Grundsätzlich müssen die Weisungen von kantonalen Instanzen befolgt werden (z. B. Obergericht, ERFA-Kommission usw.)

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1 WinKoam 2S Jahresabschluss 2013 für WinKoam 2S-Anwender Zur Unterstützung der Reorganisation haben wir Ihnen eine Anleitung zum Jahresabschluss zusammengestellt, damit Sie diesen selber durchführen können. Nehmen Sie sich dafür genügend Zeit und lesen Sie unsere Dokumentation in aller Ruhe durch. Vorkehrungen vor Abschluss Folgende Vorkehrungen sind vor dem Jahresabschluss zu treffen: a) Alle pendenten Arbeiten des letzten Jahres abschliessen, sofern sie von der Reorganisation beeinflusst werden, so beispielsweise: Erfassung aller Konkurse / Req.-Aufträge in der Konkursverwaltung bis , bevor der Nummernkreislauf für das Jahr 2014 vorgenommen wird. Beenden aller FIBU-Buchungen, die noch das Jahr 2013 betreffen, bevor der FIBU-Abschluss gestartet wird. b) Datensicherung durchführen, die als Jahressicherung verwahrt und nie mehr überschrieben wird! c) Organisieren, dass sich während der Reorganisation keine Anwender im System befinden. d) Zeitpunkt der Reorganisation so festlegen, dass diese in Ruhe und ohne Gefahr von Hektik durchgeführt werden kann, z.b. über das Wochenende / nach Dienstschluss. Ansonsten muss ein grösserer Performance-Verlust in Kauf genommen werden. Zudem ist die Station, auf der die Reorganisation gestartet wird u. U. längere Zeit blockiert. Achtung: automatische Datensicherung berücksichtigen. e) Lesen Sie jeden Punkt des Abschlusses durch und beachten Sie bitte vor Beginn der einzelnen Abschlussarbeiten die entsprechenden Hinweise. Vorschlag Papierausdruck Grundsätzlich müssen die Weisungen von kantonalen Instanzen befolgt werden (z. B. Obergericht, ERFA-Kommission usw.) Sollte keine solche vorliegen, so empfehlen wir grundsätzlich keinen Papier-Ausdruck. Daten, welche sich im Live- oder Archiv- System befinden, benötigen keinen Papier-Ausdruck, weil ein solcher jederzeit und vor allem aktuell bei Bedarf ausgelöst werden kann. Sofern ein solides Daten-Sicherungskonzept vorliegt, ist die elektronische Datenhaltung weitaus zuverlässiger als die Papierhaltung.

2 Steuerung Nummerierung anpassen Es handelt sich hier um mögliche Einstellungen für den Beginn Diese dürfen aber nicht für Ihr Amt übernommen werden, da die Nummerierung individuell ist! Nummernkreislauf darf nicht verändert werden! Aufruf über Menübox Dienstprogramme, Steuerung Nummerierung Haben Sie alle Eingänge vom Jahr 2013 im System erfasst, so müssen Sie anschliessend die Steuerung Nummerierung für das Jahr 2014 entsprechend aktualisieren. Dazu gehören alle Nummerierungen, die jeweils jedes Jahr wieder mit 1 beginnen sollen. Diese Zahl mit der Jahreszahl versehen und mit der Zahl 0 vervollständigen, je nach max. Stellenanzahl die jährlich gebraucht wird. (z.b. 214 oder 2014 je nach Grösse der letzten Jahreszahl) Achtung: Folgende Nummernkreisläufe nicht ändern: Nr. Inventar Nr. Schuldner-Konto Nr. FIBU-Gruppe Beispiele: Nummernkreislauf Beginn Jahr 2013 Beginn Jahr 2014 Nr. Konkurs reicht für Konkurse Nr. Requisition reicht für Requisitionen Nr. Rechnung reicht für Rechnungen Hinweise Da bei einigen Listen die Sortierung aufsteigend nach Nummern erfolgt, wird dringend empfohlen, die Anzahl Stellen pro Nummernkreislauf nicht zu verkleinern. Ansonsten erscheinen in der Listenchronologie die neuen Nummern vor den alten Nummern. Nr. Konkurs = (reicht für Konkurse) Nr. Rechtshilfe-Auftrag = (reicht für Req-Aufträge) Nr. VZG = (reicht für VZG-Verfahren) Obwohl diese Nummerierungen separat festgelegt werden können, sind sie miteinander in einem gemeinsamen Nummernkreislauf verknüpft. Folglich kann dieselbe Nummer nicht für den Konkurs und für den Req.-Auftrag oder VZG verwendet werden! Wir empfehlen somit, die Nummerierung der Req.-Aufträge und VZG-Verfahren soweit hinauf zu setzen, dass genügend Platz dazwischen für die einzelnen Verfahren bleibt (siehe Beispiel). EZAG-Vgt.-Auftrag Mit der Nummerierung kann wahlweise jedes Jahr mit 1 begonnen werden. Max. sind 99 möglich. Anschliessend beginnt das System automatisch wieder mit der Nummer 1. Es spielt keine Rolle mit welcher EZAG-Nummer man im neuen Jahr startet, jedoch muss beachtet werden, dass die Neue nicht mit derjenigen des letzten Auftrages übereinstimmen darf!

3 Statistiken Im Allgemeinen können Ende Jahr über die Menübox Informationen Listen auf Bildschirm oder Drucker aufbereitet werden (z. B. Konkurs-Verzeichnis, Eidg. Statistik etc.). FIBU-Jahresabschluss Der Zeitpunkt des FIBU-Jahresabschlusses kann frei festgelegt werden. Er kann auch erst im Verlauf vom Jahr 2014 rückwirkend per durchgeführt werden. Dies ist im Normalfalle sinnvoll, damit in den ersten Monaten auf den Kontoauszügen die Bewegungen vom Jahr 2013 im System noch ersichtlich sind, da man ansonsten stets für diese Daten ins Archiv wechseln muss. Vorkehrungen vor dem Abschluss: a) Beenden aller FIBU-Buchungen, die noch das Jahr 2013 betreffen, bevor der FIBU-Abschluss gestartet wird. D. h. sämtliche Buchungen im Vorjournal und unverbuchte Aufträge, welche im Jahr 2013 auch belastet wurden, müssen vorher ins Hauptbuch verbucht und somit in den einzelnen betreffenden Konti sein. b) Kontrolle der Default-Werte, Seite Buchhaltung auf deren Richtigkeit: Festlegung der Konto-Klassen in Aktiven / Passiven / Aufwand / Ertrag / Neutral Kto. Eröffnungsbilanz sollte ein entsprechendes Konto, z. B enthalten. Es dient für alle Saldovortragsbuchungen und die Erfolgsvortragsbuchung. Als Konto sollte ein Konto der neutralen Kontoklasse, z. B. 7. Klasse verwendet werden. Kto. Erfolgsvortrag sollte ein entsprechendes Konto, z. B enthalten. Als Konto muss ein Konto der passiven Kontoklasse (2. Klasse) verwendet werden. Text-Vorschlag Saldovortrag / Erfolgsvortrag: Texteingabe, die für die Vorjournal-Buchungen (Saldo- und Erfolgsvortragbuchungen) verwendet werden. c) Ausdruck der gewünschten Listen über die Menübox Informationen, Listen drucken, Option Buchhaltung: Betriebsrechnung bis zum gewünschten Reorganisationsdatum, z. B. per (muss unbedingt vor Abschluss ausgedruckt werden, da die Betriebsrechnung aufgrund der «Vermischung» bzw. Kumulierung mehrerer Vorjahre nicht im Archiv aufbereitet werden sollte!) Saldoliste Buchungsjournal (nicht mehr empfohlen, da im System archiviert) Hauptbuch (nicht mehr empfohlen, da im System archiviert)

4 Durchführung FIBU-Abschluss Aufruf über Menübox Dienstprogramme, Reorganisation 1. Kontrollkästchen Finanzbuchhaltung aktivieren 2. Eingabe Datum bei Datum FIBU-Behandlung bis Rückdatierung auf letztes Buchungsdatum des abzuschliessenden Jahres. 3. Durchführung mittels Schaltfläche Reorganisieren auslösen. 4. Verbuchung der Eröffnungsbuchungen im FIBU-Vorjournal.

5 Hinweise Alle Buchungen bis und mit Datum FIBU-Behandlung bis werden ins Archiv übertragen und können dort weiterhin eingesehen und ausgedruckt werden. Eine Bearbeitung der Archivdaten ist hingegen nicht mehr möglich. Für jedes Konto der Kontoklasse Aktiven und Passiven wird ein Saldovortrag ins FIBU-Vorjournal gebucht, sofern Saldo vorhanden. Der Gewinn (Total Saldo Ertragskonti abzüglich Saldo Aufwandkonti) wird als Erfolgsvortragsbuchung ins FIBU-Vorjournal gebucht. Für die Ertrags- und Aufwandkonti gibt es somit keinen Saldovortrag. Für Konti der neutralen Kontoklassen erfolgt ebenfalls kein Vortrag. Nach Durchführung der Reorganisation müssen im FIBU-Vorjournal die Saldovorträge und der Erfolgsvortrag verbucht werden. Bei Verbuchung muss die entsprechende Option Eröffnungs-Buchungen verwendet werden. Buchungen älter als FIBU-Abschluss Hinweis 527 Sofern eine oder mehrere Buchungen ein älteres Buchungsdatum aufweisen als der letzte FIBU-Abschluss, können diese nicht verbucht werden. In diesem Falle müssen diese Buchungen manuell auf ein Datum nach dem Abschluss gesetzt werden. Saldo Eröffnungsbilanz ist nicht Null Bei Verbuchung von Eröffnungsbuchungen muss stets das Eröffnungskonto auf Null sein, d.h. die Aktiv- sowie Passiv-Seite muss zwingend ausgeglichen sein, da ansonsten dieser Hinweis erscheint und der Übertrag in die einzelnen Konti nicht stattfindet! Der Differenzbetrag wird jeweils beim Hinweis in Klammern <> ausgewiesen. Dezember 2013