Arbeiten mit der ECT-DATEV-Schnittstelle

Transkript

1 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 1 von 14 Arbeiten mit der ECT-DATEV-Schnittstelle 1. Vorarbeiten Öffnen Sie Excel. Die Schnittstelle ist eine Microsoft-Excel-Mappe mit Makros. Sie müssen die Makros vor Benutzung noch aktivieren. Gehen Sie dazu in Excel auf Stellen Sie die Sicherheitsstufe auf niedrig und drücken Sie >OK<.

2 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 2 von 14 das war es soweit. Ab der Version 2007 klicken Sie bitte links oben auf den runden Office-Button Gehen Sie auf >Excel-Optionen<, dann auf >Vertrauenscenter< und

3 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 3 von 14 >Einstellungen für das Vertrauenscenter< und wählen Sie die Punkte bitte wie nachfolgend aus: >ActiveX-Einstellungen< - Punkt 4 aktivieren >Einstellungen für Makros< Punkt 4 auswählen Checkbox anhaken >Externer Inhalt< Punkt 1 auswählen (notwendig für Lizenzabruf) Alles mit OK bestätigen.

4 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 4 von 14 Ab der Version 2010 klicken Sie bitte links oben auf den grünen Datei-Button Dann auf Optionen. Im neuen Fenster klicken Sie auf >Sicherheitscenter< und >Einstellungen für das Sicherheitscenter<

5 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 5 von 14 Nehmen Sie folgende Einstellungen vor: >ActiveX-Einstellungen< Dann >Einstellungen für Makros<

6 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 6 von 14 Dann >Externer Inhalt< Mit >OK< bestätigen.

7 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 7 von Konvertieren der Daten Die MultiBox-FiBu-Schnittstelle ist im Excel programmiert und benötigt daher weder eine Installation noch die Maßnahme von Registrierungseinträgen unter Windows. Voraussetzung ist allerdings eine Excel-Installation ab der Version (2007). Um über mehrere Excel- Versionen hinaus kompatibel zu bleiben, sind die Symbole zum Starten der einzelnen Profile in eine Sidebar ausgelagert, die auch das User-Interface darstellt. Die Excel- Anwendung wird dabei auf die Maximalgröße erweitert und beim Beenden wieder auf die bisherige Größe minimiert. Starten des Programms: Klicken Sie das Programm im Explorer doppelt an, um es zu starten. Die Sidebar mit den Vertragsbedingungen erscheint. Bitte bestätigen Sie mit >Akzeptieren<- Anderenfalls wird das Programm wieder geschlossen. Danach erscheint die Lizenzabfrage (rechts zu sehen). Die Werte, die Ihnen unter >Ihre Angaben< angezeigt werden, benötigt der Entwickler, um Ihre Lizenz zu ermitteln. Bitte tragen Sie für Easy Cash & Tax unter Arbeitsplatzlizenz ECT ein. Die Freischaltung bleibt leer. Die Lizenz wird vom Entwickler per FTP zur Verfügung gestellt, wird also automatisch von der MultiBox-FiBu- Schnittstelle erkannt, abgeholt und aktiviert somit auch automatisch Update-Versionen. Ggf. muss die Schnittstelle für die Aktualisierung erneut gestartet werden. Bestätigen Sie dann mit Klick auf den OK-Button. Das Excel-Fenster öffnet sich. Sie befinden sich in der Regel in dem Arbeitsblatt, in welchem Sie Excel verließen. Wir beginnen mit dem Blatt Import. Beim ersten Start ist es leer. Später wird es immer die zuletzt importierten Daten enthalten bis Sie neu einlesen.

8 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 8 von 14 Beispiel In der Sidebar, die ständig rechts vom Excel-Fenster positioniert ist, finden Sie nun Icons zum Handhaben des Programms (von links): 1. Speichern 2. Speichern und Schließen 3. Import starten (Doppelklick startet den Import) 4. Export in das Datev-KNE-Format (Postversanddaten) 5. Netviewer-Support starten 6. Kontaktdaten und Hotline-Nummer 7. Update (zurzeit inaktiv) Fahren Sie mit der Maus über eines der Icons, erhalten Sie weitere Informationen oder Auswahlmöglichkeiten (einfach mal ausprobieren). Beim Import-Icon können Sie das Quellformat auswählen sowie die Mandanten- und Beraternummer. Sie starten den Import mit einem Doppelklick direkt auf das Filter-Icon. <- Hier muss >Easy Cash & Tax< stehen <- Die Mandanten- und Beraternummer benötigen Sie für den korrekten Import in DATEV. Bitte erfragen Sie diese bei Ihrem Steuerberater und tragen sie dann hier ein. Starten Sie jetzt mit dem Doppelklick auf das Filter-Icon.

9 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 9 von 14 Es erscheint ein Browser-Fenster. Bitte suchen und wählen Sie die Quelldatei, die Sie in die Schnittstelle importieren möchten. Wählen Sie entweder die easyct_a.csv oder die easyct_e.csv aus. Die andere wird automatisch mit eingelesen. Klicken Sie >Öffnen<. Die Informationen, um welches Wirtschaftsjahr es sich handelt, sind nicht immer vollständig und zuverlässig. Daher wird das Wirtschaftsjahr einmal abgefragt. Die Jahreszahl können Sie direkt eingeben und dann mit >OK< bestätigen. Die Daten laufen nun durch Importiere konvertiere Stammdaten konvertiere Buchungen

10 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 10 von 14 Sobald die Daten vollständig durchgelaufen sind, erscheint in der Sidebar die entsprechende Erfolgsmeldung. Die Daten sind nun in ein Standard-Format gebracht, welches als Basis für den Datev-Export dient. Bevor Sie nun den Datev-Export starten, können Sie die Daten im Blatt >Export< sichten und auch ändern/anpassen. Im Excel-Fenster sehen Sie unten die Arbeitsblätter >Import< und >Export<. Im >Import< finden Sie Ihre originalen Daten wieder. Dort können Sie die Vollständigkeit der Daten ersehen. Im >Export< sehen Sie die für Datev umgewandelten Daten. In diesem Fenster befinden Sie sich aktuell nach dem Import der Daten. Die orange hinterlegten Arbeitsblätter sind für Experteneinstellungen vorgesehen und werden hier nicht weiter erläutert. Zum Starten des Exports klicken Sie auf den Datev-Button. Sie können nochmal die Mandanten- und Beraternummer kontrollieren. Befinden Sie sich im falschen Fenster, z.b. weil Sie Ihre Daten noch geprüft haben, werden Sie darauf hingewiesen und das Fenster wechselt. Bitte nochmal starten.

11 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 11 von 14 Diese Abfrage bitte mit >Ja< bestätigen. Es werden alle Datensätze markiert und der Export startet. Haben Sie zuvor einzelne Buchungen markiert, z.b. weil diese falsch waren und Sie ggf. nur diese exportieren möchten, klicken Sie auf >Nein<. Die Markierung wird nicht auf alle Datensätze erweitert und nur die markierten exportiert. Wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem Sie die Datev-Dateien speichern möchten. Der Dateiname ist fest vorgeben durch die Datev-Definitionen und kann nicht geändert werden. Klicken Sie auf >Speichern< Der Export ist abgeschlossen. Die Daten sind gespeichert und wurden zusätzlich in ein Zip-Archiv gesichert. Mit Klick auf das Ordnersymbol können Sie das Zielverzeichnis im Windows-Explorer öffnen lassen.

12 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 12 von 14 Ein Hinweis zu Outlook: Möchten Sie die Daten per an den Steuerberater versenden, hängt Outlook an die Datev-Dateien die Datei-Extension.dat an. Damit können die Dateien nicht mehr vom Steuerberater importiert werden. Da die Standardeinstellungen von Windows diese Dateiendung ausblenden, bemerkt der Steuerberater dies auch nicht und findet nur heraus, dass die Dateien nicht funktionieren. Aus diesem Grund sind die Daten in das Zip-Archiv gesichert. Senden Sie das Archiv und der Steuerberater entzippt die Daten, liegen diese korrekt vor und können importiert werden. Beenden

13 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 13 von Anpassung Ihrer Daten ECT ist in Beständen organisiert. Zu diesen Beständen können Sie Ihre Ein- und Ausgaben erfassen. Für die Übertragung zum Steuerberater müssen die Bestände und Ein- /Ausgabenpositionen zur Datev mittels 4stelliger Kontonummern kompatibel gemacht werden. Lassen Sie Ihre Daten das erste Mal durchlaufen, stoppt das Programm im Fenster >Export<. Sie können hier sehen, dass in den Spalten E und J einige orange hinterlegte Nummern zu sehen sind. Diese sind notwendig für DATEV. Ursprünglich stand statt der >1200< die Bezeichnung >Sparda<. Alle noch vorhandenen Bezeichnungen müssen genauso ausgetauscht werden. Das machen Sie im Blatt >Austausch< in den Spalten A und B.

14 BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle Stand: Seite 14 von 14 Klicken Sie auf >Austausch<. Sie sehen hier schon einige Vorbelegungen. Diese müssen Sie ggf. vervollständigen bis im Blatt >Export< alle Bezeichnungen durch Konten ausgetauscht sind. Die genauen Konten erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater. Die im Muster genannten Konten habe ich aus dem DATEV SKR 03 entnommen und hinterlegt. Das sind aber nur Möglichkeiten. Der StB kann durchaus andere Konten verwenden. Haben Sie die Liste ergänzt, klicken Sie unten in der Sidebar auf >Sichern< und lassen die Daten neu mit Klick auf den >Filter< neu durchlaufen. Sind alle Konten orange, können Sie den Export machen und die Daten an Ihrem StB schicken. Stand: