FAQ DHL e-billing: DHL e-billing für Zollrechnungen und Begleitdokumente

Transkript

1 Allgemein 1. Was ist DHL e-billing und was beinhaltet es? Mit DHL e-billing können Sie Ihre Transport- und Zollrechnungen als Mail erhalten und/oder die Rechnungen und Begleitdokumente (Abgabenbescheide, Frachtbriefe, Handels-/Pro-forma- Rechnungen) schnell und sicher online abrufen, archivieren und verarbeiten. Weitere Informationen finden Sie hier. 2. Entstehen Kosten bei der Nutzung von DHL e-billing? Nein, dieser Service steht allen DHL Express Kunden kostenfrei zur Verfügung. 3. Ist DHL e-billing sicher? Ja, DHL e-billing ist sicher. Wir nutzen eine Kombination aus digitaler Signatur und leistungsfähiger Verschlüsselungstechnologien zum permanenten Schutz Ihrer Rechnungsdaten. 4. Wie kann ich als Kunde aufgeschaltet werden? Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren zuständigen Vertriebsansprechpartner oder registrieren Sie sich einfach unter folgendem Link: 5. Ist DHL e-billing mit den geltenden Umsatzsteuerregelungen konform? Ja. Das DHL e-billing-portal ist konform mit den EU relevanten Bestimmungen und der deutschen Umsatzsteuergesetzgebung. Beachten Sie bitte auch die vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte Regelung zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung. Ein BMF-Schreiben vom 02. Juli 2012 des Bundesministeriums für Finanzen sowie ein Rundschreiben des DSLV Deutscher Speditions- und Logistikverband e.v. geben Ihnen hier weitere Informationen. 6. Ist die über e-billing übermittelte Rechnung eine Originalrechnung? Bei der über DHL e-billing übermittelten Rechnungen handelt es sich selbstverständlich um Originalrechnungen. Die Rechnung wird von DHL erstellt und Ihnen elektronisch übermittelt. 7. Wie kann ich erkennen, dass die e-billing Rechnung von DHL Express kommt? Die Rechnungen werden ausschließlich von dem Postfach versendet. Weiterhin verfügt die DHL e-billing Rechnung im PDF-Format über eine digitale Signatur (AES = "Advanced Electronic Signature"). Diese qualifizierte elektronische Signatur garantiert durch ihre zertifizierte Technologie, dass diese Rechnung: von DHL Express ausgestellt worden ist und seit der Rechnungserstellung nicht verändert worden ist.

2 Allgemein 8. An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden? Für Fragen bezüglich e-billing wenden Sie sich bitte an: Zollrechnungen: Transportrechnungen:

3 Zoll 9. Wie kann ich meine Zoll-Begleitdokumente abrufen? Seit dem 01. Januar 2017 werden Zoll-Begleitdokumente nicht mehr auf dem Postweg versandt, sondern sind über das DHL e-billing-portal abrufbar. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente herunterzuladen. Eine detaillierte Erläuterung zum Dokumentendownload finden Sie hier: NEU: E PAPERWORK ZOLLBEGLEITDOKUMENTE GANZ EINFACH PER E MAIL Erhalten Sie zu Ihren Import-Sendungen jetzt ganz einfach alle Zollbegleitdokumente per . Weitere Informationen und die Möglichkeiten zur Anmeldung finden Sie hier: dhl.de/express/ebillinginfo Sollten Sie Ihre Zoll-Rechnungen weiterhin in Papierform erhalten, wird Ihnen ein entsprechender Downloadlink zum DHL e-billing-portal (inkl. Zugangscode) auf der Rechnung zur Verfügung gestellt. Unter diesem Link können Sie dann Ihre Zoll-Begleitdokumente abrufen. Hier finden Sie eine Anleitung zum Download der Anlagen bei einer Papierrechnung: Ist der über e-billing oder e-paperwork übermittelte Abgabenbescheid zulässig als Nachweis zum Vorsteuerabzug? Ja - gemäß Abschnitt (1) 2. des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses bestehen bei Einfuhren, die über das IT-Verfahren ATLAS abgewickelt werden, keine Bedenken, den Nachweis elektronisch oder bei Bedarf durch einen Ausdruck des elektronisch übermittelten Bescheids über die Einfuhrabgaben zu führen (vgl. Artikel 52 der MwStVO). Bei Zweifeln über die Höhe der als Vorsteuer abgezogenen Einfuhrumsatzsteuer können die Finanzämter über das vom BZSt bereitgestellte Verfahren zur Online-Abfrage von im Verfahren ATLAS gespeicherten Einfuhrdaten entsprechende Auskünfte anfordern. 11. Was ist mit Zoll Dokumenten, die nicht von DHL erstellt werden und mir im Original vorliegen müssen? Präferenznachweise (wie bspw. EUR.1, A.TR oder FormA) verbleiben grundsätzlich an der Sendung. Besteht der Zoll auf die Vorlage der Präferenzen, werden diese der Sendung entnommen, dem Zoll vorgelegt und Ihnen im Anschluss postalisch zugestellt. Bitte berücksichtigen Sie ebenfalls, dass es inzwischen ein neues elektronisches Verfahren (REX) gibt, welches die Papiere in Zukunft ablösen soll. Die Einführung läuft in mehreren Schritten. Es gibt insgesamt 5 Blöcke (Zeitfenster) in denen immer mehrere Länder das REX verfahren bekommen (Versender sich dort anmelden können). So werden nach und nach die Original Dokumente (ATR, EUR1 etc.) durch eine Nummer auf den Handelsrechnungen der Versender ersetzt. Für die Umstellung ist eine mehrjährige Übergangsfrist definiert, welche am begonnen hat und erst am enden soll.

4 Zoll 12. Wann werden die Zoll-Rechnungen und Zoll-Begleitdokumente verfügbar sein? Bei DHL e-billing und e-paperwork stehen Ihnen Ihre Zollrechnung und Zoll-Begleitdokumente in der Regel bereits innerhalb von 24 Stunden nach der Verzollung zur Verfügung. Dies ermöglicht Ihnen eine zeitnahe Überprüfung Ihrer Importe. 13. Ist der über e-billing/e-paperwork übermittelte Abgabenbescheid ein Originaldokument? Ja, bei dem übermittelten Abgabenbescheid handeltessichumeinoriginaldokument. Importe werden bei der DHL Express grundsätzlich mittels des vom Zoll zertifizierten IT-System ATLAS durchgeführt, welches von der Generalzolldirektion gem. Art. 6Abs. 1UZKdieVoraussetzungenfür eine automatisierte Abfertigung erfüllt. Folglich werden sämtliche Zollanmeldungen elektronisch an die Zollstelle übermittelt und kommen vom Zoll ebenso elektronisch zurück. Die Erstellung des Abgabenbescheids in PDF-Form erfolgt durch die vom Zoll zertifizierte IT-Schnittstelle und stellt in diesem Fall das Originaldokument dar. Somit handelt es sich bei den über DHL e-billing übermittelten Abgabenbescheiden genauso um Originaldokumente, wie bei der ausgedruckten Variante. 14. Wie sieht das Rechnungslayout aus? Erläuterungen zum Layout finden Sie hier: Wie kann ich bei Nutzung von Papier-Rechnungen meine Zoll-Begleitdokumente erhalten? Zoll-Begleitdokumente werden nicht mehr in Papierform mit Ihrer Rechnung versendet. Auf den Papier-Rechnungen finden Sie stattdessen einen Link zum DHL e-billing-portal, über den Sie Ihre Zoll-Begleitdokumente mit Hilfe eines Downloadcodes abrufen und anschließend speichern können. Unter nachfolgenden Link finden Sie eine Anleitung zum Download: NEU: E PAPERWORK ZOLLBEGLEITDOKUMENTE GANZ EINFACH PER E MAIL Erhalten Sie zu Ihren Import-Sendungen jetzt ganz einfach alle Zollbegleitdokumente per . Weitere Informationen und die Möglichkeiten zur Anmeldung finden Sie hier: dhl.de/express/ebillinginfo 16. Wie erhalte ich meine Zolldokumente für Importe, die über mein eigenes Aufschubkonto abgewickelt wurden (nicht über DHL-Aufschubkonto)? In diesem Fall erhalten Sie anstelle der Zoll-Rechnung eine sogenannte Verzollungs-/ Abfertigungsinformation. Mit dieser Information teilen wir Ihnen mit, welche Sendungen wir über Ihr Aufschubkonto, das Sie bei uns hinterlegt haben, verzollt haben. Sobald sie die Verzollungs- /Abfertigungsinformation per erhalten haben, können Sie die dazugehörigen Zoll- Begleitdokumente (z. B. Abgabenbescheid) im Portal abrufen.

5 Zoll 17. Was ist eine Verzollungs- /Abfertigungsinformation? In der Verzollungs- / Abfertigungsinformation werden Sendungen aufgeführt, die unter den folgenden Kriterien angemeldet wurden: Abgabenbescheide mit Abgaben 0,00 EUR (sog. Kleinstbetragsregelung ), Abgabenbescheide mit Abgaben, die über Ihr Aufschubkonto angemeldet wurden oder Abgabenbescheide mit Abgaben, die an den Absender / Dritten abgerechnet worden sind. Für diese Sendungen erstellt DHL Express keine Rechnung. Die Information und Dokumente dienen zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen als Nachweis der Zollbehandlung 18. Wie kann ich im e-billing-portal nach einer bestimmten Verzollungs- /Abfertigungsinformation suchen? Über die Suchfunktion im e-billing-portal können Sie ebenfalls Ihre Verzollungs-/Abfertigungsinformationen suchen, hierfür müssen Sie lediglich im Feld Rechnungsnummer Ihre Referenznummer (beginnend mit 76 ) angeben. 19. An wen kann ich mich bei weiteren Fragen zum Thema Zollrechnungen wenden? Wenden Sie sich bitte an: zollrechnung-de@dpdhl.com

6 Transport 20. Sie haben Fragen zum Thema e-billing bei Transportrechnungen? Für alle Fragen zum Thema Transportrechnung haben wir Ihnen die FAQ s zu unserm e-billing Tool für Transportrechnungen zusammengestellt: MyBill

7 e-billing-hub 21. Welche Dokumente stehen mir bei DHL e-billing zur Verfügung? Zoll: Zollrechnung und sämtliche Zollbegleitdokumente (Abgabenbescheide, Frachtbriefe, Handels-/Pro-forma-Rechnungen) im e-billing Portal Transport: Frachtbriefe und Transportrechnungen für alle Sendungen für TDI und TDDOM Sendungen (Rechnungsnummer beginnend mit 3 Buchstaben) finden Sie in unserem Tool MyBill. Transportrechnung für alle Sendungen und Frachtbriefe für TDI und TDDOM Sendungen (Rechnungsnummer beginnt mit 3 Buchstaben) in unserem Tool MyBill 22. Werden meine Zoll-Rechnungen und Zoll-Begleitdokumente über die gleiche Plattform abrufbar sein wie meine DHL e-billing Transport-Rechnungen von DHL Express? Nein. Transportrechnungen finden Sie im DHL Online-Portal MyBill unter Zollrechnungen und begleitdokumente finden Sie im DHL e-billing-hub unter Wie lange sind meine Rechnungen und Begleitdokumente im e-billing-portal verfügbar? Rechnungen sind für Sie mindestens 12 Monate und Begleitdokumente für 6 Monate online verfügbar. Sie können Ihre Dokumente beliebig oft downloaden. 24. Muss ich eine spezielle Software zur Nutzung von DHL e-billing installieren? Nein, Sie benötigen keine gesonderte Software oder Hardware, um Ihre Rechnungen elektronisch über DHL e-billing empfangen zu können. Sie sollten lediglich sicherstellen, dass die Spam/Junk Filter-Einstellungen für s auf Ihrem Rechner nicht die folgende -Adresse blockieren: rechnung.de@dhl.com. Das DHL e-billing-portal ist mit dem Internet Explorer 6.0 und aufwärts oder vergleichbaren Browsern sowie der Adobe Version 7 und aufwärts kompatibel. 25. Wie kann ich meine Rechnungen abrufen? Neben Ihrer PDF-Rechnung erhalten Sie in der zusätzlich einen Link, mit dem Sie Ihre Transportrechnungen im Online-Portal MyBill unter und Ihre Zollrechnungen und begleitdokumente im DHL e-billing-hub unter online verwalten und in verschiedenen Dateiformaten herunterladen können. 26. Wie kann ich im e-billing-portal Dokumente downloaden? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Dokumentendownload finden Sie hier: Zollrechnungen: Transportrechnungen:

8 e-billing-hub 27. Kann ich mir die Rechnungsdaten als CSV-Daten herunterladen? Ja, Sie können die Rechnungsdaten als CSV-Daten in unserem e-billing-portal downloaden. Die Struktur der Datei können Sie sich selbst einrichten (Anleitung) oder Sie nutzen unsere Standard- Einstellungen. Um Ihnen die Prüfung der Rechnungen zu erleichtern, ist es möglich, mehrere Rechnungen, Begleitdokumente oder CSV-Daten in einem Vorgang herunterzuladen. 28. Welche Angaben kann ich im DHL e-billing-portal selbst ändern? Sie können zusätzliche Nutzer selbst im e-billing-portal aufschalten. Weiterhin können Sie Änderungen der Sprachauswahl sowie Ihr Passwort für DHL e-billing online ändern (siehe Auswahlfeld 'Mein Profil'). Hier gelangen Sie zum e-billing-portal: Wie kann ich zusätzliche Nutzer für DHL e-billing aufschalten bzw. löschen lassen? Zusätzliche Nutzer (z.b. Ihre Buchhaltung und/oder Ihre Zollabteilung) können Sie jederzeit bequem über Ihre Profileinstellungen im e-billing-portal selbst anlegen. Klicken Sie hierfür bitte auf das Auswahlfeld Mein Profil' und wählen Sie dort die Ihnen zugeordneten Kundennummern (14-stellige Abrechnungsnummer) aus, für die Sie zusätzliche Nutzer hinzufügen möchten und klicken Sie auf den Button Hinzufügen neuer Benutzer. Anschließend klicken Sie auf den Button Speichern, um Ihre Änderungen im DHL e-billing-portal zu hinterlegen. Des Weiteren können Sie über unser Online-Formular zusätzliche -Adressen registrieren oder bestehende -Adressen löschen lassen. 30. Was kann ich tun wenn ich meine DHL e-billing Zugangsdaten nicht mehr weiß? Auf der e-billing Startseite ( können Sie selbst veranlassen, dass Ihnen für die angegebenen Mailadresse ein neues Kennwort zugesendet wird, indem Sie zunächst registrierte -Adresse in das Feld Benutzername eintragen und anschließend die Schaltfläche Haben Sie Ihr Kennwort vergessen? anklicken. 31. An wen kann ich mich bei technischen Fragen wenden? Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die -Adresse und beschreiben Sie kurz, bei welcher Aktion im DHL e-billing-portal (Registrierung, Erneuerung des Passworts, Hinzufügen neuer DHL e-billing Nutzer o.ä.) der Fehler aufgetreten ist. Wichtig hierbei ist die Angabe der Kundennummer, Rechnungsnummer und -Adresse, bei der der Fehler aufgetreten ist.

9 e-paperwork 32. Was ist e-paperwork? e-paperwork ist unser neuer Service mit dem Sie Ihre Zollbegleitdokumente ganz einfach per Mail erhalten. Dabei wird Ihnen zusätzlich zu Ihrer Zollrechnung eine Rechnungskopie sowie alle Zollbegleitdokumente in einer weiteren mit einer konsolidierten PDF-Datei zugesendet. 33. Wie kann ich mich für e-paperwork registrieren? Unter folgenden Links können Sie sich für DHL e-paperwork registrieren: Neuregistrierung für e-billing und e-paperwork: Registrierung als bestehender e-billing Nutzer: Was wird mir bei e-paperwork zugesendet? Sie erhalten eine Mail mit einer konsolidierten PDF-Datei (e-paperwork) welche folgende Unterlagen enthält: 1. PDF-Rechnung (Kopie) 2. Abgabenbescheid (sofern nicht nur SC (=Service Charge) abgerechnet werden) 3. Handelsrechnung (sofern nicht nur SC abgerechnet werden) 4. Frachtbrief (sofern nicht nur SC abgerechnet werden) 5. Avise-Kommunikation (falls vorhanden) 35. Warum erhalte ich 2 Mails wenn ich für e-paperwork registriert bin? 1. Mail mit PDF-Rechnung (Rechnung mit elektronischer Signatur) 2. Mail mit konsolidiertem PDF (Rechnung und Zoll-Begleitdokumente) Die Rechnung in der ersten Mail ist mit einer elektronischen Signatur, für all diejenigen Kunden versehen, die diese Signatur wünschen. Aus rechtlichen Gründen können wir die erste Mail nicht unterbinden.