NACHVERFOLGBARKEIT DER ZAHLUNGSFLÜSSE

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1 NACHVERFOLGBARKEITDERZAHLUNGSFLÜSSE RADIX ERPbyACSDataSystems Release: ACSDataSystemsAG/spa 1/8

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis... 2 Verwaltung der Kode CIG und CUP... 3 Erfassen CIG (Codice Identificativo Gara) und CUP (Codice Unico Progetto)... 3 Verkaufsdokumente und Einkaufsdokumente... 3 Projektverwaltung... 4 Buchhaltung... 4 Tickets (Servicemanagement)... 5 Verträge... 6 Honorarnote Mod Dediziertes Bankkonto und Mitteilung an den öffentlichen Auftraggeber... 7 ACS Data Systems AG/spa 2 / 8

3 VERWALTUNG DER KODE CIG UND CUP ERFASSEN CIG (CODICE IDENTIFICATIVO GARA) UND CUP (CODICE UNICO PROGETTO) Um die Rückverfolgbarkeit der Zahlungsflüsse in Bezug auf die öffentlichen Arbeiten zu gewährleisten, werden sowohl Rechnung als auch Zahlung mit dem eindeutigen Kode CIG bzw. CUP (falls vorhanden) versehen. Da die Bestimmungen zur Rückverfolgbarkeit nicht nur die Zahlungsflüsse zwischen Auftragnehmer und öffentlicher Verwaltung (Kunde) betreffen, sondern auch die Zahlungsflüsse zwischen Unternehmen und Subunternehmen (Lieferant), falls ein öffentlicher Auftrag zu Grunde liegt, müssen die Kode CIG bzw. CUP sowohl für Kundenrechnungen als auch für Lieferantenrechnungen erfasst werden. Hierfür haben wir folgende Programmen für die Verwaltung dieser Kode erweitert. VERKAUFSDOKUMENTE UND EINKAUFSDOKUMENTE In den Verkaufsdokumenten (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) und Einkaufsdokumenten (Bestellung, Einkaufslieferschein und rechnung) wird der Kode automatisch vom ersten Dokument (z.b. Auftrag) auf die Folgedokumente übertragen. Achtung: Da die verschiedenen Formulare (Rechnungen, Aufträge, Bestellungen, usw.) individuell für die einzelnen Kunden erstellt wurden, muss auch der Aufdruck der Kode für CIG und CUP spezifisch programmiert werden; diese Formularänderung wird nach Aufwand berechnet. Falls Sie Tätigkeiten in Zusammenhang mit öffentliche Aufträgen haben, setzten Sie sich bitte mit unserem Software Support in Verbindung, damit wir für Sie diese Anpassung durchführen können. ACS Data Systems AG/spa 3 / 8

4 Beachten Sie bitte, dass Lieferscheine, die unterschiedliche Kode für CIG bzw. CUP enthalten, nicht auf einer Rechnung zusammengefasst werden können, da sonst die Rückverfolgbarkeit der Zahlung verloren ginge. PROJEKTVERWALTUNG In diesem Falle werden dort erfasste Kode für CIG bzw. CUP auf das jeweilige Dokument übertragen, in dem auf das Projekt Bezug genommen wird. BUCHHALTUNG In den Buchungen der Rechnungen können CIG bzw. CUP erfasst werden. Bei der automatischen Übernahme der Rechnungen werden diese Kode automatisch vom jeweiligen Dokument übernommen. Bei der Buchung von Zahlungen wird automatisch CIG bzw. CUP der jeweiligen Rechnung mit der Zahlungsbuchung verbunden. Um die Nachfolgbarkeit der Zahlungsflüsse zu gewährleisten, sollten deshalb Zahlungen von Rechnungen einzeln durchgeführt und gebucht werden (also nicht mehrere Rechnungen mit unterschiedlichen CIG bzw. CUP in einer einzigen Zahlung). ACS Data Systems AG/spa 4 / 8

5 TICKETS (SERVICEMANAGEMENT) Der eingegebene Kode wird automatisch in die Rechnung übertragen. ACS Data Systems AG/spa 5 / 8

6 VERTRÄGE Beim Generieren der periodischen Rechnungen wird der eingegebene Kode automatisch in die Rechnung übertragen. HONORARNOTE MOD.770 Beim Verbuchen der Honorarnote wird der eingegebene Kode automatisch in die Buchhaltung übertragen. ACS Data Systems AG/spa 6 / 8

7 DEDIZIERTES BANKKONTO UND MITTEILUNG AN DEN ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBER Die Auftragnehmer und Subunternehmer, die an öffentlichen Arbeiten mitwirken, müssen hierfür ein (oder mehrere) sog. dedizierte Konten bestimmen, auf denen dann sämtliche Geldbewegungen aus den öffentlichen Aufträgen laufen. Der Auftragnehmer muss dem öffentlichen Auftraggeber vor Zahlung (hier gibt es genau festgelegt Fristen) das jeweilige dedizierte Bankkonto nennen, auf dem die Zahlung zu erfolgen hat. Da ein Unternehmen auch mehrere Konten unterhält, wurde in Radix für jedes Einkaufs bzw. Verkaufsdokument die Eingabe der mitgeteilten Bank vorgesehen; diese Eingabe wird dann automatisch auf das Folgedokument übernommen (so z.b. kann die Bank bereits im Auftrag erfasst werden, diese wird dann über die Rechnung bis in die Buchhaltung übertragen). Es ist auch möglich, diese spezifische Bankverbindung auf der Rechnung anzuführen (in diesem Falle ist eine Formularänderung erforderlich, die nach Aufwand verrechnet wird). Bereits beim Kunden kann diese Bank als Vorschlagswert definieren werden (wenn z.b. für mehrere Aufträge dieselbe Bank verwendet wird und vorab eine Mitteilung an den öffentlichen Auftraggeber erfolgt). Für diese Angabe der Bank ist das Feld Bankgruppe vorgesehen; dies ist nicht zu verwechseln mit der Angabe der Bank (ABI CAB) in der Kundeneingabe. Während sich die Bankgruppe auf das dedizierte Bankkonto der eigenen Bank bezieht, das diesem Kunden mitgeteilt wurde, beinhaltet das Feld Bank die Bankkoordinaten der Bank des Kunden. Bei der Buchung der Zahlung der Rechnung (Inkasso) überprüft das Programm automatisch, ob das in der Mitteilung angegeben Bankkonto (Bankgruppe) mit dem in der Buchung verwendeten Konto übereinstimmt; ggf. wird eine Meldung ausgegeben. ACS Data Systems AG/spa 7 / 8

8 Bei Zahlungen an Subunternehmen wird beim Export in das Homebanking neben den Rechnungsdaten auch der Kode für CIG bzw. CUP in das Feld Zahlungsgrund übertragen. Durch die Angabe des CIG bzw. CUP, der Bankgruppe in der Rechnung (Buchhaltung) und die Verbindung zwischen Rechnung und Zahlung kann somit jederzeit der Zahlungsfluss für einen bestimmten öffentlichen Auftrag (aufgrund von CIG und CUP) ermittelt werden. Hierzu wurde in der Suchfunktion für die Buchungen und offene Posten das Feld CIG/CUP als zusätzlicher Filter vorgesehen (Filter > Fenster Zusatz). ACS Data Systems AG/spa 8 / 8