Schnittstelle HADES - MACH 2.0. Kurzbeschreibung Einstellungen und Ablauf

Transkript

1 Schnittstelle HADES - MACH 2.0 Kurzbeschreibung Einstellungen und Ablauf

2 Inhaltsverzeichnis Menü... 3 Maske Schnittstelle... 4 Punkt 1 Speicherpfad... 4 Punkt Übergabe Optionen... 7 Punkt 4 Buchungen... 7 Organisation Schnittstellen-Dateien... 8 Üergabe an die ECKD... 9 Seite 2 von 9

3 Diese Kurzbeschreibung zur Schnittstelle HADES MACH dient als Orientierung für den Export der von HADES erzeugten Schnittstellen-Dateien für MACH 2.0 Voraussetzung für den Export ist, dass die Einstellung der Konten und Abrechnungsobjekte bereits im HADES-System erfolgt ist. In diesem Dokument sind beispielhaft Darstellungen vom Friedhof Pferdebachstraße (GV Witten) Menüpunkt Im HADES-Menü Module ist der Menüpunkt zur Erstellung der Schnittstellen-Dateien Schnittstelle Buchhaltung enthalten. Über diesen Menüpunkt öffnet sich die Maske Schnittstelle. Seite 3 von 9

4 Maske Schnittstelle In dieser Maske sind verschiedene Einstellungen für die Erstellung der Schnittstellen-Dateien für MACH 2.0 einmalig (Punkte 1 3) festzulegen sowie unter Punkt 4 für den jeweiligen Exportzeitraum einzutragen. Punkt 1 Speicherpfad Hier muss der Pfad einmalig zum Verzeichnis eingestellt werden, in dem die erzeugten Schnittstellen- Dateien vom System abgelegt werden sollen. In dem o. a. Beispiel ist das Verzeichnis Witten eingetragen. Für jeden Friedhof ist auf dem HADES-Server ein eigenes Verzeichnis eingerichtet. Beispiel: Für den Friedhof Gevelsberg muss der Eintrag Witten durch Gevelsberg ersetzt werden. Seite 4 von 9

5 Des Weiteren muss vor dem erstmaligen Erstellen der Schnittstellen-Dateien noch die Datei SSt-Export.txt in dem jeweiligen Verzeichnis angelegt werden. Hier dargestellt für den Friedhof Witten. Nach Öffnen der Maske Schnittstelle tragen Sie im Bereich Ausgabe den für Ihren Friedhof benötigten Pfad ein. Z.B. für Gevelsberg: D.\Schnittstellenübergabe Mach\Gevelsberg\ (ohne die ) und öffnen über die Schaltfläche ein weiteres Fenster: In diesem Fenster ergänzen Sie den Dateinamen der TXT-Datei im Feld Dateiname : SSt-Export.txt (ohne die ). Bitte achten Sie auf die genaue Schreibweise. Anschließend speichern Sie diese Datei dann mit der Schaltfläche Speichern ab. Über das Symbol Arbeitsplatz können Sie auch den Dateibrowser öffnen. Seite 5 von 9

6 Das Laufwerk D: finden Sie über das Symbol Arbeitsplatz. Dort steht unter D: das Verzeichnis zur Schnittstellnübergabe Schnittstellenübergabe Mach. In diesem Verzeich sind die weiteren Verzeichnisse für jeden Friedhof bereits angelegt. Seite 6 von 9

7 Punkt Übergabe Optionen Im Bereich Übergabe Optionen sind - die dargestellten Hacken zu setzen und - die notwendigen Konten einzutragen sowie - im Feld Kundenvorgabe der Text Standard Import HaWi (ohne die ) einzutragen. Der Eintrag im Feld Kundenvorgabe ist ggf. zusammen mit dem HADES-Support durchzuführen. Punkt 4 Buchungen In diesem Feld ist der Zeitraum einzutragen, für den die Daten in die Schnittstellen-Datei geschrieben werden sollen. Ausgelöst wird der Export mit der Schaltfläche Start. Hinweis: Damit keine Daten doppelt übertragen oder vergessen werden, empfehlen wir folgende Einstellung und Vorgehensweise: Die Erstellung der Schnittstellendatei erfolgt immer zu Beginn eines Arbeitstages für den Zeitraum ab dem letzten Export bis zum Vortag des aktuellen Arbeitstages. Beispiel: Aktuell ist der 27. des Monats, der letzte Export (bis Datum) war der 19. des Monats, nun ist folgender Datumsbereich zum aktuellen Export einzustellen: Von Datum: 20. des Monats (der Tag nach dem letzten Export) Bis Datum: 26. des Monats (der Tag vor dem aktuellen Export) Für den nächsten kommenden Export würde dann als von Datum der 27. des Monats eingetragen. Seite 7 von 9

8 Organisation Schnittstellen-Dateien Nach dem die Schnittstellendateien erstellt wurden, finden Sie diese Dateien in dem festgelegten Verzeichnis wieder. Hier im Verzeichnis Witten. Mit dem nächsten Export würde die nächsten Dateien auch wieder in dieses Verzeichnis geschrieben. Dies ist aus organistorischer Sicht suboptimal, wir empfehlen daher folgende Vorgehensweise: Nach dem erstellen der Schnittstellen-Dateien wechseln Sie in das von Ihnen für Ihren Friedhof festgelegte Verzeichnis und erstellen einen Ordner mit der Bezeichnung (Datum) des aktuellen Exports. Beispiel: Der Ordner hat als Bezeichnung das bis Datum aus Punkt 4. In diesen Ordner verschieben Sie nun die erstellen Schnittstellen-Dateien. Das Verzeichnis Ihres Friedhofs ist nun leer und bereit für die nächsten Schnittstellen-Dateien. Für die nächsten Dateien erstellen Sie wieder einen neuen Ordner, in die diese Dateien dann wieder verschoben werden. Mit Hilfe dieser Systematik können auch noch zu einem späteren Zeitpunkt die Schnittstellen- Dateien für einen benötigten Zeitraum schnell gefunden werden und die Dateien werden nicht doppelt zum Import an die ECKD versendet. Das paralell erzeugte Protokoll (pdf-datei) ist in dem jeweiligen Ordner zu speichern. So sind Protokoll und Schnittstellen-Dateien immmer zusammen in einem Order zu finden. Hinweis zum Protokoll (pdf-datei): Bitte prüfen Sie nach Erstellung des Protokolls, ob die Soll und Haben-Seite ausgeglichen ist (so sollte es sein). Die Werte der Haben-Seite werden als negative Zahl dargestellt. Sollte dies nicht so sein, prüfen Sie bitte die Einstellungen Ihres Systems und wenden sich ggf. an die HADES- Hotline. Seite 8 von 9

9 Übergabe an die ECKD Die erzeugten Dateien (txt sowie pdf) müssen zum Einlesen in das MACH-System via zur ECKD gesendet werden. Kopieren Sie dazu die Dateien aus dem angelegten Verzeichnis in Ihr - Programm und versenden dies an: Bitte im Betreff angeben: Upload HADES-Dateien + Ihre Mandanten-Nummer Hinweis zur Bankverbindung: Beachten Sie, dass auf den Gebührenscheiden das Konto Ihres Kirchenkreises eingetragen ist. Seite 9 von 9