Export von Daten im Rechnungswesen

Transkript

1 Export von Daten im Rechnungswesen Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. FIBU-Dateien erstellen (einlesbar in jeden Mandanten) 2.2. FIBU-Sicherungen erstellen (nur für Agenda) 2.3. ANLAG-Dateien erstellen (einlesbar in jeden Mandanten) 2.4. ANLAG-Sicherungen erstellen (nur für Agenda) 3. Details 3.1. Entscheidungshilfe zum Datenaustausch 3.2. Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen 3.3. Sicherung der Agenda-Daten 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie aus Agenda FIBU und ANLAG Daten für ein Agenda-System oder ein Fremdsystem erstellen Vorgehensweise FIBU-Dateien erstellen (einlesbar in jeden Mandanten) 1. Agenda Nr. Bereitstellen von Vorgehensweise 1 Buchungen»FIBU Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«Option: <Agenda-Format> Tipp Über können Sie mehrere Abrechnungsnummern gleichzeitig auslesen. 2 Sachkonten»FIBU Transfer Daten auslesen Auslesen Sachkonten«Option: <Agenda-Format> 3 Personenkonten»FIBU Transfer Daten auslesen Auslesen Personenkonten«Option: <Agenda-Format> 2. Software mit DATEV-Schnittstelle Nr. Bereitstellen von Vorgehensweise 4 Buchungen Sachkonten Personenkonten»FIBU Transfer DATEV-Export-Assistent«Nr DATEV-Export-Assistent 3. Software mit CSV/Excel-Schnittstelle Nr. Bereitstellen von Vorgehensweise 5 Buchungen»FIBU Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«Option: <ASCII-Format> 6 Sachkonten»FIBU Transfer Daten auslesen Auslesen Sachkonten«Option: <ASCII-Format> 7 Personenkonten»FIBU Transfer Daten auslesen Auslesen Personenkonten«Option: <ASCII-Format>

3 Seite FIBU-Sicherungen erstellen (nur für Agenda) Die nachfolgend beschriebenen Sicherungen können Sie nur in Agenda einlesen. Die Sicherungen enthalten eine feste Kanzlei- und Mandantennummer und können daher nur in die gleiche Kanzlei- und Mandantennummer wieder eingelesen werden. Nr. Für Bereitstellen von Zeitraum Vorgehensweise 8 Einen Mandanten Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag ein oder mehrere Jahre»FIBU Tools Aktuellen Mandanten sichern«9 Mehrere Mandanten (auch mehrere Kanzleien) Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag ein oder mehrere Jahre»FIBU Tools Datenbestand sichern«hinweis Aktivieren Sie beim Sichern die Option <ANLAG>, um auch das Anlagevermögen zu sichern. Hinweis Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen

4 Seite ANLAG-Dateien erstellen (einlesbar in jeden Mandanten) Software mit Excel-Schnittstelle Bereitstellen von Anlagevermögen über Anlagespiegel Anlagevermögen über Restwertverzeichnis Vorgehensweise»ANLAG Auswertungen Anlagespiegel Anlagespiegel Standard«Klick auf.»anlag Auswertungen Restwertverzeichnis«Klick auf. Exkurs: Wie kann man ANLAG Daten nach DATEV exportieren? Agenda ANLAG bietet keine direkte DATEV-Schnittstelle für den Export der Daten. Sie können jedoch den Anlagespiegel sowie das Restwertverzeichnis über nach Excel exportieren. Passen Sie anschließend die exportierte Excel-Tabelle manuell an die Einleseanforderungen der DATEV an. Wenden Sie sich hierzu bitte an die DATEV ANLAG-Sicherungen erstellen (nur für Agenda) Die nachfolgend beschriebenen Sicherungen können Sie nur in Agenda einlesen. Die Sicherungen enthalten eine feste Kanzlei- und Mandantennummer und können daher nur in die gleiche Kanzlei- und Mandantennummer wieder eingelesen werden. Für Bereitstellen von Zeitraum Datenpfad Einen Mandanten Mandantendaten + Anlagevermögen alle Jahre»ANLAG Tools Aktuellen Mandanten sichern«mehrere Mandanten (auch mehrere Kanzleien) Mandantendaten + Anlagevermögen alle Jahre»ANLAG Tools Datenbestand sichern«

5 Seite Details Entscheidungshilfe zum Datenaustausch Datenaustausch zwischen Agenda und Agenda Beispiel Sie geben die Buchungen (ohne Personenkonten/Sachkonten) eines Monats an den Steuerberater. Sie geben die Buchungen eines Monats (mit Personenkonten/ Sachkonten) an den Steuerberater. Sie geben die Buchhaltung eines Jahres an den Steuerberater. Nach der Erstellung des Jahresabschlusses 2016 geben Sie die Daten (Abschlussbuchungen) an Ihren Mandanten. Vorgehensweise siehe Nr.1 Nr.1 + Nr. 2 + Nr. 3 Nr.8 Nr.1 Achtung Buchen Sie die Abschlussbuchungen in einer neuen Abrechnungsnummer! Exkurs Ihr Mandant liest die Abschlussbuchungen mit der neuen Abrechnungsnummer ein:»transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«. Falls die Buchführung im Folgejahr weitergeführt wurde, muss der Mandant die Jahresübernahme erneut anstoßen:»bestand Jahresübernahme«. Sie geben ein Mandat ab. Nr Datenaustausch mit DATEV Nr DATEV-Export-Assistent Beispiel Sie geben die Buchungen eines Monats (mit Sachkonten/Personenkonten) an den Steuerberater. Sie geben die Buchhaltung eines Jahres an den Steuerberater. Sie geben ein Mandat ab. Vorgehensweise siehe Nr.4 Nr.4 Nr.4

6 Seite Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen Datensicherungen aus Agenda FIBU und ANLAG enthalten im Dateinamen die Kanzlei- und Mandantennummer. Datei Kanzlei Mandant Lfd. Nummer der Sicherung FIBUK00001M AZI FIBU004.AZI Alle Kanzleien Alle Mandanten 4 Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Daten von der ursprünglichen Kanzlei- und Mandantennummer auf eine andere Nummer zu übertragen: Kopie eines Mandanten im auslesenden System auf die gewünschte Mandantennummer Einlesen eines neuen Mandanten (auf unbesetzte Nummer achten!) und anschließendes Kopieren auf die gewünschte Mandantennummer Mandant kopieren 1.»FIBU Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandant markieren. 3.»Datei Mandant kopieren« Sicherung der Agenda-Daten Achtung Diese Formate eignen sich nicht zur Datensicherung oder für den Datenumzug auf einen neuen Rechner! Beachten Sie: Nr Agenda-Software: Datensicherung Nr DASI ONLINE-Version 6 Nr DASI ONLINE-Version 7 Einrichtung

7 Seite 7 4. Wichtige Informationen Nr Import von Daten im Rechnungswesen Nr DATEV-Export-Assistent