DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN

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1 DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Export 3.2. Import 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 3.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern in Fehlzeit 3.5. Start mit Agenda LOHN 4. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Personaldaten aus DATEV Lohn und Gehalt in Agenda LOHN übernommen werden. Damit entfällt eine manuelle Erfassung der Personalstammdaten. Es werden nur die Stammdaten der Mitarbeiter übernommen (Personaldaten). Folgende Daten können derzeit nicht automatisch übernommen werden: Fehlzeiten Festbezüge Lohnkontowerte Vorjahreswerte der Sozialversicherung Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: Voraussetzung Der Mandant muss in der Fachanwendung LOHN angelegt sein: Nr Schnelleinstieg LOHN. 3. Vorgehensweise Überblick 1. Export 2. Import Nachbearbeitung der Personaldaten 5 4. Nachbearbeiten von Mitarbeitern in Fehlzeit 5. Start mit Agenda LOHN

3 Seite Export Hinweis Es werden nicht alle Daten aus DATEV Lohn und Gehalt ausgelesen. Die Personaldaten müssen nach dem Import zwingend bearbeitet werden. 1. Mandant in DATEV Lohn und Gehalt auswählen Gewünschten Mandanten in DATEV Lohn und Gehalt öffnen und im Hauptmenü die Funktion wählen:»mandant Exportieren ASCII-Export«2. Export Zielverzeichnis festlegen, in das die Daten ausgegeben werden sollen, und <OK>.

4 Seite Import 1. Mandant in der Fachanwendung Agenda LOHN anlegen Vor dem Import Mandant in Agenda LOHN anlegen: Nr Schnelleinstieg LOHN Achtung Die Lohnabrechnung in Agenda LOHN lassen Sie mit dem Monat beginnen, der auf den letzten Abrechnungsmonat in DATEV Lohn und Gehalt folgt. Beispiel Wenn die Lohnabrechnung in DATEV Lohn und Gehalt im März endet, beginnen Sie mit der Lohnabrechnung in Agenda LOHN im April. 2. Stammdaten anlegen Folgende Stammdaten sind entsprechend zu den Stammdaten von DATEV Lohn und Gehalt auch in Agenda LOHN unter dem Menüpunkt»Stammdaten«anzulegen: Mandanten-Krankenkassen Betriebsnummer und Bezeichnung Betriebsstätten Nummer und Bezeichnung Kostenstellen Nummer und Bezeichnung Abteilungen Nummer und Bezeichnung Gemeinden Bezeichnung 3. Personaldaten importieren 1.»Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogrammen Import DATEV Lohn und Gehalt«2. Wählen Sie die Importdatei. Achtung Bei Export aus DATEV Lohn und Gehalt werden zwei Dateien mit der Endung»txt«bereitgestellt. Für den Import der Stammdaten in LOHN wird folgende *.txt-datei benötigt: LG_ASCII_(Mandanten-Nr. 5-stellig)_(ausgewählter Abrechnungszeitraum)_(VKZ)_SD.txt 3. Schaltfläche <Datei Lesen> anklicken.

5 Seite 5 4. Im folgenden Fenster werden die importierbaren Datensätze und das Einleseprotokoll angezeigt. Einleseprotokoll als Hilfe zur Datennachbearbeitung über ausdrucken. Eventuelle Fehler (fehlende Eingaben in Mussfeldern und Plausibilitätsfehler in den Personaldaten) sind gekennzeichnet und müssen später nachbearbeitet werden. 5. Schaltfläche <Einlesen Starten> anklicken oder einzelne Datensätze markieren und Option <Nur markierte> wählen. 6. Abfrage, ob auch die im Vorjahr ausgetretenen Mitarbeiter übernommen werden sollen, mit <Ja> oder <Nein> beantworten. Es erfolgt der Import.. Sie erhalten eine Meldung mit der Anzahl der importierten Datensätze. Das Einleseprotokoll über ausdrucken Nachbearbeitung der Personaldaten»Stammdaten Personaldaten«: 1. Prüfen Sie nach dem Import die Personaldaten jeder Personalnummer komplett durch. 2. Fehlerhafte Mitarbeiter sind mit einem gekennzeichnet. Öffnen Sie jede Personalnummer durch Doppelklick. Die zu korrigierenden Mussfelder werden Ihnen angezeigt ( ). Wenn alle Eingaben vollständig erfasst sind, verschwindet das gelbe Warndreieck. Sie können den Mitarbeiter jetzt abrechnen.

6 Seite 6 Wichtige Erfassungsfelder in den Personaldaten Feld Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenund Pflegeversicherung Erläuterung»Stammdaten Personaldaten Register: SV Freiwillige KV/PV«. Für die automatische Berechnung der Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung aktivieren Sie die Option <Freiwillige KV/PV>. Festbezüge»Stammdaten Personaldaten Register: Festbezüge«. Nr Festbezüge, Dialog- und Stapelbuchungen Lohnkontowerte»Stammdaten Personaldaten Register: Dialog«. Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen Vorjahreswerte der Sozialversicherung Geschäftsstellen der Krankenkassen Bundesland bzw. Rechtskreis»Stammdaten Personaldaten Register: Dialog«. Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen»stammdaten Personaldaten Register: SV Krankenkasse«Die Geschäftsstellen der Krankenkassen (Mussfeld) werden aus Sicherheitsgründen nicht übernommen. Wählen Sie die Krankenkasse bei jedem Mitarbeiter manuell aus.»stammdaten Personaldaten Register: Meldewesen Bundesland bzw. Rechtskreis«. Automatische Vorbelegung: Bundesland und Rechtskreis lt. Mandanten-Programmdaten. Erfassen Sie individuell gültige Einstellungen manuell. Nationalität»Stammdaten Personaldaten Register: Meldewesen Nationalität«. Automatische Vorbelegung: Deutschland. Erfassen Sie abweichende Nationalitäten manuell.

7 Seite 3.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern in Fehlzeit Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in Agenda LOHN im Kalender nachzubearbeiten:»stammdaten Personaldaten Register: Kalender«Siehe Nr Kalender in Agenda LOHN Start mit Agenda LOHN Nähere Informationen zu folgenden Themen: Anmeldung wegen Systemwechsel SV-Vorjahreswerte Lohnkonto-Vorträge Übergang bei voraussichtlicher Beitragsschuld ELStAM finden Sie hier: Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen. 4. Verwandte Themen Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU Nr DATEV Lodas: Datenübernahme LOHN Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen Nr DATEV pro: Datenübernahme ANLAG Nr DATEV-Datenübernahme Nr DATEV pro: Datenübernahme DMS