Sie haben diese Daten auch mobil dabei und synchron auf anderen Geräten! Sie haben eine Sicherheitskopie dieser Belege in einem Cloud-Speicher.

Transkript

1 Cloud-Export von WinVetpro Dokumenten Ab Version 1800 können Sie WinVetpro Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen etc. in deren Office-Form in einen Ordner eines Cloud-Speicherdienstes wie z. B. DropBox exportieren lassen. Daraus ergeben sich folgende Möglichkeiten: Mobil: Sie haben diese Daten auch mobil dabei und synchron auf anderen Geräten! Sichern: Sie haben eine Sicherheitskopie dieser Belege in einem Cloud-Speicher. Teilen: Sie können einzelne Ordner oder Dateien mit Ihren Kunden oder anderen Personen teilen! Es gibt viele Anbieter von Cloud-Speicherdiensten. Die meisten bieten ein paar Gigabyte sogar kostenlos an. Wir betrachten hier stellvertretend DropBox und Google Drive.

2 DropBox Account einrichten Erstellen Sie einen DropBox Account und installieren Sie die Windows Anwendung für DropBox, wie es unter: beschrieben ist. Praxis-Ordner Anlegen Öffnen Sie DropBox im Browser und legen Sie ein Verzeichnis an, dass die Dateien Ihrer Praxis speichern soll.

3 WinVetpro für DropBox einrichten Öffnen Sie Extras -> Einstellungen und klicken Sie auf die Tabe Datenpfad. Klicken Sie auf die Schaltfläche neben Cloud-Export um das oben angelegte Verzeichnis für den Export zu wählen. Nach der Auswahl steht der Pfad im Eingabefeld hinter Cloud-Export. Diese Einstellung ist User-bezogen und muss auf allen Arbeitsstationen separat gemacht werden. Die Verwendung eines anderen Dienstes wie z. B. Google Drive erfolgt analog im entsprechenden lokalen Ordner von Google Drive.

4 Ein Dokument exportieren Durch die Auswahl eines Pfades für den Cloud-Export ist nun die entsprechende Funktion in der Symbolleiste aktiv und nutzbar. Das Dokument wird im OpenDocumentFormat (ODF) oder, wenn keine ODT-Vorlage vorhanden ist, als HTML Datei im DropBox Ordner gespeichert und sofort auf alle mit dieser DropBox verknüpften Geräte synchronisiert. Auch Online im Browser. Die Verzeichnisstruktur entspricht der in WinVetpro.

5 Mit der App Textmaker Mobile von SoftMaker können Sie WinVetpro Dokumente wie z. B. Rechnungen auf dem mobilen Gerät betrachten. Damit haben Sie Ihren gesamten Rechnungsbestand für Rückfragen immer dabei.

6 Use Case Teilen Sie können auf der Homepage von DropBox den Ordner für Offene Rechnungen eines bestimmten Kunden für diesen freigeben! Klicken Sie im Browser auf die Schaltfläche Diesen Ordner freigeben... Geben Sie die -Adresse Ihres Kunden ein und klicken Sie auf Ordner freigeben... Der Kunde erhält nun eine von DropBox mit der Nachricht, dass Sie diesen Ordner mit Ihm teilen wollen.

7 Wenn er dem Link hier in der folgt, kann er sich bei seinem bereits vorhandenen DropBox Account anmelden oder, falls er noch keinen besitzt, einen neuen anlegen. Darin ist dann der von Ihnen freigegebene Ordner enthalten und der Kunde kann auf die Dokumente zugreifen, sie öffnen und drucken. Wenn der Kunde die DropBox Anwendung auf seinem PC (Windows, Mac, Linux, etc.) installiert hat, wird der Ordner automatisch abgeglichen. Das bedeutet auch, immer wenn Sie in WinVetpro ein neues Dokument in diesen Ordner exportieren, wird durch die automatische Synchronisation von DropBox dieses in den Cloud- Speicher hochgeladen und ebenfalls automatisch an die DropBox Ihres Kunden weiter geleitet. Google Drive Die Freigabe eines Ordners in Google Drive erfolgt ähnlich und ermöglicht auch hier dem Kunden den Zugriff auf seine Rechnungen oder andere Dateien, die Sie für ihn freigeben.

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9 Die Einladung kann auch hier per erfolgen. Der Kunde muss nur den Link anklicken und über ein Google Konto verfügen. Cloud-Export bei Rechnungsstellung Bei der Rechnungstellung kann der automatische Cloud-Export gewählt werden. Der Versand des Papierdokumentes könnte damit entfallen! Denkbar wäre ferner das Teilen der Belege mit dem Steuerberater oder der Buchführungskraft. Hinweis: In die Cloud exportierte Office Dateien werden nicht gelöscht, wenn die originalen WinVetpro Dokumente gelöscht werden! WinVetpro Support Team