Bedienungsanleitung für die Anwendung zur elektronischen Datenerfassung der Schüler- und Klassenzahlen an privaten, berufsbildenden Schulen

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1 Bedienungsanleitung für die Anwendung zur elektronischen Datenerfassung der Schüler- und Klassenzahlen an privaten, berufsbildenden Schulen In dieser Anleitung wird ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie die Anwendung richtig nutzen. Hinweis: Bitte halten Sie sich an die Reihenfolge der Schritte, nur so ist eine korrekte Datenlieferung an die Senatorin für Bildung, Wissenschaft und Gesundheit möglich. Insbesondere beachten Sie bitte folgende Punkte: Schulen mit einer eigenen Schulverwaltungssoftware haben die Möglichkeit des Imports von Daten aus dieser Software (siehe Schritt 5 in dieser Anleitung). Wichtig: Ein Datenimport sollte immer vor einer manuellen Eingabe / Veränderung von Daten erfolgen, da durch den Import alle Daten in dieser Anwendung überschrieben werden. Bei der Eingabe von Daten ist es wichtig, dass Sie zunächst die Informationen über die Schulklassen in Ihrer Schule vollständig eingeben (Schritt 6). Der Grund: Sie müssen bei der Eingabe der Schülerdaten (Schritt 7) eine Klasse zuordnen. Jede Eingabe und jede Änderung an den Daten wird automatisch gespeichert. Falls Sie Fragen zur Nutzung der Anwendung haben, wenden Sie sich bitte an: Herr Jan-Christopher Icken Tel.: jan-christopher.icken@bildung.bremen.de Schritt 1: Sicherung der bisherigen Anwendung Bitte führen Sie vor dem ersten öffnen der neuen Anwendung eine Sicherung Ihrer bisherigen Daten durch. Um dies zu tun gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie im Verzeichnis der alten Anwendung alle Dateien 2. Machen Sie einen Rechtsklick auf die markierten Dateien und wählen im erscheinenden Menü die Option Kopieren aus. 3. Machen Sie einen Rechtsklick in das aktuelle Ordnerfenster und wählen Sie in dem erscheinenden Menü die Option Neu -> Ordner aus. 4. Wählen Sie für den erstellten Ordner bitte eine sprechende Bezeichnung wie z.b. Backup oder Sicherung. 1

2 5. Öffnen Sie den von Ihnen erstellten Ordner mit einem Doppelklick und machen Sie dann bitte einen Rechtsklick in das Ordnerfenster. 6. Wählen Sie im nun erscheinenden Menü die Option Einfügen aus. 7. Wenn Sie alle Schritte korrekt ausgeführt haben, sollten Sie nun im Sicherungsordner die gleichen Dateien haben wie im darüber liegenden Ordner. Schritt 2: Installation der neuen Anwendung 1. Laden Sie sich die Anwendung von folgender Website herunter: 2. Öffnen Sie das heruntergeladene Zip-Archiv busta_2017.zip und Entpacken Sie alle im Archiv vorhandenen Dateien bitte in das Verzeichnis der bisher genutzten Anwendung. Schritt 3: Starten der Anwendung Starten Sie die Anwendung bitte mit einem Doppelklick auf die Datei sfbwg_anwendung_v2.mdb. Diese finden Sie in dem Verzeichnis, in welches Sie das Zip-Archiv entpackt haben. 2

3 Schritt 4: Schule auswählen Nur beim ersten Start der Anwendung werden Sie dazu aufgefordert, Ihre Schule auszuwählen. Bestätigen Sie diese Auswahl durch einen Klick auf Ok Abbildung 1: Schulauswahl Nach der Schulauswahl und bei allen weiteren Starts der Anwendung erscheint das Hauptmenü der Anwendung: Schritt 5: Im Hauptmenü haben Sie die Auswahl zwischen den verschiedenen Funktionen der Anwendung: Schule auswählen: Wenn Sie versehentlich im Schritt 3 eine falsche Schule gewählt haben, können Sie hier die Schulauswahl erneut aufrufen. Klassendaten pflegen / Schülerdaten pflegen: Hier rufen Sie die Eingabemaske für die Klassen- und Schülerdaten auf (siehe Schritt 6 und 7). Wichtig: Vor der Eingabe der Schülerdaten ( Schüler pflegen ) müssen Sie alle Klassen Ihrer Schule angelegt haben! Datenimport: Falls Sie eine Schulverwaltungssoftware, Excel- oder Datenbankanwendung nutzen, können Sie hier die Daten einlesen (siehe Schritt 5). Hinweis: Beginnen Sie bitte immer mit einem Import Ihrer Daten (zu erreichen über den Menüpunkt Datenimport ) Datenexport für SfBWG: Rufen Sie diesen Punkt auf, wenn die Daten in der Datenbank vollständig hinterlegt sind und an die Senatorin für Bildung, Wissenschaft und Gesundheit übermittelt werden sollen (siehe Schritt 8) 3

4 Schritt 6: Import Ihrer Daten Wenn Sie über eine Schulverwaltungssoftware, Excel- oder Datenbankanwendung zur Verwaltung der Schülerdaten nutzen, können diese Daten in diese Anwendung übertragen importiert werden. Dazu müssen die Daten zunächst aus Ihrer Anwendung exportiert und mit dem Namen import.csv im gleichen Verzeichnis wie diese Anwendung hinterlegt werden (der Aufbau, den diese Datei haben muss, ist unten beschrieben). Wie ein Export der Daten aus Ihrer Software erfolgt, entnehmen Sie bitte dem Handbuch Ihrer Anwendung. Um die so hinterlegten Daten zu importieren, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt Import im Hauptmenü. Hinweis: Vor dem Import müssen die von Ihnen zu importierenden Daten in der Datei import.csv im gleichen Verzeichnis wie diese Anwendung vorliegen. Abbildung 2: Hauptmenü Datenimport Abbildung 3: Import Steuerfenster Über das Importsteuerfenster können Sie festlegen, welche Daten zusätzlich zu den Grunddaten (Position 1-9, siehe unten) noch importiert werden sollen. Nach Auswahl der zu importierenden Daten, klicken Sie bitte auf den Button Import starten. Hinweis: Bei einem Import werden alle bereits in der Datenbank eingetragenen Daten gelöscht. Daher erscheint vor der Ausführung des Imports noch ein Hinweisfenster in dem Sie den Import bestätigen müssen. Nach einem erfolgreichen Import Ihrer Daten, fügen Sie bitte die fehlenden Angaben für Klassen und Schüler hinzu (siehe Punkt 6 und Punkt 7). 4

5 Die Datei import.csv muss folgenden Aufbau haben: Position Name Datentyp 1 Nachname String 2 Vorname String 3 Geschlecht String (m = männlich / w = weiblich) 4 Geburtsdatum Date 5 Postleitzahl String 6 Ort String 7 Strasse String 8 Klassen Bezeichnung String 9 Klassen Jahrgang Integer 10* Beginn der Maßnahme Date 11* Ende der Maßnahme Date 12* Klassen Ausbildungsberuf String Daten mit * sind optional. 5

6 Schritt 7: Klassendaten pflegen Hinweis: Sollten Sie Ihre Klassen über die Importfunktion der Anwendung importiert haben, so sind hier nur die fehlenden Informationen nachtragen. Im oberen Bereich des folgenden Fensters finden Sie dann bereits eine Auswahl der Klassen, für die bereits Daten vorliegen. Abbildung 4: Formular Klassendaten pflegen 6

7 Neuen Klassendatensatz anlegen Um eine neue Klasse anzulegen, drücken Sie bitte auf das Symbol. Danach tragen Sie bitte alle weiteren Daten zu dieser Klasse ein. Bitte tragen Sie zunächst eine Klassenbezeichnung ein diese Klasse einem Bildungsgang zu, indem Sie den Bildungsgang in der Liste anwählen. Sollten Sie in dieser Liste den der Klasse zugeordneten Ausbildungsberuf nicht finden, geben Sie den entsprechenden Ausbildungsberuf bitte in das Freitextfeld Ausbildungsberuf/Ausbildungsziel ein (ansonsten bleibt dieses Feld leer). Die Eintragung der Schulunterrichtsstunden wird wie folgt gehandhabt: Bei Vollzeitunterricht sind die gesamten Wochenstunden dieser Maßnahme einzugeben (i.d.r. 30 Stunden) Bei Teilzeitunterricht geben Sie bitte die gesamten Wochenstunden von einem oder zwei Berufsschultagen ein (i.d.r Stunden) Bei Blockunterricht geben Sie bitte erst die Anzahl der Wochenstunden ein, danach die Anzahl die gesamten Blockwochen des Jahres. Sie haben außerdem die Möglichkeit für alle Schüler die dieser Klasse zugeordnet wurden den Beginn der Maßnahme zu setzen. Diese Schritte führen Sie bitte für alle an Ihrer Schule vorhandenen Klassen durch. Ändern von Daten: Wählen Sie einfach im oberen Bereich des Fensters eine Klasse aus, deren Daten Sie ändern möchten und verändern die Angaben Speichern der Daten: Jede Eingabe und jede Änderung wird automatisch gespeichert. Löschen einer Klasse: Für den Fall einer Fehleingabe haben Sie die Möglichkeit, eine Klasse aus der Liste zu entfernen. Wählen Sie dazu die Klasse aus der Liste im oberen Bereich des Fensters aus und klicken auf das Symbol. Filtern der Klassenliste: Mit dem Filter-Eingabefeld über der Klassenliste ist es Ihnen möglich, die Liste nach bestimmten Begriffen zu filtern. 7

8 Schritt 8: Schülerdaten pflegen Hinweis: Sollten Sie die Importfunktion der Anwendung genutzt haben, so sind hier nur die fehlenden Angaben hinzufügen. Auf der linken Seite finden Sie dann eine Liste aller Schüler/innen, für die bereits Daten vorliegen. Abbildung 5: Schülerdaten Eingabeformular Neuen Schülerdatensatz anlegen: Um einen neuen Schüler anzulegen, drücken Sie bitte auf das Symbol. Hinweis: Felder wie Vorname, Nachname, Geburtsjahr, Straße, Plz und Wohnort sind Freitextfelder. Bei den restlichen Feldern wählen Sie bitte aus den Vorgaben die entsprechenden Daten aus. Bei Absolventen tragen Sie bitte auch die erworbenen Abschlüsse ein. Für Nicht-Absolventen tragen Sie in diesen Feldern bitte nichts ein. Diese Schritte bitte für alle an Ihrer Schule vorhandenen Schüler durchführen. Ändern von Daten: Wählen Sie einfach im linken Bereich des Fensters einen Schüler aus, deren Daten Sie ändern möchten und verändern die Angaben Speichern der Daten: Jede Eingabe und jede Änderung wird automatisch gespeichert. 8

9 Löschen einer Klasse: Für den Fall einer Fehleingabe haben Sie die Möglichkeit, einen Schüler aus der Liste zu entfernen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Schüler aus der Liste im linken Bereich des Fensters aus und klicken auf das Symbol. Filtern der Schülerliste: Mit dem Filter-Eingabefeld über der Schülerliste ist es Ihnen möglich, die Liste nach bestimmten Begriffen zu filtern. Schritt 9: Datenexport Abbildung 6: Hauptmenü Datenexport für SfBWG Um die Daten für die jährliche Abfrage durch die Senatorin für Bildung, Wissenschaft und Gesundheit zu exportieren, wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Export aus. Nach einem Klick auf diesen Button erfolgt zuerst eine Überprüfung der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und bei gefundenen Fehlern müssen Sie den Export explizit bestätigen oder die Daten korrigieren (Zur besseren Kontrolle können Sie den Bericht Fehlerliste nutzen). Nach Bestätigung des Exports werden die Dateien Schueler.xls und Klassen.xls in dem Verzeichnis der Anwendung erzeugt und gespeichert. Die erzeugten Excel-Dateien senden Sie per an Herrn Tiemann Die genauen Einzelheiten, werden Ihnen, wie in der Vergangenheit auch, schriftlich zugesandt. 9