GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen

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1 GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Copyright 2015 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Filtern der betroffenen Buchungen Buchungen des letzten Beitragslaufs filtern Buchungen aus einer Übergabe an das Zahlungsverkehrsmodul filtern Detailansicht anpassen Buchungen manuell filtern Mitgliedsdaten anpassen Alle Mitglieder haben das gleiche Zahlungsintervall Mitglieder haben unterschiedliche Zahlungsintervalle Es wurden keine Daten zugewiesen Es wurden alle Mitglieder zugewiesen Fertig! 15 GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 2

3 1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert Ihnen die notwendige Vorgehensweise, um einen vorgenommenen Buchungslauf wieder rückgängig zu machen. GS-Verein bietet keine Funktion hierfür an. Die Buchungen des betroffenen Buchungslaufs müssen daher gefiltert und anschließend gelöscht werden. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Verein ab Version 2015 Hinweis: Diese Anleitung kann auch mit den letzten Programmversionen GS-Verein 2013 genutzt werden. Wir empfehlen jedoch einen zeitnahen Umstieg auf die Version GS-Verein GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 3

4 2.0 Filtern der betroffenen Buchungen 2.1 Buchungen des letzten Beitragslaufs filtern Wechseln Sie in GS-Verein über BUCHUNGEN > Liste aller Buchungen (Übersicht). Sie erhalten eine Übersicht Ihrer Buchungen. Diese Liste beinhaltet alle Buchungen. Sie finden hier sowohl die Beitragsbuchungen, so wie auch Spenden oder gebuchte Kursgebühren. Gehen Sie über ANSICHT > Nur Buchungen des letzten Beitragslaufs anzeigen. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 4

5 GS-Verein bietet hiermit die Möglichkeit an, sich die Buchungen des letzten Beitragslaufs noch einmal anzeigen zu lassen. In der Regel haben Sie somit alle relevanten Buchungen schon vorselektiert. Hinweis: Sollte Ihnen eine leere Liste angezeigt werden, so wurde nach dem letzten Buchungslauf ein weiterer Buchungslauf erfolglos durchgeführt. Die Funktion kann daher nicht genutzt werden. Bitte gehen Sie in diesem Fall zu Punkt 2.2 dieser Anleitung. Diese Buchungen können gelöscht werden. Um alle Buchungen auf einmal zu löschen, müssen diese markiert werden. Dies erreichen Sie über die Option BEARBEITEN > MARKIERUNG > Alle markieren oder über die Tastenkombination < STRG+A >. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 5

6 Wenn die Buchungen markiert worden sind, gehen Sie über BEARBEITEN > MARKIERUNG > Alle markierten Daten löschen. Bestätigen Sie die darauf folgende Abfrage bitte mit < JA >. Die nachstehende Meldung bestätigen Sie bitte ebenfalls mit < JA >. Dies bewirkt, dass das Fälligkeitsdatum für die nächste Buchung in den Mitgliedsdaten wieder zurückgesetzt wird. Es besteht damit dann keine Notwendigkeit mehr, die Daten beim Mitglied manuell anpassen zu müssen. Schließen Sie nach dem Löschen die Buchungsliste. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 6

7 Hinweis: Wenn sich bei Ihnen die Daten auf diese Weise filtern ließen, benötigen Sie die restliche Anleitung nicht mehr und können einen neuen Buchungslauf vornehmen. 2.2 Buchungen aus einer Übergabe an das Zahlungsverkehrsmodul filtern Hinweis: Sollte das Filtern des letzten Beitragslaufs bei Ihnen nicht funktionieren, können die Buchungen auch anhand der Übergabeinformationen an das Zahlungsverkehrsmodul zurückgesetzt werden. Sollte noch keine Übergabe an das Zahlungsverkehrsmodul vorgenommen worden sein, gehen Sie bitte zu Punkt 2.3 dieser Anleitung Detailansicht anpassen Bitte prüfen Sie in der Buchungsliste über ANSICHT -> Detailansicht, ob diese auf Sichtbar geschaltet ist. Sie erkennen dies an dem Haken. Sollte hier kein Haken zu sehen sein, klicken Sie die Funktion Sichtbar bitte an und gehen erneut über ANSICHT > DETAILANSICHT. Wählen Sie die Option Anpassen aus. Im folgenden Fenster können Sie definieren, welche Informationen unter der Buchungsliste eingeblendet werden. Sollten unter dem Eintrag Spalten noch keine Einträge vorhanden sein, wählen Sie den Button Neue, um eine neue Spalte einzufügen. Wenn bereits Spalten vorhanden sind, können Sie sich durch Anklicken der Spaltennummer aussuchen, in welcher Spalte die Information angezeigt werden soll. Benötigt wird hier das Feld Zahlungsverkehr-Infos. Sie können das Feld mit Doppelklick oder mittels der Schaltfläche > in die rechte Spalte (Felder der Spalte X) ziehen. Bestätigen Sie abschließend mit < OK >. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 7

8 Wenn Sie in der Buchungsliste auf eine der betroffenen Buchungen stehen, sehen Sie im unteren Bereich die Detailansicht mit den Zahlungsverkehr-Infos. Gehen Sie nun über BEARBEITEN > MARKIERUNG > Zahlungsverkehrs-Datei markieren. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 8

9 Tragen Sie die Information der Buchung in das folgende Fenster ein und bestätigen Sie die Angabe mit < OK >. Diese Buchungen sind jetzt markiert und können über BEARBEITEN > MARKIERUNG > Alle markierten Daten löschen entfernt werden. Bestätigen Sie abschließend die Sicherheitsabfrage mit < Ja >. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 9

10 Hinweis: Wenn sich bei Ihnen die Daten auf diese Weise filtern ließen, überspringen Sie den nächsten Abschnitt und gehen zu Punkt 3.0 dieser Anleitung. 2.3 Buchungen manuell filtern Sollten die Punkte 2.1 und 2.2 dieser Anleitung bei Ihnen nicht durchgeführt werden können, müssen die Buchungen in der Buchungsliste manuell herausgesucht werden. Wichtig: In GS-Verein können Datensätze mit der Leertaste markiert werden. Sollte eine Buchung zu viel markiert worden sein, kann die Markierung auch mit der Leertaste wieder entfernt werden. Setzen Sie die Sortierung der Buchungsliste auf Buchungsnummer oder Belegnummer. Somit sind alle relevanten Buchungen in der Regel untereinander aufgeführt, so dass diese schneller markiert werden können, indem man sich auf die erste betroffene Buchung stellt und die Leertaste gedrückt hält. Haben Sie alle relevanten Buchungen markiert, gehen Sie über BEARBEITEN > BUCHUNGEN > Alle markierten Daten löschen. Bestätigen Sie die nachstehende Sicherheitsabfrage mit < Ja >. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 10

11 3.0 Mitgliedsdaten anpassen Wichtig: Fertigen Sie vor Durchführung der nächsten Schritte in jedem Fall eine Datensicherung Ihrer Vereinsdaten an! Die beschriebenen Schritte können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Es muss genau geprüft werden, welchen Mitgliedern welche Daten zugewiesen werden sollen. Im Zweifel passen Sie die Mitgliedsdaten manuell an. 3.1 Alle Mitglieder haben das gleiche Zahlungsintervall Wenn alle Mitglieder den gleichen Abrechnungszeitraum haben, kann eine Datenzuweisung für alle Mitglieder vorgenommen werden. Gehen Sie hierzu über DIENSTE > DATEN ZUWEISEN > Alle Mitglieder. Sie können hier die Felder Monat der nächsten Buchung und Jahr der nächsten Buchung für die Mitglieder global zuweisen. Hinweis: Bei der Zuweisung des Jahres dieses immer zweistellig definieren, als z.b. 15 für 2015 (ohne Anführungszeichen). GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 11

12 Über < Fertigstellen > wird die Zuweisung nach Bestätigen einer Sicherheitsabfrage durchgeführt. Nach der Sammelanpassung kann dann ein neuer Buchungslauf durchgeführt werden. 3.2 Mitglieder haben unterschiedliche Zahlungsintervalle Wenn die Mitglieder unterschiedliche Zahlungsintervalle haben, muss die Datenzuweisung in mehreren Schritten erfolgen. Notieren Sie sich vorab, auf welchen Zeitraum die einzelnen Mitglieder zurückgesetzt werden sollen. Danach gehen Sie über DIENSTE > DATEN ZUWEISEN > Alle Mitglieder. Sie können hier die Felder Monat der nächsten Buchung und Jahr der nächsten Buchung für die Mitglieder global zuweisen. Wichtig: Da die Mitglieder unterschiedliche Intervalle haben, muss hier eine Bedingung hinzugefügt werden. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 12

13 Setzen Sie im Fenster der Sammelanpassung den Haken bei Bedingung, da nicht alle Mitglieder gleich behandelt werden dürfen, sondern die Daten anhand des Zahlungsintervalls abweichen. Achten Sie bei dem Zahlungsintervall bitte auf die genaue Schreibweise, da ansonsten keine Datenzuweisung durchgeführt werden kann. Über < Fertigstellen > erscheint dann der nachstehende Hinweis: Bitte bestätigen Sie die Abfrage mit < Ja >, wenn eine aktuelle Datensicherung vorliegt. Sollte die Sicherung noch nicht erstellt worden sein, brechen Sie bitte an dieser Stelle ab und erstellen Sie eine Datensicherung. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 13

14 Nach erfolgreicher Zuweisung erhalten Sie eine Bestätigung. In dieser ist auch die Anzahl der Datensätze aufgeführt, bei denen die Änderung durchgeführt wurde. Wichtig: Prüfen Sie, ob die Anzahl der Datensätze korrekt ist Es wurden keine Daten zugewiesen Wenn keine Daten zugewiesen werden konnten, erhalten Sie das nachstehende Fenster: Prüfen Sie erneut die angegebene Bedingung. Die Meldung tritt auf, wenn anhand der angegebenen Bedingung keine Mitglieder gefunden wurden (z.b. bei einem Tippfehler bei der Eingabe des Zahlungsintervalls, auch Groß- und Kleinschreibung ist hier zu beachten). Korrigieren Sie die Eingabe und führen Sie die Sammelzuweisung erneut durch Es wurden alle Mitglieder zugewiesen Wenn alle Mitglieder zugewiesen wurden, dies aber nicht korrekt sein kann, brechen Sie an dieser Stelle ab und spielen Sie die zuvor erstellte Datensicherung zurück. Führen Sie die Sammelzuweisung erneut durch und stellen Sie sicher, dass der Haken bei Bedingung gesetzt ist und die Bedingung korrekt eingegeben ist. Nach der Sammelerfassung kann dann ein neuer Buchungslauf durchgeführt werden. GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 14

15 4.0 Fertig! Der Buchungslauf wurde komplett rückgängig gemacht und es kann ein neuer Buchungslauf erstellt werden. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Hilfefunktion, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: GS-Verein Buchungslauf rückgängig machen Seite 15

16 Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main T F info@sage.de Sage GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Sage, das Sage Logo sowie hier genannte Sage Produktnamen sind eingetragene Markennamen der Sage GmbH. Alle anderen Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Juli 2015