Datenübergabe an KiBiG.web. welche Vorbereitungen zu treffen sind. wie die Übergabedatei in adebiskita erzeugt wird

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1 adebiskita Datenübergabe an KiBiG.web In dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie die Abrechnungsdaten der Kinder und des Personals aus adebiskita heraus auf die Onlineplattform des StMAS - KiBiG.web - übertragen. Lernen Sie hier,... welche Vorbereitungen zu treffen sind wie die Übergabedatei in adebiskita erzeugt wird wie die Daten in KiBiG.web importiert werden

2 KiBiG.web Gemäß Art. 19 Ziffer 8 BayKiBiG ist es Fördervoraussetzung quartalsweise (15. Januar, 15. April, 15. Juli und 15. Oktober) die aktualisierten Daten in das Onlineverfahren KiBiG.web einzustellen. Zudem erfolgt die komplette Abwicklung des Antrags- und Bewilligungsprozesses der Landesförderung der Kindertagesbetreuung nach BayKiBiG über dieses Webportal. Es wurde vom Bayerischen Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familien und Frauen (StMAS) in Auftrag gegeben und ersetzt die frühere Abwicklung des Zuschussprozesses über die Excel-Tabellen (kfa, kfr). Aus adebiskita heraus können die Monatsdaten der Kinder und des Personals sowie die Fehlzeiten und Ersatzkräfte in eine Datei geschrieben und in KiBiG.web importiert werden. Vorbereitung der Datenübergabe Da auch in KiBiG.web dieselben Daten verarbeitet werden, wie bisher in den Excel- Tabellen, müssen Sie an den Daten in adebiskita nichts ändern. Einzig bei den Zuschussgemeinden ist ein Gemeindeschlüssel zu hinterlegen. Gemeindeschlüssel Damit die Zuschussgemeinden in KiBiG.web eindeutig zugeordnet werden können, muss allen Gemeinden in adebiskita ein Gemeindeschlüssel zugeordnet werden. Dafür enthält adebiskita jetzt ein Verzeichnis aller Kommunen incl. deren Adressen. Sie müssen lediglich zu den bereits vorhandenen Gemeinden den korrekten Schlüssel zuordnen. So ergänzen Sie den Gemeindeschlüssel bei den Zuschussgemeinden 1. Rufen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten Punkt Gemeinden auf. Wählen Sie die betreffende Gemeinde aus und klicken Sie auf Ändern. 2. Klicken Sie auf den kleinen Schalter neben dem Feld Gemeindeschlüssel. 3. Wenn bei der Gemeinde bereits die Postleitzahl angegeben war, wird der Ort im Verzeichnis der Kommunen danach ausgewählt. Markieren Sie den gefundenen 2

3 Eintrag und klicken Sie auf Übernehmen. Wird kein passender Eintrag angezeigt, können Sie die Kommune anhand des Ortes suchen und zuordnen. 4. Bestätigen Sie die Nachfrage, ob die Angaben der gewählten Kommune übernommen werden sollen. Ordnen Sie so allen angelegten Gemeinden den zugehörigen Gemeindeschlüssel zu. Gewichtungen bei den Kindern Bei der Erstellung der kfa- und der kfr-tabelle wurde bislang immer nur die höchste Gewichtung bei einen Kind berücksichtigt. Sie konnten aber in adebiskita mehrere zutreffende Gewichtungskriterien bei einem Kind angeben. Bei der Übergabe der Daten an KiBiG.web werden jetzt auch Kombinationen von Gewichtungskriterien übergeben. Im angezeigten Beispiel wird das Kind als Krippenkind mit dem Faktor 2,0 (unter 3 Jahre) gefördert. Zusätzlich trifft aber auch das Kriterium Migration zu. Gefördert wird das Kind nach wie vor mit Faktor 2,0, aber auch die Information, dass es sich um ein Kind mit Migrationshintergrund handelt, wird an KiBiG.web übermittelt. Haben Sie in adebiskita bisher nur die höchste zutreffende Gewichtung eingetragen, sollten Sie in Zukunft alle zutreffenden Gewichtungskriterien bei einem Kind festlegen. Importschlüssel generieren Wenn Sie Daten an KiBiG.web übertragen möchten, benötigen Sie einen Importschlüssel. Diesen Schlüssel müssen Sie einmalig in KiBiG.web erzeugen und dann in adebiskita hinterlegen. Dieser Importschlüssel ist in KiBiG.web benutzerbezogen. Der Importschlüssel wird daher auch in adebiskita benutzerabhängig gespeichert. So erzeugen Sie den Importschlüssel in KiBiG.web 1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in KiBiG.web an. 3

4 2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Eigene Benutzerdaten. In dem erscheinenden Formular gibt es unten einen Bereich Benutzerschlüssel für den XML-Import. 3. Klicken Sie hier auf Neuen Schlüssel generieren. Daraufhin wird ein 32-stelliger Schlüssel generiert und angezeigt. Markieren Sie diesen Schlüssel und drücken Sie die Tastenkombination Strg-C oder wählen Sie im Menü Bearbeiten des Internet-Browsers den Punkt Kopieren. Der Schlüssel ist jetzt in der Zwischenablage von Windows und kann im nächsten Schritt in adebiskita eingefügt werden. Sobald Sie einmalig einen Schlüssel für den Import erzeugt haben, ist dieser Schlüssel gültig. Sie können nachfolgend keinen neuen Schlüssel für diesen Benutzer von KiBiG.web erzeugen. Der bereits erzeugte Schlüssel wird aber immer angezeigt, wenn Sie in KiBiG.web Eigene Benutzerdaten wählen. 4

5 Datenexport für KiBiG.web Zur Übergabe der Daten an KiBiG.web steht Ihnen in adebiskita ein Assistent zur Verfügung, der Sie durch die einzelnen Schritte leitet. So erstellen Sie die Abrechnungsdatei für KiBiG.web 1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Export für KiBiG.web. Ändern Sie bei Bedarf das Kitajahr, für das die Datenübergabe erfolgen soll. Im Feld Übertragen bis einschließlich können Sie den Monat angeben, bis zu dem die Daten übertragen werden sollen. Vorgegeben ist hier immer das Ende des Betreuungsjahres. Die Einrichtungsnummer ist vorgegeben und kann ggf. in der Mandantenverwaltung nachgetragen werden. 2. Gehen Sie in das Feld Importschlüssel für KiBiG.web. Wenn Sie vorher den Importschlüssel erzeugt haben können Sie jetzt über die Tastenkombination Strg-V oder über Menü Bearbeiten und Einfügen den Schlüssel in das Feld übernehmen. Wenn Sie den Export erneut ausführen, ist der Schlüssel bereits hinterlegt. 3. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm ermittelt jetzt die Daten für das angegebene Kitajahr und prüft die Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie entsprechende Hinweise bzw. Fehlermeldungen. 5

6 Prüfen Sie die Informationen zu den ermittelten Daten. Sind die Daten unvollständig oder unplausibel, werden die entsprechenden Fehler angezeigt. Über den Schalter Fehlerprotokoll drucken, können Sie die Informationen auch auf dem Drucker ausgeben. Sind noch Korrekturen nötig, können Sie den Assistenten an dieser Stelle mit Abbrechen beenden. Wenn die Angaben stimmen, gelangen Sie mit Weiter zum nächsten Schritt. 4. Legen Sie in Schritt 3 das Ausgabeverzeichnis fest, in das die Datendatei für KiBiG.web abgelegt werden soll. Ändern Sie den vorgegebenen Pfad bei Bedarf, indem Sie einen Pfad eingeben oder über den Schalter Durchsuchen ein Verzeichnis auswählen. Wenn die Namen der Kinder oder des Personals nicht nach KiBiG.web übergeben werden sollen, setzen Sie bei den betreffenden Optionen ein Häkchen. 5. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm gibt jetzt im festgelegten Verzeichnis die Datei mit den Abrechnungsdaten aus. 6. Im letzten Schritt wird die Datenausgabe abgeschlossen. Sie erhalten die Information, in welchem Verzeichnis und unter welchem Dateinamen die Abrechnungsdatei abgelegt wurde. 6

7 Der Dateiname setzt sich wie folgt zusammen: kibig_daten_einrnr_ttmmjjjjhhmm.xml EINRNR steht für die Einrichtungsnummer der Kindertagesstätte TTMMJJJJ steht für das aktuelle Datum HHMM steht für die Uhrzeit der Erstellung Beispieldateiname: kibig_daten_ _ xml Abrechnungsdatei der Einrichtung mit der Nummer , die am um 16:25 erstellt wurde. 7. Sie können jetzt die Datei in KiBiG.web importieren. Wenn Sie noch nicht in KiBiG.web angemeldet sind, klicken Sie dazu auf den angezeigten Link Damit gelangen Sie auf die Startseite von KiBiG.web. Den Assistenten in adebiskita können Sie mit Beenden schließen. So importieren Sie die Abrechungsdaten in KiBiG.web 1. Falls noch nicht geschehen, rufen Sie die Webseite von KiBiG.web an. Geben Sie Ihre Zugangsdaten an und klicken Sie auf Login. 2. Klicken Sie in der Menüleiste auf IST-Monatsdaten und anschließend auf Monatsdatenimport. 7

8 3. Klicken Sie in der erscheinenden Seite zum Monatsdatenimport auf den Schalter Durchsuchen. Wählen Sie die zuvor in adebiskita erzeugte Datei hier aus. Gehen Sie dazu in das entsprechende Verzeichnis und markieren Sie die Datei. Alternativ klicken Sie einfach in das Feld Dateiname und drücken dann die Tastenkombination Strg-V. Damit wird der Dateiname aus der Zwischenablage von Windows eingefügt. Klicken Sie auf Öffnen. 8

9 4. Klicken Sie nun auf den Schalter Daten importieren. Die Datei wird jetzt hochgeladen und in das Onlinesystem KiBiG.web übernommen. Dieser Vorgang kann je nach Bandbreite der Internetverbindung einige Sekunden bis Minuten dauern. 5. Wenn die Datei erfolgreich hochgeladen wurde erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Wenn es Probleme beim Import geben sollte erhalten Sie Hinweise zu dem entstandenen Problem. 6. Sie können nun die übertragenen Daten in KiBiG.web einsehen und überprüfen. Beachten Sie hierzu die Hilfestellung (Handbuch), die Sie auf der KiBiG.web- Seite abrufen können. 9