Gewusst wie: So wandeln Sie Bestellungen um

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Wolfgang Lang
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SCHRITT 1 Wählen Sie Meine Bestellungen Auf der Seite Meine Bestellungen stehen folgende Optionen zur Auswahl: 1) Verwalten Sie Bestellungen, die Ihnen von Ihrem Kunden über Tungsten Network

Klicken Sie auf Meine Bestellungen SCHRITT 2 Zusammenfassung meiner Bestellungen Neue Bestellungen 2) Senden Sie Rechnungen/Gutschriften: Klicken Sie zunächst oben auf der Seite in der

1 SCHRITT 1 Wählen Sie Meine Bestellungen Auf der Seite Meine Bestellungen stehen folgende Optionen zur Auswahl: 1) Verwalten Sie Bestellungen, die Ihnen von Ihrem Kunden über Tungsten Network übermittelt wurden. Klicken Sie auf Meine Bestellungen SCHRITT 2 Zusammenfassung meiner Bestellungen Neue Bestellungen 2) Senden Sie Rechnungen/Gutschriften: Klicken Sie zunächst oben auf der Seite in der Hauptmenüleiste auf Meine Bestellungen. Neu: Wenn Ihr Kunde den Service für die Umwandlung von Bestellungen nutzt, warten Sie ab, bis die Bestellung im Abschnitt Zusammenfassung meiner Bestellungen. Um eine Rechnung oder Gutschrift zu erstellen, setzen Sie den Status Ihrer Bestellung auf Angenommen. **Neu zugestellte Bestellungen weisen den Geben Sie Ihre Bestellung ein. Klicken Sie auf Ausführen Status Neu auf. Wählen Sie den Kunden aus Wählen Sie den Bestellstatus Wählen Sie den Datenbereich der Bestellung aus Starten Sie den Suchvorgang, um sich die Ergebnisse anzeigen zu lassen Aktivieren Sie das graue Kontrollkästchen Klicken Sie auf das grüne Häkchen, um die Bestellung anzunehmen Seite 1 von 10

SCHRITT 3 Zusammenfassung meiner Bestellungen Unerledigte/angenommene Bestellungen Unerledigt: Wenn Sie eine überarbeitete Bestellung angefordert haben, warten Sie ab, bis diese im Abschnitt

2 SCHRITT 3 Zusammenfassung meiner Bestellungen Unerledigte/angenommene Bestellungen Unerledigt: Wenn Sie eine überarbeitete Bestellung angefordert haben, warten Sie ab, bis diese im Abschnitt Zusammenfassung meiner Bestellungen angezeigt wird. Um eine Rechnung oder Gutschrift zu erstellen, setzen Sie den Status Ihrer Bestellung auf Angenommen. **Neu überarbeitete Bestellungen weisen den Status Ausstehend auf. Geben Sie Ihre Bestellung ein. Klicken Sie auf Ausführen Wählen Sie den Kunden aus Wählen Sie den Bestellstatus Wählen Sie den Datenbereich der Bestellung aus Starte Sie den Suchvorgang, um sich die Ergebnisse anzeigen zu lassen Aktivieren Sie das graue Kontrollkästchen Klicken Sie auf das grüne Häkchen, um die Bestellung anzunehmen Angenommen: Öffnen Sie die entsprechenden Bestellungen. Um eine Rechnung oder Gutschrift zu erstellen, wählen Sie die entsprechende Bestellung (blaues Symbol) in den aufgelisteten Bestellungen aus, die bei der Suche ausgegeben wurden. Gehen Sie die Details der Bestellung auf der folgenden Seite durch. Klicken Sie anschließend auf Bestellung umwandeln, um mit der Rechnungserstellung zu beginnen. **Sie können eine angenommene Bestellung beliebig oft in eine Rechnung oder Gutschrift umwandeln. Seite 2 von 10

3 SCHRITT 4 Zusammenfassung meiner Bestellungen Abgelehnte/archivierte Bestellungen Geben Sie Ihre Bestellung ein. Klicken Sie auf Ausführen Wählen Sie den Kunden aus Wählen Sie den Bestellstatus Wählen Sie den Datenbereich der Bestellung aus Starte Sie den Suchvorgang, um sich die Ergebnisse anzeigen zu lassen Aktivieren Sie das graue Kontrollkästchen. Klicken Sie auf das rote X, um die Bestellung abzulehnen Aktivieren Sie das graue Kontrollkästchen Klicken Sie auf das graue Symbol, um die Bestellung zu archivieren Ungültige, abgelehnte Bestellungen: Um eine oder mehrere Bestellungen auf den Status Abgelehnt zu setzen, aktivieren Sie in der Tabelle neben der bzw. den gewünschten Bestellungen das Kontrollkästchen. Klicken Sie am Tabellenanfang anschließend auf das Symbol Abgelehnt. **Ihr Kunde WIRD NICHT darüber informiert, dass die Bestellung abgelehnt wurde. Sie müssen Ihren Kunden bitten, die Bestellung entsprechend anzupassen. Nach Überarbeitung der Bestellung wird deren Status automatisch auf Ausstehend gesetzt. Abgeschlossene, archivierte Bestellungen: Um eine oder mehrere Bestellungen auf den Status Archiviert zu setzen, aktivieren Sie in der Tabelle neben der bzw. den gewünschten Bestellungen das Kontrollkästchen. Klicken Sie anschließend auf das Symbol Archiviert. **Ihr Kunde WIRD NICHT darüber informiert, dass die Bestellung archiviert wurde. Seite 3 von 10

SCHRITT 5 Bestellungen umwandeln Rechnung/Gutschrift erstellen Klicken Sie neben der gewünschten Bestellung mit dem Status Angenommen auf die Schaltfläche Auswählen.

4 SCHRITT 5 Bestellungen umwandeln Rechnung/Gutschrift erstellen Klicken Sie neben der gewünschten Bestellung mit dem Status Angenommen auf die Schaltfläche Auswählen. Da die Bestellung bereits angenommen wurde, können Sie auf Bestellung umwandeln klicken, um mit der Rechnungserstellung zu beginnen. **Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie ein Webformular-Konto nutzen. Wenn Ihr Konto für die Integrierte Lösung registriert ist, können Sie nur eine Vorschau der Bestellung anzeigen. Geben Sie Ihre Bestellung ein. Klicken Sie auf Ausführen Wählen Sie den Kunden aus Wählen Sie den Bestellstatus Wählen Sie den Datenbereich der Bestellung aus Starte Sie den Suchvorgang, um sich die Ergebnisse anzeigen zu lassen Klicken Sie auf das blaue + -Symbol, um die angenommene Bestellung auszuwählen Navigieren Sie zum Seitenende. Klicken Sie auf Bestellung umwandeln Seite 4 von 10

SCHRITT 6 Rechnung/Gutschrift erstellen Meine Daten Geben Sie eine Rechnungs- oder Gutschriftnummer ein Wählen Sie die gewünschten Posten aus Geben Sie die entsprechende Anzahl ein Wählen Sie die Art

Wenn Sie mehrere Posten ausgewählt haben, können Sie die Funktion am Tabellenanfang nutzen, um die Art der Steuer/ den Steuerbetrag auszuwählen und anzuwenden.

5 SCHRITT 6 Rechnung/Gutschrift erstellen Meine Daten Geben Sie eine Rechnungs- oder Gutschriftnummer ein Wählen Sie die gewünschten Posten aus Geben Sie die entsprechende Anzahl ein Wählen Sie die Art der Steuer/den Steuerbetrag Klicken Sie auf Rechnung erstellen Geben Sie Ihre Rechnungs- oder Gutschriftnummer an und wählen Sie, welche Posten Sie Ihrer Rechnung hinzufügen möchten. Wenn Sie mehrere Posten ausgewählt haben, können Sie die Funktion am Tabellenanfang nutzen, um die Art der Steuer/ den Steuerbetrag auszuwählen und anzuwenden. Klicken Sie nach Fertigstellung auf Rechnung erstellen. SCHRITT 7 Angaben bestätigen Klicken Sie auf Bestätigen Das System wird Ihnen zur Bestätigung die Posten zusammenfassen, die Sie Ihrer Bestellung hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Zurück, um die Rechnungs-/ Gutschriftnummer, die Posten, die Art der Steuer/den Steuerbetrag oder die Anzahl zu ändern. Klicken Sie auf Bestätigen, um mit der Rechnungserstellung fortzufahren. Seite 5 von 10

SCHRITT 8 Kopfzeilendaten eingeben Ihre Angaben/ Angaben zum Rechnungsempfänger: Geben Sie Ihre Kontaktdaten/die Kontaktdaten Ihres Kunden ein. Rechnungsangaben: 1.

6 SCHRITT 8 Kopfzeilendaten eingeben Ihre Angaben/ Angaben zum Rechnungsempfänger: Geben Sie Ihre Kontaktdaten/die Kontaktdaten Ihres Kunden ein. Rechnungsangaben: 1. Geben Sie die Art des Dokuments an (Rechnung/Gutschrift) 2. Geben Sie das Rechnungsdatum ein 3. Geben Sie den Fälligkeitstermin für die Zahlung ein Kontaktdaten Art des Dokuments Rechnungsdatum Leistungsdatum Zusätzliche Kopfzeilendaten 4. Geben Sie das Lieferdatum ein 5. Geben Sie das Leistungsdatum ein (falls zutreffend). **Ändern Sie nicht die Währung oder die Bestellnummer. Zusätzliche Kopfzeilendaten: - Konnossement - Lieferscheinnummer - Kostenart - Kostenstelle - Hinweise Seite 6 von 10

SCHRITT 9 Angaben zum Posten eingeben So fügen Sie einem Posten Zusatzformationen hinzu: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 2. Geben Sie die Zusatzinformation ein (falls zutreffend). 3.

7 SCHRITT 9 Angaben zum Posten eingeben So fügen Sie einem Posten Zusatzformationen hinzu: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 2. Geben Sie die Zusatzinformation ein (falls zutreffend). 3. Geben Sie das Startund Enddatum der Dienstleistung ein (falls zutreffend). 4. Klicken Sie auf Posten speichern, nachdem Sie alle erforderlichen Angaben zum Posten gemacht haben. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten Geben Sie zusätzliche Informationen zum Posten ein Geben Sie Start- und Enddatum der Dienstleistung ein Klicken Sie auf Posten speichern **Ändern Sie weder den Produktcode noch die Postenbeschreibung, die Maßeinheit oder den Einzelpreis. **In einigen Regionen werden die Steuern auf Positionsebene nicht ausgewiesen. Wenn die Art der Steuer und der Steuerbetrag im Abschnitt auf Positionsebene nicht verfügbar sind, geben Sie bitte vor Übermittlung der Rechnung den vollen Steuerbetrag auf der Seite Zusammenfassung ein Seite 7 von 10

SCHRITT 10 Sondergebühr(en) eingeben Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen Wählen Sie die Art des Sonderpostens aus Geben Sie eine Beschreibung des Postens ein Geben Sie die Anzahl des Postens

8 SCHRITT 10 Sondergebühr(en) eingeben Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen Wählen Sie die Art des Sonderpostens aus Geben Sie eine Beschreibung des Postens ein Geben Sie die Anzahl des Postens ein Geben Sie den Einzelpreis des Postens ein Geben Sie die Art der Steuer/den Steuerbetrag des Postens ein (falls zutreffend) Klicken Sie auf Posten speichern Geben Sie Sondergebühren ein: 1. Um Ihrer Rechnung oder Gutschrift eine Sondergebühr hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen : 2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die die Art des Sonderpostens aus. 3. Geben Sie die Beschreibung, die Anzahl, den Einzelpreis und die Art der Steuer/ den Steuerbetrag ein (falls zutreffend). 4. Speichern Sie den Posten. Seite 8 von 10

SCHRITT 11 Anhänge hinzufügen Anhänge hinzufügen: 1.

3. Wählen Sie den Anhang aus, den Sie Ihrer Rechnung oder Gutschrift hinzufügen möchten.

Klicken Sie auf Auswählen Klicken Sie auf Öffnen SCHRITT 12 Vorschau Klicken Sie auf Vorschau Zeigen Sie

9 SCHRITT 11 Anhänge hinzufügen Anhänge hinzufügen: 1. Um einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf Auswählen. 2. Durchsuchen Sie Ihren Computer nach dem Anhang. 3. Wählen Sie den Anhang aus, den Sie Ihrer Rechnung oder Gutschrift hinzufügen möchten. **Klicken Sie auf das grüne i, um die Anforderungen an Anhänge aufzurufen. Klicken Sie auf Auswählen Klicken Sie auf Öffnen SCHRITT 12 Vorschau Klicken Sie auf Vorschau Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer Rechnung oder Gutschrift an, um sicherzugehen, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind. Klicken Sie auf Vorschau, um zum letzten Schritt der Rechnungserstellung zu gelangen. Seite 9 von 10

10 SCHRITT 13 Rechnung/Gutschrift übermitteln Gehen Sie Ihre Rechnung oder Gutschrift erneut durch, um sicherzugehen, dass alle eingegebenen Informationen gültig sind. Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung zu übermitteln. Klicken Sie auf Senden Wenn es Ihnen nicht möglich ist, alle erforderlichen Informationen einzugeben, wenden Sie sich für weitere Hilfestellung bitte an Tungsten Network Tungsten Network: Startseite des Portals > Support-Ticket erstellen Seite 10 von 10

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