etermin Einbindung in Outlook

Transkript

1 etermin Einbindung in Outlook

2 1. Einführung Über etermin gebuchte Termine können bei Bedarf auch mit externen Terminkalendern, wie zum Beispiel Outlook, ical oder Google synchronisiert werden. Dieses Dokument beschreibt die Einbindung von etermin in Outlook. Für die Einbindung von ical oder Google steht ein separates Dokument im Kundenbereich zur Verfügung. Sie können es auch direkt hier runterladen. Grundsätzlich stehen Ihnen zur Einbindung in Outlook 2 Möglichkeiten zur Verfügung. 1.1 Abonnement des etermin Kalenders in Outlook (nur lesend) Je nach Anwendungsfall reicht es aus, die über das etermin Buchungssystem gebuchten Termine automatisiert in Outlook zu übertragen, damit diese dort angezeigt und geblockt werden. Outlook greift also lesend auf den etermin Terminkalender zu. Zur Synchronisierung wird die WebCal Schnittstelle verwendet. 1.2 Bi-direktionale Synchronisierung des etermin Kalenders mit Outlook (lesend und schreibend) Um die beidseitige Synchronisierung alle Termine werden zwischen etermin und Outlook abgeglichen zu ermöglichen, wird das CalDAV Protokoll verwendet. Outlook unterstützt dieses allerdings nicht von Haus aus. Es gibt jedoch einige Zusatztools von Drittanbietern, welche dafür genutzt werden können. 2. Abonnement des etermin Kalenders in Outlook (nur lesend) Im Folgenden wird Variante 1.1, also das Abonnement des etermin Kalenders in Outlook beschrieben. Da es zwischen den Outlook Versionen leichte Unterschiede bei der Einbindung gibt, werden diese wo nötig explizit angemerkt. Um die Einbindung eines oder mehrerer etermin Kalender in Outlook durchführen zu können, benötigen Sie die Internetadresse eines jeden etermin Kalenders. Diese finden Sie in Ihrem Kundenbereich, welchen Sie unter aufrufen können. Melden Sie sich mittels Adresse und Benutzerkennwort an, welches Sie bei der Registrierung für den 30 Tage Testzugang initial festgelegt haben (kontaktieren Sie uns, falls Sie die Anmeldedaten nicht mehr wissen.) Nachdem Sie sich erfolgreich im Kundenbereich angemeldet haben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf die Reiter Konfiguration und danach auf Mitarbeiter & Ressourcen. Sie befinden Sich nun in der Ansicht Allgemein des zu synchronisierenden Terminkalenders.

3 2. Die Internetadresse jedes etermin Kalenders setzt sich aus folgenden Teilen zusammen: webcals:// Kalender ID>>. 3. Der erste Teil der Adresse webcals: ist für alle Kalender gleich. Sie brauchen nur noch die Externe Kalender ID einzusetzen. 4. Die Externe Kalender ID finden Sie ganz unten in Allgemein. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass der einzubindende etermin Kalender bereits mindestens einen Termineintrag enthält. Falls dies nicht der Fall ist, so wird er in Outlook nicht hinzugefügt. 2.1 Einbindung in Outlook Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Kalenderansicht 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Meine Kalender 3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Kalender hinzufügen und als nächstes klicken Sie auf Aus dem Internet 4. In das folgende Eingabefeld geben Sie die Internetadresse Ihres einzubindenden etermin Kalenders ein (z.b. webcals:// E829E6D84AE9. Bitte folgen Sie der Beschreibung in Kapitel 2 zum Ermitteln der Internetadresse eines etermin Kalenders. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 6. Melden Sie sich mittels Adresse und Benutzerkennwort an, welches Sie für die Anmeldung zu Ihrem etermin Kundenbereich verwenden und bei der Registrierung für den 30 Tage Testzugang initial festgelegt haben. Selektieren Sie die Option Anmeldedaten speichern, damit Sie diese bei jedem Start von Outlook nicht erneut eingeben müssen. 7. Klicken Sie auf Ja bei dem Dialog Möchten Sie diesen Internetkalender Outlook hinzufügen und Aktualisierungen abonnieren?

4 8. Kontrollieren Sie ob der etermin Kalender unter Meine Kalender hinzugefügt wurde. 2.2 Einbindung in Outlook 2010 Falls Sie Office 2010 nutzen, so können Sie die Anleitung für Outlook 2013 verwenden. Der einzige Unterschied ist, dass Schritt 7 vor Schritt 6 kommt. Es wird also zuerst der Dialog zum Hinzufügen geöffnet und danach kommt erst der Dialog zum Eingeben der Login Daten. 2.3 Einbindung in Outlook 2007 Für die Einbindung in Outlook 2007 gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Outlook 2007 und navigieren Sie zu Tools -> Kontoeinstellungen > Internetkalender >Neu 2. In das folgende Eingabefeld geben Sie die Internetadresse Ihres einzubindenden etermin Kalenders ein (z.b. webcals:// E829E6D84AE9. Bitte folgen Sie der Beschreibung in Kapitel 2 zum Ermitteln der Internetadresse eines etermin Kalenders. 3. Je nach Windows Version kann es sein, dass sich ein Fenster öffnet, welches mit Zulassen zu bestätigen ist. 4. Ein weiteres Dialogfenster muss mit Ja bestätigt werden, damit der Kalender in Outlook hinzugefügt wird. 5. Kontrollieren Sie ob der etermin Kalender unter Meine Kalender hinzugefügt wurde. Hinweis: Outlook prüft alle 5 Minuten ob für den etermin Kalender Aktualisierungen vorhanden sind, und wenn Aktualisierungen vorhanden sind, werden sie in die Kalenderkopie in Outlook heruntergeladen. Hinweis: Für Outlook Versionen 2003 und älter kann ein Zusatztool verwendet werden, damit diese ebenfalls die WebCal Schnittsstelle unterstützen. Es gibt dafür einige Tools die gratis angeboten werden. Wir empfehlen die Nutzung von ICS4OL, welches unter zu finden ist. Bitte kontaktieren Sie uns für zusätzliche Informationen.

5 3. Bi-direktionale Synchronisierung des etermin Kalenders mit Outlook (lesend und schreibend) Zur bi-direktionalen Synchronisierung mit Outlook empfehlen wir den Einsatz von gsyncit. Dieses Tool benutzt zwar einen Zwischenschritt über den Google Kalender, funktioniert aber von allen von uns getesteten Varianten am Zuverlässigsten. Sie können sich eine eingeschränkte Demoversion mittels Klick auf den folgenden Link herunterladen Hinweis: Bitte konfigurieren Sie im etermin Kundenbereich zuerst die Synchronisierung zwischen etermin und Google Kalender, Sie finden die Anleitung dazu im etermin Kundenbereich unter dem Reiter Hilfe oder können sie auch direkt hier runterladen. Installieren Sie die Software auf Ihrem Rechner wo Sie auch Outlook installiert haben. Danach folgen Sie bitte der Anweisung: 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie auf Settings in der gsyncit Toolbar. In Outlook 2010/2013 sieht es wie folgt aus... In älteren Versionen finden Sie gsyncit wie folgt 3. Klicken Sie auf Google Sync und Calendar Sync.

6 4. Auf der rechten Seite unten klicken Sie auf New um eine neue Synchronisierungsregel zu erzeugen. 5. Geben Sie die Adresse Ihres Google Kontos ein und klicken Sie auf Authorize. 6. Es erscheint ein Google Dialog, wo Sie Ihr Passwort zur Anmeldung eingeben und nach erfolgreicher Anmeldung auch gsyncit Zugriffsrechte zur Synchronisierung auf den Google Kalender geben. 7. Wählen Sie im Dropdown Menü den gewünschten Google Kalender.

7 8. Wählen Sie danach den zu synchronisierenden Outlook Kalender. Klicken Sie dazu auf Select Calendar. 9. Alle anderen Einstellungen können Sie so belassen wie sie sind. Falls Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen möchten, so folgen Sie bitte der Anleitung auf der gsyncit Webseite. 10. Testen Sie ob alles wie gewünscht funktioniert, indem Sie Termine erzeugen und entsprechend überprüfen ob diese zwischen etermin und Outlook synchronisiert werden. 11. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden zu synchronisierenden Kalender. Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie Hilfe bei der Konfiguration benötigen.