sie nun, zu welchen Teilen der Rechnungsbetrag aufgeteilt werden soll. Tragen Sie in der Spalte %-Anteil RG direkt den prozentualen Anteil ein. Achten Sie darauf, dass die Summe 100% ergibt. Rabatt gewähren Nun legen Sie fest, welcher Rechnungsempfänger wieviel Prozent Rabatt erhält, bzw. wie sich der Gesamtrabatt des Auftrags auf die einzelnen Rechnungsempfänger verteilt. Wählen Sie die erste Option, wenn Sie einen Gesamtrabatt für den Auftrag gewähren und diesen auf die Rechnungsempfänger verteilen möchten. Schreiben Sie den Gesamtrabatt in das Eingabefeld und markieren Sie in der Tabelle (Spalte Verteilg. Ges. Rabatt) wer diesen erhalten soll, bzw. auf wen er sich verteilen soll. Wählen Sie die zweite Option, wenn Sie jedem Ihrer Rechnungsempfänger fest definierte Rabattsätze gewähren. Diese tragen Sie in die Tabelle (Spalte Rabatt) ein. Ein Wechsel zwischen diesen Optionen setzt die bereits eingetragenen Werte zurück auf Null. KNV 6 von 13

7 Beispiele: 1. Auf den gesamten Auftrag wird ein Rabatt von 15 % gewährt. Einer der Rechnungsempfänger erhält den Rabattbetrag für den Gesamtauftrag, die anderen erhalten keinen Rabatt. In u.g. Beispiel erhält Schule 1 15% Rabatt auf den Gesamtrechnungsbetrag unabhängig vom eigenen Anteil, Schule 2 erhält keinen Rabatt. Diese Konstellation hat zur Folge, dass der effektive Rabatt für Schule 1 37,5% beträgt. Hinweis: Wenn einer der Rechnungsempfänger rein rechnerisch mehr als 100% Effektivrabatt erhält, lässt das System eine Speicherung nicht zu. 2. Jeder Rechnungsempfänger erhält einen festen Rabattsatz auf seinen Anteil der Rechnung. In u.g. Beispiel erhält der Kunde Schule 1 10 % Rabatt auf seinen Anteil, Schule 2 erhält entsprechend 15 % Rabatt. Der Effektivrabatt ist jeweils identisch. Speichern Sie Ihre Eingaben durch Klick auf die Schaltfläche Speichern. Sollen die Einstellungen für den Kunden generell gespeichert werden, aktivieren Sie den entsprechenden Haken. Dann werden Ihre Eingaben, beim nächsten Rechnungssplittungsauftrag für den Kunden, automatisch vorgeblendet. KNV 7 von 13

8 Lieferschein erzeugen Sobald der Auftrag fakturierbar ist (also alle Titel ans Lager gebucht wurden), drucken Sie einen Lieferschein aus. Dafür stehen Ihnen die gewohnten Optionen zur Verfügung: Beleg Sammeldruck, Druckmodul oder direkt im Auftrag über den Menübefehl Beleg/liefern oder die Schaltfläche L. Soll nach Erzeugen eines Lieferscheines, einer Rechnung oder Gutschrift, der aktive Auftrag sofort wieder angezeigt werden, setzen Sie den Parameter AUF_RLG_Reload auf -1. Den Lieferschein können Sie im Rechnungssplittung verwalten-dialog über den Button L jederzeit wieder aufrufen und ggf. als Anhang zu einer Einzel-Rechnung ausdrucken. Bei Teillieferungen können mehrere Lieferscheine pro Auftrag generiert werden. Rechnungssplittungs-Aufträge können erst erzeugt werden, wenn der gesamte Auftrag geliefert wurde. Sobald der Auftrag den Status Lieferrechnung geliefert hat, können Sie mit der Erzeugung der Rechnungssplittung fortfahren. Einzel-Aufträge und Rechnungen erzeugen Damit für jeden Rechnungsempfänger eine eigene Rechnung gedruckt werden kann, erzeugen Sie über die Rechnungssplittung separate Einzel-Aufträge. Die Belegnummern der Einzelaufträge werden danach in der Spalte RGS-Auftragsnummer angezeigt. Per Doppelklick auf die jeweilige Nummer wechseln Sie in die Gesamtansicht dieses Auftrags. Sofortrechnungen für die einzelnen Rechnungsempfänger erzeugen Sie über die Schaltfläche R. Das System verwendet immer die Standard-Rechnungsadresse des jeweiligen Kunden. Sobald Einzel-Aufträge erzeugt wurden, kann an der Konfiguration des Auftrags keine Änderung mehr vorgenommen werden. KNV 8 von 13

9 Beispiel: Gutschreiben und stornieren Um Rechnungssplittungsaufträge zu stornieren und ggf. Rechnungen gutzuschreiben, wählen Sie im Menü Datei die Option Rechnungssplittungs-Aufträge stornieren. Alle noch nicht fakturierten Rechnungssplittungsaufträge werden automatisch gelöscht. Für alle bereits erzeugten Rechnungen werden Gutschriften erstellt: Diese werden mit dem Status ungedruckt im Beleg Sammeldruck aufgeführt (Ansicht Rechnungen oder Gutschriften). KNV 9 von 13

10 Die alten Einzelaufträge weisen nun keine Verbindung mehr zum Basisauftrag auf. Die Vorgangshistorie wird im Bemerkungsfeld angezeigt: Der Basisauftrag bleibt zunächst erhalten. Ändern Sie bei Bedarf die Konfiguration und erzeugen Sie die Rechnungen neu. Benötigen Sie den Auftrag nicht mehr, löschen Sie zunächst den bereits erzeugten Lieferschein im Beleg Sammeldruck und anschliessend den Auftrag selbst. Korrigieren Sie nach der Stornierung den Lagerbestand über die Lagerverwaltung. KNV 10 von 13

11 Schnelles Navigieren Um zwischen Basis-Auftrag, Einzel-Auftrag und den Belegen hin- und her zu wechseln oder einfach komfortabel in das Verwaltungsfenster zu gelangen, ist nur ein Klick notwendig. Doppelklick öffnet den Rechnungssplittung verwalten Dialog Doppelklick verzweigt in den Basisauftrag Klick öffnet den Originallieferschein sofern er schon erzeugt oder gedruckt wurde Doppelklick verzweigt in den Auftrag mit dieser RGS- Auftragsnummer Doppelklick öffnet die Rechnung zu dieser Rechnungsnummer KNV 11 von 13

12 Individuelle Anpassungen Kopfzeile auf Rechnungen und Gutschriften ändern Um den Standard-Kopftext für gesplittete Rechnungen individuell anzupassen, wechseln Sie in die Parameterverwaltung, selektieren den Parameter RECHNUNGSSPLITTUNG_REFTXT und passen den Text im Feld Parameterwert nach Ihren Wünschen an. Auf die gleiche Weise ändern Sie den Kopftext von Gutschriften unter dem Parameter RECHNUNGSSPLITTUNG_REFTXT_STORNO. Übergabe an die Finanzbuchhaltung Die Rechnungen, die Sie im Rahmen der Rechnungssplittung für die einzelnen Rechnungsempfänger erzeugen, werden mit dem normalen Beleglauf an die Finanzbuchhaltung, z. B. Datev oder Syska, übergeben. KNV 12 von 13

13 Auswertungen In der Kundenumsatzstatistik unter Menü Informationssysteme Statistik Umsatzstatistik werden die Umsätze der einzelnen Rechnungsempfänger aufgeführt: Wenn Sie die Default-Artikel mit einer eigenen Artikelgruppe versehen haben (in o.g. Beispiel 555 Schulbuch aus Rechnungssplittung ), können Sie die Ausgabe der Statistik nach Artikelgruppen gruppieren. So sehen Sie die Umsätze eines definierten Zeitraums auf einen Blick. KNV 13 von 13