Bedienungsanleitung Kundenportal Kunden- und Auftragsanlage, Pflege von Stammdaten,

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1 Inhalt 1 Beschreibung Bedienung Voraussetzungen Starten des Portals Anmelden Info Portal Kundenanlage Einstieg zur Kundenanlage Formular zur Kundenanlage EU Auslandskunden Ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UstIDNr): Mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UstIDNr): Fertigstellung Kundenanlage Artikelanlage Belegerfassung Artikelauswahl/ Artikelbearbeitung Warenkorb Bearbeitung Artikelposition löschen Die Begleitunterlagen Beleg Fertigstellung Nachträgliche Änderung einer Auftragsbestätigung Abrechnung fertiggestellter Aufträge...12 QYCP001 (rev. 1) Seite 1 / 12

2 1 Beschreibung Bedienungsanleitung Kundenportal Das KundenPortal ist eine Online-Plattform, die Ihre Aufnahme der Auftragsdaten nach den Anweisungen des KERN QM Handbuchs ermöglicht. Es erlaubt Ihnen Geschäftsprozesse schnell und sicher abzuwickeln. Zum Zugriff wird ein aktueller Browser benötigt. Die Web-Adresse (URL) können Sie den nächsten Punkt entnehmen. 2 Bedienung Diese Bedienungsanweisung beschreibt die Verwendung des KERN KundenPortals zur Aufnahme von Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten. 2.1 Voraussetzungen Aktueller Browser Web-Adresse (URL): Bei Eingabe der Adresse in den Browser begrüßt Sie das Portal mit dem Anmeldebildschirm. Bevor Sie Zugriff auf die verschiedenen Bereiche des KundenPortals erhalten, müssen Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten registrieren. Falls Sie noch keine Benutzerdaten von uns erhalten haben, bitten wir Sie, sich bei Ihrem Ansprechpartner bei KERN zu melden. Dieser wird Ihnen Ihre Zugriffsdaten per übermitteln. QYCP001 (rev. 1) Seite 2 / 12

3 3 Starten des Portals Der Start Dialog: Bedienungsanleitung Kundenportal QYCP001 (rev. 1) Seite 3 / 12

4 3.1 Anmelden Geben Sie einfach Ihre Adresse und Ihr Kennwort ein. Klicken Sie auf Anmelden und schon sind Sie im KERN KundenPortal. 4 Info Portal Das Info Portal ermöglicht Ihnen über eine Schaltfläche spezielle Auswertungen von Daten zu machen. Klicken Sie auf einen Eintrag in Ihrer Liste um die dazugehörige Auswertung aufzurufen. Sie können die Auswertung mit den unten stehenden Filtern spezifizieren. Bei Filtern, die keine Vergleichswerte zur Auswahl haben, können Sie darüber hinaus das Platzhalterzeichen * verwenden, um die Auswertung nach einem Textteil zu durchsuchen. Es werden dann alle Ergebnisse ausgegeben, die mindestens den angegebenen Wert haben. 5 Kundenanlage Für die Anlage eines Angebots oder einer Auftragsbestätigung muss der Kunde in der Datenbank von KERN erfasst sein. Ist dies noch nicht der Fall, so können die dazu notwendigen Daten bequem im Kundenportal angegeben werden und der gewünschte Beleg ohne Verzögerungen mit dem neu angelegten Kunden erstellt werden. Die dazu nötigen Schritte sind in den folgenden Abschnitten beschrieben. 5.1 Einstieg zur Kundenanlage Das Formular zur Anlage eines neuen Kunden ist über das Info-Portal oder die Auftragserfassung erreichbar. QYCP001 (rev. 1) Seite 4 / 12

5 Im Kopfbereich der Seite findet sich die Schaltfläche Neue Adresse : 5.2 Formular zur Kundenanlage Nach Betätigung der Schaltfläche Neue Adresse öffnet sich das Formular zur Eingabe der benötigten Kundendaten: Es sind alle zutreffenden Felder korrekt auszufüllen (Pflichtfelder werden hierbei zwingend benötigt). Die möglichen Angaben zur Besteuerungsart hängen vom eingegebenen Länderkürzel ab. Inlands- und Auslandskunden (nicht EU) werden ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UstIDNr) angelegt. Der nächste Abschnitt beschreibt die Besonderheiten bei der Anlage von EU-Auslandskunden. 5.3 EU Auslandskunden Für das Anlegen von Kunden im EU-Ausland ist die Besteuerungsart entsprechend zu wählen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UstIDNr): Hier muss keine UstIDNr angegeben und geprüft werden, jedoch wird der deutsche MwSt-Satz berechnet. QYCP001 (rev. 1) Seite 5 / 12

6 5.3.2 Mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UstIDNr): Hier muss eine gültige UstIDNr zur eingegebenen Adresse eingetragen werden. Das Portal gleicht die eingegebene Nummer sofort mit dem Portal des Bundesfinanzministeriums ab. Die schriftliche Bestätigung der Prüfung wird bei KERN archiviert. Es sind maximal 3 Überprüfungsversuche möglich. Danach kann der Kunde nur noch ohne UstIDNr angelegt werden. QYCP001 (rev. 1) Seite 6 / 12

7 5.4 Fertigstellung Kundenanlage Bei Bestätigung der Kunde anlegen Schaltfläche werden die Pflichtfelder geprüft und bei erfolgreicher Prüfung der Kunde angelegt. Dieser ist ab sofort in der Liste Endkundenauswahl verfügbar. Im darauffolgenden Formular für die Belegerfassung wird der neu erstellte Kunde vorausgewählt: 6 Artikelanlage Sollten Sie einen Artikel benötigen, der nicht in der Vorauswahl verfügbar ist, haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Artikel anzulegen. Hierfür öffnen Sie die Auftragserfassung auf der Startseite In der nun geöffneten Ansicht klicken Sie auf den Button Individuelle Artikel und anschließend auf den Button Neuen Artikel anlegen. QYCP001 (rev. 1) Seite 7 / 12

8 Es müssen nun alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Informationen über die Eingaben in den Feldern erhalten Sie über den blauen i-button. Zu beachten ist hier auch, dass die richtige Artikelgruppe ausgewählt wird. Sobald alle Eingaben getätigt sind, wird über den Button Bestätigen der Artikel zur Überprüfung an den PD- Vertrieb übergeben und nach Prüfung freigegeben oder abgelehnt. Alle von Ihnen angelegten Artikel erscheinen ab sofort mit dem entsprechenden Status in der Übersicht. 7 Belegerfassung Suchen Sie Ihren Endkunden über Adressen auswählen heraus, um eine Belegerfassung zu ermöglichen. Angebot und Auftragsbestätigung erstellen Für die Anlage eines Beleges ist eine Belegart auszuwählen. QYCP001 (rev. 1) Seite 8 / 12

9 Bitte geben Sie die vollständigen Angaben in Ihren Beleg ein. Pflichtfelder sind mit ( Stern ) * gekennzeichnet und sind zwingend auszufüllen. Sollten Angaben im Beleg fehlen, erscheint folgender Hinweis: 8 Artikelauswahl/ Artikelbearbeitung Die für Sie zur Verfügung stehenden Artikelnummern finden Sie, indem 9* im Suchfeld eingeben. Wählen Sie bitte Ihre gewünschten Artikel durch Anklicken der Auswahlbox aus und geben Sie eine Menge für diese ein. Bestätigen Sie anschließend mit `Weiter. QYCP001 (rev. 1) Seite 9 / 12

10 8.1 Warenkorb Bearbeitung Das Anklicken auf `Bearbeiten ermöglicht, die Erfassung von Preisen, Rabatten und Anmerkungen. Klicken Sie anschließend auf `Ändern, um die Artikelposition zu bestätigen. 8.2 Artikelposition löschen 8.3 Die Begleitunterlagen Laden Sie Ihre Begleitdokumente über folgenden Upload hoch. Wir sind durch die DAkkS-Akkreditierung nun verpflichtet, Auftragsabwicklungen normgerecht zu dokumentieren und archivieren. QYCP001 (rev. 1) Seite 10 / 12

11 Dadurch ist es zwingend erforderlich, alle Kundenpapiere wie z. B. Kundenanfragen, Bestellungen, Schriftverkehre und Notizen hochzuladen. 8.4 Beleg Fertigstellung Nach dem Absenden besteht die Möglichkeit, den Beleg in PDF-Format abzuspeichern oder in Papierformat zu drucken. Nach erfolgreicher Übertragung des Beleges gelangen Sie über zurück zur Startseite. 9 Nachträgliche Änderung einer Auftragsbestätigung Es ist unter Einhaltung gewisser Kriterien möglich, eine Auftragsbestätigung nach dem Speichern zu ändern. Hierfür müssen Sie über das InfoPortal Ihre Auftragsliste aufrufen: Anschließend wird der abzuändernde Auftrag über den Button Bearbeiten geöffnet. Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, wird der Beleg wie gewohnt bestätigt. QYCP001 (rev. 1) Seite 11 / 12

12 Auch hier ist das Hochladen eines Dokumentes erforderlich, bevor die Änderung übernommen werden kann. Sie erhalten die aktualisierte Auftragsbestätigung nach Prüfung durch den PD-Vertrieb per Abrechnung fertiggestellter Aufträge Haben Sie einen Auftrag abgeschlossen, können Sie diesen im InfoPortal abrechnen. Hierfür rufen Sie die Auftragsliste auf und klicken beim entsprechenden Beleg auf Abrechenbar. Direkt nach dem Klick ist der Beleg abgerechnet. Im Hintergrund wird eine Gutschrift für Sie, sowie eine Rechnung an den Endkunden erstellt. Die Gutschrift erhalten Sie am Tag der Abrechnung per Mail. QYCP001 (rev. 1) Seite 12 / 12