Combo Sage 50 und Sage Start Kombination Sage 50 Finanzbuchhaltung und Sage Start Fakturierung / Auftragsbearbeitung November 2012

Transkript

1 Combo Sage 50 und Sage Start Kombination Sage 50 Finanzbuchhaltung und Sage Start Fakturierung / Auftragsbearbeitung November 2012 Anleitung

2 Combo Sage 50 und Sage Start /8 1 Einleitung Kombination Sage 50 und Sage Start Installation und Systemvoraussetzungen Combo einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung Sage Start: Neues Combo-Dossier in Sage Start erstellen Initialisierung: Combo-Verbindung Sage 50 zu Sage Start einrichten Synchronisation durchführen (Voll- oder Auftragssynchronisation) Wichtige Hinweise Beschreibung Synchronisationsprozess Synchronisationvarianten Wo werden die Daten nach der Initialisierung bearbeitet: In Sage 50 oder Sage Start? Beschreibung der synchronisierten Daten Identifikation von Sage Start Rechnungen in den offenen Posten von Sage Zu beachten bei der Sage 50 Version

3 Sage 50 FIBU (bestehend) Sage Start (neu) Combo Sage 50 und Sage Start /8 1 Einleitung Die Combo ermöglicht den automatischen Datenaustausch zwischen der sehr weit verbreiteten Finanzbuchhaltung von Sage 50 und dem Modul Fakturierung oder dem Paket Auftragsbearbeitung von Sage Start. Mit der Fakturierung kann unter anderem eine Debitorenbuchhaltung, mit der Auftragsbearbeitung die komplette Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung geführt werden. Der Datenaustausch zwischen Sage 50 und Sage Start wird vom Benutzer manuell ausgelöst. Das heisst: Der Benutzer entscheidet, wann z. B. die offenen Posten (OP) von Sage Start nach Sage 50 verbucht werden. 2 Kombination Sage 50 und Sage Start In Sage 50 wird nur die reine Finanzbuchhaltung (FIBU) geführt. Die Nebenbücher in Sage 50 werden nicht verwendet und sind nicht lizenziert. In Sage Start ist eine Fakturierungslizenz nötig, um Auftragsdokumente (z. B. Offerten und Rechnungen) zu erstellen und um Debitoren zu führen (OP, Mahn-, Zahlungswesen, Kunden- und Lieferantenstamm). Damit auch Kreditoren geführt werden können, wird eine Auftragslizenz benötigt. Module / Prozesse Verkauf Rechnungserstellung Verkaufsdokumente, Artikel, Lager Kundenstamm (Personenkonto / Adresse) OP-Management Zahlungs- & Mahnwesen FIBU (und BEBU) Einkauf Rechnungserstellung Einkaufsdokumente, Artikel, Lager Lieferantenstamm (Personenkonto / Adresse) Import von Personenkonten (PK), Offene Posten (OP) und Zahlungen Debitoren PK's & OP's (keine Lizenz) OP-Management Zahlungswesen Kreditoren PK's & OP's (keine Lizenz) Finanz- und Betriebsbuchhaltung 3 Installation und Systemvoraussetzungen Für den Einsatz der Combo müssen folgende Systemvoraussetzungen erfüllt sein: Installiertes Sage 50 Version 2011 (Achtung: seperates Setup beachten, siehe Kapitel 7 Seite 8) Installiertes Sage 50 Version 2012 mit den letzten Updates oder neuer Installiertes Sage Start Version 2013 mit den letzten Updates oder neuer Die Combo wird bei Sage 50 als Teil des Auto Updates und bei Sage Start automatisch mit der Version 2013 installiert. Die Installation erfolgt daher gemäss den bestehenden Installations-Anleitungen von Sage Start und Sage 50 und es gelten die Systemvoraussetzungen von Sage Start und Sage 50.

4 Combo Sage 50 und Sage Start /8 4 Combo einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung 4.1 Sage Start: Neues Combo-Dossier in Sage Start erstellen Für die Benutzung der Combo muss zuerst in Sage Start ein leeres Combo-Dossier erstellt werden. Folgende Schritte müssen durchgeführt werden. 1. Erstellen Sie über das Menü Datei / Neu ein lokales Dossier. 2. Geben Sie dem Dossier einen Namen Ihrer Wahl. 3. Wählen Sie Eine neue leere Datenbank für Sage 50 Combo erstellen. 4. Folgen Sie dem Assistenten und ergänzen Sie die Firmenangaben. 5. Definieren Sie das aktuelle Geschäftsjahr und das Folgejahr (Nächstes Geschäftsjahr. Achtung: Es muss sichergestellt werden, dass der Sage 50-Mandant und das Sage Start-Dossier das gleiche aktuelle Geschäftsjahr haben. 6. [Beenden] Sie den Assistenten im letzten Schritt. Somit wäre die Vorbereitung in Sage Start abgeschlossen. In Sage Start ist jetzt ein komplett leerer Mandant mit Ihren Firmendaten eröffnet. Der nächste Schritt ist die Initialisierung des Mandanten. 4.2 Initialisierung: Combo-Verbindung Sage 50 zu Sage Start einrichten Für die Initialisierung müssen folgende Schritte durchgeführt werden: 1. Starten Sie in Sage Start Extras/Datenaustausch/Sage 50 (REWE) / Sage Start (Auftrag) In der Verbindungsübersicht können Sie mit [Neu] neue Verbindung zwischen Sage 50 und Sage Start erstellen: Wählen Sie via [ ] nun den Sage 50 Mandanten aus. Sind Benutzername und Passwort vergeben, werden diese Zugangsdaten in den entsprechenden Feldern erfasst. 3. Wählen Sie anschliessend via [ ] das eben erstellte Dossier von Sage Start (leerer Mandant) aus. Info: Es werden nur Dossiers über den Server zur Auswahl angezeigt. 4. Bestätigen Sie mit [OK], um wieder zur Verbindungsübersicht zu gelangen. 5. Wählen Sie die neu erstellte Verbindung und betätigen Sie mit [Weiter]. Das Programm zeigt Ihnen an, dass für diese Datenbank zuerst eine Initialisierung nötig ist. 6. Im nächsten Initialisierungsschritt werden die Länder angezeigt, welche im Sage 50 Mandanten verwendet werden. Diese müssen Sie nun auch im Sage Start Dossier hinzufügen. Wenn es im Mandant von Sage 50 Länderbezeichnungen hat, welche Sage Start nicht kennt, müssen Sie nun im folgenden Dialog die richtigen Länder zuordnen (jeweils pro Debitor und Kreditor). 7. Die Daten werden nun von Sage 50 nach Sage Start übertragen. 8. Wenn die Übertragung abgeschlossen ist, klicken Sie auf [Weiter] und beenden Sie den Assistenten. 9. Die Initialisierung der Verbindung von Sage 50 zu Sage Start ist abgeschlossen. Starten Sie Sage Start und überprüfen Sie, ob die Stammdaten übertragen wurden (Konten, Mehrwertsteuer-Codes, Währungen, KST/KTR). 10. Richten Sie in Sage Start nun zwingend die Verbuchung nach Ihren Wünschen ein: a. Definieren Sie in den Grunddaten (Datei/Grunddaten/Grunddaten, Register Kunden und Register Lieferanten) die Standard-Kontierung für Ihre Kunden- und Lieferantenbelege. b. Stellen Sie sicher, dass die Belegnummer von Kunden- und Lieferantenbelegen (Datei/Grunddaten/Nummerierungen) nicht in Konflikt mit den bestehenden Nummernkreisen in Sage 50 stehen. Ändern Sie ansonsten den Belegnummernkreis in Sage Start. 1 Bitte beachten Sie, dass die Synchronisation bei gestarteter Sage Start-Anwendung nur funktioniert, wenn das Dossier in Sage Start via Server geöffnet ist (also nicht lokal ).

5 Combo Sage 50 und Sage Start /8 4.3 Synchronisation durchführen (Voll- oder Auftragssynchronisation) Nach der Initialisierung kann in Sage Start (Fakturierung oder Auftragsbearbeitung) sofort mit der Belegerfassung gestartet werden. Nach erfolgter Belegerfassung können die Auftragsbelege in die Finanzbuchhaltung von Sage 50 übertragen werden. Starten Sie die Synchronisierung in Sage Start Extras/Datenaustausch/Sage 50 (REWE) / Sage Start (Auftrag) 2 und wählen Sie die gewünschte Mandanten- / Dossier-Kombination und fahren Sie [Weiter]. Wählen Sie zwischen den folgenden Optionen: 1. Vollsynchronisation: Alle Daten synchronisieren (inkl. Fibu-Stammdaten von Sage 50) Nach erfolgreicher Initialisierung kann mit diesem Schritt eine Vollsynchronisation aller Daten der Combo durchgeführt werden. Dieser Schritt ist nur nötig, falls es Änderungen an den FIBU-Stammdaten von Sage 50 gegeben hat (z. B. ein neues FIBU-Konto, eine neue MwSt.-Kategorie, geänderte Währungen und Kurse). 2. Auftragssynchronisation: Nur Daten von Sage Start Fakturierung / Auftragsbearbeitung synchronisieren (Auftragsbelege) Nach erfolgreicher Initialisierung kann mit diesem Schritt eine schnelle Teilsynchronisation aller Daten rund um die Rechnungen durchgeführt werden. Diese Option verbucht Kunden- und Lieferantenbelege (Rechnungsdokumente, Gutschriftsdokumente, Zahlungen, etc.) nach Sage 50. Dieser Schritt kann durchgeführt werden, wenn es keine Änderungen an den FIBU-Stammdaten von Sage 50 gegeben hat. 2 Bitte beachten Sie, dass die Synchronisation bei gestarteter Sage Start-Anwendung nur funktioniert, wenn in beiden Anwendungen das Dossier via Server geöffnet ist (also nicht lokal ).

6 Combo Sage 50 und Sage Start /8 5 Wichtige Hinweise Bitte beachten sie neben den vorangegangenen Erläuterungen die folgenden wichtigen Hinweise: 1. Einrichten von Belegnummerkreisen in Sage Start und Sage 50 Die Belegnummer von offenen Posten und Zahlungen wird durch Sage Start vergeben. Da die Belegnummer in der Sage 50 Finanzbuchhaltung eindeutig sein muss, sind Belegnummernkreise in Sage Start so zu konfigurieren, dass es mit den bestehenden Nummernkreise(n) von Sage 50 nicht zu Konflikten kommen kann. 2. Kunden und Lieferanten: Sammelkonto und Währung Die Kunden und Lieferanten müssen in Sage Start wie in Sage 50 abgebildet werden: Pro Währung und pro Sammelkonto muss ein Kunde oder Lieferant erfasst werden. Das heisst auch, dass für jede Rechnung des Kunden/Lieferanten immer das gleiche Sammelkonto verwendet werden muss. 3. Kontierung und Belegnummernkreise nach der Initialisierung in Sage Start einrichten Nach der Initialisierung von Sage Start muss die gewünschte Kontierung in Sage Start zwingend kontrolliert und definiert werden: a. Definieren Sie in den Grunddaten (Datei/Grunddaten/Grunddaten, Register Kunden und Register Lieferanten) die Standard-Kontierung für ihre Kunden- und Lieferantenbelege. b. Stellen Sie sicher, dass die Belegnummer von Kunden- und Lieferantenbelegen (Datei/Grunddaten/Nummerierungen) nicht in Konflikt mit den bestehenden Nummernkreisen in Sage 50 stehen. Ändern Sie ansonsten den Belegnummernkreis in Sage Start. Wenn die Combo bei der Verbuchung der Belege die Fehlermeldung Error bei Buchung einfügen: Nr. 4 ausgibt, sind die Grunddaten in Sage Start nicht vollständig erfasst und die Dokumente können nicht erfolgreich in Sage 50 verbucht werden. 4. Die Initialisierung setzt automatisch den korrekten MwSt.-Methoden-Wert in Sage Start. Da die Mehrwertsteuer in Sage 50 abgerechnet wird, ist als MwSt.-Methode nur Vereinbart oder Saldosteuer (=Pauschal-/Saldosteuersätze) erlaubt. Wenn in Sage 50 nach Vereinnahmt abgerechnet wird, wird in Sage Start Vereinbart eingestellt. Die MwSt.-Methodik darf nach der Initialisierung nicht mehr geändert werden. 5. Kein Bearbeiten oder Löschen von OP oder Zahlungen in Sage 50 In Sage 50 dürfen keine offenen Posten (OP) und Zahlungen bearbeitet oder gelöscht werden, welche in der Fakturierung oder Auftragsbearbeitung von Sage Start erstellt und mit Sage 50 synchronisiert wurden. Die Bearbeitung oder Löschung der Rechnung muss via Sage Start erfolgen. 6. Die Combo kann direkt via Sage Start gestartet werden (Menü Extras/Datenaustausch/Sage 50 (REWE) / Sage Start (Auftrag)). Es ist jedoch zwingend, dass die Datenbank immer über den Modus Netzwerk geöffnet wird (in der Titelleiste von Sage Start darf am Ende bei geöffneter Datenbank nicht lokal stehen). 7. Der Sage 50 OP wird mit einem Code gespeichert, welcher die interne ID von Sage Start beinhaltet ( C1, C2, etc.). Dieser Code darf unter keinen Umständen verändert werden. 8. In Sage Start können Rechnungen und Gutschriften auch ohne Dokumente erstellt werden (reine offene Posten ohne einen Dokumententyp): Solche offene Posten ohne Verbindung zu einem Dokument werden nicht mit Sage 50 synchronisiert.

7 Combo Sage 50 und Sage Start /8 6 Beschreibung Synchronisationsprozess 6.1 Synchronisationvarianten Bei der vorliegenden Beschreibung sprechen wir in Sage 50 von Mandanten, in Sage Start von Dossier. Der Datenaustausch der Combo unterscheidet drei Prozesse: 1. Initialisierung: Sage Start mit Stammdaten von Sage 50 initialisieren Die Initialisierung importiert Stammdaten von Sage 50 und legt diese in Sage Start an. Nach diesem Schritt kann bereits mit der Combo gearbeitet werden. 2. Vollsynchronisation: Alle Daten synchronisieren (inkl. FIBU-Stammdaten von Sage 50) Nach erfolgreicher Initialisierung kann mit diesem Schritt eine Vollsynchronisation aller Daten der Combo durchgeführt werden. Die Vollsynchronisation ist nur nötig, falls es Änderungen an den FIBU-Stammdaten von Sage 50 gegeben hat (z. B. ein neues FIBU-Konto, eine neue MwSt.-Kategorie, geänderte Währungen und Kurse) 3. Auftragssynchronisation: Nur Daten von Sage Start Fakturierung / Auftragsbearbeitung synchronisieren (Rechnungen sowie offene Posten der Kunden und Lieferanten) Nach erfolgreicher Initialisierung kann eine schnelle Teilsynchronisation aller Daten rund um die offenen Posten durchgeführt werden. Diese Option verbucht Kunden- und Lieferantenbelege (Rechnungsdokumente, Gutschriftsdokumente, Zahlungen, etc.) nach Sage 50. Dieser Schritt kann durchgeführt werden, wenn es keine Änderungen an den FIBU-Stammdaten von Sage 50 gegeben hat. 6.2 Wo werden die Daten nach der Initialisierung bearbeitet: In Sage 50 oder Sage Start? Die Combo funktioniert nach einem klassischen Import- und Export-Prinzip. Sämtliche Felder sind sowohl in Sage 50 und Sage Start durch den Benutzer veränderbar. Die unten aufgeführten Daten dürfen nur im im entsprechenden Programm bearbeitet oder erfasst werden: Blaue Boxen für Sage Start Grüne Boxen für Sage 50 Bei der Synchronisation werden die Daten im Ziel -Programm überschrieben (graue Boxen im Diagramm).

8 Combo Sage 50 und Sage Start /8 6.3 Beschreibung der synchronisierten Daten Sage Start Folgende Daten werden ausschliesslich in Sage Start erfasst und bearbeitet. Bereich Stammdaten Kunden Lieferanten Kunden-/Lieferantenbelege Kundendokumente (Rechnung/Gutschrift) Lieferantendokumente (Rechnung/Gutschrift) Kundenausgleiche Lieferantenausgleiche Bemerkung Diese Stammdaten werden ausschliesslich in Sage Start erfasst und bearbeitet sowie mit Sage Start synchronisiert. Die offenen Posten (OP) werden ausschliesslich in Sage Start als Auftragsdokumente erfasst und bearbeitet. Beim Synchronisieren werden diese als OP nach Sage 50 exportiert und somit in die Finanzbuchhaltung verbucht. Zahlungen, Skonti und Ausbuchungen auf Kundenrechnungen/-gutschriften Zahlungen, Skonti und Ausbuchungen auf Lieferantenrechnungen/-gutschriften Sage 50 Folgende Daten werden ausschliesslich in Sage 50 erfasst und bearbeitet. Bereich Bemerkung Stammdaten MwSt.-Stamm Diese Stammdaten werden ausschliesslich in Sage 50 erfasst und bearbeitet sowie Währungen und Kurse mit Sage Start synchronisiert. Der Benutzer kann diese dann in Sage Start den FIBU-Konten Kunden/Lieferanten sowie den Rechnungen zuweisen. KST/KTR Die offenen Posten werden immer in Sage Start erfasst und bearbeitet und nur für Verbuchungszwecke nach Sage 50 verbucht. 6.4 Identifikation von Sage Start Rechnungen in den offenen Posten von Sage 50 Die Combo synchronisert Rechnungen-/Gutschriften in das Geschäftsjahr von Sage 50. Die in Sage Start vergebene Belegnummer wird bei der Verbuchung nach Sage 50 übernommen und ist daher in Sage Start und Sage 50 identisch! Die Sage Start Dokumentennummer wird in Sage 50 als OP-Nummer und mit dem Geschäftsjahr ergänzt (<Dokumentnr.>-<Kalenderjahr>) gespeichert. Der Sage Start Belegtext wird als Buchungstext in Sage 50 geschrieben. Der Sage 50 OP wird mit einem Code gespeichert, welcher die interne ID von Sage Start beinhaltet ( C1, C2, etc.). Dieser Code darf unter keinen Umständen verändert werden. 7 Zu beachten bei der Sage 50 Version 2011 Damit die Combo in der Version 2011 verwendet werden kann, muss zuerst die Schnittstelle aktualisiert werden. Dazu installieren Sie die Datei Combo_v2011.exe, welche unter folgendem Link erhältlich ist: Installationsanleitung: - Combo_v2011.zip herunterladen und entzippen - Combo_v2011.exe als Administrator ausführen - Installationsprozess durchgehen - Installation fertigstellen Anschliessend können Sie, gemäss dem Kapitel 4: Combo einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung, weiterfahren.