DATEV pro: Datenübernahme FIBU alle Mandanten

Transkript

1 DATEV pro: Datenübernahme FIBU alle Mandanten Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Assistenten starten und DATEV-Installationspfad hinterlegen 3.2. Exportformat in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 3.3. Mandanten für den Export in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 3.4. Mandantendaten in Assistenten einfügen 4. Details 4.1. Hinweis/Fehler Protokoll nach dem Import 4.2. Hinweis/Fehler Protokoll beim Öffnen eines Mandanten 4.3. Datenübernahme abgebrochen Was tun? 4.4. Übernahme von Wirtschaftsjahren vor Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie einen Software-Wechsel von DATEV pro zu Agenda im Bereich FIBU durchführen. Es zeigt im Detail, wie Sie alle Fibu-Mandanten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in Agenda FIBU insgesamt übernehmen. Hinweis Bei der Übernahme werden je Mandant alle in Kanzlei-Rechnungswesen pro vorhandenen Wirtschaftsjahre ab 2007 automatisch angelegt. Alle Stammdaten (Personenkonten, Sachkonten) und Bewegungsdaten (Buchungen) werden automatisch eingelesen. Es erfolgt ein automatischer Abgleich der Summen- und Saldenliste zwischen Agenda FIBU und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro. Achtung Der automatische Vergleich der Summen- und Saldenliste kann nur für den handelsrechtlichen Bereich durchgeführt werden. Führen Sie bei Mandanten mit steuerrechtlichen Anpassungsbuchungen einen manuellen Vergleich der steuerrechtlichen Summen- und Saldenliste durch. Die Vorgehensweise bei der Übernahme einzelner Mandanten z. B. bei der Mandatsübernahme von einem anderen DATEV-Berater finden Sie im Info Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU. 2. Voraussetzungen 1. Installation von Agenda und DATEV auf gleichem Laufwerk Damit die Datenübernahme durchgeführt werden kann, muss Agenda und DATEV auf dem gleichen Laufwerk installiert sein. 2. Mandanten-Adressdaten importieren In Agenda müssen Mandanten-Adressdaten je Mandant vorhanden sein. Die Mandanten-Adressdaten können über die Anwendung ZMIV aus DATEV importiert werden :»ZMIV Transfer Import aus Fremdanwendungen Import aus DATEV-ZMSD«Nr DATEV pro: Datenübernahme Adressdaten

3 Seite 3 3. Zentralisierte Mandanten in DATEV Die Mandanten müssen in DATEV zentralisiert sein. Das heißt, dass die Mandanten eine zentrale (eindeutige) Mandantennummer haben. Wenn in der Mandanten-Auswahl»Buchführung«in DATEV- Arbeitsplatz in der Spalte»Zentr. Mandant«eine Nummer vorhanden ist, ist der Mandant zentralisiert. Die Zentralisierung erfolgt in der Mandanten-Auswahl»Buchführung«in DATEV. Arbeitsplatz pro. Wählen Sie hierzu im Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste) den Punkt»Mandant zentralisieren«. 4. Berechtigung in Nutzungskontrolle Sie müssen in der DATEV-Nutzungskontrolle als Administrator angemeldet sein. Nur so ist gewährleistet, dass Sie Zugriff auf alle Mandanten und Aktionen haben, die für die Übernahme benötigt werden. 5. Rechte auf DATEV-Verzeichnis (Windows) Sie müssen auf das DATEV-Installationsverzeichnis Vollzugriff haben. Melden Sie sich für die Datenübernahme an Ihrem Rechner (PC oder Server) als Windows-Administrator an.

4 Seite Vorgehensweise Assistenten starten und DATEV-Installationspfad hinterlegen 1. Kanzlei in Agenda FIBU öffnen. 2.»Transfer Import aus Fremdprogrammen Import aus Kanzlei-Rechnungswesen pro«. 3. Verzeichnis auswählen, in dem DATEV installiert ist. Version auswählen. 4. <Weiter>. Hinweis Die installierte DATEV-Version ermitteln Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro über»hilfe Info«.

5 Seite Exportformat in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 1. Beliebigen Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen. 2.»Bestand Exportieren ASCII-Daten«. 3. Im rechten Bereich auf <Formatverwaltung> klicken und»neues Format anlegen«wählen. 4. Als Formatname»Agenda«erfassen (ohne Anführungszeichen). 5. <Folgendes Format als Vorlage verwenden> aktivieren. 6. Format»Buchungsstapel«wählen und <OK>.

6 Seite 6 7. Im linken Bereich auf»feldauswahl«klicken. 8. Im linken Tabellenfenster in der Kategorie»Stapelinformationen«mit Doppelklick auswählen. 9. und Meldung mit <Ja> bestätigen. Fenster mit <Abbrechen> schließen.

7 Seite Mandanten für den Export in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 1. Menüpunkt»Bestand Mandant öffnen«wählen bzw. in DATEV Arbeitsplatz pro in der Auswahl»Geschäftsfeldübersicht«unter»Rechnungswesen«die»Buchführung«aufrufen. 2. Klick mit rechter Maustaste in die Mandanten-Auswahl und»einstellungen Liste«wählen. 3. Kategorie»Spalten«wählen. 4. In der Spalte»Anzeigen«die Haken bei folgenden Feldern setzen und mit <OK> bestätigen: <Zentr. Mandant oder Unternehmensnummer> <Unternehmensname kurz> <Beginn WJ> <Berater> <Sachkontenlänge> <Datenpfad> <Mandant> 5. Alle Mandanten markieren, die in Agenda FIBU importiert werden sollen. Tipp: Alle Mandanten können über <Strg+A> markiert werden.

8 Seite 8 6. Klick mit rechter Maustaste in die Mandanten-Auswahl und»kopieren Markierte Zeile«wählen. 7. Agenda FIBU starten.»transfer Import aus Fremdprogrammen Import aus Kanzlei-Rechnungswesen pro«8. <Weiter>.

9 Seite Mandantendaten in Assistenten einfügen 1. Über <Mandantendaten einfügen> die kopierten Mandanten im Assistenten einfügen. 2. Wählen Sie in der Spalte»Übernehmen«Mandanten, die übernommen werden sollen. Im Standard sind alle markiert. <Weiter>. 3. Mit Klick auf <Freigeben> Datenübernahme starten. Achtung Die Datenübernahme kann je nach Datenbestand einige Zeit in Anspruch nehmen! Beachten Sie, dass während des kompletten Export- und Importvorgangs nicht mit den Agenda-Anwendungen gearbeitet werden kann Details Hinweis/Fehler Protokoll nach dem Import Hinweise oder Fehler werden direkt nach dem Import auf einem Protokoll aufgeführt. Vorgehensweise 1. Drucken Sie das Protokoll aus. 2. Öffnen Sie alle aufgeführten Mandanten in den betroffenen Wirtschaftsjahren. 3. Beim erstmaligen Öffnen der Mandanten erhalten Sie das Hinweis/Fehler Protokoll mit detaillierten Informationen. Hinweis Sie können das Protokoll nachträglich öffnen: Kanzlei-Rechnungswesen pro«.»auswertungen Protokolle Import aus 4. Hinweis/Fehler Protokoll beim Öffnen eines Mandanten Hinweis Nicht im Protokoll aufgeführte Mandanten wurden fehlerfrei übernommen. Auch der automatische Abgleich der Summen- und Saldenliste brachte keine Abweichungen. Sie sollten alle Mandanten auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der übernommenen Daten prüfen.

10 Seite Hinweis/Fehler Protokoll beim Öffnen eines Mandanten Hinweis Sie können das Protokoll nachträglich öffnen: Rechnungswesen pro«.»auswertungen Protokolle Import aus Kanzlei- 1. Fehlerhafte Buchungen und sonstige Hinweise/Fehler In diesem Bereich sind alle Hinweise und Fehler aufgeführt, die sich direkt auf eine Buchung beziehen. Prüfen Sie die aufgeführten Buchungen und beheben Sie die Hinweise/Fehler. 2. Fehlende Stammdaten In diesem Bereich sind Stammdaten aufgeführt, die aus DATEV nicht exportiert werden konnten. Legen Sie die Stammdaten manuell in Agenda FIBU an. Steuerschlüssel Prüfen Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, mit welchen Funktionen (z. B. Faktor 2, Steuer- Prozentsatz) der Steuerschlüssel angelegt ist. Der Steuerschlüssel muss identisch in Agenda FIBU angelegt werden. Nr Steuerschlüssel in Agenda FIBU Fehler 107: USt-Schlüssel 2/3/5/12/13/15/47 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wenn nicht ein Konto die Funktion M oder keine Zusatzfunktion hat! Fehler 108: USt-Schlüssel 7/8/9/17/18/19 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wenn nicht ein Konto die Funktion V oder keine Zusatzfunktion hat! Im Regelfall werden Steuerschlüssel in Verbindung mit Aufwands- oder Ertragskonten und Kauf bzw. Verkauf von Anlagegütern verwendet. 1. Fehlerhafte Buchung finden. 2. Buchung durch Doppelklick in die Buchungserfassungszeile übernehmen. 3. Buchung ändern. 1. Beispiel Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall, bei dem keine Steuer gebucht werden darf. Falsch: SKR 03 SKR Geldtransit an 1200 Bank Geldtransit an 1800 Bank Richtig: SKR 03 SKR Geldtransit an 1200 Bank 1460 Geldtransit an 1800 Bank

11 Seite Beispiel Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall, bei dem ein falsches Konto verwendet wurde. Falsch: SKR 03 SKR Bestand Waren an 1200 Bank Bestand Waren an 1800 Bank Richtig: SKR 03 SKR Wareneingang 19 % VSt an 1200 Bank 5400 Wareneingang 19 % VSt an 1800 Bank Sachkonten Prüfen Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, mit welchen Funktionen (z. B. automatische Steuerberechnung) das Sachkonto angelegt ist. Das Sachkonto muss identisch in Agenda FIBU angelegt werden. Nr Sachkonten in Agenda FIBU Fehler 401: Das Konto ist nicht angelegt: xxxx 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sach-, Debitoren- oder Kreditoren-Erfassung«öffnen. 2.»Datei Neu«3. Vorbelegung (nur für Sachkonten) Wählen Sie zwingend als Vorbelegung ein bestehendes Konto mit den gleichen Funktionen, am besten ein Standardkonto. Beispiel für SKR 03: Das Konto 1201 Sparkasse ist nicht angelegt. Wählen Sie als Vorbelegung das Konto 1200»Bank«aus dem SKR. Das Datum füllt sich automatisch mit dem ersten Tag des aktuellen Kalenderjahres. 4. Konto vervollständigen und.

12 Seite 12 Personenkonten Die aufgeführten Personenkonten konnten nicht aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden. Diese müssen in Agenda FIBU manuell angelegt werden. Nr Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Kostenstellen Kostenstellen können nicht aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden. Damit die Kostenrechnung korrekt in Agenda FIBU verarbeitet werden kann, muss die Kostenrechnung noch eingerichtet werden. Unter anderem müssen die im Protokoll aufgeführten Kostenstellen angelegt werden. Nr Zusatzmodul: Kostenrechnung 4.3. Datenübernahme abgebrochen Was tun? Sollte die Datenübernahme z. B. durch einen Absturz des Rechners (PC oder Server) abgebrochen werden, können Sie die Datenübernahme noch einmal durchführen. Starten Sie den Assistenten, der Schritt»Exportformat in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen«muss nicht mehr durchgeführt werden. Bereits importierte Mandanten werden bei der wiederholten Datenübernahme nicht noch einmal übernommen Übernahme von Wirtschaftsjahren vor 2007 Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU 5. Wichtige Informationen Nr DATEV pro: Datenübernahme Adressdaten Nr DATEV Pro: Datenübernahme DATEV-Archiv-DVD Nr DATEV pro: Datenübernahme ANLAG Nr DATEV pro: Datenübernahme DMS Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU Nr DATEV Lohn und Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD) Beachten Sie die Randziffern im Kapitel 9.4»Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«des Infos Nr BMF-Schreiben vom , IV A 4 - S 0316/13/10003.