Adressverwaltung Unser ÖTB Turnen

Transkript

1 Adressverwaltung Unser ÖTB Turnen Inhaltsverzeichnis: 1 Einleitung 1.1 Anmeldung 1.2 Die einzelnen Bereiche/Fenster der Standesmeldung 1.3 Eingabe von Daten 1.4 Speichern der Daten 1.5 Arbeitsgeschwindigkeit 2 Fenster Vereinsadresse 2.1 Dateneingabe (siehe 1.3) 2.2 Besonderheiten 2.3 Speichern 3 Fenster Vereinsmitglieder (Mitgliederliste) 3.1 Anzeigen der Mitgliederliste Benutzerdefinierte Anzeige 3.2 Daten eines Mitglieds bearbeiten Dateneingabe/-änderung (siehe 1.3) Speichern und Verlassen des Fenster Besonderheiten 3.3 Neues Mitglied Besonderheit 3.4 Mitglied löschen Besonderheit (bei Amtswaltern) 3.5 Zusätzliche Adresse für Amtswalter 3.6 Besonderheiten 4 Drucken

2 1 Einleitung 1.1 Anmeldung Die Erfassung der Vereinsdaten erfolgt über das Internet durch Aufrufen einer Website und Anmeldung mittels Benutzername und Passwort. Website: Benutzername, Passwort: werden per Mail zugesandt, können nicht verändert werden 1.2 Die einzelnen Bereiche/Fenster der Standesmeldung Die Standesmeldung besteht aus fünf Bereichen (Fenster), zwischen denen (ähnlich wie im Excel) durch Anklicken von Registern/Buttons am oberen Fensterrand hin- und hergeschaltet werden kann. Der Name des gerade angezeigten Bereichs ist in dieser Zeile nicht enthalten. Manche Bereiche sind wieder durch Register in Unterbereiche geteilt. Die einzelnen Bereiche sind Stammdaten Standesmeldung Vereinsadresse Vereinsmitglieder Turnrat 1.3 Eingabe von Daten 1. durch Eintippen in vorhandene Felder (nach Positionieren des Cursors dort bzw. nach Weiterschalten mit der Tabulator-Taste) oder 2. durch Auswahl von Vorgaben aus einem Pull Down Menü. Dazu wird der kleine Pfeil im Feld rechts angeklickt und eine der angebotenen Möglichkeiten ausgewählt. 1.4 Speichern der Daten In den Fenstern Stammdaten, Standesmeldung, Vereinsadresse werden die Daten automatisch gespeichert. In allen anderen Fenstern (Bearbeiten von Vereinsmitglieds-Daten, -Funktionen) durch Klick auf Speichern. Abbrechen verwirft alle Änderungen in dem betreffenden Fenster.

3 1.5 Arbeitsgeschwindigkeit Der Wechsel zwischen den einzelnen Fenstern sowie das Speichern von Elementen wird direkt von der Geschwindigkeit der Internetverbindung sowie des lokalen Rechners beeinflusst. Ein Anhaltspunkt, dass der Computer gerade arbeitet und daher nicht auf diverse Klicks reagiert, ist eine kleine Uhr in der obersten Zeile des angezeigten Fensters: Wenn sich das schwarze Dreieck im Uhrzeigersinn bewegt, arbeitet der Computer. 2 Fenster Vereinsadresse Dieses Fenster öffnet sich nach Klick auf Vereinsadresse : 2.1 Dateneingabe (siehe 1.3) Alle erforderlichen Daten in den betreffenden Feldern. Land ist z.b. A, D, 2.2 Besonderheiten Thema Hier soll die Adresse, z.b. der Turnhalle, des Vereinsheimes, des Sekretariates etc., eingegeben werden. Kennzeichnet, wofür diese Adresse/Rufnummer/ verwendet wird. MUSS bei allen Elementen angegeben werden (durch Auswahl im Pull Down Menü).

4 Zusätzliche Adressen/Telefonnummern/ -Adressen Zusätzliche Elemente können durch Anklicken des Symbols + unmittelbar vor einer bereits vorhandenen Zeile hinzugefügt werden. Es öffnet sich eine leere Zeile, in die die zusätzlichen Daten eingegeben werden können. Löschen von Adressen/Telefonnummern/ -Adressen Durch Markieren der zu löschenden Zeile (Anklicken der Nummer davor, Zeile wird blau hinterlegt) und dann von x vor z.b. [2 Einträge]. 2.3 Speichern Automatisch (siehe 1.4). 3 Fenster Vereinsmitglieder (Mitgliederliste) Nach Anklicken von Vereinsmitglieder öffnet sich die Mitgliederliste: Die Mitgliederliste ist Ausgangspunkt für folgende Tätigkeiten: 1. Daten des Mitglieds bearbeiten 2. Einem Mitglied eine Funktion zuweisen 3. Neues Mitglied anlegen/aufnehmen 4. Ein Mitglied löschen

5 3.1 Anzeigen der Mitgliederliste Ganz oben in der Liste wird angegeben wie viele Einträge die Liste umfasst. Eine Seitenbox wird angezeigt. 3.2 Daten eines Mitglieds bearbeiten Durch Klick auf den grünen Pfeil vor seinem Namen in der Mitgliederliste öffnet sich das Fenster mit den Daten der Person. Falls Probleme beim Öffnen entstehen sollten: Die Liste startet mit 25 Einträgen pro Seite, kann mit Eingabe von /Zahl (z.b.: /15) auf eine beliebige Anzahl pro Seite gestellt werden /all heißt eine Seite anzeigen, trotzdem bleibt die Seitenbox und man kann wieder auf weniger zurückstellen. Dieses Fenster enthält alle Daten, die Art des BTZ-Bezugs, sowie eine Auflistung der Funktionen, die das Mitglied innehat bzw. hatte. Achtung: Da wir von einigen Personen keine Geburtsdaten hatten, wurden von uns z.b oder eingegeben. Ich ersuche um Richtigstellung! Dateneingabe/-änderung (siehe 1.3) Alle erforderlichen Daten in den betreffenden Feldern. Auswahl des Geschlechts durch Klick ins Pull-Down Menü (Pfeil rechts) Speichern und Verlassen des Fenster Speichern der Daten durch Klick auf Speichern, verwerfen durch Abbrechen.

6 3.2.3 Besonderheiten Die Funktionen werden hier nur angezeigt, sie können hier nicht bearbeitet werden!! 3.3 Neues Mitglied Durch Klick auf Mitglied Erzeugen/Suchen am oberen Rand des Fensters werden zwei Zeilen zur Eingabe von Vor- und Nachname geöffnet. Speichern der neuen Person durch Klick auf Speichern Besonderheit Dieses Fenster dient gleichzeitig dazu, Personen zu suchen. Sollte der hier eingegebene Name bereits vorhanden sein (auch bei einem anderen ÖTB-Verein Mitglied), so wird eine Liste Bestehende Mitglieder geöffnet und durch Klick auf den grünen Pfeil können die Daten der bereits vorhandenen Person angesehen werden. Wenn die Person gleichen Namens trotzdem angelegt werden soll, erfolgt das durch Klick auf +Neues Mitglied. Es öffnet sich das Eingabefenster für die Daten der Person. Weiteres Vorgehen wie unter 3.1 beschrieben. Wenn ein Vereinsmitglied eine Doppelmitgliedschaft hat, kann vom Verein keine Datenänderung durchgeführt werden. 3.4 Mitglied löschen Durch Klick auf das rote x, das in der Vereinsmitgliederliste ganz vorne vor dem Namen steht.

7 ACHTUNG: Das Löschen entfernt das Mitglied aus dem Verein, es bleibt jedoch weiter im System und kann durch die Funktion Mitglied Erzeugen/Suchen wieder dem Verein zugeordnet werden. Besonderheit (bei Amtswaltern) Das Mitglied wird aus der Mitgliederliste gelöscht, bleibt aber im Turnrat mit allen Funktionen erhalten, sowohl mit den aktuellen Funktionen als auch jenen, die es in der Vergangenheit innehatte. Grund dafür ist, dass man auch später nachvollziehen kann, wer wann welche Funktionen im Verein innehatte. Nach dem Löschen eines Mitglieds müssen daher all seine (aktuellen) Funktionen durch Eintragen eines Ende-Datums (wahrscheinlich Datum des Löschens) explizit beendet werden (siehe Pkt. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden., Beenden einer Funktion) Zusätzliche Adresse für Amtswalter Sollte für einen Amtswalter eine zusätzliche Adresse benötigt werden (z.b. die Studienadresse), so kann diese im oberen Bereich des Fensters eingegeben werden. Eingabe ähnlich wie unter Pkt. 3.1, Daten Vereinsmitglied bearbeiten) Besonderheiten Verschiedene Adressen zu dieser Funktion Durch Auswahl im Pull Down Menü unter Adresse wählen von können zu dieser Funktion unter der Überschrift Hauptadresse verschiedene Adressen angezeigt werden. Eingegebene Adresse ist die o.a. Funktionsbezogene Anschrift.

8 4 Drucken Durch Druck auf das Druckersymbol in der Funktionsleiste wird die Seite so angezeigt, dass sie ausgedruckt werden kann. Das Ergebnis ist nicht umwerfend schön, sollte aber für einen Kontrollausdruck reichen. Sollte eine Papierablage (z.b. der Liste der Vereinsmitglieder oder der Amtswalter) erforderlich sein, empfiehlt es sich, die einzelnen Bildschirmseiten zu drucken. Hierfür kann die benutzerdefinierte Anzeige einer Liste genutzt werden (siehe Pkt. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). (Fassung: Mai 2011)