Handbuch KFM-Projekte

Transkript

1 Handbuch KFM-

2 Handbuch KFM- Version 1.0 Stand: Januar 2013

3 KFM- Inhalt Inhalt... 4 Anlegen von n... 4 Buchen mit Projekt in der Barkasse Auswertung der Listen Beenden von n KIGST GmbH 2013 Seite 3 von 15

4 KFM- können zur Auswertung bzw. Dokumentation und Abrechnung zusammenhängender Einnahmen und Ausgaben über einen zu bestimmenden Projektzeitraum verwendet werden. Ein Projekt kann so eingerichtet werden, dass dieses durch mehrere Barkassen bebucht werden kann. können mit dem Merkmal zweckbestimmt gekennzeichnet werden, um die Projektbuchungssumme in der Barkassenbuchungsübersicht gesondert auszuweisen. Die Auswertungen können zwischen zweckbestimmten und nicht zweckbestimmten n unterschieden werden. Die Projektnummern werden bei der Übertragung der Buchungen an die KFM-Basis übergeben. In der KFM-Basis Belegliste ist hierzu die Spalte Projekt aufgenommen. Anlegen von n Mit der kompletten Berechtigung zur Nutzung der Programmfunktion 27, die über die Benutzerverwaltung in KFM-Basis zugewiesen wird, können verwaltet und ausgewertet werden. Zur speziellen Benutzerberechtigung der stehen nachfolgende Berechtigungen zur Verfügung: Nachdem in der Benutzerverwaltung von KFM-Basis die Programmfunktion zugewiesen wurde, ist in den Stammdaten der Barkasse noch die Checkbox für die zu aktivieren. KIGST GmbH 2013 Seite 4 von 15

5 KFM- Die Verwaltung der erfolgt in KFM-Web über die Schaltfläche. Bei Berechtigung finden Sie dieses im KFM-Web-Hauptmenü. KIGST GmbH 2013 Seite 5 von 15

6 KFM- Erster Schritt: NeuesProjekt anlegen Über diese Registerkarte lässt sich das Menü ein- und ausblenden, was mehr Platz für die Anzeige der Übersichten ergibt. Hiermit geht es zum Eigenen Ordner, in dem alle aufgerufenen Listen gespeichert und zur Wiederverwendung zur Verfügung stehen. KIGST GmbH 2013 Seite 6 von 15

7 KFM- Über diese Schaltfläche erfolgt die Neuanlage von n mit der folgenden Maske: Nummer: Bezeichnung: Verantwortlich: Laufzeit: 7-stellige, eindeutige Nummer wird innerhalb der Kassengemeinschaft automatisch aufsteigend vergeben. Der Name des s (Pflichtfeld). Erscheint auch auf den Listenauswertungen als Überschrift. Der Projektverantwortliche als Pflichtfeld. Dieser erscheint ebenfalls auf den Auswertungen. Die Person muss nicht mit dem Verantwortlichen der Barkasse identisch sein. Beschränkt die Verwendung des s auf Buchungen mit Erfassungsdatum innerhalb des angegebenen Zeitraums. Das Beginn-Datum eines s ist erforderlich. Ein Projekt ohne ein Bis-Datum gilt unbefristet. Die Datumseingabe kann über einen Kalender erfolgen, diese Schaltfläche wählt das Tagesdatum aus. Zweckbestimmt: Ist ein Projekt als zweckbestimmt deklariert und bebucht, wird in der Buchungsübersicht der Barkasse diese Summe gesondert als In n gebunden bis zum nächstfolgenden Kassenabschluss ausgewiesen. Anfangsbestand: Wird benötigt für, die mit einem bestimmten Anfangsbestand gerechnet werden sollen. Speichern Es kann erst gespeichert werden, nachdem mindestens ein Benutzer mit Administrationsrecht dem Projekt zugewiesen wurden. Zurück Bricht die Erfassung des s ab. KIGST GmbH 2013 Seite 7 von 15

8 Rechtsträgerauswahl KFM- Ein Projekt kann mehreren Rechtsträgern zugeordnet werden und somit von verschiedenen Barkassen bebucht werden. Die Handhabung der Zuordnung und Aufhebung der Rechtsträger zu einem Projekt ist vergleichbar mit der Vorgehensweise bei Einrichtung der Stammdaten einer Barkasse. KIGST GmbH 2013 Seite 8 von 15

9 KFM- Benutzerauswahl Es muss mindestens ein Benutzer mit Administrationsrechten, zu erkennen am Stern, zugeordnet werden. Die Suche nach existenten Benutzern und deren Auswahl kann über dieses Icon erfolgen.. KIGST GmbH 2013 Seite 9 von 15

10 KFM- Radiobutton Über diese Schaltfläche können die Spalten im Rahmen des vorhanden Platzes ein- und ausgeblendet werden. Die Buttons zu Bestätigung der ausgewählten Aktion erreichen Sie durch Scrollen nach unten in der rechten Bildlaufleiste! In der Projektübersicht sind die Filterfunktion, wie auch die Ausgabe der Übersicht in PDF- bzw. Excel- Dateien erhältlich. Über das Icon Grüner Haken in der oberen Projekttabellenzeile können die Spalten zur Anzeige ausgewählt werden. Bei erforderlichen Änderungen der Projektstammdaten kann das Projekt über den Radiobutton in der Projektübersicht ausgewählt werden, um dann im linken Frame in die Projektstammdaten zu wechseln. KIGST GmbH 2013 Seite 10 von 15

11 KFM- Buchen mit Projekt in der Barkasse a) Änderungen in der Buchungsübersicht der KFM-Web-Barkasse Projekt- Nummer Getrennter Ausweis der Summen Bis zum nächsten Kassenabschluss wird eine gesonderte Summierung der erfassten Buchungen zu n, die zweckbestimmt sind, in der Zeile In n gebunden ausgewiesen. KIGST GmbH 2013 Seite 11 von 15

12 b) Änderungen in der Buchungsmasken der Barkasse KFM- Ein Projekt kann über ein Dropdown-Feld ausgewählt werden. Es werden hier alle mit der Gültigkeit zum zu bebuchenden Rechtsträger und Berechtigung des Benutzers zur Auswahl angeboten. Sofern die Buchung als Vorlage gespeichert wird, ist auch das gewählte Projekt in der Vorlage gespeichert. Neben der Einzelbuchung sind auch Splittbuchungen mit n möglich. KIGST GmbH 2013 Seite 12 von 15

13 Auswertung der Listen KFM- Die Listenauswahl mit Ausgabeform als Excel-Tabelle oder als PDF-Dokument, wird über die Funktion Listen im linken Menübaum aufgerufen. Das Excel-Format eignet sich zum Weiterbearbeiten der Daten. Verfügbare Listen: Projektübersicht Projektdetails Zweckbestimmte Filterungen der gewünschten Ausgabe können vorgenommen werden über das Erfassungsdatum, Haushaltsjahr, aktive und, bzw. oder inaktive, inklusiv zweckbestimmter. Abgeschlossene Belege: Dispositive Belege: Buchungen mit dem Status exportiert, also nach dem Barkassen-HKR- Export, durchgeführtem Import und erfolgtem Tagesabschluss dieser Buchungen in der KFM-Basis. Alle Buchungen, die noch nicht in einen Tagesabschluss der KFM-Basis verarbeitet wurden. KIGST GmbH 2013 Seite 13 von 15

14 KFM- Dispositive Belege sind ohne ID-KFM und kursiv dargestellt. Bei n über mehrere Rechnungsjahre wird eine Zwischensumme pro Rechnungsjahr ausgegeben. Die Beschränkung der Listen auf ausschließlich nicht zweckbestimmte erfolgt durch Deaktivierung der nachstehenden Checkbox: Die Liste Zweckbestimmte erzeugt eine Übersicht nur für die als zweckbestimmt deklarierten. KIGST GmbH 2013 Seite 14 von 15

15 Beenden von n KFM- können in den Projektstammdaten durch die Eingabe eines Bis-Datums deaktiviert, bzw. beendet werden. (siehe Kapitel Anlegen von n ). KIGST GmbH 2013 Seite 15 von 15