Reservierungs-Assistent

Transkript

1 Diese Module sind in GMS Hotel Felix integriert und unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit in der Rezeption. Reservierungs-Assistent Neue Anfragen bzw. bereits gesendete Angebote und Absagen Anfragen von Plattformen Alle Anfragen über diverse Plattformen als auch über die eigene Homepage werden zusammengefasst und einheitlich dargestellt (automatischer Import ins GMS Hotel Felix) perfekte HTML-Mailings erstellen um kurzfristige Angebote an Ihre Gäste zu senden Anfragenbeantwortung in weniger als 30 Sekunden möglich Die einzelnen Anfragen können mit einem Klick: Als Reservierung übernommen werden ALLE Daten des Mails sind dann automatisch im Hotelprogramm die Adresse muss nicht mehr abgetippt werden.

2 Bei der Übernahme der Adresse erfolgt ein Duplettencheck d.h ist die Adresse oder eine ähnliche Adresse bereits im Gästestamm gespeichert erfolgt eine Abfrage ob die vorhandene Adresse oder die neu eingegebene Adresse übernommen werden soll Auf eine Warteliste gesetzt werden (der Gast bekommt eine automatische Mail mit Absage und Position auf der Warteliste) Angebot im GMS Hotel Felix erstellen & anschließend per Mail senden Im Reservierungs-Assistent eine passende Anfrage auswählen und anschließend den Button Reservierung erzeugen anklicken. Gleichzeitig öffnet sich ein neuer Gästestamm, wo automatisch alle Daten, die der Gast angegeben hat, drinnen sind bzw. kommt der Duplettencheck wenn die Adresse bereits vorhanden ist. Daten überprüfen und anschließend Daten übernehmen. Nun wie bisher die Reservierungszeile anlegen und auf Druck gehen.

3 HTML-Korrespondenz Professionelle HTML- s mittels spezieller HTML-Vorlagen direkt aus GMS Hotel Felix erstellen und versenden. Gästeinfo A-Z (häufig gestellte Fragen) Textblöcke individuell gestalten, hinzufügen, ändern, in ein anderes Register verschieben, Die vorhandene Gästeinfo A-Z unterstützt neue Rezeptionsmitarbeiter/in detaillierte und genaue Anfragen und Reservierungen zu schreiben. Häufig gestellte Fragen werden mit nur einem Klick beantwortet. Textblock mittels Drag & Drop in die gewünschte Stelle im Dokument ziehen.

4 Anhängedateien zur Korrespondenz Passende Datei einfach zum Mail anhängen. Bei den HTML-Vorlagen kann definiert werden, wenn dieselbe Anlage immer mitgeschickt werden soll (zb Sommerfolder beim Angebot für den Sommer). Perfektes Dokumentenmanagement In jedem Hotel sammeln sich Unmengen an Informationen rund um jeden einzelnen Gast. Sei es der schriftverkehr bis es zur Reservierung gekommen ist oder auch der Sonderwunsch bei der Anreise. Vermeiden Sie unnötiges Ausdrucken von Informationen, die dann in einen Ordner abgelegt werden und vermutlich nicht gefunden werden, wenn diese benötigt werden. Mit dem Dokumentenmanagement kommt es zu einer erheblichen Arbeitserleichterung. Der Verwaltungsaufwand im Hotel wird verringert und die Arbeitsabläufe werden optimiert. Neue Mitarbeiter erhalten sofort die notwendige Auskunft über Ihre Gäste. Mittels Drag & Drop können Sie beliebige Dokumente, wie s, Microsoft-Office-Dokumente, sowie PDF s direkt beim Gast hinterlegen Vorauszahlungsquittungen, Rechnungen, sowie die allgemeine Korrespondenz welche in GMS Hotel Felix erstellt wird, ist automatisch als pdf, doc oder HTML-Datei archiviert GMS TIPP: Das Dokument kann zusätzlich noch mit einer Bemerkung versehen werden. Sämtlicher -Schriftverkehr, der ident mit der adresse im Gästestamm von GMS Hotel Felix ist, kann automatisch und direkt beim Gasts archiviert werden gerne informieren wir Sie über den GMS Mail Scanner der im Basismodul ebenfalls enthalten ist.

5 Dokumente Anschließend das gewünschte Dokument direkt in das Fenster von GMS Hotel Felix schieben. GMS Mail Scanner perfektes Dokumentenmanagement auch bei s beliebige -Konten werden überwacht und somit ist der komplette -Schriftverkehr zwischen Gast und Hotel nachvollziehbar automatische Übernahme der Mails in die Adresskartei egal von welchem Mitarbeiter und egal von welchem Arbeitsplatz das Mail geschrieben wurde