Sage Start Version 2013

Transkript

1 Sage Start Version 2013 Funktion Nummernserver

2 Sage Start /9 Ausgangslage... 3 Belegnummern Buchhaltung... 4 Nummerierung der Stammdaten... 6 Kunden und Lieferanten... 6 Artikel/Tätigkeiten... 7 Abo-Verkauf / Abo-Einkauf... 7 Nummerierung für Kunden- und Lieferantendokumente... 8 Nummernkreise dem Dokument zuweisen... 9

3 Sage Start /9 Ausgangslage Um in Sage Start die Nummerierungen für Belege, Stammdaten, Kunden- und Lieferantendokumente zu erleichtern, wurde in der Version von Sage Start die neue Funktion Nummernserver eingebaut. Diese Funktion erlaubt es Ihnen, Nummernkreise einfach und übersichtlich zu definieren.

4 Sage Start /9 Belegnummern Buchhaltung Neu können für die Belegnummern auch mehrere Nummernkreise definiert werden. Folgende Belegnummernkreise sind von Sage Start schon vorgegeben: Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Treuhänder (für Treuhand-Datenaustausch) Vorgehen Öffnen Sie im Menü Datei Grunddaten Nummerierung. Unter Alle anzeigen sind alle definierten Nummernkreise ersichtlich. Um einen neuen Belegnummernkreis zu definieren, klicken Sie oben rechts auf Neu und wählen Sie Neuer Belegnummernkreis Erfassen Sie eine Bezeichnung nach Wahl. Mit dem Symbol auf der rechten Seite können Sie die Bezeichnung auch in den Sprachen Italienisch oder Französisch definieren.

5 Sage Start /9 Unter Aktuelles Geschäftsjahr können Sie die Nummerierung Von/Bis festlegen und die nächste zu verwendende Belegnummer erfassen. Wenn Sie im Feld Bis: 0 definieren oder das Feld leer lassen, ist die Nummerierung nach oben nicht beschränkt. Falls Sie Nummernkreis bei Geschäftsjahresabschluss zurücksetzen aktivieren, muss/kann die Nummerierung auch für das Folgejahr definiert werden. Ist diese Option nicht aktiv, wird die Nummerierung im Folgejahr einfach fortgesetzt. Wenn Sie Nummer beim Erfassen änderbar aktivieren, können Sie die Nummer noch manuell ändern. Sie können keine Nummer doppelt erfassen. Ist die Nummer, die Sie geändert haben, schon vergeben, erscheint folgende Meldung: Wichtig! Bitte beachten Sie, dass die Nummer erst definitiv vergeben wird, wenn Sie die Buchung speichern. Beim Erfassen einer Buchung wird nur eine temporäre Nummer vergeben. Damit wird verhindert, dass die gleichen Nummern mehrmals vergeben werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig buchen. Ein Standard-Nummernkreis z. B. beim Buchen bei den Kundenbelegen kann nicht hinterlegt werden. Es wird immer automatisch der zuletzt verwendete Nummernkreis gewählt!

6 Sage Start /9 Nummerierung der Stammdaten Unter Stammdaten können Sie die Nummerierung für folgende Stammdaten definieren: Kunden Lieferanten Artikel/Tätigkeiten Abo-Verkauf Abo-Einkauf Nummernkreise für Stammdaten können NICHT neu erfasst werden. Sie können nur nur die bestehenden neu definieren. Kunden und Lieferanten Hier können Sie die Nummerierung für die Kunden bzw. Lieferanten definieren. Wenn Sie Nummer beim Erfassen änderbar aktivieren, können Sie jeweils beim Erfassen eines neuen Kunden/Lieferanten die Nummer manuell anpassen.

7 Sage Start /9 Artikel/Tätigkeiten Bei der Artikelnummerierung können Sie zusätzlich zur Nummer noch ein Präfix erfassen. Das heisst, dass vor jeder Artikelnummer noch eine alphanummerische Zeichenfolge gesetzt wird. Im Feld Länge wird die Gesamtlänge der vollständigen Nummer definiert. Es können maximal 13 Zeichen vergeben werden. Ergeben das Präfix und die Nummer nicht die definierte Länge, wird die vollständige Nummer mit 0 zwischen dem Präfix und der Nummer aufgefüllt. Falls Sie Nummer beim Erfassen änderbar aktiviert haben, können Sie diese auch hier wieder manuell vergeben. Abo-Verkauf / Abo-Einkauf Hier können Sie die Nummern für die Abonnemente im Verkauf und Einkauf definieren.

8 Sage Start /9 Nummerierung für Kunden- und Lieferantendokumente Unter Kundendokumente und Lieferantendokumente finden Sie die Nummernkreise für sämtliche Dokumententypen. Hier kann neben der Nummerierung auch wieder ein Präfix definiert werden. RE = Rechnung Ist das Feld Nächste Nr.: schon vergeben, wird automatisch die nächst höhere Nummer verwendet.

9 Sage Start /9 Nummernkreise dem Dokument zuweisen Unter Menü Stammdaten Kundendokumente einrichten können Sie die Nummernkreise dem entsprechenden Dokumententypen zuweisen. Falls Sie einen neuen Dokumententyp erfassen, empfiehlt es sich, auch einen neuen Nummernkreis unter Menü Datei Grunddaten Nummerierung zu erfassen. Klicken Sie dazu einfach auf Neu und wählen Sie Neuer Kundendok.-Nr.-Kreis. Wichtig! Wenn Sie für alle Dokumente den gleichen Nummernkreis verwenden, wird bei der Umwandlung eines Dokuments (z. B. Offerte zu Lieferschein, Lieferschein zu Rechnung) die Nummerierung trotzdem um 1 erhöht.