Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0

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1 Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0 Dokumentenmanagement Version 1.0 des Handbuchs HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet:

2 Inhalt 1. Einleitung Speicherung der Dokumente auf einem Fileserver Speicherung der Dokumente in der Datenbank Externe Dokumente verwalten Bewohner- / Mitarbeiterdokumente Externe Wunddokumente Systemkonfiguration Rechteverwaltung Datensicherung Scanner-Funktionen HVP Administrationshandbuch Seite 2

3 1. Einleitung Mit dem HVP-Dokumentenmanagement können beliebige Dokumente für Bewohner, Mitarbeiter oder externe Wundbeschreibungen der Pflegedokumentation im System gespeichert werden. Die Dokumente können entweder direkt in der HVP-Datenbank oder auf einem Fileserver gespeichert werden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die im Folgenden genauer beschrieben werden. Abhängig von der Menge und der Größe der zu speichernden Dateien kann eine Auswahl der Speicherungsart vorgenommen werden. Hierzu sollten vorab die langfristige Anzahl und durchschnittliche Größe der Dateien ermittelt werden. Bei vielen oder großen Dateien wird eine Speicherung auf dem Fileserver empfohlen. Bei der Speicherung der Dateien in der Datenbank sollte langfristiges Speichervolumen von insgesamt 1 GB nicht überschritten werden. Die Auswahl der Speicherart wird in der Systemkonfiguration vorgenommen (siehe unten) Speicherung der Dokumente auf einem Fileserver Bei der Speicherung der Dokumente auf einem Fileserver wird in der Datenbank nur ein Eintrag mit dem Verzeichnispfad zur Datei gespeichert. Die Datei selber wird direkt auf dem Fileserver abgelegt. Die Speicherung aller Dateien auf einem Fileserver ist erheblich performanter, als eine Speicherung in der Datenbank. Insbesondere wenn viele Dokumente gespeichert werden sollen, kann die Speicherung in Datenbank langfristig die gesamte HVP-Datenbank verlangsamen. Neben der Performance hat die Speicherung auf einem Fileserver den Vorteil, dass eine einfache Datensicherung möglich ist, indem einfach das vollständige Verzeichnis des Fileservers gesichert wird. Im Gegensatz zur Speicherung in der Datenbank muss jedoch sichergestellt werden, dass auf allen Arbeitsstationen, die auf die Dateien zugreifen wollen, der gleiche Netzwerkpfad für die gespeicherten Dateien freigegeben und gemappt ist. Dies kann zum Beispiel automatisch beim Start des Computers vorgenommen werden. Sofern ein Benutzer auch Dateien speichern möchte, muss der Benutzer Schreibrechte für das angegebene Verzeichnis auf dem Fileserver besitzen Speicherung der Dokumente in der Datenbank Durch die Speicherung der Dokumente in der Datenbank sind keine weiteren Voraussetzungen notwendig. Die Dateien werden vollständig in die Datenbank geschrieben und beim Aufruf aus der Datenbank gelesen. Für eine Datensicherung der Dateien können die Dateien unabhängig von der allgemeinen Datensicherung auf die zugewiesenen Laufwerkspfade exportiert werden. Durch den Export ist es möglich eine spätere Umstellung von Datenbankspeicherung auf Fileserverspeicherung vorzunehmen. HVP Administrationshandbuch Seite 3

4 2. Externe Dokumente verwalten Die Administrationsfunktion für externe Dokumente kann unter Allgemein -> Administration -> Externe Dokumente aufgerufen werden, wenn man als Administrator angemeldet ist. Abbildung 1: Administration externer Dokumente Im Dialog der externen Dokumente können die Speicherpfade für die jeweiligen Dokumente festgelegt werden. Abbildung 2: Verwaltung externer Dokumente HVP Administrationshandbuch Seite 4

5 Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich der Auswahldialog für den jeweiligen Laufwerkspfad, in dem die Dokumente gespeichert werden sollen. Abbildung 3: Laufwerkspfad eines externen Dokuments Über den Button Dokumententypen bearbeiten können für Bewohner- oder Mitarbeiterdokumente verschiedene Dokumenttypen angelegt werden. Dokumententypen erlauben eine Gruppierung von Dokumenten mit verschiedenen Namen und Unterverzeichnissen, Abbildung 4: Dokumententypen bearbeiten Die Dokumenttypen können beliebig erweitert werden. Es ist nur darauf zu achten, dass die angegebenen Unterverzeichnisse (Sub-Dateipfad) auch als Laufwerkspfad vorhanden sind. Für jeden Dokumententyp kann ein Datei-Prefix festgelegt werden, dass automatisch bei der Speicherung dem Dateinamen vorangestellt wird. Dabei wird der Tag <NR> durch die jeweilige Bewohner- oder Mitarbeiternummer ersetzt. HVP Administrationshandbuch Seite 5

6 2.1. Bewohner- / Mitarbeiterdokumente Im Reiter Dokumente der Bewohner- oder Mitarbeiterstammdaten werden das Dokumentenarchiv und die Dokumentenerstellung angezeigt (hierzu siehe auch Abschnitt Systemkonfiguration). Abbildung 5: Dokumente eines Bewohners Im Dokumentenarchiv können beliebige Dokumente für den Bewohner gespeichert werden. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste oder Auswahl des Eintrags und den Button Öffnen wird das Dokument automatisch mit der zugehörigen Anwendung aufgerufen. Durch den Button Hinzufügen können neue Dokumente im Archiv gespeichert werden. Es öffnet sich ein Dialog, in dem eine vorhandene Datei ausgewählt werden kann. Abbildung 6: Dokument hinzufügen HVP Administrationshandbuch Seite 6

7 Die ausgewählte Datei kann einem Dokumententypen zugeordnet werden. Der Dateiname wird direkt aus der aufgerufenen Datei übernommen. Der neue Speicherpfad ist entweder die direkte Speicherung in der Datenbank oder ein Laufwerkspfad auf dem Fileserver. Zusätzlich lassen sich ein Datum und eine Bemerkung für das Dokument hinterlegen Externe Wunddokumente In der Wunddokumentation können im Reiter Externe Dokumente beliebige Dokumente zu der aktuell ausgewählten Wundbeschreibung gespeichert werden. Abbildung 7: Externe Wundbeschreibungen Die Funktion wird in der Systemkonfiguration im Reiter Pflegedoku über die Checkbox Externe Wundbeschreibungen aktiviert. HVP Administrationshandbuch Seite 7

8 3. Systemkonfiguration In der Systemkonfiguration kann das Dokumentenarchiv und die Dokumentenerstellung für Bewohner (Reiter Bewohner) oder Mitarbeiter (Reiter Mitarbeiter) ein- oder ausgeschaltet werden. Abbildung 8: Dokumentenarchiv und Dokumentenerstellung aktivieren Außerdem werden im Reiter Dokumente allgemeine Einstellungen für die Dokumentenverwaltung festgelegt. Abbildung 9: Systemkonfiguration zum Dokumentenmanagement HVP Administrationshandbuch Seite 8

9 Externe Dokumente in Datenbank Wenn diese Checkbox aktiviert wurde, werden die externen Dokumente in der Datenbank gespeichert. Andernfalls werden sie auf einem Fileserver in den angegebenen Verzeichnissen gespeichert. Max. Größe externer Dokumente (KB) Die maximale Größe, die ein externes Dokument beim Speichern im jeweiligen Dokumentenarchiv besitzen darf. Externe Dokumente komplett exportieren Im Regelfall werden beim Exportieren von externen Dokumenten aus der Datenbank auf den Fileserver nur neu angelegte Dokumente, die bislang noch nicht exportiert wurden, auf den Fileserver übertragen. Wenn dieses Checkbox aktiviert ist, werden alle Dokumente exportiert und die vorhandenen Dokumente überschrieben. Externe Dokumente löschen Beim Löschen von externen Dokumenten, wird der Eintrag aus der Datenbank gelöscht. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird auch eine auf dem Filesystem vorhandene Datei physisch aus dem Laufwerkspfad gelöscht. Scannerfunktion einschalten Wenn diese Funktion eingeschaltet ist, können Dateien direkt aus dem Programm heraus eingescannt und abgespeichert werden (Hinweis: aktuell ist dies noch eine experimentelle Funktion). Scanner jpg-qualität Hier kann die Qualität (zwischen 0 und 100) eingestellt werden, mit der eingescannte Dateien als jpg-bild gespeichert werden. Scan-Dateien als PDF speichern Im Standard werden einseitige Scans als jpg-bilder gespeichert. Hier kann man angeben, dass diese Dateien als pdf-datei gespeichert werden sollen. HVP Administrationshandbuch Seite 9

10 4. Rechteverwaltung Jeder Benutzer mit Bewohner-Leserechten kann auf die gespeicherten Dokumente im Dokumentenarchiv zugreifen (sofern der Pfad zum Fileserver vorhanden ist oder die Dokumente in der Datenbank gespeichert werden). In der Rechteverwaltung wurden zusätzliche Rechte für das Speichern von Dokumenten Dokumenten-Schreirecht und das Löschen von gespeicherten Dokumenten Dokumente- Löschrecht hinzugefügt. Diese Rechte können für die jeweiligen Rollen gespeichert werden. Abbildung 10: Rechteverwaltung 5. Datensicherung Es sei darauf hingewiesen, dass die allgemeine Datensicherung der HVP-Datenbank nicht die externen Dokumente beinhaltet. Sofern die Dokumente in der Datenbank gespeichert sind gibt es einen eigenen Menüpunkt Ext. Dokumente exportieren, über den alle Files aus der Datenbank auf die in der Konfiguration angegebenen Verzeichnisse gespeichert werden. Dies sind die gleichen Verzeichnisse, die bei Verwendung eines Fileservers verwendet werden. Die angegebenen Verzeichnisse sollten durch eine Sicherung auf einem externen Datenträger zusätzlich regelmäßig gesichert werden. HVP Administrationshandbuch Seite 10

11 6. Scanner-Funktionen Hinweis Die derzeit im Programm vorhandene Scanner-Integration ist noch experimentell und kann möglicherweise noch nicht von allen Scannern vollständig verwendet werden. Für die Speicherung der externen Dokumente kann eine integrierte Scanner-Funktion verwendet werden. Wurde die Scanner-Funktion aktiviert wird im Dialog zum Hinzufügen von Dokumenten ein Button Datei scannen angezeigt. Drückt man auf diesen Button öffnet sich ein Fenster mit den Scanner-Funktionen. Abbildung 11: Scanner-Funktionen HVP Administrationshandbuch Seite 11

12 Der Scanner Dialog ist in zwei Hälften aufgeteilt. Auf der linken Seite befinden sich die Funktionen zum Einscannen einer einzelnen Seite (Button Seite scannen ). Um vorab einen angeschlossenen Scanner auszuwählen, können die Einstellungen der Scanner-Schnittstelle (oben rechts) aufgerufen werden. Nach dem Scannen wird die Seite angezeigt und kann über die Buttons am oberen Rand vergrößert, verkleinert oder gedreht werden. Eine eingescannte Seite kann über den Button "Seite hinzufügen auf die rechte Seite übernommen werden. Auf der rechten Seite werden alle eingescannten Seiten in der Reihenfolge, in der sie eingescannt wurden angezeigt. Die Reihenfolge kann über das anklicken einer Seite und die Pfeil-hoch und Pfeil-runter Buttons verändert werden. Über den Löschen-Button kann eine ausgewählte Seite aus der Übersicht entfernt werden. Wenn alle gewünschten Seiten eingescannt wurden, können die Seiten über den Button Datei übernehmen in einem PDF-Dokument zusammengefasst in den Dialog zum Speichern des externen Dokuments übergeben werden. Abbildung 12: Speichern einer eingescannten Datei Es wird automatisch ein Dateiname mit Scan_xxx.pdf vergeben wird, der im Dialog noch angepasst werden kann. Außerdem kann hier auch noch der Dokumententyp verändert werden, der möglicherweise dem Dateinamen noch ein Prefix voranstellt und das Zielverzeichnis für die Speicherung festlegt. Über den Button Speichern wird das Dokument als.pdf-datei in der Datenbank oder auf dem Fileserver gespeichert. HVP Administrationshandbuch Seite 12