Auftragsvergabe in Capitol

Transkript

1 Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str Rosenheim Tel / Fax / info@sommer-informatik.de Auftragsvergabe in Capitol, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 1 -

2 1 LIEFERANTENAUFTRAG AUFTRAG ANLEGEN AUFTRAG ERLEDIGEN EINGANGSRECHNUNGEN (VERBINDLICHKEITEN) UMBUCHUNG BEI SOLLSTELLUNG SOLLSTELLUNG DER GENEHMIGTEN VERBINDLICHKEITEN SEPA ÜBERWEISUNG (OP LISTE)... 16, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 2 -

3 1 Lieferantenauftrag 1.1 Auftrag anlegen 1. Öffnen Sie das Modul Lieferantenauftrag 2. Klicken Sie auf Neu, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 3 -

4 3. Geben Sie die Auftragsdaten ein 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 4 -

5 5. Speichern Sie den Auftrag ab 6. Wechseln Sie auf den Reiter Dokumente, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 5 -

6 7. Klicken Sie auf Neues Dokument anlegen 8. Wählen Sie die Dokumentenvorlage aus 8.1 Über den Link Vorlage festlegen können Sie weiter Vorlagen hinterlegen, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 6 -

7 9. Die Daten aus dem Lieferantenauftrag wurden übernommen. Führen Sie die Textersetzung durch 10. Der Text wurde ersetzt. Speichern Sie das Dokument ab., Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 7 -

8 11. Das Dokument wurde hinterlegt 12. Um das Dokument per zu verschicken, klicken Sie auf den Button 13. Setzen Sie den Haken bei Dokumente in *.pdf konvertieren und klicken danach auf OK, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 8 -

9 14. Die wurde generiert. 1.2 Auftrag erledigen Nach Fertigstellung des Auftrages können Sie den Auftrag erledigen 1. Wählen Sie den Auftrag aus und klicken auf Bearbeiten 2. Setzen Sie den Haken bei Erledigt und stellen das Erledigt am Datum ein, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite - 9 -

10 3. Speichern Sie den Auftrag ab 2 Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) 1. Öffnen Sie das Modul Verbindlichkeiten 2. Öffnen Sie über das Programmmenü Programmfunktionen die Funktion Verzeichnis (Originalrechnung) einlesen, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

11 3. Klicken Sie bei Ordner auf das Ordner Symbol, um den Pfad zu Ihren Rechnungen zu hinterlegen 4. Hinterlegen Sie den Pfad zu Ihrem Rechnungsordner 5. Die in dem Ordner enthaltenen Rechnungen werden nun aufgelistet, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

12 6. Durch die Buttons Felder suchen werden Ihnen die vorhandenen Verknüpfungen gesetzt. Sollten die Verknüpfungen nicht richtig oder gar nicht gesetzt werden, können Sie diese auch selbstständig setzen. 7. Klicken Sie auf den Button Neue Verbindlichkeit, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

13 8. Speichern Sie die Verbindlichkeit ab 9. Genehmigen Sie die Verbindlichkeit, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

14 2.1 Umbuchung bei Sollstellung Teilweise werden Eingangsrechnungen aus den Rücklagen bezahlt, d. h. der Rechnungsbetrag wird vom Konto der WEG (beim Objekt hinterlegtes Bankkonto) bezahlt. Gleichzeitig erfolgt eine Überweisung des Rechnungsbetrages oder auch nur eines Teilbetrages vom Rücklagenkonto. In solchen Fällen werden auf dem Reiter Detail die Daten für die Umbuchung hinterlegt. Bei der Sollstellung wird eine zusätzliche Buchung erzeugt, aus der dann später eine zusätzliche SEPA Überweisung für die Umbuchung generiert wird., Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

15 3 Sollstellung der genehmigten Verbindlichkeiten 1. Filtern Sie alle genehmigten und noch nicht gebuchten Verbindlichkeiten 2. Klicken Sie im Programmmenü Buchung auf Selektierte Verbindlichkeiten sollstellen/ buchen 3. Hinterlegen Sie die Daten für die Sollstellung und bestätigen Sie diese mit dem Button OK, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

16 4. Die Verbindlichkeit wurde gebucht. 4 SEPA Überweisung (OP Liste) 1. Öffnen Sie das Modul OP Liste (der Mandant ist hier egal), Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

17 2. Klicken Sie im Programmmenü Programmfunktionen auf SEPA (mehrere Mandanten) 3. Durch setzen der Haken können Sie festlegen für welche Mandanten die Überweisung erstellt werden soll. Bei dem aktuellen Mandanten ist der Haken standardmäßig gesetzt. 4. Legen Sie den Zeitraum für die berücksichtigten Buchungen fest 5. Legen Sie fest welche Buchungsarten berücksichtigt werden sollen, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

18 6. Legen Sie fest ob es sich um Lastschriften oder Überweisungen handelt Setzen Sie die Haken bei den gewünschten Optionen. Ist hier die Optionen Skonto ziehen wird nur der Betrag abzüglich Skonto überwiesen, sofern das Skontodatum der Verbindlichkeit vor dem Ausführungsdatum liegt. Der Verwendungszweck wird um die Bemerkung abzgl. X% Skonto ergänzt. 7. Definieren Sie den Verwendungszweck in dem Feld Verwendungszweck aus 8. Legen Sie das Ausführungsdatum fest, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

19 9. Um je Bank eine gesonderte Datei zu erzeugen setzen Sie den Haken bei Bankfilter (nur SEPA zu angegebener Bank erstellen). In diesem Fall muss vor dem Erstellen die gewünschte Bank hinterlegt werden. 10. Um die SEPA Liste zu erstellen klicken Sie auf den Button SEPA für Stapel neu erstellen 11. Sie können die SEPA Datei über den Button SEPA speichern speichern, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite

20 12. Hinterlegen Sie den Pfad der SEPA Datei 13. Nach dem Speichern öffnet sich die Liste Details zu SEPA 14. Die SEPA Datei können Sie dann an Ihre Bank übergeben, Sepp-Heindl-Str.5, Rosenheim, Tel Seite