voks: Datenübernahme ANLAG

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1 voks: Datenübernahme ANLAG Bereich: Allgemein - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 2.1. Programmstand 2.2. Installation von Agenda 2.3. Mandanten-Adressdaten 3. Vorgehensweise 3.1. voks: Daten auslesen 3.2. Agenda: Daten einlesen 3.3. Agenda: Mit ANLAG arbeiten 4. Details 4.1. Einleseprotokoll 4.2. Laufende Nummer der Anlagegüter 4.3. Verzeichnis der Importdatei 4.4. Handels- und Steuerbilanz 4.5. Sonderabschreibungen nachtragen 4.6. Abschreibung der Folgejahre manuell anpassen 4.7. Kostenstellen und Kostenträger aus voks-anlage 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie das Anlagevermögen aus voks-anlage in Agenda ANLAG fortführen. voks-anlage Agenda ANLAG In Agenda ANLAG starten Sie mit dem Wirtschaftsjahr, für das Sie einen Anlagespiegel benötigen. Wirtschaftsgüter, die vor diesem Wirtschaftsjahr angeschafft oder hergestellt wurden, werden aus voks-anlage ausgelesen und in Agenda ANLAG als Vortrag eingelesen. Die Abschreibung wird in Agenda ANLAG fortgeführt. Beispiel: Sie möchten mit Agenda FIBU den Jahresabschluss 2013 für einen Mandanten erstellen. Dazu benötigen Sie den Anlagespiegel 2013 in Agenda ANLAG. Lösung: Lesen Sie die Anlagegüter in voks-anlage zum aus, um diese in Agenda ANLAG ab nahtlos fortzuführen. Bereits in voks-anlage erfasste Zugänge des Jahres 2013 müssen in Agenda ANLAG als Neuzugang manuell erfasst oder aus Agenda FIBU übergeben werden. voks/agenda-wechsel Wir empfehlen folgende Reihenfolge bei der Übernahme ins Rechnungswesen: 1. voks-stammdaten Nr »voks: Datenübernahme Adressdaten«2. voks-fibu Nr »voks: Datenübernahme FIBU«3. voks-anlage Nr »voks: Datenübernahme ANLAG«

3 Seite Voraussetzungen Programmstand Zur Datenübernahme wurden Assistenten in die Anwendungen voks und Agenda integriert. Es muss deshalb mindestens folgender Programmstand der jeweiligen Software installiert sein: voks Mindestversion voks-anlage: Wo finde ich die Angabe?»? Info«Wo finde ich das Update? Agenda Mindestversion DVD-Artikel-Nr (DVD Februar 2015) Wo finde ich die Angabe?»Hilfe Info«Wo finde ich das Update?

4 Seite Installation von Agenda Installation von Agenda Um die Komfortfunktionen des Datenexports und -imports nutzen zu können, sollten die Agenda-Software und die voks-software auf dem gleichen Rechner bzw. Server installiert sein. Falls Sie Agenda auf einem anderen Rechner installiert haben, wenden Sie sich an unsere Hotline: Mandanten-Adressdaten voks-anlage-daten können nur übernommen werden, wenn in Agenda bereits Mandanten-Adressdaten angelegt sind. Empfehlung Alle Mandanten-Adressdaten können in einem Schritt übernommen werden: Nr »voks: Datenübernahme Adressdaten«. Manuelle Anlage in Agenda Grundsätzlich können Mandanten-Adressdaten auch manuell in Agenda angelegt werden. Achten Sie hierbei darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden. Nur wenn gleiche Mandantennummern verwendet werden, können anschließend weitere Daten (Fibu, Lohn, Anlage, Steuern) automatisch in Agenda eingelesen werden. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen: Voks-Mandantennummer > 6 Stellen Falls Sie in voks Mandantennummern mit mehr als 6 Stellen verwendet haben, ist der Assistent zur Übernahme der Stammdaten zwingend zu verwenden, um das Einlesen weiterer Daten möglich zu machen. Nr »voks: Datenübernahme Adressdaten«

5 Seite 5 3. Vorgehensweise Überblick 1. voks: Daten auslesen 5 2. Agenda: Daten einlesen 7 3. Agenda: Mit ANLAG arbeiten voks: Daten auslesen voks-anlage öffnen Daten auslesen 1. Mandant öffnen. 2.»Extras Export Agenda ANLAG«. 3. Schaltfläche <Agenda ANLAG>.

6 Seite 6 4. Stichtag erfassen. Erfassen Sie in voks den letzten Tag des Wirtschaftsjahres vor dem Wirtschaftsjahr, mit dem Sie in Agenda ANLAG beginnen. Beispiel: Erfassen Sie den , um die Anlagegüter in Agenda ANLAG ab dem nahtlos fortzuführen. 5. Schaltfläche <Export starten>. Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Export:

7 Seite Agenda: Daten einlesen ARBEITSPLATZ öffnen Daten einlesen Navigationsschaltfläche <Mandant>. Ggf. über in die Mandanten-Auswahl wechseln. Agenda ANLAG öffnen Navigationspunkt <Anwendungen & Favoriten>. ANLAG durch Doppelklick öffnen. (Wirtschaftsjahr: Die Daten aus voks-anlage müssen zum ersten Tag des Folgejahres eingelesen werden, nachdem Sie in voks-anlage ausgelesen wurden). Falls die Anwendung ANLAG nicht sichtbar ist: Mandanten-Programmdaten: Wenn noch keine voks-fibu-daten eingelesen wurden, startet ein Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten.

8 Seite 8 Daten importieren 1.»Transfer Daten einlesen Import Anlagegüter aus voks«. 2. Import: Das Verzeichnis der Importdatei wird automatisch vorgeschlagen. 11 Andernfalls muss das Verzeichnis manuell gewählt werden Das Einleseprotokoll bestätigt den Import. Beachten Sie unbedingt die Hinweise auf dem Einleseprotokoll Nachbearbeitung: Falls in voks mit zwei Abschlusszwecken gearbeitet wurde, wird die Sonderabschreibung nicht übernommen. Diese muss im steuerlichen Bereich nachgetragen 14 werden. Vergleichen Sie die Auswertungen aus voks mit Agenda. Bei Abweichungen in der zukünftigen 15 AfA-Berechnung muss die Bemessungsgrundlage manuell angepasst werden Agenda: Mit ANLAG arbeiten Je besser Sie die Agenda-Anwendungen kennen, desto effizienter können Sie Ihre tägliche Arbeit bewältigen. Empfehlung Wir empfehlen Ihnen: Nr Schnelleinstieg ANLAG Online-Seminar ANLAG

9 Seite 9 4. Details Überblick 1. Einleseprotokoll 9 2. Laufende Nummer der Anlagegüter Verzeichnis der Importdatei 4. Handels- und Steuerbilanz Sonderabschreibungen nachtragen Abschreibung der Folgejahre manuell anpassen 7. Kostenstellen und Kostenträger aus voks-anlage Einleseprotokoll Achtung Die Hinweise im Einleseprotokoll müssen dringend beachtet werden! Wenn Anlagegüter im Einleseprotokoll mit einem besonderen Hinweis versehen sind, werden sie nicht automatisch in Agenda ANLAG eingelesen. Falls Sie das Einleseprotokoll nach dem Import geschossen haben, kann es über den Explorer wieder geöffnet werden: [Laufwerk:\]Agenda\Datenübernahme\Anlag\Mxxxxx (= Mandantennummer)

10 Seite Laufende Nummer der Anlagegüter Beim Einlesen der Anlagegüter von voks in Agenda wird die laufende Nummer der Anlagegüter neu vergeben. Agenda ANLAG beginnt pro Sachkonto bei der Nummer 1. Die laufende Nummer der Anlagegüter aus voks kann aus technischen Gründen nicht übernommen werden. Die laufende Nummer aus voks wird zur Nachvollziehbarkeit in das Feld»Seriennummer«in Agenda ANLAG eingelesen. voks-nummer ansehen 1.»Bearbeitung Anlagegut Auswahl«. 2. Anlagegut mit Doppelklick öffnen. 3. Register:»Zusatzinformationen«:

11 Seite Verzeichnis der Importdatei voks-pfad für Datenexport ermitteln 1. Voks-Tools öffnen: 2. <Support> öffnen <Anwendungsdaten-Ordner> mit Doppelklick öffnen:

12 Seite Pfad: Pfadangabe aus der Explorer-Zeile Ordner Datenexport voks-anwendung Mandantennummer

13 Seite Handels- und Steuerbilanz A. Ein Abschlusszweck Im Standardfall arbeiten Sie im Modus»ein Abschlusszweck«. Dieser Modus geht davon aus, dass sich der handelsrechtliche und steuerrechtliche Jahresabschluss entsprechen (sogenannte Einheitsbilanz). B. Zwei Abschlusszwecke (Handelsbilanz und Steuerbilanz) Alternativ können Sie festlegen, dass Sie einen handelsrechtlichen und einen steuerrechtlichen Jahresabschluss in einem Mandanten parallel erstellen (Modus»Zwei Abschlusszwecke«). Modus»Zwei Abschlusszwecke«aktivieren 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Jahresabschluss«: 2. Erfassungsbereich wechseln:

14 Seite Sonderabschreibungen nachtragen Falls in voks-anlage mit zwei Abschlusszwecken gearbeitet wurde, wird die Sonderabschreibung nicht übernommen. Sie muss in Agenda ANLAG nachgetragen werden. Aktivieren Sie die Option <zwei Abschlusszwecke Handels- und Steuerbilanz> bzw. öffnen Sie den 13 steuerlichen Bereich. Sonderabschreibung nachtragen Aktivieren Sie die Option <zwei Abschlusszwecke Handels- und Steuerbilanz>. 2.»Bearbeitung Anlagegut-Auswahl«. 3. Anlagegut mit Doppelklick öffnen. 4. Register»SonderAfA«. 5. Sonderabschreibungsart Nr. 1 hinterlegen: 6. Erste Zeile (Anschaffungsjahr/Herstellungsjahr) markieren: 7. Markierte Zeile durch Doppelklick öffnen. Die kumulierte Sonderabschreibung eingeben: 8. Falls die Sonderabschreibung nicht vollständig in Anspruch genommen wurde, müssen die nachfolgenden Zeilen geöffnet werden. 9. Vergleichen Sie die Abschreibung für die Folgejahre (voks-berechnung/agenda-berechnung). Falls es zu Abweichungen kommt, muss die Abschreibung der Folgejahre manuell angepasst werden.

15 Seite Abschreibung der Folgejahre manuell anpassen Falls eine in voks-anlage begonnene Sonderabschreibung am Stichtag noch nicht vollständig ausgeschöpft ist oder besondere Bewegungen in voks-anlage vorgenommen wurden (z. B. Teilzugang), weicht die von Agenda ANLAG ermittelte Abschreibung für die Folgejahre von der Abschreibung aus voks-anlage ab. Sie müssen in diesen Fällen die in Agenda ANLAG ermittelte Abschreibung manuell anpassen. AfA-Bemessungsgrundlage anpassen Beispiel Sie haben die Möglichkeit eine Differenz zwischen der Vorgänger- und der Agenda-Software durch eine manuelle Anpassung der AfA-Bemessungsgrundlage auszugleichen. Dazu ist es wichtig zu verstehen, wie die Berechnung der Abschreibung in der Anwendung Agenda ANLAG erfolgt. Eine zentrale Rolle spielt der anwendungsinterne AfA-Satz. Er dient ausschließlich anwendungsinternen Zwecken und kann manuell nicht verändert werden. Rechts unten in der Erfassungsmaske sehen Sie den AfA- Satz in Prozent, mit dem Agenda ANLAG intern rechnet. In unserem Beispiel sind dies 33,33 %. Die Höhe der anzupassenden AfA-Bemessungsgrundlage ermittelt sich nach der Formel: Gewünschte AfA laut der Software des Vorberaters: AfA-Betrag laut AGENDA-Berechnung: AfA-Satz laut AGENDA-Berechnung: 33,33 % Lösung 1. AfA-Bemessungsgrundlage ausrechnen: 2.»Bearbeiten Bewegungen Bemessungsgrundlage«. 3. Angepasste AfA-Bemessungsgrundlage ändern und speichern. oder Register»Bewegungen«und den Vortrag mit Doppelklick öffnen.

16 Seite Restbuchwert durch den ermittelten Betrag im Feld»Bemessungsgrundlage«ersetzen.

17 Seite Kostenstellen und Kostenträger aus voks-anlage Kostenstellen und Kostenträger aus voks-anlage werden bei der Übernahme der Daten eingelesen. In Agenda ANLAG müssen lediglich die Stammdaten nachgetragen werden. Falls die Stammdaten für die Kostenrechnung bereits bei der Übernahme der Finanzbuchführung angelegt wurden, sind die nachfolgenden Schritte nicht mehr notwendig. Die Stammdaten für die Kostenrechnung gelten übergreifend für den gesamten Bereich des Rechnungswesens (Agenda FIBU und ANLAG). Die Daten werden auf folgende Weise eingelesen: Voks-Anlage Agenda ANLAG Kostenstellen Kost 1 (Kostenrechnung 1) Kostenträger Kost 2 (Kostenrechnung 2) Kostenstellen und Kostenträger Kost 1 + Kost 2 Kostenrechnung einrichten 1. Aktivieren Sie die entsprechende Kostenrechnung (ggf. beide Kostenrechnungen):»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register Kost«: 2. Kostenstellen oder/und Kostenträger erfassen: Erfassen Sie Kostenstellen für die Kostenrechnung 1 (Kost 1):»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellen/Kostenträger für die Kost 1«. Erfassen Sie Kostenträger für die Kostenrechnung 2 (Kost 2):»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellen/Kostenträger für die Kost 2«. Nr Zusatzmodul: Kostenrechnung

18 Seite Wichtige Informationen Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks Falls Sie zusätzliche Informationen zur Datenübernahme benötigen, wenden Sie sich an unsere Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks: Telefon: Infos für Anwender Nr »voks: Datenübernahme Adressdaten«Nr »voks: Datenübernahme FIBU«Nr »voks: Datenübernahme LOHN«