Datenaustausch über UGL

Transkript

1 Datenaustausch über UGL 1 Datenaustausch über UGL UGL ist ein Textdateiformat für Belegdaten, das von der GC-Gruppe (Cordes & Graefe) entwickelt wurde. Sie können eigene Belege in diesem Format abspeichern und dem Geschäftspartner übermitteln, der sie dann direkt einlesen kann. Ebenso können Sie umgekehrt Belege z.b. Angebote im UGL-Format einlesen. Beim UGL-Verfahren müssen Sie lediglich Ihre Kundennummer beim Lieferanten und das Verzeichnis angeben, in dem die Belege gespeichert werden sollen. Datenaustausch einrichten Stellen Sie das genutzte Verfahren in den Lieferantendaten mit dem Befehl Lieferanten-Informationen Datenaustausch Belege im Dialog Belegaustausch-Parameter ein. Nachdem Sie die Parameter eingestellt haben, sichern Sie Ihre Eingaben mit der Taste F2. Diese Einstellungen wirken erst für Belege, die zu einem späteren Zeitpunkt angelegt wurden. Legen Sie bei Bedarf einen neuen Beleg für den Info Großhändler an und kopieren Sie die Positionen aus dem alten Beleg. Datenaustausch: Ablauf Exportieren Sie die Anfrage oder Bestellung als UGL-Datei und übermitteln Sie sie an den Großhändler (siehe»datenübermittlungs-verfahren«auf S.2). Dies ist eine A-Datei. Angebote bzw. Auftragsbestätigungen des Großhändlers beziehen sich immer auf Ihre ursprüngliche UGL-Datei, sind aber B-Dateien. Die Angebotsabgabe

2 2 Datenaustausch über UGL wird an Hand des Dateinamens beim Import Ihrem ursprünglichen Beleg in TAI- FUN zugeordnet (siehe»komplette Belege importieren«auf S.3). Einzelne Positionen einer UGL-Datei können Sie insgesamt oder teilweise in Verkaufsbelege importieren und so direkt zum Auspreisen verwenden. Wenn eine Leistungsverzeichnis-Nummer vorhanden ist, wird diese als Positionsnummer übernommen. Dadurch bleibt Ihre ursprüngliche Positionsnummerierung in GAEB-Belegen erhalten, so dass Sie die Preise aus Einkaufsbelegen im selben Projekt in den Auftrag übernehmen können (siehe»ugl-positionen in Verkaufsbelege importieren«auf S.4). Datenübermittlungs-Verfahren UGL-Dateien können per Diskette oder als Textdatei im Anhang einer übermittelt werden. Außerdem stellt die CG-Gruppe ein Online-Verfahren zur Verfügung, das Sie über Internet erreichen können. Beim Online-Verfahren müssen Sie sich zunächst als Benutzer registrieren lassen. Ihre UGL-Dateien können Sie dann direkt übermitteln und die für Sie erstellten Daten auch dort abholen. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Internet-Seite: UGL-Export 1. Wählen Sie die Anfrage oder Bestellung aus, die Sie im UGL-Format exportieren möchten. Blättern Sie zur Registerkarte Positionen. 2. Wählen Sie den Menübefehl Extras UGL-Export. Bestellungen können Sie auch als UGL-Abrufauftrag exportieren. Wenn kein UGL-Export angeboten wird, ist der Beleg entweder an einen anderen Lieferanten gerichtet oder die Schnittstelle war zum Zeitpunkt der Anlage des Belegs nicht in den Adressstammdaten des Lieferanten eingetragen. Nur in Bestellungen möglich: Export als UGL-Abrufauftrag. 3. Die Bestelldaten werden in eine Datei geschrieben, die automatisch einen Namen erhält. Wird das in den Belegaustausch-Parametern angegebene Verzeichnis zur Speicherung von UGL-Dateien nicht gefunden, wird es automatisch angelegt. UGL-Exportdateien erhalten einen Namen im DOS-kompatiblen 8.3- Format: Nr A 0 J J M M T T. N N N

3 Datenaustausch über UGL 3 Die Kürzel haben folgende Bedeutung: A Kennzeichen für einen Kundenbeleg (Anfrage oder Bestellung) JJJ die letzten drei Ziffern des laufenden Jahres MM der laufende Monat TT der aktuelle Tag NNN fortlaufende Nummerierung, täglich beginnend mit 000. Beispiel: Die Datei mit dem Namen A wurde am 16. März 2005 erstellt und ist die erste UGL-Datei, die Sie an diesem Tag erstellt haben. Die nächste UGL-Export-Datei vom selben Tag erhält die Datei-Endung Die erstellte Datei kann jetzt auf einer Diskette, als -Anhang oder direkt über Internet an den Lieferanten geschickt werden. Wurde der Beleg schon einmal exportiert, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und können entscheiden, ob er erneut exportiert werden soll. Existierende Dateien werden auf keinen Fall überschrieben, weil es sein kann, dass sie bereits an den Großhändler geschickt wurden. Überprüfen Sie das Austauschprotokoll (siehe»austausch-protokolle für Belegdaten«auf S.5), damit Sie nicht versehentlich dieselbe Datei zwei Mal schicken. UGL-Import Komplette Belege importieren Die Antwort des Großhändlers (z.b. das Angebot) wird in einer Datei mit demselben Namen wie Ihre ursprüngliche Exportdatei gespeichert, statt der Kennung A steht aber B an der ersten Stelle. Alle B-Dateien dienen der Datenübertragung vom Großhandel an den Kunden. A Mitteilung des Kunden an den Großhändler B Mitteilung des Großhändlers an den Kunden, Antwort auf die ursprüngliche A-Datei.

4 4 Datenaustausch über UGL 1. Wählen Sie den Menübefehl Module Datenaustausch Lieferanten-Belegaustausch UGL-Import. Wählen Sie die gewünschte Datei im Windows-Verzeichnis aus. 2. Beim Import wird die Anfrage mit dem passenden Namen gesucht. Anschließend werden die Positionen mit den Preisangaben in den Beleg importiert. Wenn kein passender Beleg gefunden wird, z. B. weil zuvor keine Anfrage exportiert wurde, können Sie die UGL-Positionen auch direkt in einen neu angelegten Beleg importieren. UGL-Positionen in Verkaufsbelege importieren Sie können Positionen aus UGL-Dateien vom Typ B (Mitteilung des Großhändlers an den Kunden) direkt in Verkaufsbelege importieren. Hierbei werden in Verkaufsbelegen, die zu keinem Projekt gehören, neue Positionen angelegt. In GAEB-Projektaufträgen werden Positionen, deren Nummern mit denen in der UGL-Datei übereinstimmen, überschrieben. Achten Sie darauf, dass die UGL-Datei tatsächlich zum aktuellen Projekt gehört. 1. Die Registerkarte Positionen muss im Vordergrund sein. Wählen Sie Positionen Importieren Sonstige und in der Auswahlliste UGL. 2. Wählen Sie das Laufwerk und Verzeichnis aus, in dem sich die Daten befinden. UGL-Dateien befinden sich immer im untergeordneten Ordner (siehe S.3). Markieren Sie die Datei mit den Importdaten und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen bzw. drücken Sie die Tasten Alt+F. 3. Da die Artikelnummern in Ihren Stammdaten mit denen des Großhändlers übereinstimmen, können Sie die vom Programm vorgeschlagene Zuordnung einfach bestätigen (Taste F2 oder Mausklick auf die Schaltfläche Starten ). Sie können die Zuordnungen wie bei jedem Positionsimport auch ändern. Die Artikelnummer in Ihren Stammdaten (Spalte 1) und die Import-Artikelnummer stimmen überein. Die Positionen werden in den Beleg übernommen. Fehlende Zuordnungen Wenn kein passender Artikel in Ihren Stammdaten gefunden wurden, wird beim Import der Katalog Handeingabe vorgeschlagen. In der Liste des Verkaufsbelegs

5 Datenaustausch über UGL 5 können Sie das leicht erkennen, wenn Sie die Anzeige Positionen Artikel wählen. Die Artikel-Zuordnung kann eigentlich nur verloren gehen, wenn Sie zwischenzeitlich Artikeldaten gelöscht oder die Artikelnummer geändert haben. Importieren Sie den aktuellen Artikelkatalog (damit sind Sie wieder auf dem aktuellen Stand) oder speichern Sie die Position als Artikel beim Großhändler neu. Wird in der Spalte Katalog der Eintrag unbekannt xxx angezeigt, konnte TAIFUN den ursprünglichen Artikelkatalog nicht finden. Dieser bzw. die Lieferantenadresse muss zwischenzeitlich gelöscht worden sein. Die angezeigt Nummer xxx ist die dreistellige interne Lieferantennummer (zu sehen auf der Registerkarte Lieferant in den Adressdaten). Sie wird von TAIFUN beim Anlegen einer Lieferantenadresse automatisch vergeben und beim Export in die UGL-Datei geschrieben. Dieselbe Nummer steht auch in der Antwort. Ordnen Sie die Positionen dem Großhändler neu zu und erstellen Sie gegebenfalls den Artikelkatalog neu. Sobald alle ausstehenden UGL-Belege verarbeitet sind, die noch mit der alten Nummer erzeugt wurden, hat sich das Problem erledigt. Austausch-Protokolle für Belegdaten Bei jedem Datenaustausch mit Lieferanten wird ein Protokoll dieses Vorgangs angelegt, damit z.b. Bestellungen für Sie jederzeit nachprüfbar sind. Wählen Sie den Befehl Module Datenaustausch Lieferanten-Belegaustausch Protokolle, um die Protokollsuche aufzurufen. Weil dieser Dialog nur zu Ihrer Information gedacht ist, gelangen Sie hier nicht in den Änderungsmodus Sie können nur einzeln durch die Datensätze blättern oder eine Liste der Datensätze einsehen. Im Blättermodus können Sie Protokolle auch löschen. Das sollten Sie allerdings nur tun, wenn Sie ganz sicher sind, dass der Vorgang korrekt erledigt wurde.