DAS NEUE E-SOLUTIONS TOOL DHL e-billing

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1 DHL Express (Schweiz) AG DAS NEUE E-SOLUTIONS TOOL DHL e-billing Laden Sie Express-Qualität ein Stand: 01/2011

2 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 1.1 Inhalt 1.2 Was ist DHL e-billing 1.3 Vorteile im Überblick 4 Hilfreiche Links Inhalt 1 Einleitung Inhalt Was ist DHL e-billing Vorteile im Überblick 4 2 Erste Schritte Registrierung Benachrichtigung 11/12 3 Anwendung von e-billing e-billing Kundenportal Frachtbrief 19/ Anfragen / Reklamationen 21 4 Hilfreiche Links 22 2

3 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 1.1 Inhalt 1.2 Was ist DHL e-billing 1.3 Vorteile im Überblick Der e-billing Service ist eine Online Lösung speziell für DHL Express Kunden, die unseren internationalen Expressversand nutzen und ihre Rechnungen in elektronischer Form abrufen möchten. Der e-billing Service bietet Ihnen: Einen schnelleren und bequemeren Zugang zu Ihren Rechnungen Ab jetzt können Sie Ihre Rechnungen in elektronischer Form bequem über Ihre erhalten und/oder über das e-billing Kundenportal herunterladen Sie haben den kompletten Überblick über alle eingegangenen Rechnungen für registrierte Kundennummern bei DHL Express Der Service speichert nicht nur alle Ihre Rechnungen online (max. 12 Monate im Zugriff), sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit diese beliebig oft, in unterschiedlichen Dateiformaten, zum Download zur Verfügung Eine umweltfreundlichere Zustellung Ihrer Rechnungen Eine papierlose Transaktion ist nun möglich Sie müssen keine Briefumschläge mehr öffnen und wegwerfen 3

4 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 1.1 Inhalt 1.2 Was ist DHL e-billing Entdecken Sie die Vorteile von DHL e-billing! e-billing ist kostenlos Die Anmeldung erfolgt über das Internet. Es ist keine zusätzliche Software notwendig! Papierlose Transaktion Nach Erstellung einer e-billing Rechnung erhalten Sie eine , an welche die Rechnung im PDF Format angehängt ist. Die enthält ausserdem einen Link zum e-billing Kundenportal. Die Rechnung kann somit auch online geprüft werden. Eine Vielzahl an Formaten e-billing Rechnungen können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Folgende Formate stellen wir für Sie zum Download bereit: CSV (zum Import in ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie Excel), PDF (ideal zum Druck oder Versand als Anhang) und XML. Online Archiv 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links e-billing Rechnungen bleiben 12 Monate online verfügbar und können immer wieder ausgedruckt werden. Direkte Verlinkung zum Frachtbrief 1.3 Vorteile im Überblick Durch Anklicken der Frachtbriefnummer auf der Rechnung wird der Frachtbrief direkt angezeigt. Online Erfassung von Rechnungsreklamationen Rechnungsreklamationen können Sie direkt online eingeben und verschicken. 4

5 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Auf den nächsten Folien erfahren Sie wie leicht die Registrierung bei DHL e-billing ist Erster Schritt: Zugang zu DHL e-billing Hier geht es zur erstmaligen Registrierung 5

6 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Zweiter Schritt: Einfache und schnelle Registrierung Geben Sie Ihre Kundendaten in die Felder ein. Wichtig ist die Angabe einer gültigen adresse. Um die Registrierung abzuschliessen, ist eine Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von DHL Express notwendig. Klicken Sie nach Eingabe Ihrer Daten auf speichern und schon ist die Registrierung abgeschlossen. Hier registrieren 6

7 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Dritter Schritt: Bestätigung der Registrierung Nach der vollständigen Eingabe Ihrer Daten, erhalten Sie die Bestätigung, dass Ihre Anfrage nun bearbeitet wird. Wenn jetzt keine weiteren DHL Kundennummern registriert werden sollen, klicken Sie auf OK. 7

8 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-eilling 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Vierter Schritt: Bestätigung der Registrierung Daraufhin erscheint eine Bestätigungsinformation. In Kürze erhalten Sie zudem eine , in der Ihnen der Link zum e-billing Kundenportal und die Login Daten mit vorläufigem Passwort bereitgestellt werden. Hier die 8

9 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Registrierung weiterer Kundennummern Über die Auswahl weitere Kundennummer registrieren können Sie unter gleichem Login weitere Kundennummern zur Teilnahme am e-billing Service registrieren. Für jede registrierte Kundennummer wird dann eine Nachricht an die angegebene Adresse versendet. 9

10 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Achtung Keine Doppelregistrierung möglich! Mit 100 % identischen Daten ist eine zweite Registrierung nicht möglich. Es erscheint unter dem Speicherfeld eine Fehlermeldung. 10

11 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Ihre erste Benachrichtigung Sobald nach der Registrierung eine neue Rechnung erstellt wird, werden Sie per informiert. Die neu erstellte Rechnung ist im PDF Format angehängt und kann sofort geöffnet werden. Sie können aber auch über die Links in der die Bearbeitung der Rechnung im e-billing Kundenportal vornehmen. Dort können Sie auch Ihre Rechnungen per Download in anderen Dateiformaten abrufen. 11

12 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links 2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung Möglichkeiten der automatischen Benachrichtigung Sie können wählen zwischen: E-Invoicing Push (Standard) Sie erhalten bei jeder neuen Rechnung eine Benachrichtigung per mit der jeweiligen Rechnung im PDF Format als Anhang. E-Invoicing Push ist die Standard Einstellung von DHL e-billing. E-Invoicing Pull (auf Anfrage) Sie erhalten nur eine mit dem Link zum e-billing Kundenportal ohne Anhang. Auf dem e-billing Kundenportal können Sie die Rechnung dann in verschiedenen Formaten herunterladen. Die digitale Signatur jeder Rechnung ist als sog. Verifikationsreport beliebig oft zum Download auswählbar. E-Invoicing mit CSV File + PDF (auf Anfrage) Sie erhalten bei jeder neuen Rechnung eine Benachrichtigung per mit der jeweiligen Rechnung im PDF Format sowie ein CSV File im Anhang. Hinweis: Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, schicken Sie bitte eine an e-billing.support.ch@dhl.com. 12

13 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal Das e-billing Kundenportal 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Nach dem Login auf der e-billing Startseite erscheint die Desktop Ansicht für registrierte Kunden. Mit einem Klick auf Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über Ihre neu für Sie bereit gestellten Rechnungen. Unter Nachrichten werden Ihnen aktuelle Informationen von DHL Express angezeigt. Hier erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen 13

14 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Eine übersichtliche Rechnungsanzeige Im e-billing Kundenportal werden Ihre Rechnungen in einer übersichtlichen Form mit Angabe des jeweiligen Status (gelesen / ungelesen) aufgelistet. Klicken Sie einfach auf eine Rechnungsnummer und schon wird Ihnen die Rechnung mit Status auf dem Bildschirm angezeigt. Klicken Sie hier zur PDF Ansicht der Rechnung 14

15 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal Darstellung einer Rechnung 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Alle Rechnungen werden Ihnen in dieser Form angezeigt. Die erste enthält immer eine Zusammenfassung aller abgerechneten Einzelpositionen. Auf den weiteren n werden Ihnen die Einzelpositionen aufgelistet. Die voreingestellte Sortierreihenfolge der Einzelpositionen entspricht dem Aufbau Ihrer bisherigen Papierrechnung. 15

16 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Download verschiedener Datei-Formate Sie haben die Möglichkeit über das e-billing Kundenportal Ihre Rechnungen in verschiedenen Datei- Formaten herunterzuladen. Nehmen Sie einfach eine Auswahl des gewünschten Formates vor und klicken Sie auf herunterladen. Andere Sortierungen können Sie bspw. nach dem Download in Excel direkt vornehmen. 16

17 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal Online Suchfunktion 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Auf dem e-billing Kundenportal haben Sie auch die Möglichkeit nach bestimmten Rechnungen zu suchen. Geben Sie einfach Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf Suche. 17

18 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal Mein Profil ändern 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Unter Mein Profil können Sie die Sprache und Ihr Login Passwort jederzeit ändern. Achtung, die Sprachwahl hat nur einen Einfluss auf die Sprache des e-billing Portals, nicht auf die Sprache in der die Rechnung ausgestellt wird. Zudem haben Sie die Möglichkeit, für die dort aufgelisteten DHL Kundennummern unter Meine Kundenummern weitere Benutzer für die Rechnungsbearbeitung hinzuzufügen. 18

19 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Frachtbrief anzeigen und herunterladen Nach dem Öffnen der Rechnung im e-billing Portal werden Sie automatisch durch Anklicken der blauen Sendungsnummer zum Download der für diesen Versand vorhandenen Sendungsdokumente (Frachtbrief, Proforma-Rechnung) zum Frachtbrief im e-billing Kundenportal weitergeleitet. Sie müssen nur noch auf das Feld Download AWB klicken, um den Frachtbrief herunterzuladen. So sieht der Frachtbrief aus 19

20 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal Frachtbrief nicht vorhanden 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Es kann vorkommen, dass einzelne Frachtbriefe noch nicht verfügbar sind. In diesen Fällen können Sie mit Klick auf das Feld Anfrage den Frachtbrief bei DHL Express anfordern. Sie erhalten dann direkt einen Hinweis, dass eine separate Anforderung für Sie, zur Bearbeitung durch DHL Express, generiert wurde (die Reklamationsnummer ist eine e-billing interne Referenznummer). 20

21 1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links 3.1 e-billing Kundenportal Reklamationen und Anfragen 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen Wenn Sie Einzelpositionen der aktuell geöffneten Rechnung beanstanden möchten, oder sendungsbezogene Anfragen haben, können Sie hierfür bequem das e-billing Kundenportal nutzen. Bitte geben Sie dabei immer die betreffende Sendungsnummer in der Anfrage / Reklamations-Nachrichtenbox an und wählen Sie aus der Auswahlliste Code den jeweiligen Fehlergrund aus. 21

22 1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing 4 Hilfreiche Links DHL e-billing Häufig gestellte Fragen Link: DHL e-billing Support Center Adresse: e-billing.support.ch@dhl.com Ihr telefonischer Kontakt bei Fragen zum internationalen Express-Versand DHL Express Kundendienst * * CHF 0.08 pro angefangene Minute Der genannte Tarif gilt für Anrufe aus dem Schweizer Festnetz. Bei Anrufen aus dem Mobilfunknetz können je nach Anbieter und Abonnement zusätzliche Gebühren anfallen 22