Benutzerhandbuch Managed ShareFile

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1 Benutzerhandbuch Managed ShareFile Kurzbeschrieb Das vorliegende Dokument beschreibt die grundlegenden Funktionen von Managed ShareFile Auftraggeber/in Autor/in Manuel Kobel Änderungskontrolle Version Datum Überarbeitungsgrund Ersteller Erstellung Manuel Kobel Ergänzung Outlook Plugin Oliver Andenmatten Definitive Version Patrick Buser 3008 Bern Fax

2 1 Einleitung 3 2 Anmeldung am Web-Portal Anmeldung Übersicht Portal Passwort ändern 4 3 Benutzung des Web-Portal Zugriff auf Dateien Neuen Ordner hinzufügen Neue Datei hinzufügen Eine Datei / Ordner per an externe Freigeben Gemeinsame Bearbeitung von Daten mit Externen-Partnern Link für Datei-Upload an einen externen Partner schicken Installation der Desktop-Anwendung Installation von weiteren Clients (ios, Android, Windows Phone) 11 4 Benutzung des lokalen ShareFile-Clients Installation des lokalen Clients Konfiguration des lokalen Clients Zugriff auf die lokalen Dateien Zugriff auf die lokalen Dateien Freigabe von Dateien an externe Partner Outlook-Integration Outlook-Plugin Bern Fax info@smartit.ch Seite 2 von 17

3 1 Einleitung Mit ShareFile haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten mit jedem Gerät abzurufen, zu synchronisieren und auf sichere Weise mit anderen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens auszutauschen. Die Daten stehen Ihnen auf Ihrem Computer Offline zur verfügung. Sie haben jederzeit, unabhängig vom Standort oder Internetverbindung Zugriff auf Ihre Daten. Die Daten befinden sich im Datencenter der SmartIT. Mit diesem Benutzerhandbuch wird Ihnen erklärt, wie Sie ShareFile optimal nutzen können, welche Funktionen und Möglichkeiten möglich sind. 2 Anmeldung am Web-Portal 2.1 Anmeldung Die Anmeldung erfolgt über Benutzername: Ihre Adresse Passwort: gemäss per erhaltenem Login Bei Login Problemen wenden Sie sich an den Servicedesk ( ) 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 3 von 17

4 2.2 Übersicht Portal Nach der Anmeldung sehen Sie drei verschiedene Bereiche: 1. Verwaltungs-Menü. Verwaltung von Benutzer, Einstellungen, Apps herunterladen 2. Wechsel zwischen eigenen Dateien und freigegebenen Dateien 3. Zugriff auf Dateien innerhalb des Ordners 2.3 Passwort ändern WICHTIG! Bitte ändern Sie ihr Passwort gleich nach dem ersten Login. Unter My Settings auf Change Password klicken Zuerst muss das alte Passwort eingegeben werden, danach können Sie das neue Passwort setzen (2x eingeben). Mit Speichern Passwortänderung abschliessen Bern Fax Seite 4 von 17

5 3 Benutzung des Web-Portal 3.1 Zugriff auf Dateien Klicken Sie auf den Speicherort My Files oder Shared Folders. Klicken Sie unten im Explorer auf den gewünschten Ordner. Durch einen Klick auf die Datei wird diese auf Ihren Computer heruntergeladen. 3.2 Neuen Ordner hinzufügen Navigieren Sie zum gewünschten Ordner. Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf Create Folder Bern Fax Seite 5 von 17

6 Geben Sie den gewünschten Namen des Ordners ein und klicken Sie auf Create Folder" 3.3 Neue Datei hinzufügen Navigieren Sie zum gewünschten Ordner. Um eine neue Datei hinzuzufügen oder eine bestehende, veränderte Datei zu aktualisieren klicken Sie auf Upload Files 3008 Bern Fax Seite 6 von 17

7 Sie können Dateien mittels Drag and Drop von Ihrem Computer in das Feld ziehen. Sie können auch die Dateien auswählen indem Sie auf Choose Files or drag and drop files klicken. Klicken Sie zum hinzufügen der Dateien auf Upload Files. 3.4 Eine Datei / Ordner per an externe Freigeben Navigieren Sie zum dem gewünschten Ordner. Sie können einen ganzen Ordner oder nur eine einzelne Datei freigeben. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil hinter der Datei / Ordner und wählen Sie anschliessend Send 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 7 von 17

8 Wählen Sie aus, ob Sie die Datei mittels dem Web-Portal versenden möchten oder ob Sie den Link von Ihrem Outlook aus versenden möchten. Falls Sie das Mail aus dem Portal versenden möchten, füllen Sie die unteren Daten wie gewünscht aus und klicken Sie auf Send Files. 3.5 Gemeinsame Bearbeitung von Daten mit Externen-Partnern Es besteht die Möglichkeit, Dateien / Ordner gemeinsam mit externen Partnern zu teilen und zu bearbeiten. Dazu muss vom ShareFile-Admin ein Account für den externen Partner erstellt werden. Für externe Partner ist keine ShareFile-Lizenz notwendig. Es können beliebig viele externe Partner erfasst werden. Melden Sie sich hierzu bei unserem Servicedesk ( ) 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 8 von 17

9 3.6 Link für Datei-Upload an einen externen Partner schicken Sie haben die Mögilchkeit, an externe Partner einen Link für den Upload von Dateien zu erstellen. Der externe Partner hat somit die Möglichkeit, Ihnen Dateien zur Verfügung zu stellen. Klicken Sie oben auf Request a File 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 9 von 17

10 Geben Sie die gewünschten Informationen in den entsprechenden Textfelder ein: - Empfänger - Betreff - Text Sie können die Gültigkeitsdauer des Links unten im Dropdown bestimmen. Zum Abschluss und Versand des s klicken Sie auf Request a File. Sie haben auch die Möglichkeit, einen Link zu erhalten und anschliessen das E- Mail mit Outlook zu versenden Bern Fax info@smartit.ch Seite 10 von 17

11 3.7 Installation der Desktop-Anwendung Um den Windows Desktop-Client herunterzuladen, klicken Sie oben auf Apps. Klicken Sie anschliessend bei Sync for Windows auf Download und installieren Sie anschliessend den Client. Das Outlook-Plugin bietet Funktionen für Outlook. Die Installation ist empfehlenswert 3.8 Installation von weiteren Clients (ios, Android, Windows Phone) Für viele Betriebssysteme und mobile Geräte gibt es Clients. Sie können den jeweiligen Client im Markt / Store des Gerätes unter dem Namen ShareFile herunterladen und installieren. Bei Einrichtungsproblemen wenden Sie sich an den Servicedesk ( ) 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 11 von 17

12 4 Benutzung des lokalen ShareFile-Clients 4.1 Installation des lokalen Clients Nach dem Download und Installation des lokalen Clients müssen Sie sich mit Ihrem ShareFile- Konto anmelden. Bitte geben Sie Ihre E- Mailadresse ein Geben Sie anschliessen Ihr ShareFile Kennwort ein und klicken Sie auf Weiter. 4.2 Konfiguration des lokalen Clients Nach der Installation sehen Sie rechts unten im Info-Bereich das ShareFile-Symbol. Durch Rechtsklick auf das Symbol werden weitere Optionen / Einstellungen sichtbar Bern Fax info@smartit.ch Seite 12 von 17

13 Klicken Sie auf Einstellungen um die Konfigurationsseite zu öffnen. Unter Ordner können Sie auswählen, welche Ordner auf Ihren Computer synchronisiert werden. Die persönlichen Ordner werden standardmässig automatisch synchronisiert. Unter dem Ordner Einstellungen können Sie definieren, wo lokal die ShareFile-Daten gespeichert werden. Falls Ihre Firma einen Proxy-Server benutzt, können Sie hier diesen konfigurieren Bern Fax Seite 13 von 17

14 4.3 Zugriff auf die lokalen Dateien Wenn Sie Ihren Datei- Explorer öffnen, sehen Sie auf der linken Seite unter Favoriten neu den Eintrag ShareFile. Klicken Sie darauf, um auf Ihre ShareFile-Daten zuzugreifen. Sie sehen anschliessend die folgenden drei ShareFile-Ordner: - Eigene Ordner - Favoritenordner - Freigegebene Ordner Klicken Sie auf den gewünschten Ordner um die Dateien zu öffnen. 4.4 Zugriff auf die lokalen Dateien Wenn Sie Ihren Datei- Explorer öffnen, sehen Sie auf der linken Seite unter Favoriten neu den Eintrag ShareFile. Klicken Sie darauf, um auf Ihre ShareFile-Daten zuzugreifen. Sie sehen anschliessend die folgenden drei ShareFile-Ordner: - Eigene Ordner - Favoritenordner - Freigegebene Ordner Klicken Sie auf den gewünschten Ordner um die Dateien zu öffnen Bern Fax info@smartit.ch Seite 14 von 17

15 4.5 Freigabe von Dateien an externe Partner Öffnen Sie innerhalb des ShareFile-Ordners den gewünschten Ordner. Klicken Sie auf die Datei, für welche Sie einen Link per E- Mail schicken möchten, mit rechter Maustaste. Indem Sie auf Copy ShareFile link to clipboard klicken, wird der Link in die Zwischenablage kopiert. Sie können diesen anschliessend in einem einfügen. Wenn Sie auf ShareFile Link klicken, öffnet sich automatisch ein neues , welches den Link beinhaltet. 4.6 Outlook-Integration 3008 Bern Fax Seite 15 von 17

16 4.7 Outlook-Plugin Sobald ShareFile installiert wurde und das Outlook nach der Installation das erste Mal gestartet wird, öffnet sich dieses PopUp Fenster. Hier muss die adresse angegeben werden und anschliessend auf Weiter klicken. Beim nächsten Schrit wählen Sie Erweitert und klicken auf Weiter Bern Fax Seite 16 von 17

17 Im letzten Schritt wählen Sie noch Name und - Adresse (empfohlen). Die Speicherdauer sollte bereits auf 1 Monat eingestellt sein. Sollte dies nicht der Fall sein wählen Sie 1 Monat und klicken Sie auf Fertig stellen Nun sollte es im Outlook so aussehen Bern Fax info@smartit.ch Seite 17 von 17