Electronic Banking. Inhaltsverzeichnis. 1. Ziel. 2. Voraussetzungen. 3. Vorgehensweise. 4. Details. 5. Wichtige Informationen

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1 Electronic Banking Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Kontoauszüge im MT940-Format einlesen 3.2. Kontoauszüge im CSV-Format einlesen 4. Details 4.1. Mehrere MT940-Dateien importieren 4.2. Vorteile von MT940-Dateien 4.3. Zentraler Ordner für MT940-Dateien 4.4. Automatische Verbuchung von Kontoauszügen 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Mit dem Kontoauszugs-Manager können Kontoauszüge im Rahmen des Electronic-Banking bzw. Online-Banking zur automatischen Verbuchung in Agenda eingelesen werden. Dazu müssen die Kontoauszüge im MT940-Format oder CSV-Format vorliegen. Hinweis Agenda BANK ONLINE bietet über das Agenda Rechenzentrum eine Alternative zum Einlesen von Kontoauszügen über den Kontoauszugs-Manager: Nr Schnelleinstieg BANK ONLINE. 2. Voraussetzungen Zusatzmodul muss lizenziert sein Das Zusatzmodul»Kontoauszugs-Manager«muss lizenziert sein.»fibu Tools Modulauskunft«wählen. Wenn Sie das Zusatzmodul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit Agenda auf: Telefon: sales@agenda-software.de Format muss MT940 oder CSV sein Die Kontoauszugsdateien müssen vorliegen: im MT940-Format (Dateiendung = *.sta) oder CSV-Format (Dateiendung = *.csv) Empfehlung Empfohlen wird das MT940-Format, da es einige Vorteile bietet. Hinweis Im XLSX-Format vorliegende Excel-Dateien müssen Sie im CSV-Format abspeichern.

3 Seite 3 Bankverbindung muss eingerichtet sein 1.»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Bank«. 2. Bankverbindung öffnen oder neu anlegen. 3. Kontoauszugsdatum erfassen. = Datum, an dem die Kontoauszüge erstmals eingelesen bzw. über BANK ONLINE abgerufen werden sollen. 4. Finanzkonto/Bankkonto im Feld»Fibu-Kontonummer«erfassen. Wenn Kontoauszüge verschiedener Bankkonten eingelesen werden sollen, legen Sie für jede Bankverbindung einen eigenen Buchungskreis mit dem jeweiligen Finanzkonto an. Beispiel: Bankkonto Buchungskreis Fibu-Kontonr. (Finanzkonto) Option <Bank für Kontoauszugs-Manager verwenden> anhaken und.

4 Seite 4 3. Vorgehensweise Überblick 1. Kontoauszüge im MT940-Format einlesen 2. Kontoauszüge im CSV-Format einlesen 3.1. Kontoauszüge im MT940-Format einlesen Kontoauszüge im MT940-Format einlesen 1. Mandant im gewünschten Wirtschaftsjahr öffnen:»bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Prüfen, ob die Bankverbindung korrekt eingerichtet ist. 3.»Transfer Kontoauszüge einlesen«. 4. Kontoauszugsdatei im MT940-Format hinterlegen. Das Format erkennen Sie an dieser Dateiendung: *.sta Tipp Richten Sie einen zentralen Ordner für die MT940-Dateien an.

5 Seite 5 5. Haken bei <Importieren> setzen. 6. <Starten>. Es erscheint ein Protokoll. Das Protokoll kann jederzeit erneut aufgerufen werden:»auswertungen Protokolle Kontoauszugs-Manager«. Die Buchungsvorschläge stehen in der Buchungserfassung unter der entsprechenden Abrechnungsnummer und dem jeweiligen Buchungskreis zur Verfügung:»Bearbeitung Buchungserfassung«. Die Kontoauszüge können Sie bearbeiten unter:»bearbeitung Kontoauszüge bearbeiten«. 7. Protokoll schließen. Anschließend werden die Kontoauszüge eingelesen. Tipp Wir empfehlen die Teilnahme an unserem Online-Seminar»Kontoauszugs-Manager«:»Hilfe Online-Seminare«.

6 Seite Kontoauszüge im CSV-Format einlesen 1. CSV-Datei auswählen 1. Mandant im gewünschten Wirtschaftsjahr öffnen:»bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Prüfen, ob die Bankverbindung korrekt eingerichtet ist. 3.»Transfer Kontoauszüge einlesen«. 4. Kontoauszugsdatei im CSV-Format hinterlegen. Sie erkennen das Format an dieser Dateiendung: *.csv

7 Seite 7 5. Haken bei <Importieren> setzen. 6. Eventuell <Kontoauszugsdatum bearbeiten> bzw. <Buchungsdatum bearbeiten>. 7. Haken bei <Definitionsdatei> setzen. 8. <Starten>. 9. Das Fenster»Definitionsdatei aufrufen«wird geöffnet. Die Definitionsdatei ist dazu da, die richtigen Zuordnungen zwischen den Spalten/Feldern der Excel-Datei und Agenda FIBU zu treffen.

8 Seite 8 2. Einstellungen in der Definitionsdatei 1. Öffnen Sie die Excel-Datei. 2. Wenn die Excel-Datei eine Kopfzeile hat : Haken bei <Die Importdatei enthält eine Kopfzeile>. 3. Zeile angeben, in der erstmals Buchungsdaten stehen: <Die Kontobewegungen beginnen ab Zeile>.

9 Seite 9 4. Spaltenzuordnung zwischen Excel-Datei und Agenda FIBU (= Zuordnen als) treffen. Es müssen nicht zwingend alle Spalten zugeordnet werden, mindestens aber: Buchungsdatum, Betrag oder Betrag-Soll bzw. Betrag-Haben und Verwendungszweck. 5. <Definitionsdatei schließen>. Es erscheint ein Protokoll. Das Protokoll kann jederzeit erneut aufgerufen werden:»auswertungen Protokolle Kontoauszugs-Manager«. Die Buchungsvorschläge stehen in der Buchungserfassung unter der entsprechenden Abrechnungsnummer und dem jeweiligen Buchungskreis zur Verfügung:»Bearbeitung Buchungserfassung«. Die Kontoauszüge können Sie bearbeiten unter:»bearbeitung Kontoauszüge bearbeiten«. 6. Protokoll schließen. Anschließend werden die Kontoauszüge eingelesen. Tipp Wir empfehlen die Teilnahme an unserem Online-Seminar»Kontoauszugs-Manager«:»Hilfe Online-Seminare«.

10 Seite Details Überblick 1. Mehrere MT940-Dateien importieren 2. Vorteile von MT940-Dateien 3. Zentraler Ordner für MT940-Dateien 4. Automatische Verbuchung von Kontoauszügen 4.1. Mehrere MT940-Dateien importieren Mehrere MT940-Dateien importieren 1.»Transfer Kontoauszüge einlesen«. 2. Ordner wählen, in dem die Kontoauszugsdateien im MT940-Format liegen. 3. <Import mehrerer MT940-Dateien>. 4. Es werden alle MT940-Dateien der passenden Mandanten der aktiven Kanzlei angezeigt, die im angegebenen Ordner vorhanden sind.

11 Seite MT940-Dateien markieren und <Übernehmen und schließen>. Tipp Über können Sie die Anzeige filtern. 6. Im nächsten Fenster die Kontoauszugsdateien einlesen Vorteile von MT940-Dateien MT940-Dateien bieten folgende Vorteile: Mehrere Bankverbindungen in einer Datei Der Import kann für mehrere Bankverbindungen durchgeführt werden, die in der Datei enthalten sind. Wenn Sie beispielsweise eine Datei mit mehreren Bankverbindungen und Kontobewegungen erhalten, lesen Sie diese einfach ein. Der Kontoauszugs-Manager erkennt automatisch die Bankverbindungen und teilt sie auf. Mandantenübergreifender Import Beim Einlesen muss nicht jeder Mandant einzeln geöffnet werden. Der Kontoauszugs-Manager erkennt am Inhalt der Datei die Mandanten und teilt automatisch die Bankverbindungen auf die Mandanten innerhalb der aktiven Kanzlei auf. Einlesen mehrerer MT940-Dateien in einem Schritt Wenn mehrere MT940-Dateien vorhanden sind, können die Dateien in einem Schritt eingelesen werden. Allgemeingültiger Aufbau des Datensatzes Die in der Datei vorhandenen Felder können eindeutig und automatisch zugeordnet werden. Es ist somit möglich, viele Informationen (z. B. Anfangs- und Schlussbestand) aus der Datei zu ermitteln Zentraler Ordner für MT940-Dateien Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen wir für MT940-Dateien: Richten Sie einen zentralen Ordner für das Einlesen von MT940-Dateien ein. Speichern Sie MT940-Dateien getrennt nach Mandantennummer. Regeln Sie über die Rechteverwaltung von Windows im Datei-Explorer dafür, welche Dateien von welchem Benutzer eingelesen werden dürfen. Mehr dazu in der Hilfe von Windows unter dem Stichwort»Freigabe von Dateien und Ordner«. Sorgen Sie dafür, dass das zentrale Verzeichnis täglich gesichert wird (z. B. durch eine Bandsicherung). Entfernen Sie nach dem Einlesen nicht mehr benötigte MT940-Dateien aus dem zentralen Ordner. Sie werden nicht automatisch gelöscht Automatische Verbuchung von Kontoauszügen Im Info Nr Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager erfahren Sie, wie mit dem Kontoauszugs-Manager die Kontobewegungen am besten in Buchungsvorschläge umgewandelt werden.

12 Seite Wichtige Informationen BANK ONLINE Nr Schnelleinstieg BANK ONLINE FIBU Nr Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager Nr SEPA-Überweisungen Nr Mahnwesen LOHN Nr Zahlungsverkehr in LOHN HONORAR Nr Schnelleinstieg HONORAR