e-gehaltszettel LOGA Vplus e-gehaltszettel LOGA Vplus P&I Personal und Informatik GmbH Seite 1 von 17

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1 e-gehaltszettel LOGA Vplus P&I Personal und Informatik GmbH Seite 1 von 17

2 Copyright Copyright: Personal & Informatik AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind, zu welchen Zwecken und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch Personal & Informatik AG nicht gestattet. In dieser Dokumentation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert und ergänzt werden. Besondere Hinweise Stand der Dokumentation 22. November 2010 Seite 2 von 17

3 Inhaltsverzeichnis Schritt 1: Unternehmen wird als Neukunde bei EBPP angelegt...4 Schritt 2: Anlage der Mitarbeiter, die einen e-gehaltszettel bekommen sollen (bei EBPP)...4 Schritt 3: Der Serienbrief...5 Schritt 4: System-Einstellungen...8 Schritt 5: e-gehaltszettel wird generiert...10 Schritt 6: XML wird in Applikation upgeloaded...11 Ansicht des Mitarbeiters im EBPP-Portal...14 Ansicht des Mitarbeiters im Internet Banking...16 Kündigung von Mitarbeitern...17 Seite 3 von 17

4 Folgend wird ein grober Überblick über die einzelnen Schritte zur Erstellung eines e-gehaltszettels beschrieben. Schritt 1: Unternehmen wird als Neukunde bei EBPP angelegt P&I meldet Ihr Unternehmen als Neukunden bei EBPP an. EBPP generiert eine eindeutige Unternehmenskennzeichnung. Schritt 2: Anlage der Mitarbeiter, die einen e-gehaltszettel bekommen sollen (bei EBPP) Mitarbeiteranlage bei Unternehmensneuanlage Ein von EBPP vorgegebenes XLS-File muss von der Neukunden- Personalabteilung mit Daten jener Mitarbeiter gefüllt werden, die den e-gehaltszettel bekommen sollen. Dieses XLS-File ist an EBPP zu senden. Aufgrund dieses XLS-Files werden die Mitarbeiter im EBPP-System angelegt. Abb. XLS-File zur Anlage der Mitarbeiter zum e-gehaltszettel Hinweis: Dieser XLS-File für die Anmeldung kann mit einem LOGA Vplus-Bericht erstellt werden. Seite 4 von 17

5 Mitarbeiteranlage oder Änderungen im laufenden Betrieb Ein von EBPP vorgegebenes XLS-File muss von der Personalabteilung mit Daten jener Mitarbeiter befüllt werden, die nachträglich für den e-gehaltszettel angemeldet werden sollen. Sollen Daten bestehender Mitarbeiter geändert werden, so müssen diese ebenso in obengenanntes XLS-File eingetragen werden. Dieses XLS-File ist an EBPP zu senden. Aufgrund dieses XLS-Files werden die Mitarbeiter im EBPP-System angelegt bzw. geändert. Schritt 3: Der Serienbrief Serienbrief wird von EBPP erstellt Dieser basiert auf obengenanntem XLS-File Serienbrief muss zwischen EBPP und Unternehmen abgestimmt werden EBPP stellt dem Unternehmen einen Entwurf zur Anpassung zur Verfügung Unternehmen erhält den mit Mitarbeiterdaten befüllten Serienbrief zum Ausdruck und zur Verteilung an die Mitarbeiter Seite 5 von 17

6 enthält: persönliche Daten Abb. Serienbrief Seite 1 enthält: Kurzbeschreibung und Zugangsdaten (Benutzer und Erstzugangspasswort) Abb. Serienbrief Seite 2 Seite 6 von 17

7 enthält: Anleitung ( Wie kommt der Mitarbeiter zu seinem egehaltszettel ) Abb. Serienbrief Seite 3 Hinweis: Im Anhang zu dieser Ablaufbeschreibung ist die Dienstnehmersicht beim Direktaufruf des EBPP-Portals erklärt bzw. dargestellt. Seite 7 von 17

8 Schritt 4: System-Einstellungen Wichtig: Voraussetzung für die folgenden Einstellungen ist die Auslieferung der Zusatzprogramme für die e- Gehaltszettelverarbeitung durch die LGVsoft, diese Auslieferung ist spätestens eine Woche vor Installation über die LOGA Vplus-Hotline anzufordern. Als erster Schritt muss die neue Auswertung im Format G2 definiert werden: Hinzufügen des Programms ZFE mit gewünschter Sortierung. Wenn Jahressummen gedruckt werden sollen, muss der Standard Parameter J eingetragen werden. Danach muss im Format G12 der zutreffende Pfad für die e-gehaltszetteldatei angegeben werden: Hinzufügen des Programms ZFE mit dem Verzeichnis- und Dateinamen. Die einzelnen Brezelwörter ergeben in diesem Beispiel den Dateinamen ZFE e-gehaltszettel Firma 1 per am xml Eine Beschreibung der möglichen Brezelwörter erhalten Sie mit der Hilfetaste F1 im Format G12. Seite 8 von 17

9 Im Format T2 müssen nun 2 wichtige Schlüsselwerte für die Registrierung im e Gehaltszettelportal angegeben werden: Die Zeile 13 muss mit dem 5stelligen SystemsBiller-ID angegeben werden. Die Zeile 25 muss mit dem 7stelligen BillersInvoiceRecipient-ID angegeben werden. Hinweis: Zum Duplizieren im Format T2 bitte zuerst die Funktionstaste 11 für die Standardwerte ausführen, danach die Zeilennummer eingeben und mit der rechten Maustaste Duplicate auswählen. Nach Datenfreigabe ist die Zeile kopiert und Sie können den zutreffenden Wert korrigieren. Als letzter Schritt muss im Format P72 pro Mitarbeiter folgende Definition hinterlegt werden: Für die Erstellung eines e-gehaltszettels muss im Feld Versand-Nettoabrechnung der Wert EG angegeben werden. Die adresse und das Kennwort sind für die Erstellung nicht notwendig. Seite 9 von 17

10 Schritt 5: e-gehaltszettel wird generiert Der monatliche Abruf bzw. Aufbau der e-gehaltszetteldatei wird im LOGA Vplus wie folgt durchgeführt: Im Menü 3=Abrechnung steht im Menüpunkt 4=Auswertungen pro Lauf ein neues Programm zur Verfügung (ZFE e-gehaltszettel): Wenn dieses Programm ausgewählt wird, werden für sämtliche laut dem Abrechnungsstamm ausgewählten Personen (und nur jene, die EG im P72 aufweisen) die zutreffenden Abrechnungsdaten in eine gemeinsame XML-Datei ausgegeben. Hinweis: Sollte das Feld ZFE e-gehaltszettel bei Ihnen nicht angezeigt werden, dann müssen Sie bitte die aktuelle Paneldatei von der installieren. Die so erstellte Datei kann dann entweder über den System i Navigator oder über eine Laufwerkszuordnung angezeigt werden. Hinweis: Die monatliche Verarbeitung kann durch eine fixe Laufwerkszuordnung erleichtert werden, da dieses Verzeichnis im Folgenden Upload direkt ausgewählt werden kann. Seite 10 von 17

11 Schritt 6: XML wird in Applikation upgeloaded Für das Einbringen der Abrechnungen in das System der Firma EBPP ist es erforderlich, sich mit dem Administratorlogin - welches EBPP vergibt - anzumelden. Dies sei am Beispiel des Testsystems erklärt. Sie erhalten die Anmeldemaske und geben Ihre BenutzerID und Ihr Passwort ein. Abb. Portal e-rechnung Login Seite 11 von 17

12 Anschließend erhalten Sie folgende Auswahlmöglichkeiten Abb. Portal e-rechnung - Übersicht Über die Auswahl Abrechnungserstellung/Einlieferung können Sie die zuvor erstellte Datei uploaden und eventuell vorher auch noch überprüfen Abb. Portal e-rechnung Upload und Prüfung Seite 12 von 17

13 Bei der Einlieferung der Gehaltszettel stehen 2 Optionen zur Verfügung: "Online" - Upload und unmittelbare Verarbeitung. Das Verarbeitungsresultat wird erst nach der Verarbeitung im Browser angezeigt. Nachteil: Bei Unterbruch der Internetverbindung steht kein Verarbeitungsresultat zur Verfügung. Das Resultat kann nur im HTML-Format gespeichert werden. "Stapel" - Empfohlen! - Nach dem Upload wird im Browser das Hochladen bestätigt und die VerarbeitungsID angezeigt. Das Verarbeitungsresultat steht nach der Verarbeitung in der "Mailbox" zum Download und zur lokalen Ablage bereit. Die lokale Speicherung sollte mit der Endung *.xml erfolgen. Zur Anzeige und Auswertung des Verarbeitungsresultats stellt EBPP wie folgt einen Betrachter im Excel-Format (ab Excel 2003) zur Verfügung. Abb. Verarbeitungsresultate Seite 13 von 17

14 Ansicht des Mitarbeiters im EBPP-Portal Öffnen Sie Ihren Webbrowser und starten Sie untenstehende Adresse. Mit Benutzer und Passwort gelangen Sie in die Testansicht für den Mitarbeiter. Zugangsdaten (Testsystem) Benutzer: PUI1 PW: Abb. Portal e-rechnung Login des Mitarbeiters Seite 14 von 17

15 Nach dem Login wird folgendes Fenster dargestellt Abb. Portal e-rechnung Übersicht des Mitarbeiters Hier werden alle eingelieferten Abrechnungen für diesen Mitarbeiter dargestellt und können angezeigt oder gedruckt werden. Seite 15 von 17

16 Ansicht des Mitarbeiters im Internet Banking Zu Präsentationszwecken werden Screenshots aus dem Elba-Internet Banking von Raiffeisen verwendet. Unter dem Menüpunkt e-rechnung werden alle zur Verfügung stehenden e-gehaltszettel des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt (siehe Abb. Übersicht e-gehaltszettel). Abb. Übersicht e-gehaltszettel Seite 16 von 17

17 Nach Auswahl des gewünschten e-gehaltszettels wird dieser in einem neuen Fenster geöffnet. (siehe Abb. Auswahl e-gehaltszettel) Abb. Auswahl e-gehaltszettel Kündigung von Mitarbeitern Die ehemaligen Mitarbeiter bleiben im System bestehen. Diese können ihre alten Gehaltsinformationen über 7 Jahre einsehen. Seite 17 von 17