DATEV pro: Datenübernahme FIBU

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1 DATEV pro: Datenübernahme FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweisen 2.1. Sach- und Personenkonten exportieren und importieren 2.2. Buchungen exportieren und importieren 2.3. OP-Liste exportieren und importieren 2.4. Kostenstellen/-träger exportieren und importieren 3. Details 3.1. Dateinamen 3.2. Buchungen im Postversandformat 3.3. Aufbewahrung von importierten Daten 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Dieses Info zeigt, wie Sie Buchungen und Stammdaten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro im DATEV-Format auslesen und in Agenda FIBU einlesen Vorgehensweisen Sach- und Personenkonten exportieren und importieren 1. Sach- und Personenkonten exportieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen. 2.»Bestand Exportieren DATEV-Format«. 3. <Sachkontenbeschriftungen> und/oder <Debitoren/Kreditoren> auswählen. <Nur geänderte Daten exportieren> nicht aktivieren. 4. Zielverzeichnis für die Exportdatei festlegen und <Exportieren>. Hinweis Buchungen werden berücksichtigt, wenn im Register»Bewegungsdaten«<Buchungsstapel> aktiviert ist. Buchungen exportieren und importieren 5.

3 Seite 3 2. Sach- und Personenkonten sowie Buchungen importieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in Agenda FIBU öffnen. 2.»Transfer DATEV-Import Assistent«. 3. Verzeichnis wählen und <Weiter>. 4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt. Spalte»Import«: Auswahl bei Bedarf ändern. 5. Spalte»Abr.-Nr.«: Abrechnungsnummer bei Bedarf ändern und <Weiter>. Hinweis Die Zuordnung der Abrechnungsnummer erfolgt automatisch. Bei voneinander abweichenden Dateieigenschaften muss die Zuordnung über Klick auf in der Spalte»Abr.-Nr.«manuell erfolgen.

4 Seite 4 6. Gewünschte Optionen wählen und <Importieren>. Personenkonten Nur neue Konten anlegen: Vorhandene Konten überschreiben: Es werden nur Personenkonten eingelesen, die noch nicht vorhanden sind. Es werden alle Personenkonten eingelesen. Bereits vorhandene Personenkonten werden dabei überschrieben. Bestehende Konten löschen: Es werden alle Personenkonten eingelesen. Bereits vorhandene Personenkonten werden dabei gelöscht.

5 Seite Buchungen exportieren und importieren 1. Buchungen exportieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen. 2.»Bestand Exportieren DATEV-Format«. 3. Register»Bewegungsdaten«auswählen und <Buchungsstapel> aktivieren. 4. Im Bereich»Buchungsstapel«über»Buchungsstapel hinzufügen«buchungsstapel wählen. Hinweis Wenn Sie die OP-Liste exportieren nicht exportiert werden. 7, darf der Buchungsstapel»EB-Werte der OPOS-Konten«Tipp Alle Buchungsstapel markieren: Tastenkombination <Strg+A>. Buchungsstapel aus den Bewegungsdaten entfernen: Stapel markieren + rechte Maustaste.

6 Seite 6 5. Ordner für Exportdatei festlegen und <Exportieren>. 2. Buchungen importieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in Agenda FIBU öffnen. 2.»Transfer DATEV-Import Assistent«. 3. Assistent folgen.

7 Seite OP-Liste exportieren und importieren Mithilfe der OP-Liste können Sie die OP-Buchungen aus dem Vorjahr als Vortragswerte übernehmen. Beispiel Sie übernehmen einen Mandanten ab dem Wirtschaftsjahr Durch die Übernahme der Buchungen erhalten Sie den laufenden Bestand der offenen Posten. Die Vortragswerte übernehmen Sie mithilfe der OP-Liste für 2015 aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro. 1. OP-Liste exportieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen. 2.»Bestand Exportieren ASCII-Daten«. 3. Bereich»FormatauswahlBewegungsdaten Debitoren/Kreditoren Offene Posten Offene Posten«wählen. Bereich»Exportziel«Ordner und Dateinamen eingeben. Bereich»Geschäftspartnerumfang«<Debitoren und Kreditoren> wählen. Bei»Konto von bis«alle Personenkonten wählen.

8 Seite 8 Bereich»Umfang und Varianten«Bei»Postenumfang«<Alle Posten> wählen. Bei»Raffung«<Ungerafft> wählen und <Exportieren>. 2. OP-Liste importieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in Agenda FIBU öffnen. 2.»Transfer DATEV-Import OP-Liste«. 3. Unter Dateiname mit exportierte Datei wählen. 4. Abrechnungsnummer 1 wählen und <Starten>. Achtung Die Vorträge der OP-Konten müssen zwingend in die Abrechnungsnummer 1 eingelesen werden.

9 Seite Kostenstellen/-träger exportieren und importieren 1. Kostenstellen/-träger exportieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen. 2.»Stammdaten Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen/-träger«. 3. Rechte Maustaste:»Liste öffnen mit Excel«. 4. Datei in Excel speichern. Mögliche Formate: *.csv *.xls *.xlsx.

10 Seite Kostenstellen/Kostenträger importieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in Agenda FIBU öffnen. 2.»Transfer Daten einlesen Einlesen Kostenstellen/Kostenträger«. 3. Auswahl treffen und <Starten>. 4. Angaben erfassen, Spaltenzuordnung vornehmen und <Starten>.

11 Seite Details Dateinamen Format Erläuterung DATEV-Format Sachkonten 2 Sachkonten beginnen mit»dtvf_skbeschrift«und haben die Dateiendung *.csv: Personenkonten 2 Personenkonten beginnen mit»dtvf_gp_stamm«und haben die Dateiendung *.csv: Buchungsstapel 5 Buchungsstapel beginnen mit»dtvf_buchungsstapel«und haben die Dateiendung *.csv: Postversandformat In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro gibt es die Möglichkeit, Buchungen im Postversandformat zu exportieren. Wir empfehlen den Export im DATEV-Format (CSV-Format). Buchungsstapel im Postversandformat 12 bestehen aus mindestens zwei Dateien. EV01 und ED Je nachdem, wie viele Buchungsstapel aus DATEV exportiert wurden, können auch mehrere ED-Dateien vorhanden sein. Nr Import von Daten im Rechnungswesen

12 Seite Buchungen im Postversandformat 1. Buchungen im Postversandformat exportieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen. 2.»Auswertungen Finanzbuchführung Primanota«. 3. Buchungsstapel auswählen und <Öffnen>. 4. Rechtsklick in der geöffneten Primanota auf eine Buchung:»Primanota für Postversand exportieren«wählen. 5. Abrechnungsnummer erfassen, mit der die Buchungen in Agenda FIBU eingelesen werden sollen. Z. B.»1«für Januar,»2«für Februar usw.

13 Seite Zielpfad für die Exportdatei angeben und <OK>. 7. Vorgang für alle Buchungsstapel wiederholen, die exportiert werden sollen. 2. Buchungen und Stammdaten im Postversandformat importieren 1. Mandant und Wirtschaftsjahr in Agenda FIBU öffnen. 2.»Transfer DATEV-Import Assistent«. 3. Quellverzeichnis wählen und <Weiter>. Achtung Im Quellverzeichnis dürfen sich keine Daten eines anderen Mandanten befinden! 4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt.

14 Seite Auswahl bei Bedarf ändern und <Weiter>. 6. Optionen wählen und <Importieren>. Hinweis Fehlerhafte Buchungen werden eingelesen und sind lila markiert. Sie werden in einem Protokoll ausgegeben. Sie müssen die Buchungen in der Buchungserfassung nachbearbeiten: Nr Excel/CSV: Datenübernahme Fibu-Buchungen.

15 Seite Aufbewahrung von importierten Daten»Auswertungen GoBD-Protokolle Import«Jeder Import wird in einem Protokoll gespeichert: Buchungen Sachkonten Personenkonten Kostenstellen Kost-Buchungen Kontoauszüge/Bank Online Kassenbuch Online Weitere Informationen: Nr GoBD in Agenda FIBU 4. Wichtige Informationen Nr DATEV Lohn und Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN Nr DATEV pro: Datenübernahme ANLAG Nr DATEV pro: Datenübernahme Adressdaten Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD) Beachten Sie die Randziffern im Kapitel 9.4»Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«des Infos Nr BMF-Schreiben vom , IV A 4 - S 0316/13/10003.