Verwaltung der Projekte

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1 ACS Data Systems AG Verwaltung der Projekte (Version ) Buchhaltung für Schulen ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel [email protected]

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. PROJEKTVERWALTUNG Erfassen der Projektplanung Einnahmen und Ausgaben des Projektes Ausdrucke Projektabrechnung Drucken der Projektabrechnung Drucken der Projektliste Drucken der Projektplanung (Stammdaten) Tabellen Erfassen der Schulstellen... 9

3 3 1. Projektverwaltung Mit der Projektverwaltung kann die Projektplanung, die Verbuchung der Einnahmen und der Ausgaben und die Projektabrechnung durchgeführt werden. 1.1 Erfassen der Projektplanung Für die Projektplanung wird ein Projekt im Programm Erfassen Projektplanung (Menü Projektverwaltung) erfasst. Das Projekt ist jahresübergreifend, d.h. ein Projekt kann in mehreren Finanzjahren verwendet werden. Jedes Projekt ist durch eine fortlaufende Projektnummer gekennzeichnet. Diese Nummer wird automatisch durch Anklicken von [Neu] vergeben. Auf der 1. Seite, Informationen, werden allgemeine Informationen zum Projekt erfasst.

4 4 Auf der 2. Seite, Einnahmen und Ausgaben, werden die geplanten Einnahmen und Ausgaben, unterteilt nach der jeweiligen Art, erfasst. Weiters können auch evtl. Änderungen, also Erhöhungen und Verminderungen eingegeben werden. Hier werden nur die geplanten Einnahmen und Ausgaben eingegeben; die effektiven Beträge, die eingenommen oder ausgegeben wurden, werden automatisch bei der Erfassung von Einnahmeanordnungen, Zahlungsaufträge, Schülerbeiträge oder sonstigen Einnahmen und des Ökonomatsdienstes eingetragen. Für jede Art der Einnahme und Ausgabe wird der Restbetrag angezeigt und am unteren Teil des Bildschirms eine Zusammenfassung mit dem jeweiligen Grad der Umsetzung.

5 5 Auf der 3. Seite, Überstunden / Anmerkungen, werden Angaben zu den Überstunden und eine Anmerkung erfasst. 1.2 Einnahmen und Ausgaben des Projektes In der Projektplanung werden die geplanten Einnahmen und Ausgaben erfasst. In folgenden Buchungen können die effektiven Einnahmen und Ausgaben für die erfassten Projekte eingegeben werden: Einnahmeanordnungen und Zahlungsaufträge Ökonomatsdienst (das Projekt wird auf den Zahlungsauftrag der Abrechnung übertragen) Schülerbeiträge und Bargeldeinnahmen (das Projekt wird auf die Einnahmeanordnung der Abrechnung übertragen) Einnahmen des Post K/K. Die Eingabe des Projektes in einer Buchung erfolgt ähnlich wie die Eingabe des Ausgabenkodes. Hier nachfolgend wird anhand eines Zahlungsauftrages die Eingabe des Projektes erläutert; in den anderen oben angeführten Programmen ist die Handhabung der Eingabe identisch. Bei der Eingabe einer Buchung, z.b. Zahlungsauftrag, werden der Projektkode und die Art der Einnahme/Ausgabe erfasst (durch Anklicken von [ ] kann ein Projekt ausgewählt werden). Falls der

6 6 gesamte Zahlungsauftrag nur ein einziges Projekt betrifft, so kann dieses auf der ersten Seite eingegeben werden; der gesamte Betrag des Dokuments wird automatisch dem Projekt zugewiesen. Falls hingegen die Buchung mehrere Projekte betrifft, so muss die Eingabe in einer eigenen Tabelle erfolgen. Hierzu wechseln Sie auf die Seite Projekt. Hier können beliebig viele Projekte hinzugefügt werden. Falls mehrere Projekte verwendet werden, so muss die Aufteilung der Beträge auf die einzelnen Projekte manuell erfolgen. Sollte nur ein Teilbetrag des Dokumentes einem einzigen Projekt zugewiesen werden, so müssen Kode und Betrag ebenfalls auf dieser Seite und nicht auf der ersten Seite erfasst werden. Weiters wird bei Verwendung von mehreren Projekten die Eingabe auf der ersten Seite gesperrt (diese ist nur aktiv, falls ein einziger Kode, und dieser mit dem gleichen Betrag des Dokumentes, verwendet wird). Durch Anklicken von [Weiteres Projekt] kann ein neues, zusätzliches Projekt hinzugefügt werden; anschließend wird die Art der Einnahme/Ausgabe und der Betrag erfasst. Ein Eintrag wird durch Anklicken von [Speichern Projekt] gespeichert. Ein weiteres Projekt kann anschließend hinzugefügt werden. In der Tabelle werden die bereits erfassten Projekte und der jeweilige Betrag angezeigt. Durch Anklicken einer Zeile kann ein bereits erfasster Eintrag korrigiert werden. Durch Anklicken von [Löschen Projekt] wird die aktuelle Zeile gelöscht; mit [Abbrechen Projekt] wird die letzte Eingabe rückgängig. Oberhalb der Tabelle mit den einzelnen Projekten werden der Betrag des Dokumentes, die Summe der Projekte und die Differenz zwischen beiden angezeigt.

7 7 Nachdem eine Buchung mit einem Projekt durchgeführt wurde, scheint in der Projektplanung (Erfassen Projektplanung) bei der jeweiligen Einnahme oder Ausgabe der gebuchte (effektive) Betrag und der Restbetrag auf. 1.3 Ausdrucke Projektabrechnung Drucken der Projektabrechnung Mit dem Programm Drucken Projektabrechnung kann die Projektabrechnung ausgegeben werden. Für den Ausdruck stehen verschiedene Auswahlfelder zur Verfügung. Mit dem Feld Zeitraum von bis kann der Zeitraum definiert werden, in dem die Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden. Auf dem Ausdruck werden, neben den allgemeinen Informationen über das Projekt, der Finanzierungsplan und die einzelnen Bewegungen (Einnahmeanordnungen und Zahlungsaufträge) für den ausgewählten Zeitraum angezeigt.

8 Drucken der Projektliste Mit dem Programm Drucken Projektliste wird eine Übersicht der Projekte ausgegeben. Für den Ausdruck stehen verschiedene Auswahlfelder zur Verfügung. Auf dem Ausdruck werden tabellarisch die einzelnen Projekte angezeigt Drucken der Projektplanung (Stammdaten) Mit dem Programm Drucken Projektstammdaten wird ein Stammblatt über das Projekt ausgegeben.

9 9 1.4 Tabellen Für die Verwaltung der Projekte müssen vorher folgende Stammdaten erfasst werden Erfassen der Schulstellen Mit dem Programm Erfassen Schulstellen (Menü Projektverwaltung > Tabellen) können die Schulstellen für die Projektverwaltung erfasst werden. Normalerweise werden jedoch diese automatisch mit dem Einlesen der Schüler aus Popcorn angelegt (siehe Schülerbeiträge) und sollten daher nicht hier erfasst werden. Die Schulstelle hat als Kode eine fortlaufende Nummer. Mit [Neu] wird ein neuer Kode vergeben. In den Feldern Bezeichnung (de) und (it) geben Sie die Beschreibung der Schulstelle ein.