Benutzername Passwort Postausgangsserver Port Verschlüsselung mit den Angaben Ihres -Providers (z.b. web.de, gmx.net etc.) aus.

Transkript

1 16 -Client Über dieses Modul können Sie Ihre verwaltungsrelevanten s gleich in Immoware24 empfangen und senden. Im DMS hinterlegte PDF s können komfortabel als Anhang per verschickt werden. Für das Testen aller Funktionen des -Clients empfehlen wir eine gesonderte -Testadresse einzurichten und nicht sofort Ihre aktuelle -Adresse mit Immoware24 zu verknüpfen. Sie können sich damit z.b. das Verhalten zwischen -Client in Immoware24 und Ihrem -Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) beim Löschen der s ansehen und entscheiden, wie Sie zukünftig den -Client in Immoware24 nutzen wollen. Um beispielsweise zu verhindern, dass nicht verwaltungsbezogene s in Immoware24 übernommen werden, empfiehlt sich eine gesonderte -Adresse für Mieter/ET/Dienstleister. Wenn Sie nur diese als -Konto in Immoware24 einstellen, bleibt Ihre übrige Korrespondenz außerhalb von Immoware Anlegen der -Konten Gehen Sie dazu in das Modul Einstellungen in den Menüpunkt. Durch Klick auf den Reiter Postausgang und der Plus-Taste in der mittleren Spalte Liste legen Sie Ihr Postausgangskonto an (bei erstmaliger Einrichtung ist die Maske bereits geöffnet): Abb. 267: Postausgangskonto hinzufügen Füllen Sie die Eingabefelder: Benutzername Passwort Postausgangsserver Port Verschlüsselung mit den Angaben Ihres -Providers (z.b. web.de, gmx.net etc.) aus. Den Status des -Konto bestimmen Sie durch die Markierungen am Feld öffentlich Sind Sie Inhaber eines Mehr-Benutzer-Accounts, können Sie durch den Status öffentlich nein das -Konto für Nutzer des gleichen Account aber mit anderen Zugangsdaten nicht einsehbar stellen. Durch das Anlegen öffentlicher -Konten im Account haben alle Nutzer Zugang. Sie können für Ihren Postausgang hier auch Signaturen zuweisen, die in jeder zu versendenden dann automatisch erscheinen: 219

2 Abb. 268: Signatur für Postausgang hinzufügen Speichern Sie Ihre Eingaben. Danach fügen Sie in gleicher Weise Ihr Posteingangskonto hinzu und verknüpfen dieses mit dem Postausgangskonto: Abb. 269: Posteingangskonto hinzufügen Füllen Sie die Eingabefelder: Typ Benutzername Passwort Posteingangsserver Port Verschlüsselung mit den Angaben Ihres -Providers (z.b. web.de, gmx.net etc.) aus. Postausgangsserver (SMTP) Geben Sie hier den Namen des Postausgangskonto ein für die Verknüpfung des Posteingangs mit dem Postausgang 220

3 öffentlich Sind Sie Inhaber eines Mehr-Benutzer-Accounts, können Sie durch den Status öffentlich nein das -Konto für Nutzer des gleichen Accounts aber mit anderen Zugangsdaten nicht einsehbar stellen. Durch das Anlegen öffentlicher -Konten im Account haben alle Nutzer Zugang. Wechseln Sie nun in das Modul Mail. Jetzt werden die s der angelegten -Konten von Ihrem -Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) in die jeweiligen Ordner von Immoware24 übernommen. Abb. 270: Ordner mit jeweiliger Anzahl s für alle Konten Hinter den Ordnern erscheint die Anzahl der übernommenen s. Durch Markieren eines Ordners, schränken Sie die Ansicht der angezeigten s auf die jeweilige Kategorie ein. Durch Klick auf das konkrete -Konto werden die Unterordner des jeweiligen -Kontos angezeigt: Abb. 271: Konto mit Unterordner 221

4 16.2 s empfangen Beim Eingang neuer s erscheint der Hinweise mit der Anzahl ungelesener s: Abb. 272: Hinweise auf ungelesene s Beachten Sie bitte, dass die s durch die Übernahme in Immoware24 die Kennzeichnung als ungelesene bei Ihrem -Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) verlieren, auch wenn Sie diese noch nicht geöffnet haben. Markieren Sie eine mit einfachem Mausklick, erscheint die Inhaltsanzeige in der rechten Spalte: Abb. 273: Empfangene geöffnet Markierte s lassen sich durch Klick auf das jeweilige Symbol in den Papierkorb legen beantworten weiterleiten und im Anhang öffnen/speichern und durch Klick auf mit Details anzeigen 222

5 Abb. 274: Details der Sie können s mit Hilfe des Buttons in den Papierkorb legen. Löschen Sie s aus dem Papierkorb sind sie auch bei Ihrem -Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) unwiederbringlich gelöscht Neue s schreiben Um eine neue zu schreiben, gehen Sie in der Fußleiste der mittleren Spalte auf neue . Abb. 275: schreiben Für die Adresse können Sie auf alle im Adressbuch von Immoware24 an den Kontakten hinterlegten -Adressen zugreifen. Eine Auswahl wird durch Doppelklick angezeigt. Mit der Markierung von Kopie kann die in Kopie an weitere Adressaten verschickt werden (entspricht Cc). Blindkopie kann die in Kopie an weitere Adressaten verschickt werden, ohne dass der Empfänger dies sieht (entspricht Bcc ). 223

6 Anhang sind alle im DMS (Modul Dokumenten-Management-System ) gespeicherten Dateien als Anhang versendbar. Nach dem senden sehen Sie den Postausgang in der linken Spalte: Abb. 276: Postausgang Gesendete s werden im gleichnamigen Ordner in Immoware24 und bei Ihrem - Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) archiviert s verwalten Alle mit dem -Client von Immoware24 empfangenen und gesendeten s, deren -Adressen an den Kontakten im Adressbuch hinterlegt sind, werden zusätzlich im Reiter Nachrichten des Adresskontakts abgelegt. Sie gelangen dorthin über die Verlinkung des Absenders. Abb. 277: Link aus dem -Verkehr in den Adressbuch-Kontakt 224

7 Auf diese Weise ist die geführte Korrespondenz dort jederzeit einsehbar: Abb. 278: -Korrespondenz am Kontakt Für eine individuelle Gestaltung Ihres -Accounts können Sie eigene Ordner hinzufügen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche in der Fußzeile links: Nach der Auswahl Ordner verwalten, der Markierung Ihres Postfaches und dem Klick auf die Plustaste in der Fußzeile links legen Sie den Namen für den neuen Ordner und dessen Position in der Ordner-Hierarchie fest. Speichern Sie: Abb. 279: -Ordner hinzufügen Sie können die s in andere Ordner verschieben. Gehen Sie auf die Schaltfläche in der Fußzeile und markieren Sie anschließend die s, die verschoben werden sollen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche verschieben in der Fußzeile und wählen im Ordnerbaum in der rechten Maske den Ziel-Ordner aus: Abb. 280: in anderen Ordner verschieben 225

8 Das Verschieben der Ordner benötigt einen Moment bis die Konten synchronisiert sind. Danach sind Ihre s im neuen Ordner sichtbar. Ein Synchronisieren können Sie auch gezielt in den Einstellungen mit Konto...synchronisieren auslösen: Über Konteneinstellungen gelangen Sie in das Modul Einstellungen, wo Sie zu Beginn Ihre -konten für den Posteingangs- und Postausgangsserver eingerichtet haben. Beachten Sie auch folgende Punkte: Sie können s mit Hilfe des Buttons in den Papierkorb legen. - Löschen Sie s aus dem Papierkorb im -Client sind sie auch im Reiter Nachrichten am Adresskontakt und bei Ihrem -Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) unwiederbringlich gelöscht. - Löschen Sie s aus dem Papierkorb im Reiter Nachrichten an den Adress-Kontakten, sind sie auch im -Client von Immoware24 und bei Ihrem -Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) unwiederbringlich gelöscht. - Löschungen von bereits in Immoware24 übernommenen s bei Ihrem - Provider (z.b. web.de, gmx.net etc.) haben keine Auswirkungen auf die in Immoware24 gespeicherten s. - Löschen von verknüpften -Konten unter dem Menüpunkt Kontoeinstellungen haben zur Folge, dass alle über dieses Konto importierten s in Immoware24 gelöscht werden. Die s bei Ihrem -Provider (z.b. web.de, gmx. net etc.) werden davon nicht berührt. 226