Beschreibung zum Erfassen und Verwalten von Einzügen in der VR-NetWorld Software

Transkript

1 Beschreibung zum Erfassen und Verwalten von Einzügen in der VR-NetWorld Software Bitte beachten Sie: Diese Anleitung setzt eine bereits installierte und eingerichtete VR-NetWorld Software voraus. Um Lastschriften unter SEPA einzuziehen, sind u.a. diese Voraussetzungen notwendig: - Eine Gläubiger-Identifikationsnummer - Eine Mandatsreferenznummer pro Mitglied - Eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank für SEPA Lastschriften Eine ausführliche Beschreibung zu SEPA finden Sie auf unserer Homepage unter 1. Hinterlegen der Gläubiger-ID Klicken Sie auf das Register Stammdaten und wählen Sie die Funktion Gläubiger-Identifikation aus. Über den Button Neu erfassen Sie Ihre Gläubiger-ID. 2. Anlegen der Mandate Klicken Sie auf das Register Stammdaten und wählen Sie die Funktion Lastschriftmandate aus. Über den Button Neu legen Sie ein neues Lastschriftmandat (kurz Mandat) an. Erfassen Sie folgende Daten je Mitglied Bezeichnung: Bezeichnung für das Mandat (z.b. Name des Mitglieds) Referenz: Mandatsreferenznummer des Mitglieds Tipp: Die automatische Vorbelegung der Referenz können Sie unter Extras / Einstellungen bearbeiten / Aufträge / SEPA Mandatsreferenz nach Vorlage erstellen ändern. Bereich Gläubiger Identifikation: Wählen Sie Ihre Gläubiger-ID aus.

2 Bereich Zahlungspflichtiger Name: Geben Sie den Namen des Mitglieds bzw. Kontoinhabers (falls abweichend) an. IBAN und BIC: Geben Sie die Bankverbindung des Mitglieds an. Lastschrift Art: Status: Ausstellungsdatum: Sequenz: Wählen Sie Basis-Lastschrift Wählen Sie aktiv, sofern ein unterschriebenes Mandat vorliegt. Geben Sie das Datum der Unterschrift des Mandates an. Wählen Sie erstmalige Lastschrift aus. Dies wird nach der ersten Ausführung automatisch auf wiederkehrende Lastschrift geändert. Falls außerhalb der Beiträge einmalige Beträge eingezogen werden, ist für diese ein separates Mandat mit Sequenz einmalig anzulegen Beim Speichern werden Sie gefragt ob die Bankdaten des Mitglieds gespeichert werden sollen. Bestätigen Sie mit Ja. 3. Anlegen der Dauerlastschriften 1. Legen Sie eine neue Dauerlastschrift an, indem Sie die Funktion Lastschrift wählen.

3 2. Erfassen Sie alle Mitglieder als Dauerlastschriften. Die gespeicherten Mitglieder können Sie bei den Zahlungspflichtigen auswählen. Das gespeicherte Mandat wird automatisch eingetragen. Bitte beachten Sie hier, dass Sie im unteren Teil des Erfassungsfensters den Ausführungszeitpunkt immer gleich setzen. In diesem Beispiel sollen die Beiträge aller Mitglieder immer jährlich am 1. November eingezogen werden. Die Software schlägt automatisch ein spätestens Versanddatum vor. Dieses (oder ein früheres) Datum tragen Sie bitte bei Versenden am ein. Alle Aufträge stehen im Konto unter Dauerlastschriften und können hier geändert bzw. gelöscht werden.

4 3. Am Fälligkeitstag der Einzüge werden die Aufträge in den Ausgangskorb gestellt. Kontrollieren Sie diese ein letztes Mal und senden Sie wie bei einer ganz normalen Überweisung zur Bank. 4. Am Schluss erscheint die Meldung Alles verlief erfolgreich! Sie haben die Beiträge erfolgreich eingezogen!

5 Durchführen einer Massenänderung (Änderung Termin, Betrag, usw.) 1. Um eine Massenänderung durchzuführen, wählen Sie bitte alle zu ändernden Mitglieder aus. Dazu klicken Sie das erste Mitglied an, halten die linke Maustaste gedrückt und fahren bis zum letzten Eintrag hinunter. Die ausgewählten Einträge sind dann blau hinterlegt. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Mitglieder und wählen Sie anschließend Bearbeiten. Beispiel Beitragsänderung: 3. Im Menü Auftrag allgemein wählen Sie im Bereich Betrag den Punkt eingeben aus. Jetzt erfassen Sie den neuen Betrag (z.b. 10 Euro) und klicken auf OK.

6 4. Anschließend wird Ihnen ein geänderter Auftrag angezeigt. Bestätigen Sie dies mit Fertigstellen und Ja. Weitere Massenänderungen sind z.b. der Ausführungstermin oder der Verwendungszweck. Bei der Änderung des Ausführungstermins beachten Sie bitte, dass Sie erneut Dauerauftrag auswählen. Zudem sind die SEPA- Regularien (z.b. erneute Pre-Notifikation) zu beachten.