Export von Daten im Rechnungswesen

Transkript

1 Export von Daten im Rechnungswesen Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Fibu-Daten bereitstellen 2.2. Anlag-Daten bereitstellen 3. Details 3.1. Entscheidungshilfe zum Datenaustausch (Beispiele) 3.2. Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen 3.3. Sicherung der Agenda-Daten 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie Daten für ein anderes Agenda-System oder Fremdsystem erstellen. Entscheiden Sie: Für welche Software? Welche Rechnungswesen-Daten? Achtung Diese Formate eignen sich nicht zur Datensicherung oder zum Datenumzug auf einen neuen Rechner! Beachten Sie: Info Nr Agenda-Software: Datensicherung Info Nr DASI ONLINE Vorgehensweise Fibu-Daten bereitstellen 1. Datei erstellen (einlesbar in jedem Mandanten) 2. Sicherungen erstellen (nur für Agenda) Dateien erstellen (einlesbar in jedem Mandanten) A. Für Agenda B. Für Software mit DATEV-Schnittstelle C.Für Software mit CSV/Excel-Schnittstelle A. Für Agenda Nr. Bereitstellen von Vorgehensweise 1 Buchungen»FIBU: Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«Option: <Agenda-Format> Über können mehrere Abrechnungsnummern gleichzeitig ausgelesen werden. 2 Sachkonten»FIBU: Transfer Daten auslesen Auslesen Sachkonten«Option: <Agenda-Format> 3 Personenkonten»FIBU: Transfer Daten auslesen Auslesen Personenkonten«Option: <Agenda-Format>

3 Seite 3 B. Für Software mit DATEV-Schnittstelle Nr. Bereitstellen von Vorgehensweise 4 Buchungen Sachkonten Personenkonten»FIBU: Transfer Datenkonvertierung DATEV Export-Assistent«Nr DATEV: Fibu-Daten für DATEV erzeugen C. Für Software mit CSV/Excel-Schnittstelle Nr. Bereitstellen von Vorgehensweise 5 Buchungen»FIBU: Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«Option: <ASCII-Format> 6 Sachkonten»FIBU: Transfer Daten auslesen Auslesen Sachkonten«Option: <ASCII-Format> 7 Personenkonten»FIBU: Transfer Daten auslesen Auslesen Personenkonten«Option: <ASCII-Format> Sicherungen erstellen (nur für Agenda) Folgende Sicherungen können nur in Agenda wieder eingelesen werden. Sicherungen, die auf diese Weise erstellt werden, enthalten eine feste Kanzlei- und Mandantennummer. Die Daten können nur auf der gleichen Kanzlei- und Mandantennummer wieder eingelesen werden. Nr. Für Bereitstellen von Zeitraum Vorgehensweise 8 einen Mandanten Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag ein oder mehrere Jahre»FIBU: Tools Aktuellen Mandanten sichern«9 mehrere Mandanten (auch mehrere Kanzleien) Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag mehrere Jahre»FIBU: Tools Datenbestand sichern«hinweis Setzen Sie beim Sichern die Option <ANLAG>, um auch das Anlagevermögen zu sichern Hinweis Siehe auch: Daten auf eine andere Mandantennummer

4 Seite Anlag-Daten bereitstellen 1. Dateien erstellen (einlesbar in jedem Mandanten) 2. Sicherungen erstellen (nur für Agenda) Dateien erstellen (einlesbar in jedem Mandanten) Software mit Excel-Schnittstelle Bereitstellen von Anlagevermögen über Anlagespiegel Anlagevermögen über Restwertverzeichnis Vorgehensweise»ANLAG: Auswertungen Anlagespiegel Anlagespiegel Standard» Klick auf.»anlag: Auswertungen Restwertverzeichnis» Klick auf Sicherungen erstellen (nur für Agenda) Folgende Sicherungen können nur in Agenda wieder eingelesen werden. Sicherungen, die auf diese Weise erstellt werden, enthalten eine feste Kanzlei- und Mandantennummer. Die Daten können nur auf der gleichen Kanzlei- und Mandantennummer wieder eingelesen werden. Für Bereitstellen von Zeitraum Datenpfad Einen Mandanten Mandantendaten + Anlagevermögen ein oder mehrere Jahre»ANLAG: Tools Aktuellen Mandanten sichern«mehrere Mandanten Mandantendaten (auch mehrere Kanzleien) + Anlagevermögen mehrere Jahre»ANLAG: Tools Datenbestand sichern« Details Entscheidungshilfe zum Datenaustausch (Beispiele) 1. Datenaustausch zwischen Agenda und Agenda 2. Datenaustausch mit DATEV

5 Seite Datenaustausch zwischen Agenda und Agenda Beispiel Sie möchten die Buchungen (ohne Personenkonten/Sachkonten) eines Monats an den Steuerberater übergeben. Sie möchten die Buchungen eines Monats (mit Personenkonten/ Sachkonten) an den Steuerberater übergeben. Sie möchten die Buchhaltung eines Jahres an den Steuerberater übergeben. Nach der Erstellung des Jahresabschlusses 2014 möchten Sie die Daten (Abschlussbuchungen) wieder an Ihren Mandanten übergeben. Vorgehensweise siehe Nr.1 Nr.1+ Nr. 2 + Nr. 3 Nr.8 Nr.1 Achtung Buchen Sie die Abschlussbuchungen in einer neuen Abrechnungsnummer! Exkurs Ihr Mandant liest die Abschlussbuchungen in einer neuen Abrechnungsnummer ein (»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen«). Falls die Buchführung bereits in 2015 schon weitergeführt wurde, muss der Mandant die Jahresübernahme erneut anstoßen (»Bestand Jahresübernahme«). Mandat abgeben. Nr Datenaustausch mit DATEV Beispiel Sie möchten die Buchungen eines Monats (mit Sachkonten/Personenkonten) an den Steuerberater übergeben. Sie möchten die Buchhaltung eines Jahres an den Steuerberater übergeben. Mandat abgeben. Vorgehensweise siehe Nr.4 Nr.4 Nr.4

6 Seite Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen Datensicherungen aus Agenda FIBU und ANLAG enthalten in ihren Namen immer die jeweilige Kanzleiund Mandantennummer. Datei Kanzlei Mandant Lfd. Nummer der Sicherung FIBUK00001M AZI FIBU004.AZI Alle Kanzleien Alle Mandanten 4 Um diese Daten von der ursprünglichen Kanzlei- und Mandantennummer auf eine andere Nummer zu übertragen, gibt es zwei Möglichkeiten: Kopie eines Mandanten im auslesenden System auf die gewünschte Mandantennummer Einlesen eines neuen Mandanten (auf unbesetzte Nummer achten!) und anschließendes Kopieren auf die gewünschte Mandantennummer Mandant kopieren 1.»FIBU: Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandant markieren. 3.»Datei Mandant kopieren« Sicherung der Agenda-Daten Nr Agenda-Software: Datensicherung Nr DASI ONLINE 4. Wichtige Informationen Nr Import von Daten im Rechnungswesen