Abschluss Version 1.0

Transkript

1 Beschreibung Der Abschluss wird normalerweise nur einmal jährlich durchgeführt. Dieses Tech-Note soll helfen, diesen doch seltenen aber periodisch notwendigen Vorgang problemlos durchzuführen. Abschlussvarianten Für den Abschluss stehen folgende drei Varianten zur Verfügung, welche im Handbuch auch schon ausführlich beschrieben sind: Provisorischer Abschluss Definitiver Abschluss ohne Eröffnungsbuchungen Definitiver Abschluss mit Eröffnungsbuchungen In dieser Dokumentation werden wir uns nur mit der zweiten und dritten Variante beschäftigen, denn die erste Variante verändert einerseits die Buchhaltungsdaten nicht und wirft andererseits auch keine Fragen auf. Alle Abschlussvarianten werden einheitlich über Diverses->Hauptbuch->Abschluss erstellt. 1

2 Definitiver Abschluss ohne Eröffnungsbuchungen Diese Abschlussvariante wird angewendet, wenn die einzelnen Buchhaltungsjahre nicht in getrennten Mandanten verwaltet werden sollen. Dieser Entscheid hat folgende Vor- und Nachteile: Vorteile Alle Daten von sämtlichen Buchungsperioden bleiben im Zugriff. Keine relevanten Änderungen an den bestehenden Daten (nur das Abschlussdatum wird eingetragen). Reversibel im Falle von Fehlfunktionen oder Fehlbedienungen, sodass dieser Abschluss auch ohne Backup wieder rückgängig gemacht werden kann. Schneller als Abschluss mit Eröffnungsbuchungen. Nachteile Buchungsfehler können sich unter Umständen auch auf abgeschlossene Perioden auswirken. Da alle Daten im Zugriff bleiben, werden alle Such- und Listenfunktionen immer länger dauern. Es werden keine expliziten Eröffnungsbuchungen erstellt, da diese vom Programm nicht benötigt werden. Das Datenfile wird immer grösser. Durchführung Dieser Abschluss wird über Diverses->Hauptbuch-> Abschluss über das folgende Fenster abgewickelt: In dieser Abschlussvariante wird FinancialConcept das gewünschte Abschlussdatum in allen Buchungen, welche in der angegebenen Buchungsperiode liegen, eintragen. Es werden keine weiteren Änderungen an den Daten vorgenommen. 2

3 Definitiver Abschluss mit Eröffnungsbuchungen Diese Abschlussvariante wird angewendet, wenn die einzelnen Buchhaltungsjahre in eigenen und somit getrennten Mandanten verwaltet werden sollen. Dieser Entscheid hat folgende Vorund Nachteile: Vorteile Es sind jeweils nur die Daten für den jeweils aktiven Mandanten (Buchungsperiode) im Zugriff. Es werden explizite Eröffnungsbuchungen automatisch erstellt. Buchungsfehler können nur auf den aktiven Mandanten (Buchungsperiode) auswirken. Da nur die für eine Buchungsperiode gültigen Daten im Zugriff sind, bleibt die Verarbeitungsdauer für alle Such- und Listenfunktionen etwa konstant. Das Datenfile bleibt immer etwa gleich gross. Nachteile Umfassende Änderungen (Daten kopieren zwischen Mandanten, Daten löschen in Mandanten, Eröffnungsbuchungen generieren) an den Daten bergen das Risiko von Verarbeitungsfehlern. Dieser Abschluss ist nicht mehr Reversibel im Falle von Fehlfunktionen oder Fehlbedienungen: Es muss auf ein Backup zurückgegriffen werden. Dauert deutlich länger als der Abschluss ohne Eröffnungsbuchungen. Vorbereitung Damit diese Abschlussfunktion korrekt ablaufen kann, müssen Sie die Anweisungen unter der Rubrik Wichtige Anpassungen am Schluss dieser Tech-Note durchführen. Im Zweifelsfalle setzen Sie sich mit unserem Support in Verbindung. Durchführung Der Abschluss wird über Diverses->Hauptbuch-> Abschluss über das folgende Fenster abgewickelt: Für einen definitiven Abschluss mit Eröffnungsbuchungen wird jetzt für die neue Buchhaltung automatisch ein neuer Mandant angelegt. Zunächst wird vom Programm ein normaler definitiver Abschluss erstellt und die gewünschten Dokumente werden ausgedruckt. Nachdem das Abschlussdatum im Hauptbuch eingetragen wurde, wird der gesamte Mandant in einen neuen Mandanten kopiert und automatisch im Mandantenverzeichnis (da sich das 3

4 Mandantenverzeichnis lokal auf Ihrem Rechner befindet, erscheint dieser Eintrag in einem Netzwerk auf den anderen Arbeitsstationen nicht automatisch sondern müssen manuell eingetragen werden) eingetragen. Erst jetzt wird im neuen Mandanten für das neue Buchhaltungsjahr die Daten der abgeschlossenen Buchhaltung aus dem Hauptbuch gelöscht und die Eröffnungsbuchungen eingetragen. Im alten Mandanten werden konsequenterweise die Buchungen, welche das neue Buchhaltungsjahr betreffen und sich auch im neuen Mandanten befinden, gelöscht. Als Resultat erhalten Sie also einen alten Mandanten mit der alten Buchhaltungsperiode und einen neuen Mandanten für die neue Buchhaltungsperiode. Sämtliche Daten, welche nicht ausschliesslich das Hauptbuch betreffen, werden unverändert in den neuen Mandanten für die neue Buchhaltungsperiode übernommen; dies wären der Kontenplan, das Kassabuch, das Kreditorenbuch und das Lohnbuch (dieses Vorgehen bedeutet für Sie, dass Sie diese Daten nur noch im neuen Mandanten bearbeiten sollten!). Um diese Abschlussfunktion zu verwenden, brauchen Sie nichts weiteres zu tun als einen definitiven Abschluss mit Eröffnungsbuchungen anzukreuzen. Da die neue Buchhaltungsperiode in einen neuen Mandanten kopiert wird, müssen Sie zusätzlich einen Dateinamen für diesen Mandanten im Feld Dateiname für neue Buchhaltung eintragen. Verwendet Sie für die Dateinamen immer folgendes Schema; maximal 8 alphanummerische Zeichen für den Namen, jeweils mit einem Buchstaben beginnend anschliessend an den Namen.DF1 Im abgebildeten Fenster haben Sie ein Beispiel ( z.b. FIBU97.DF1), wie diese Datei benannt werden kann. Diese Art von Dateinamen funktionieren auf allen Systemen, also Macintosh, Windows 3.x und Windows 95. 4

5 Wichtige Anpassungen Um die neue Abschluss-Funktion im Hauptbuch verwenden zu können, müssen Sie die nachfolgend beschriebene Konfigurationsschritte genauestens befolgen und durchführen. Haben Sie diese Konfiguration schon mit dem Update auf Version von FinancialConcept für die neue Funktion Duplizieren durchgeführt und getestet, erübrigen sich die nachfolgenden Konfigurationsschritte! Um sicher zu gehen, duplizieren Sie einen Mandanten in der Mandantenauswahl (folgendes Bild zeigt die Mandantenauswahl) von FinancialConcept: ist die Duplizierfunktion ohne Fehler abgelaufen und Sie haben das Duplikat problemlos öffnen können, so ist die Konfiguration in Ordnung! In der Mandantenauswahl führen Sie zunächst die Funktion Mandant definieren aus: Nach erfolgter Bestätigung dieser Funktion erscheint folgendes Fenster, um die Mandantendaten zu definieren. Da wir aber keinen Mandanten sondern nur ein neues Datenfile erstellen wollen, muss nichts eingetragen werden.wählen Sie die Funktion Datenfile zuordnen aus: Es erscheint folgendes Fenster, um ein Datenfile auszuwählen. Da in unserem Fall aber noch kein Datenfile für die Kopierfunktion existiert, müssen wir mit der Funktion New Data File eines erstellen. Sobald Sie die Funktion New Data File ausgewählt haben, erscheint folgendes Fenster für die Eingabe des Dateinamens PARK.DF1, welches sich im Ordner FC Programm auf einem Macintosh oder im Verzeichnis FC_PROG auf einem PC befinden muss (wählen Sie hierzu Schreibtisch, anschliessend in der aktualisierten Liste Ihre Harddisk und schliesslich den Ordner FC Programm (Macintosh) respektive das Verzeichnis FC_PROG (Windows) aus): 5

6 Haben Sie das neue Datenfile mit OK erstellen lassen, befinden Sie sich wieder im folgenden Fenster für die Mandantendefinition. Da wir mit diesem Datenfile aber keinen Mandanten definieren wollen, wählen Sie nun die Funktion Abbrechen. Jetzt befinden Sie sich wieder in der Mandantenübersicht und können einen Ihrer Mandanten anwählen und die Duplizierfunktion mit Duplizieren testen. 6