DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN

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1 DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Export 3.2. Import 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 3.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern mit Krankengeld, Krankentagegeld und Mutterschaftsgeld 3.5. Start mit Agenda LOHN 4. Details 4.1. Meldewesen 5. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Personaldaten aus DATEV LODAS in die Agenda Fachanwendung LOHN übernommen werden. Damit entfällt eine manuelle Erfassung der in DATEV LODAS angelegten Mitarbeiter. Übernommen werden können Stammdaten der Mitarbeiter (Adressdaten). Nicht übernommen werden können Bewegungsdaten wie: Fehlzeiten Festbezüge Lohnkontowerte Vorjahreswerte der Sozialversicherung Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an:

3 Seite 3 2. Voraussetzung Mandantendaten in Agenda LOHN Der Mandant muss in Agenda LOHN angelegt sein. Detaillierte Beschreibung: Nr Schnelleinstieg LOHN. Abmeldung Systemwechsel in DATEV LODAS Wird das Abrechnungssystem gewechselt, ist dieser Sachverhalt den Krankenkassen zu melden. Der Vorberater versendet aus seinem System (LODAS) eine Abmeldung wegen Systemwechsel (Grund 36). Es handelt sich hierbei um eine Entgeltmeldung. Das abgerechnete Entgelt aus LODAS wird an die Krankenkassen gemeldet. Abmeldung Systemwechsel in LODAS: 1. Mandantendaten Sozialversicherung Allgemeine Daten Angaben zu DEÜV-Meldungen und Versorgungsbezügen (Zahlstellen-Meldeverfahren) bei Systemwechsel 2. Erfassen Sie im Feld»Ende«den letzten Tag des Monats, mit dem Sie die Lohnabrechnung bei DATEV beenden: Anmeldung Systemwechsel in Agenda LOHN In Agenda LOHN muss zum Start eine Anmeldung wegen Systemwechsel (Grund 13) an die Krankenkasse übermittelt werden. Die Anmeldungen wegen Systemwechsel werden bei der ersten Monatsberechnung von Agenda LOHN erzeugt. Sie stehen anschließend unter»transfer DEÜV-Dateien senden«zur Übermittlung bereit. Hinweis Eine Anmeldung wegen Systemwechsel wird automatisch immer dann erzeugt, wenn das Eintrittsdatum der Arbeitnehmer vor dem ersten Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN liegt.

4 Seite Vorgehensweise Export Hinweis Nicht der gesamte Datenbestand wird durch DATEV LODAS exportiert. Deshalb können nicht sämtliche Daten übernommen werden. Leider ist es uns nicht möglich, auf die einzelnen Daten einzugehen, die von DATEV LODAS nicht bereitgestellt werden. Gehen Sie wie folgt vor, um die Personaldaten zu exportieren: 1. Auswertungsabruf vornehmen Mandanten in DATEV LODAS öffnen, der nach Agenda LOHN übernommen werden soll.»datev LODAS Erfassen Mandantendaten Temp. Auswertungssteuerung Auswertungsabruf Mandant«. In Spalte»Nr.«auf klicken. Sie können die gesamten Personaldaten abrufen: Im Dialog»520 Personaldaten gesamt«wählen (siehe Bild). In der Spalte»temp. Fach«den Eintrag»KRÜ: Rückübertragung wählen«.

5 Seite 5 2. Daten senden Daten an das DATEV-Rechenzentrum übertragen:»datev LODAS Mandant Daten senden«. 3. Rückübertragung und Export Zur Rückübertragung der Daten benötigen Sie das Programm»LODAS-Auswertungen und Druck«. Nach erfolgreichem Versand und einer Wartezeit von rund drei Stunden können die Daten zurückgeholt werden. DATEV-Programm»LODAS-Auswertung und Druck«starten. DATEV LODAS-Auswertung Holauftrag erstellen«. Schaltfläche <OK> anklicken. Strukturbaum öffnen. Haken bei Abrechnungsmonat sowie Auswertung»Personaldaten gesamt«setzen.»lodas-auswertungen Exportieren Register ANSI«. Der Name der Exportdatei ist der Name der Importdatei mit der Dateiendung (*.ans). Zielort notieren. Schaltfläche <OK> anklicken

6 Seite 6 Der Export ist damit abgeschlossen.

7 Seite Import 1. Mandant in der Fachanwendung Agenda LOHN anlegen Vor dem Import ist der Mandant in Agenda LOHN anzulegen. Die Vorgehensweise finden Sie im Info für Anwender Nr Schnelleinstieg LOHN. Achtung Die Lohnabrechnung in Agenda LOHN lassen Sie mit dem Monat beginnen, der auf den letzten Abrechnungsmonat in DATEV Lodas folgt. Beispiel Wenn die Lohnabrechnung in DATEV Lodas im Oktober endet, beginnen Sie mit der Lohnabrechnung in Agenda LOHN im November. 2. Stammdaten anlegen Nachfolgende Stammdaten sind entsprechend zu den Stammdaten von DATEV Lodas auch in Agenda LOHN unter dem Menüpunkt»Stammdaten«anzulegen: Stammdaten Mandanten-Krankenkassen Betriebsstätten Kostenstellen Abteilungen Gemeinden Was anzulegen ist Betriebsnummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Bezeichnung

8 Seite 8 3. Personaldaten importieren»transfer Personaldaten aus Fremdprogramm Import DATEV Lodas«: Importdatei auswählen (den Zielort haben Sie sich notiert). Schaltfläche <Datei lesen> anklicken. Im folgenden Fenster werden die importierbaren Datensätze und das Einleseprotokoll angezeigt. Die Mussfelder sowie Plausibilität der Daten wurde geprüft. Eventuelle Fehler sind gekennzeichnet und müssen später nachbearbeitet werden. Das Einleseprotokoll sollten Sie als Hilfe bei der Datennachbearbeitung über ausdrucken. Wenn nur bestimmte Datensätze importiert werden sollen: Datensätze markieren und Option»Nur markierte«anhaken. Schaltfläche <Einlesen starten> anklicken. Sie erhalten eine Abfrage, ob auch die im Vorjahr ausgetretenen Mitarbeiter übernommen werden sollen. Wenn Sie die Abfrage bejaht oder verneint haben, erfolgt der Import. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Datensätze importiert wurden, und ein Einleseprotokoll, das Sie am besten über ausdrucken.

9 Seite Nachbearbeitung der Personaldaten Daten nachbearbeiten Importierte Daten nachbearbeiten:»stammdaten Personaldaten«. Allgemein Alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen. Angezeigt werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Im Anschluss alle Personaldaten vollständig kontrollieren Nachbearbeitung von Mitarbeitern mit Krankengeld, Krankentagegeld und Mutterschaftsgeld Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in Agenda LOHN im Kalender nachzubearbeiten:»stammdaten Personaldaten Register: Kalender«Nr Kalender in Agenda LOHN Start mit Agenda LOHN Nähere Informationen zu folgenden Themen: Anmeldung wegen Systemwechsel SV-Vorjahreswerte Lohnkonto-Vorträge Übergang bei voraussichtlicher Beitragsschuld ELStAM finden Sie hier: Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen.

10 Seite Details Meldewesen Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat in Agenda LOHN, wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch der Meldegrund 13»Anmeldung wegen sonstiger Gründe«erzeugt. 5. Verwandte Themen Nr DATEV-Datenübernahme Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen Nr DATEV pro: Datenübernahme ANLAG Nr DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr DATEV pro: Datenübernahme DMS