GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses

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1 GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Impressum Business Software GmbH Primoschgasse Klagenfurt Copyright 2014 Business Software GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Business Software haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Erstellung der relevanten Auswertungen Neues Wirtschaftsjahr anlegen Möglichkeit 1: Automatische Saldenübernahme Möglichkeit 2: Manuelle Saldenübernahme Wirtschaftsjahr abschließen Möglichkeit 1: Schritt für Schritt Möglichkeit 2: Benutzerdefiniert - manuell Fertig! 29 GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 2

3 1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert Ihnen anhand von Beispielen, welche Schritte für den Jahresabschluss notwendig sind. Unterschiede beim Vorgehen zwischen EAR- und FIBU- Mandanten werden ebenfalls berücksichtigt. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Anleitung beispielhaften Charakter besitzt und ggf. noch weitere Schritte für Ihren Mandanten notwendig sein können. Klären Sie daher bitte das genaue Vorgehen mit Ihrem Steuerberater. Grundsätzliche Schritte beim Jahresabschluss Diese Schritte finden Sie in Teil 1 des Jahresabschlusses - Abschreibungsbuchungen über die Anlagenverwaltung erfassen - Verfahren mit Privatkonten - Salden übernehmen / Saldovorträge buchen - Buchungen aus Stapel- in den Dialogbereich übertragen - Durchführung der Dateninspektion Diese Schritte finden Sie in Teil 2 des Jahresabschlusses - Buchungen und Kontenbeschriftungen nach DATEV exportieren Diese Schritte finden Sie in Teil 3 des Jahresabschlusses - Erstellung der relevanten Auswertungen - Neues Wirtschaftsjahr anlegen - Wirtschaftsjahr abschließen Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Office ab Version 2015 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) GS-Buchhalter ab Version 2015 (Standard und Comfort) GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 3

4 2.0 Erstellung der relevanten Auswertungen Wichtig: Die benötigten Auswertungen müssen nacheinander separat erstellt werden. Hinweis: Bitte klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Auswertungen Sie konkret erstellen sollen. Beispiel für die Erstellung der Auswertung Bilanz : Klicken Sie auf AUSWERTUNGEN > BUCHHALTUNGSAUSWERTUNGEN PERIODISCH > Bilanz. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 4

5 Stellen Sie die benötigten Optionen ein: Wählen Sie den Zeitraum aus. Klicken Sie auf < Vorschau >, um die Auswertung in der Vorschau anzuzeigen, oder auf < Ausgabe > und wählen Sie das gewünschte Ausgabemedium, um die Auswertung direkt in eine Datei oder an einen Drucker ohne Vorschau auszugeben. Klicken Sie auf < Schließen >, um den Einstellungsdialog zu schließen. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 5

6 3.0 Neues Wirtschaftsjahr anlegen Klicken Sie auf BUCHHALTUNG > Wirtschaftsjahre Klicken Sie auf BEARBEITEN > Neu anlegen. Alternativ klicken Sie auf den Button Neu Hinweis: Bei der Anlage des Wirtschaftsjahres bestehen zwei Möglichkeiten für die Einrichtung der Saldenübernahme. Diese Einstellung kann in einem bestehenden Jahrgang nachträglich über den <Abschlussassistent> geändert werden. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 6

7 3.1 Möglichkeit 1: Automatische Saldenübernahme Die Endsalden der Aktiv- und Passivkonten werden automatisch in das Folgejahr übertragen. Wichtig: Die automatische Saldenübernahme betrifft nur die Konten, bei denen in Jahrgängen ab dem 2. Wirtschaftsjahr keine Saldovorträge manuell verändert wurden. Salden von Konten, bei denen die Option Sperrung Saldovortrag im Sachkontenstamm aktiviert wurde, werden ebenfalls nicht übernommen. Aktivieren Sie die Option Bei jedem Öffnen dieses Jahrgangs automatische Saldenaktualisierung durchführen. Optional: Entscheiden Sie, wie mit Budgetwerten verfahren werden soll. Weitere Informationen zu Budgets erhalten Sie in der Onlinehilfe über die Taste < F1 > oder im Handbuch. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 7

8 3.2 Möglichkeit 2: Manuelle Saldenübernahme Wichtig: Wenn Sie Ihr neues Wirtschaftsjahr so anlegen, dass Salden nicht automatisch übernommen werden sollen, so muss die Saldenübernahme zu Sachkonten, Debitoren und Kreditoren über den Abschlussassistenten durchgeführt werden. Alternativ können Saldovorträge zu Sachkonten manuell gebucht werden. Optional: Entscheiden Sie, wie mit Budgetwerten verfahren werden soll. Weitere Informationen zu Budgets erhalten Sie in der Onlinehilfe über die Taste < F1 > oder im Handbuch. Klicken Sie auf < OK >, um den Jahrgang mit den zuvor eingestellten Optionen anzulegen. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 8

9 4.0 Wirtschaftsjahr abschließen Hinweis: Das Vorgehen im Jahresabschlussassistent ist bei FIBU- und EAR-Mandanten prinzipiell identisch. Allerdings bestehen Unterschiede in einigen Masken. Daher werden beide Mandantentypen hier separat betrachtet. Klicken Sie auf < BEARBEITEN > Abschlussassistent. Alternativ klicken Sie auf den Button Abschlussassistent GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 9

10 4.1 Möglichkeit 1: Schritt für Schritt Klicken Sie auf Schritt für Schritt und dann auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 10

11 Klicken Sie auf Umsatzsteuerverprobung starten, um die Umsatzsteuerverprobung zu starten. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 11

12 Klicken Sie auf Datensicherung und Dateninspektion starten, um die Datensicherung und Dateninspektion zu starten. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 12

13 Wählen Sie hier die einzelnen Schritte aus: Alle Anlagezugänge im Wirtschaftsjahr erfasst Nutzungsdauer der Anlagegüter korrekt erfasst Geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten geprüft Abschreibungen auf alle abnutzbaren Anlagegüter durchgeführt Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 13

14 Bestätigen Sie mit < Weiter > die Übertragung von Buchungen aus dem Stapel- in den Dialogbereich. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 14

15 Klicken Sie auf Saldenaktualisierung jetzt durchführen! Entscheiden Sie, wie mit Budgetwerten verfahren werden soll. Weitere Informationen zu Budgets erhalten Sie in der Onlinehilfe über die Taste < F1 > oder im Handbuch. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 15

16 Bestätigen Sie bitte, dass Sie alle relevanten Aufgaben durchgeführt haben: Buchungen vom Steuerberater geprüft Alle notwendigen Auswertungen erstellt Alle Kontenblätter geprüft Finanzkonten mit Auszügen abgeglichen Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 16

17 Klicken Sie auf < JA > um sich das Jahresabschlussprotokoll anzeigen zulassen. Verlassen Sie das Protokoll über < Schließen >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 17

18 Klicken Sie auf < Fertigstellen > um den Jahresabschluss zu beenden. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 18

19 4.2 Möglichkeit 2: Benutzerdefiniert - manuell Bestätigen Sie die Benutzerdefinierten Abschlussarbeiten mit < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 19

20 Aktivieren Sie die Option Endgültiger Jahresabschluss Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 20

21 Klicken Sie auf Umsatzsteuerverprobung starten, um die Umsatzsteuerverprobung zu starten. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 21

22 Klicken Sie auf Datensicherung und Dateninspektion starten, um die Datensicherung und Dateninspektion zu starten. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 22

23 Wählen Sie hier die einzelnen Schritte aus: Alle Anlagenzugänge im Wirtschaftsjahr erfasst Nutzungsdauer der Anlagegüter korrekt erfasst Geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten geprüft Abschreibungen auf alle abnutzbaren Anlagegüter durchgeführt Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 23

24 Bestätigen Sie mit < Weiter > die Übertragung von Buchungen aus dem Stapel- in den Dialogbereich. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 24

25 Klicken Sie auf Saldenaktualisierung jetzt durchführen! Entscheiden Sie, wie mit Budgetwerten verfahren werden soll. Weitere Informationen zu Budgets erhalten Sie in der Onlinehilfe über die Taste < F1 > oder im Handbuch. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 25

26 Bestätigen Sie bitte, dass Sie alle relevanten Aufgaben durchgeführt haben: Buchungen vom Steuerberater geprüft Alle notwendigen Auswertungen erstellt Alle Kontenblätter geprüft Finanzkonten mit Auszügen abgeglichen Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 26

27 Klicken Sie auf < JA > um sich das Jahresabschlussprotokoll anzeigen zulassen. Verlassen Sie das Protokoll über < Schließen >. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 27

28 Klicken Sie auf < Fertigstellen > um den Jahresabschluss zu beenden. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 28

29 5.0 Fertig! Die Jahresabschlussauswertungen sind nun erstellt und das neue Wirtschaftsjahr ist in GS-Office 2014 und GS-Buchhalter 2014 angelegt. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. GS-Buchhalter/GS-Office Teil des Jahresabschlusses Seite 29